【ラクラク設定】kintoneのデータからExcelレポートを自動作成する方法

スケジュールを起点にkintoneからMicrosoft Excelのレポートを自動作成する　

毎日や毎週など、設定したスケジュールに基づいてkintoneから自動でデータを取得し、Microsoft Excelでレポートを作成・追加します。
定期的な報告資料の作成などを自動化し、担当者の作業負荷を軽減するのに役立ちます！

kintoneのデータからMicrosoft Excelのレポートを自動生成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、kintoneに新しいレコードが登録された際に、そのデータを使ってMicrosoft Excelの雛形からレポートを自動で作成するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1: kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

kintoneのマイアプリ登録

では、さっそくkintoneをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にkintoneと入力するとkintoneのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。

Microsoft Excelのマイアプリ登録

Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。

「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。

1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkintoneとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:レコードが登録されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「レコードが登録されたら」のアイコンをクリックします。

kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「レコードが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
  

• サブドメイン名：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
  

• アプリID：URLの赤枠の箇所がアプリIDです。
  

設定が終わったらテストのため、kintoneの画面でレコードを登録しましょう。
なお、今回はテストとして以下のレコードを登録しました。

レコードの登録が終わったらフローに戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、kintoneから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:レコードを取得する設定

次に、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを取得する」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

データベースの連携を設定していきましょう。
アプリIDは入力欄をクリックすると候補が一覧で表示されるので、該当するものを選びます。
選んだら「次へ」をクリックして、次のステップへ進みましょう。

取得したいレコードの条件を設定します。
さっき「レコードが登録されたら」で取ってきた情報がそのまま引用できます。
画像では、レコードIDを選んでいます。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、kintoneで取得した値が表示されます。
最後は「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。

ステップ5:書類を発行する設定

最後に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

Microsoft Excelと連携するアカウント情報をプルダウンから選択します。

各項目を設定していきます。

• ファイルの保存場所：プルダウンで「OneDrive」か「SharePoint」か選択できます。今回は「OneDrive」を選択しています。

• ドライブID、アイテムID、格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

• 出力ファイル名：元から設定されています。入力欄をクリックするとkintoneで取得した値を引用できます。今回はデフォルトのままにしておきます。
  

その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
なお、今回は以下のような雛形を使用しています。

置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「レコードを取得する」の欄から引用していきます。

設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。

テストが成功したら、ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。

ステップ6:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する方法でした！

kintoneとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

Yoomでは、レポート作成以外にもkintoneとMicrosoft Excelを組み合わせた様々な自動化を実現できます。
気づかないうちに時間を奪われていた作業も、テンプレートの力でぐっとスマートになります。
業務の見直しや効率化のヒントとして、ぜひチェックしてみてください！

kintoneを使った自動化例

Microsoft Excelを使った自動化例

まとめ

kintoneとMicrosoft Excelのレポート作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータのエクスポート、転記、整形といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも大幅に低減できます。
<span class="mark-yellow">これにより、レポート作成に費やしていた時間を削減し、データの分析やそれに基づくアクションプランの策定など、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります！</span>

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしkintoneやMicrosoft Excelを使ったレポート作成の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる簡単・便利な業務自動化の世界を体験してみてください！