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「新規リードへのアプローチメール、一件一件作成するのが大変…」
「顧客情報に合わせて文面をパーソナライズしたいけど、時間がかかりすぎる…」
このように、日々の営業メール作成業務に多くの時間を費やし、本来注力すべきコア業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMに新しいリード情報が登録されたのをきっかけに、その顧客情報に基づいてAIが最適な営業メールを自動で生成し、指定のメールアドレスへ自動送信してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるかもしれません。
さらにより戦略的な営業活動に集中できる貴重な時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の営業活動を効率化できます。
ぜひこの機会に導入して業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIで営業メールを自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Salesforceにリード情報が新規登録された際に、その情報をもとにAIが営業メールを自動生成し、Outlookから送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Salesforceのマイアプリ連携
マイアプリ登録について、以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2．Outlookのマイアプリ連携
マイアプリ登録について、以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Salesforceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてSalesforceで新規のリードオブジェクトに新規レコードを登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で登録しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でSalesforceをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はリードオブジェクトに新規レコードが登録されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURL
注釈に沿って入力してください。
【マイドメインURLの確認方法】
Salesforceの画面上部にある検索バー（画像の赤枠）に「私のドメイン」と入力すると、設定画面に素早くアクセスできます。
[私のドメイン] の詳細から以下の赤枠のURLをコピーして入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、作成したリード情報が正しく取得されるか確認しましょう。
テストが成功すると、リードオブジェクトに登録された新規レコードに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値をもとに、この後のステップでテキスト生成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
続いて、前のステップでSalesforceから取得したリード情報をもとに、AIでメール送信用のテキストを生成しましょう。
「テキストを生成」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
アクションは 「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
テキストを生成するアクションは、指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスクが異なります。
プロンプト
AIに生成させたい文章の形式を指定するため、プロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでSalesforceから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
今回のフローでは件名や署名、連絡先など不要な項目を除き、リード情報から営業メールの本文のみを生成したいため、以下のプロンプトを設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでOutlookからメールの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでテキスト生成した値を利用して、Outlookで営業メールを送信しましょう。
「メールを送る」をクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がないか確認してください。
送付するメールの内容を設定します。
To
送信先として必要な宛先を入力します。
入力欄をクリックすると、前のステップでSalesforceから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回アドレスにメールが送信されてしまうので注意が必要です。
※この後のフローでテストを行うと、ここで設定した宛先に実際にメールが送信されます。
誤送信を避けるため、テスト時はご自身のアドレスやテスト用のアドレスを指定しておくことをおすすめします。
件名
任意の内容で設定しましょう。
こちらもToと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
以下のように任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることもできますよ。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
同じく入力欄をクリックすることで、前のステップでテキスト生成した値を選択して入力可能です。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認できたら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功すると、画面上に「テスト成功」と表示されます。
送信先として設定したメールアドレスの受信箱を開き、メールが届いているか確認してみましょう。
今回は、下記の通り受信されていました！
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスの形式が正しいか（例：@が大文字になっていないか等）を確認してください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する可能性があります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Salesforceのリードオブジェクトに新しい顧客情報が追加されたタイミングで、AIが自動的に営業メールを生成し、Outlookから送信されるようになります。
実際にSalesforceで顧客情報を登録し、Outlookからメールが自動送信されるかを確認してみましょう。
メールの受信やタスク作成をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加やデータベースへの記録を行います。
また、AI連携により返信案やブログ記事の自動生成も可能。
外部ツールからの情報をもとにメールを自動送信・自動返信する仕組みにも対応し、手動作業の手間とミスを削減します。
営業メールの作成と送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型的なメール作成業務から解放され、ヒューマンエラーを減らし迅速な顧客アプローチが可能になります。</span>
これにより、営業担当者はリードへの対応速度を向上させ、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforce以外のCRMでも連携できますか？
A：はい、連携できます。
フローボット内ででSalesforceのトリガーを削除し、代わりにHubSpot「新しいコンタクトが作成されたら」kintone「レコードが登録されたら」などを設定してください。（以下はkintoneの例）
これにより、利用中のCRMで新しい顧客情報が登録された際に、同様の処理を自動で実行するフローを構築できます。
Q：AIが作るメールの質を上げるコツは？
A：テキスト生成アクションでプロンプトに「誰に」「どんな目的で」「どのようなトーンで伝えたいか」を具体的に書くことが大切です。
たとえば「Salesforceで新規登録された見込み顧客に、製品デモを案内する丁寧なメールを作成してください」といった形で、対象や目的を明示しましょう。
商材の特徴や伝えたいメッセージを2〜3文添えると、より内容の整ったメールを生成することが可能です。
Q：送信前に人間が内容を確認できますか？
A：はい、可能です。
フローボットに「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、メールの送信アクションを一旦保留し、承認を得てから実行する仕組みを作れます。
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