kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形を使ってレポートを作成する

■概要

kintoneのデータを基にしたMicrosoft Excelでのレポート作成は、重要な業務である一方、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日々更新されるデータを扱う場合、転記作業に時間がかかり、入力ミスや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Microsoft Excelの雛形からレポートを自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのデータを基に、定期的にMicrosoft Excelでレポートを作成している方
• 手作業でのデータ転記やレポート作成の工数を削減したいと考えている業務担当者の方
• レポート作成時の入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点にレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に、指定の雛形からレポートを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードが登録されたら」トリガーでは、フローを起動する間隔や、対象となるサブドメイン名、アプリIDを任意で設定してください。
• kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、対象のアプリIDに加え、特定の条件に合致するレコードのみを取得するようフィルター設定が可能です。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する雛形ファイル（アイテムID）やレポートの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分にkintoneのどの情報を差し込むかといった置換条件も設定してください。

■注意事項

• kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081