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「お客様とのメールのやり取りが終わるたびに、Salesforceに活動履歴を手入力するのが面倒…」
「日々の活動記録をSalesforceに残したいけど、忙しくて後回しになり、結局入力漏れが発生してしまう…」
このように、Salesforceへの活動履歴の登録作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールの受信といった日々の業務アクションをきっかけに、Salesforceへ自動で活動履歴を登録できる仕組み</span>があれば、より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceへの活動履歴登録を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、Outlookでメールを受信したら、Salesforceに活動履歴を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではOutlookにメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテストとして、Outlookにメールを送信します。
テスト用の内容になっていますが、実際は業務に関連する内容で問題ありません。
なお、送信会社名は既にSalesforceに取引先登録しています。
メールフォルダIDを候補から選択し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値のテキストからデータを抽出する設定を行います。
AIのモデルやデータの文字数によって消費するタスクが異なります。
適切なものを選択し、下の項目を設定しましょう。
対象のテキストは前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
抽出したい項目と任意で指示内容を入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値を使用し、Salesforceからレコードを取得する設定を行います。
アクションとSalesforceと連携するアカウント情報は前項と同様に既に設定されています。
注釈に従って、データベースの連携の「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を入力し、「次へ」をクリックしてください。
取得したいレコードの条件を設定します。
取引先名を取得したいため、「取引先名(Name)」と前項で取得した値から「送信会社名」が等しいという条件を設定しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「完了」をクリックしてください。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値から、Salesforceの取引先オブジェクトに活動履歴を登録する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
注釈に従ってマイドメインURLを入力してください。
取引先IDは前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←取引先IDのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
同様に、件名も前項で取得した値から「メールID」を選択します。
日付は「今日」の日付変数を使用すると、値が固定されず当日の日付が反映されます！
コメントには以下のような定型文と、前項で取得した値から「件名」「本文」を選択しました。
その他の取得した値などを自由にカスタマイズ可能です。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Salesforceの取引先オブジェクトに活動履歴が登録されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Outlookでメールを受信したら、Salesforceに活動履歴を自動で登録する方法は以上です。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceへの活動履歴の登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客とのやり取りの記録業務の手間をなくし、入力漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、素早く顧客情報を把握でき、より戦略的な顧客対応に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の件名や差出人のメールだけを登録対象にできますか？
A：はい、できます。
その場合はOutlookのトリガーを「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に変更し、条件を追加してお試しください。
Q：GmailなどOutlook以外のメールツールでも自動化できますか？
A：はい、できます。
その場合は、Outlookのトリガーを削除し、Gmailなど業務でお使いのメールツールをアプリ登録してから、トリガーを追加してください。
Q：活動履歴ではなく、ToDoやカスタムオブジェクトに登録できますか？
A：はい、できます。
ToDoやカスタムオブジェクトとして登録することも可能です。
詳しくは以下のページをご確認ください。
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