kintoneに蓄積されたデータを活用して、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成しているけれど、「毎回kintoneからデータをエクスポートして、Microsoft Excelに貼り付けて、体裁を整えるのが大変…」「レポート作成に時間がかかりすぎて、他の業務が進まない…」と感じていませんか？
また、手作業によるコピー＆ペーストでは、どうしても転記ミスや集計ミスが発生するリスクが伴います。
もし、kintoneに新しいデータが登録されたり、特定の条件を満たしたりした際に、自動でMicrosoft Excel形式のレポートが生成されるようになれば、こうしたレポート作成に関する悩みから解放され、分析や戦略立案といった、より本質的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒なレポート作成の手間や時間を大幅に削減できるようになるでしょう。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneのデータをもとにMicrosoft Excelのレポートを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています！
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する
試してみる
■概要
kintoneのデータを基にしたMicrosoft Excelでのレポート作成は、重要な業務である一方、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日々更新されるデータを扱う場合、転記作業に時間がかかり、入力ミスや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Microsoft Excelの雛形からレポートを自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを基に、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成している方
- 手作業でのデータ転記やレポート作成の工数を削減したいと考えている業務担当者の方
- レポート作成時の入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に、指定の雛形からレポートを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードが登録されたら」トリガーでは、フローを起動する間隔や、対象となるサブドメイン名、アプリIDを任意で設定してください。
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、対象のアプリIDに加え、特定の条件に合致するレコードのみを取得するようフィルター設定が可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形ファイル（アイテムID）やレポートの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分にkintoneのどの情報を差し込むかといった置換条件も設定してください。
■注意事項
kintoneとMicrosoft Excelを連携してレポート作成を自動化する方法
kintoneとMicrosoft Excel間で発生するレポート作成業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します！
これにより、レポート作成にかかる工数を大幅に削減し、常に最新かつ正確なデータを基にした分析や意思決定が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
kintoneの更新に応じてMicrosoft Excelのレポートを自動作成する
kintoneに新しいレコードが登録された際や、既存レコードのステータスが更新された際に、その情報を基にして自動でMicrosoft Excelのレポートを作成・追加します。
手作業でのデータ抽出やレポート作成の手間をなくし、迅速かつ正確なレポート生成を実現できます！
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する
試してみる
■概要
kintoneのデータを基にしたMicrosoft Excelでのレポート作成は、重要な業務である一方、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日々更新されるデータを扱う場合、転記作業に時間がかかり、入力ミスや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Microsoft Excelの雛形からレポートを自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを基に、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成している方
- 手作業でのデータ転記やレポート作成の工数を削減したいと考えている業務担当者の方
- レポート作成時の入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に、指定の雛形からレポートを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードが登録されたら」トリガーでは、フローを起動する間隔や、対象となるサブドメイン名、アプリIDを任意で設定してください。
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、対象のアプリIDに加え、特定の条件に合致するレコードのみを取得するようフィルター設定が可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形ファイル（アイテムID）やレポートの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分にkintoneのどの情報を差し込むかといった置換条件も設定してください。
■注意事項
スケジュールを起点にkintoneからMicrosoft Excelのレポートを自動作成する
毎日や毎週など、設定したスケジュールに基づいてkintoneから自動でデータを取得し、Microsoft Excelでレポートを作成・追加します。
定期的な報告資料の作成などを自動化し、担当者の作業負荷を軽減するのに役立ちます！
毎日kintoneのデータをもとにレポートを自動作成し、Microsoft Excelでレコード追加する
試してみる
■概要
kintoneのデータを基にした日々のレポート作成や、Microsoft Excelへの転記作業に時間を取られていませんか？定型的ながらも重要なこの業務は、手作業による入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した時間にkintoneからデータを自動で取得し、Microsoft Excelへレコードを追加する一連の流れを自動化でき、日々のレポート作成業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを基に毎日Microsoft Excelでレポートを作成しているご担当者様
- 手作業でのデータ集計や転記による、ヒューマンエラーや工数を削減したい方
- 定型的なレポート作成業務を自動化し、より重要な分析業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定時間にkintoneからのデータ取得やExcelへの追加が自動で行われるため、手作業でのレポート作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、レポートの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでレポートを作成したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「複数のレコードを取得する（最大500件）」アクションを設定し、レポート作成の元となるデータを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「レコードを生成する」アクションを設定し、kintoneから取得したデータを基にレポート内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したレコード情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、レポートを作成したいタイミングに合わせて、実行する曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- kintoneからレコードを取得する際に、対象となるアプリのIDを指定し、取得したいレコードの条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能では、kintoneから取得した情報を基にどのようなレポートを生成したいか、プロンプトで具体的に指示することができます。
- Microsoft Excelでレコードを追加する際に、対象のドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定してください。追加するレコードの値は、前段のアウトプットを活用して設定できます。
■注意事項
kintoneのデータからMicrosoft Excelのレポートを自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、kintoneに新しいレコードが登録された際に、そのデータを使ってMicrosoft Excelの雛形からレポートを自動で作成するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する
試してみる
■概要
kintoneのデータを基にしたMicrosoft Excelでのレポート作成は、重要な業務である一方、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日々更新されるデータを扱う場合、転記作業に時間がかかり、入力ミスや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Microsoft Excelの雛形からレポートを自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを基に、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成している方
- 手作業でのデータ転記やレポート作成の工数を削減したいと考えている業務担当者の方
- レポート作成時の入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に、指定の雛形からレポートを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードが登録されたら」トリガーでは、フローを起動する間隔や、対象となるサブドメイン名、アプリIDを任意で設定してください。
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、対象のアプリIDに加え、特定の条件に合致するレコードのみを取得するようフィルター設定が可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形ファイル（アイテムID）やレポートの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分にkintoneのどの情報を差し込むかといった置換条件も設定してください。
■注意事項
ステップ1: kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
kintoneのマイアプリ登録
では、さっそくkintoneをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にkintoneと入力するとkintoneのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkintoneとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する
試してみる
■概要
kintoneのデータを基にしたMicrosoft Excelでのレポート作成は、重要な業務である一方、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日々更新されるデータを扱う場合、転記作業に時間がかかり、入力ミスや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Microsoft Excelの雛形からレポートを自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータを基に、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成している方
- 手作業でのデータ転記やレポート作成の工数を削減したいと考えている業務担当者の方
- レポート作成時の入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に、指定の雛形からレポートを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードが登録されたら」トリガーでは、フローを起動する間隔や、対象となるサブドメイン名、アプリIDを任意で設定してください。
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、対象のアプリIDに加え、特定の条件に合致するレコードのみを取得するようフィルター設定が可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形ファイル（アイテムID）やレポートの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分にkintoneのどの情報を差し込むかといった置換条件も設定してください。
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:レコードが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「レコードが登録されたら」のアイコンをクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「レコードが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
-
サブドメイン名：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
設定が終わったらテストのため、kintoneの画面でレコードを登録しましょう。
なお、今回はテストとして以下のレコードを登録しました。
レコードの登録が終わったらフローに戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、kintoneから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:レコードを取得する設定
次に、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを取得する」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
データベースの連携を設定していきましょう。
アプリIDは入力欄をクリックすると候補が一覧で表示されるので、該当するものを選びます。
選んだら「次へ」をクリックして、次のステップへ進みましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
さっき「レコードが登録されたら」で取ってきた情報がそのまま引用できます。
画像では、レコードIDを選んでいます。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、kintoneで取得した値が表示されます。
最後は「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
ステップ5:書類を発行する設定
最後に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報をプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
-
ファイルの保存場所：プルダウンで「OneDrive」か「SharePoint」か選択できます。今回は「OneDrive」を選択しています。
-
ドライブID、アイテムID、格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
-
出力ファイル名：元から設定されています。入力欄をクリックするとkintoneで取得した値を引用できます。今回はデフォルトのままにしておきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
なお、今回は以下のような雛形を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「レコードを取得する」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。
テストが成功したら、ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する方法でした！
kintoneとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
Yoomでは、レポート作成以外にもkintoneとMicrosoft Excelを組み合わせた様々な自動化を実現できます。
気づかないうちに時間を奪われていた作業も、テンプレートの力でぐっとスマートになります。
業務の見直しや効率化のヒントとして、ぜひチェックしてみてください！
kintoneを使った自動化例
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
kintoneのコメントをSlack上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・プライベートチャンネルに送信することも可能です。
・事前にプライベートチャンネルのインテグレーションでYoomのアプリをインストールしてください。
Microsoft Excelを使った自動化例
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
kintoneとMicrosoft Excelのレポート作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータのエクスポート、転記、整形といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも大幅に低減できます。
これにより、レポート作成に費やしていた時間を削減し、データの分析やそれに基づくアクションプランの策定など、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もしkintoneやMicrosoft Excelを使ったレポート作成の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる簡単・便利な業務自動化の世界を体験してみてください！
