・
「Salesforceの商談フェーズが進んだのに、関係者へのメール連絡をうっかり忘れてしまった…」
「受注が決まるたびに、経理や法務担当者へ定型メールを手作業で送るのが地味に面倒…」
このように、Salesforceの商談管理に伴うメール連絡において、手間やミスのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、関係者へ必要な情報を自動でメール送信できる仕組み</span>があれば、連絡作業の手間や漏れを防ぎ、新規顧客の開拓や既存顧客との関係構築といった、より重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">Salesforceの商談情報を活用する自動化テンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここからは、Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、Outlookでメールを自動送信するフローの作り方を解説します！
この設定は、ノーコードツール「Yoom」を使えば簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
以下の手順をご確認ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。フリープランやミニプランで実行するとエラーが発生しますので、ご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、通常は制限されているSalesforceとの連携もお試しいただけます。ぜひこの機会に、様々な機能を体験してみてください。
以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの認証が失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、Salesforceの商談が特定のステータスに更新された際に、Outlookでメールを自動送信するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Salesforceの商談が特定のステータスに更新されたらOutlookで自動的にメールを送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、マイドメインURLを入力します。
マイドメインURLを確認するには、Salesforceにログインし、画面右上の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
検索窓に「私のドメイン」と入力し、表示された「私のドメイン」をクリックしてください。
私のドメイン設定画面が開いたら、「現在の[私のドメイン]のURL」をコピーしてYoomの入力欄に貼り付けてください。
ここで、Salesforceでテスト用のレコードを作成します。
今回は標準オブジェクトの「商談」で、ステータスが「Closed Won（成約）」のレコードを追加しました。
カスタムオブジェクトも使用できるので、テスト用に作成しておくと安心です。
準備が完了したら、テストを実行します！
テスト実行時に「Session expired or invalid」というエラーが発生した場合は、以下のヘルプページをご確認ください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
取得した値を確認したら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、メール送信の対象となるステータスを指定します。
設定した条件に一致した場合のみ、メール送信の処理へ進みます。
それでは、フロー内の「分岐│商談が指定のステータスか判別」をクリックし、分岐条件の設定を始めましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーが発生しますので、ご注意ください。
分岐対象の取得した値には、どの値をもとに分岐させるかを設定します。
今回は、商談がメール送信対象のステータス（フェーズ）かどうかを判定するため、ステップ1で取得したフェーズを分岐の判断対象に指定します。
次に、分岐条件を設定します。
今回の例では、商談が成立したときのみメールを送信するため、以下のように設定します。
この設定により、商談フェーズが成約の場合のみ、後続のメール送信が実行されます。
分岐条件は、自社の運用ルールに合わせて自由に設定してください。
設定が完了したら、保存して次に進みます！
このステップでは、Salesforceの特定ステータスになった商談情報をOutlookで自動送信する設定を行います。
フロー内の「メールを送信」をクリックしてください。
まず、Outlookの連携アカウントを設定します。
アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
次に、メールの宛先を入力します。
メールを送信したい相手、または情報を共有したいメンバーのメールアドレスを入力しましょう。
必要に応じて、CCやBCCも自社の運用ルールに合わせて設定します。
【重要な注意点】
この時点で実際の関係者のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にもメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えてください。
メールの件名や本文は、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
また、Salesforceから取得した商談名や金額などの動的な値を使うことも可能です。
固定値ではなく取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を自動で反映できます。
メール内容の設定が完了したら、必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう。
最後に、メール送信のテストを行います。
プレビューが表示されるので、問題がなければ「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックして設定を終了します。
Outlookを開き、メールが届いているか確認してみましょう。
Salesforceの商談情報が正しく反映されていれば、設定は成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定はすべて完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これで、フローを実行する準備が整いました。
トリガーをONにした状態で、Salesforceの商談を指定したステータスに更新してみましょう。
数分後、Outlookにメールが届けば、フローは正常に動作しています。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceとメール送信の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた商談ステータス更新に伴うメール連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも減らすことが可能です。</span>
これにより、営業担当者はもちろん、経理や法務などの関連部署の担当者も迅速に情報を把握でき、より付加価値のある業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のメールアプリでも連携できますか？
A：はい、できます。
詳しくは以下のページをご参照ください。
Q：Salesforceのファイルをメールに添付できますか？
A：はい、可能です。
Salesforceの以下のアクションを利用することで、Salesforceのファイルをメールに添付できます。
これらのアクションを、今回ご紹介したテンプレートの分岐オペレーションと「メールを送信する」アクションの間に挿入してください。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：フローの設定中にエラーが起きると、Yoomの画面上に「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、フローの稼働中にエラーが発生した場合は、メールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
