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■概要
Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Salesforceの商談フェーズが進んだのに、関係者へのメール連絡をうっかり忘れてしまった…」
「受注が決まるたびに、経理や法務担当者へ定型メールを手作業で送るのが地味に面倒…」
このように、Salesforceの商談管理に伴うメール連絡において、手間やミスのリスクを感じていませんか？
もし、Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、関係者へ必要な情報を自動でメール送信できる仕組みがあれば、連絡作業の手間や漏れを防ぎ、新規顧客の開拓や既存顧客との関係構築といった、より重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、Salesforceの商談情報を活用する自動化テンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要
Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここからは、Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、Outlookでメールを自動送信するフローの作り方を解説します！
この設定は、ノーコードツール「Yoom」を使えば簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
以下の手順をご確認ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。フリープランやミニプランで実行するとエラーが発生しますので、ご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているSalesforceとの連携もお試しいただけます。ぜひこの機会に、様々な機能を体験してみてください。
以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの認証が失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、Outlookでメールを自動送信するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
■概要
Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceの商談ステータスの更新をきっかけに、Outlookから自動でメールを送信する業務フローです。手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Salesforceの商談が特定のステータスに更新されたらOutlookで自動的にメールを送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、マイドメインURLを入力します。
マイドメインURLを確認するには、Salesforceにログインし、画面右上の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
検索窓に「私のドメイン」と入力し、表示された「私のドメイン」をクリックしてください。
私のドメイン設定画面が開いたら、「現在の[私のドメイン]のURL」をコピーしてYoomの入力欄に貼り付けてください。
ここで、Salesforceでテスト用のレコードを作成します。
今回は標準オブジェクトの「商談」で、ステータスが「Closed Won（成約）」のレコードを追加しました。
カスタムオブジェクトも使用できるので、テスト用に作成しておくと安心です。
準備が完了したら、テストを実行します！
テスト実行時に「Session expired or invalid」というエラーが発生した場合は、以下のヘルプページをご確認ください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
取得した値を確認したら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、メール送信の対象となるステータスを指定します。
設定した条件に一致した場合のみ、メール送信の処理へ進みます。
それでは、フロー内の「分岐│商談が指定のステータスか判別」をクリックし、分岐条件の設定を始めましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーが発生しますので、ご注意ください。
分岐対象の取得した値には、どの値をもとに分岐させるかを設定します。
今回は、商談がメール送信対象のステータス（フェーズ）かどうかを判定するため、ステップ1で取得したフェーズを分岐の判断対象に指定します。
次に、分岐条件を設定します。
今回の例では、商談が成立したときのみメールを送信するため、以下のように設定します。
この設定により、商談フェーズが成約の場合のみ、後続のメール送信が実行されます。
分岐条件は、自社の運用ルールに合わせて自由に設定してください。
設定が完了したら、保存して次に進みます！
このステップでは、Salesforceの特定ステータスになった商談情報をOutlookで自動送信する設定を行います。
フロー内の「メールを送信」をクリックしてください。
まず、Outlookの連携アカウントを設定します。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
次に、メールの宛先を入力します。
メールを送信したい相手、または情報を共有したいメンバーのメールアドレスを入力しましょう。
必要に応じて、CCやBCCも自社の運用ルールに合わせて設定します。
【重要な注意点】
この時点で実際の関係者のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にもメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えてください。
メールの件名や本文は、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
また、Salesforceから取得した商談名や金額などの動的な値を使うことも可能です。
固定値ではなく取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を自動で反映できます。
メール内容の設定が完了したら、必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう。
最後に、メール送信のテストを行います。
プレビューが表示されるので、問題がなければ「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックして設定を終了します。
Outlookを開き、メールが届いているか確認してみましょう。
Salesforceの商談情報が正しく反映されていれば、設定は成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定はすべて完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これで、フローを実行する準備が整いました。
トリガーをONにした状態で、Salesforceの商談を指定したステータスに更新してみましょう。
数分後、Outlookにメールが届けば、フローは正常に動作しています。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Closeで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？営業活動において重要なリード管理ですが、手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに登録された予定を手動でSalesforceに同期するのは、入力ミスの発生のリスクがあります。
このフローでは、登録された予定を自動でSalesforceに登録することができます。
これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間が省け、チーム全体の生産性向上が期待できます。
特に、多くのSaaSアプリを利用している企業にとって、Yoomを活用したこの連携は、情報の一元管理とリアルタイム更新を実現し、業務の円滑な進行をサポートします。
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録された際、関連部署や担当者への共有を手作業で行っていませんか。この作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があり、機会損失の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Webflowを使ってサイト管理をしている方
・問い合わせやリード情報の取得でフォームを活用している企業
・問い合わせやリードの対応をスピーディーに行いたい方
2.業務でSalesforceを使用している方
・Salesforceへのフォーム内容の追加を自動化したい方
・顧客情報をSalesforceで一元管理している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Webflowに送信されたフォーム内容の確認は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認できますが、毎回アクセスするのは非効率的です。
また、フォーム内容をSalesforceに手動で追加している場合、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、SalesforceにWebflowのフォーム内容を自動で追加することができます。
手動によるデータ入力が不要となるため、データを正確にSalesforceに反映することができ、問い合わせやリード情報の管理が楽になります。
フローの後にチャットツールと連携することで、問い合わせやリード情報の反映後に特定のメンバーに情報共有することが可能です。
■注意事項
・Webflow、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Stripeで決済が発生するたびに、Salesforceへ手動で商談情報などを入力していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Stripeでの支払いが完了したタイミングで、自動的にSalesforceに商談レコードを作成し、手作業による手間やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceとメール送信の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた商談ステータス更新に伴うメール連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも減らすことが可能です。
これにより、営業担当者はもちろん、経理や法務などの関連部署の担当者も迅速に情報を把握でき、より付加価値のある業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のメールアプリでも連携できますか？
A：はい、できます。
詳しくは以下のページをご参照ください。
Q：Salesforceのファイルをメールに添付できますか？
A：はい、可能です。
Salesforceの以下のアクションを利用することで、Salesforceのファイルをメールに添付できます。
これらのアクションを、今回ご紹介したテンプレートの分岐オペレーションと「メールを送信する」アクションの間に挿入してください。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：フローの設定中にエラーが起きると、Yoomの画面上に「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、フローの稼働中にエラーが発生した場合は、メールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
