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■概要
顧客との重要なメールのやり取りを、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？この作業は入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生しやすく、営業活動の正確な記録を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookでメールを受信するだけでSalesforceへの活動履歴登録が自動化でき、手作業による手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「お客様とのメールのやり取りが終わるたびに、Salesforceに活動履歴を手入力するのが面倒…」
「日々の活動記録をSalesforceに残したいけど、忙しくて後回しになり、結局入力漏れが発生してしまう…」
このように、Salesforceへの活動履歴の登録作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、メールの受信といった日々の業務アクションをきっかけに、Salesforceへ自動で活動履歴を登録できる仕組みがあれば、より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSalesforceへの活動履歴登録を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
顧客との重要なメールのやり取りを、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？この作業は入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生しやすく、営業活動の正確な記録を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookでメールを受信するだけでSalesforceへの活動履歴登録が自動化でき、手作業による手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは例として、Outlookでメールを受信したら、Salesforceに活動履歴を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
顧客との重要なメールのやり取りを、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？この作業は入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生しやすく、営業活動の正確な記録を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookでメールを受信するだけでSalesforceへの活動履歴登録が自動化でき、手作業による手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
顧客との重要なメールのやり取りを、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？この作業は入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生しやすく、営業活動の正確な記録を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookでメールを受信するだけでSalesforceへの活動履歴登録が自動化でき、手作業による手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではOutlookにメールを受信したらフローボットが起動する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテストとして、Outlookにメールを送信します。
テスト用の内容になっていますが、実際は業務に関連する内容で問題ありません。
なお、送信会社名は既にSalesforceに取引先登録しています。
メールフォルダIDを候補から選択し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値のテキストからデータを抽出する設定を行います。
AIのモデルやデータの文字数によって消費するタスクが異なります。
適切なものを選択し、下の項目を設定しましょう。
対象のテキストは前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
抽出したい項目と任意で指示内容を入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値を使用し、Salesforceからレコードを取得する設定を行います。
アクションとSalesforceと連携するアカウント情報は前項と同様に既に設定されています。
注釈に従って、データベースの連携の「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を入力し、「次へ」をクリックしてください。
取得したいレコードの条件を設定します。
取引先名を取得したいため、「取引先名(Name)」と前項で取得した値から「送信会社名」が等しいという条件を設定しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「完了」をクリックしてください。
次に4つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値から、Salesforceの取引先オブジェクトに活動履歴を登録する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
注釈に従ってマイドメインURLを入力してください。
取引先IDは前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←取引先IDのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
同様に、件名も前項で取得した値から「メールID」を選択します。
日付は「今日」の日付変数を使用すると、値が固定されず当日の日付が反映されます！
コメントには以下のような定型文と、前項で取得した値から「件名」「本文」を選択しました。
その他の取得した値などを自由にカスタマイズ可能です。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Salesforceの取引先オブジェクトに活動履歴が登録されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！Outlookでメールを受信したら、Salesforceに活動履歴を自動で登録する方法は以上です。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードを自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Closeで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？営業活動において重要なリード管理ですが、手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに登録された予定を手動でSalesforceに同期するのは、入力ミスの発生のリスクがあります。
このフローでは、登録された予定を自動でSalesforceに登録することができます。
これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間が省け、チーム全体の生産性向上が期待できます。
特に、多くのSaaSアプリを利用している企業にとって、Yoomを活用したこの連携は、情報の一元管理とリアルタイム更新を実現し、業務の円滑な進行をサポートします。
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録された際、関連部署や担当者への共有を手作業で行っていませんか。この作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があり、機会損失の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Webflowを使ってサイト管理をしている方
・問い合わせやリード情報の取得でフォームを活用している企業
・問い合わせやリードの対応をスピーディーに行いたい方
2.業務でSalesforceを使用している方
・Salesforceへのフォーム内容の追加を自動化したい方
・顧客情報をSalesforceで一元管理している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Webflowに送信されたフォーム内容の確認は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認できますが、毎回アクセスするのは非効率的です。
また、フォーム内容をSalesforceに手動で追加している場合、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、SalesforceにWebflowのフォーム内容を自動で追加することができます。
手動によるデータ入力が不要となるため、データを正確にSalesforceに反映することができ、問い合わせやリード情報の管理が楽になります。
フローの後にチャットツールと連携することで、問い合わせやリード情報の反映後に特定のメンバーに情報共有することが可能です。
■注意事項
・Webflow、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Stripeで決済が発生するたびに、Salesforceへ手動で商談情報などを入力していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Stripeでの支払いが完了したタイミングで、自動的にSalesforceに商談レコードを作成し、手作業による手間やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceへの活動履歴の登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客とのやり取りの記録業務の手間をなくし、入力漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、素早く顧客情報を把握でき、より戦略的な顧客対応に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の件名や差出人のメールだけを登録対象にできますか？
A：はい、できます。
その場合はOutlookのトリガーを「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に変更し、条件を追加してお試しください。
Q：GmailなどOutlook以外のメールツールでも自動化できますか？
A：はい、できます。
その場合は、Outlookのトリガーを削除し、Gmailなど業務でお使いのメールツールをアプリ登録してから、トリガーを追加してください。
Q：活動履歴ではなく、ToDoやカスタムオブジェクトに登録できますか？
A：はい、できます。
ToDoやカスタムオブジェクトとして登録することも可能です。
詳しくは以下のページをご確認ください。
