Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですが、「特定の情報をもとにPDFを作成して、Boxの適切なフォルダに格納する」という作業は、意外と手間がかかるものです…
面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
とにかく早く試したい方へ Yoomには、『PDF作成とBoxへの格納』を自動化するためのテンプレートが用意されています。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方 Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。 Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。 Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
PDF作成とBox格納を組み合わせた様々な自動化例 普段お使いの様々なアプリケーションでのアクションをきっかけに、自動でPDFファイルを作成し、Boxに格納することができます。
フォームの情報を元にPDFを作成しBoxに格納する GoogleフォームやJotformなど、Webフォームに寄せられた回答データを元に、見積書や申込書などのPDFファイルを自動で作成し、Boxの指定フォルダに格納します。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
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■概要
Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方 Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。 Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。 Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Jotformの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
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■概要
Jotformで受け付けたアンケートや申込フォームの回答内容を、手作業で書類化してBoxに格納する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容に基づいた書類を自動で発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを自動化できるため、一連の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで受け付けた回答内容を、手作業で書類化しBoxで管理している方 定型的な書類作成やファイル格納業務の時間を削減し、コア業務に集中したい方 JotformとBoxを連携させ、手作業によるデータ入力のミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformの回答取得から書類発行、Boxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのデータ転記やファイル操作が不要になるため、入力ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、JotformとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDF書類を生成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。 ファイル名や格納先のフォルダ名に、Jotformから取得した回答内容（氏名や受付番号など）を変数として設定し、動的に変更することもできます。 ■注意事項
データベース/CRMサービスの情報を元にPDFを作成しBoxに格納する Google スプレッドシートの行の追加やNotionページの作成といったデータベース/CRMサービス上のデータ更新をトリガーとして、請求書や契約書などのPDFを自動生成し、Boxに格納します。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、PDFを発行してBoxに格納する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を元に、見積書や請求書などの書類を作成し、Boxへ格納する作業を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、コピー＆ペーストによる入力ミスや格納先の誤りといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、PDF書類の自動発行からBoxへの格納までが完了し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で書類を作成し、管理している方 Googleドキュメントで作成したテンプレートを元に、定期的にPDFを発行している方 Boxを利用した書類管理において、手動での格納作業に非効率を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると書類発行からBoxへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」フローを起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を差し込んだPDF書類を発行します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象となるスプレッドシートのID、シートID、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定してください。 Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを指定してください。 Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する
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■概要 ■このテンプレートをおすすめする方
Notionで作成したドキュメントを、定期的にPDF形式でバックアップ・保管する必要がある方 NotionページをPDF化し、社内のファイル共有システムであるBoxに手間なく格納したい方 手動でのPDFエクスポートとアップロード作業の時間を削減し、業務効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionでのページ作成をトリガーに、PDF化からBoxへの格納までが自動で完結するため、手作業にかかる時間を大幅に削減できます。 ファイル形式の変換や格納忘れといった、手動作業によるヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメント管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションの分岐機能を使い、レコードが新規作成された場合と更新された場合などで処理を分岐させます。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したIDを基にページの詳細情報を取得します。 続いて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、前段で取得した値を引用してPDFファイルを発行します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、PDFファイルをBoxの指定されたフォルダーに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定することで、特定のデータベースやワークスペース内でのページ作成のみを対象にできます。 分岐機能は、前段で取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。 Boxのファイルアップロードアクションでは、格納先のフォルダーIDやアップロードするファイル名を、Notionのページ名などの前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用して、動的に設定できます。 ■注意事項
Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールの投稿内容を元にPDFを作成しBoxに格納する SlackやMicrosoft Teamsでの特定のメッセージ投稿をトリガーに、その投稿内容（議事録メモ、依頼内容など）をPDFファイルとしてBoxに自動保存します。
Slackの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
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■概要
Slackでの報告や依頼事項を、手作業でコピーしてPDF書類を作成し、Boxに格納するといった業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、定型的でありながらも正確性が求められるため、担当者の負担になることがあります。このワークフローを活用することで、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容を元にしたPDF書類の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SlackとBoxを用いて、報告書などの書類管理を行っている方 手作業による書類作成やファイル保存の工数を削減したいと考えている方 情報の転記ミスや格納漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿からPDF書類の発行、Boxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による情報のコピー＆ペーストやファイルの格納作業がなくなることで、入力間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容から必要な情報を取り出します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで、抽出したデータをもとに書類を作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、作成された書類を格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいチャンネルを任意で設定してください。 書類のテンプレートとして使用するGoogleドキュメントは、記載したい項目に合わせて自由に作成できます。 Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意で設定が可能です。また、ファイル名には前段のフローで取得した値を活用することもできます。 ■注意事項
Slack、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
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■概要
Microsoft Teamsでの日報や週報などの報告業務において、投稿された内容をコピーし、手作業で書類を作成してBoxに格納するといった作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、AIがテキスト内容を解析してGoogleドキュメントでPDFを自動作成し、Boxの指定フォルダに格納までを自動化することで、こうした定型業務の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで行われる報告業務を効率化したいと考えている方 手作業による書類作成やファイル管理に時間を費やしてしまっている方 報告書のフォーマットを統一し、管理を簡素化したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへの投稿だけでPDFの作成からBoxへの格納までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルへの投稿を検知するように設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsの投稿から必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとにPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsの投稿から抽出したい項目（例：報告者、日付、件名など）を任意で設定できます。 Googleドキュメントで書類を発行する際は、元となるテンプレートのファイルIDや、格納先のGoogle DriveフォルダIDを指定してください。 Boxにファイルを格納する際は、任意のファイル名や格納先のフォルダを表すコンテンツIDを設定できます。 ■注意事項
Microsoft TeamsとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答からPDFを作ってBoxに保存するフローを作ってみよう ここでは例として「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する 」テンプレートの基本的な設定の流れをご紹介します。登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
Googleフォーム・Box・Google ドキュメントをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Googleフォームのトリガー設定および各アプリのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方 Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。 Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。 Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
ステップ1:Googleフォーム・Box・Google ドキュメントのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Googleフォームのマイアプリ登録 では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
1. 以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」 をクリックしてください。
2. Yoomと連携するアカウントを選択してください。
3. 以下の画面が出てきます。
4. 以下のような確認画面が出てきます。
Boxのマイアプリ登録 Boxも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1. Boxのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントにログインしてください。
2. 以下の画面が表示されます。
Google ドキュメントのマイアプリ登録 最後に、Google ドキュメントを検索して、アイコンをクリックします。
1. 以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」 をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方 Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。 Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。 Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきましょう！
トリガーの起動間隔 ：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。 こちらの記事 で事前に確認しておくと安心です。
フォームID： URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答の送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。アウトプットについて こちら
ステップ4:PDFを発行してBoxに格納する設定 次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Google ドキュメントと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきます。
雛形書類の連携： 入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダID は先ほどと同じようにクリックすると候補が表示されます。
出力ファイル名 は必須ではありませんが、入力欄をクリックするとフォームから取得した情報が引用できるので、今回は以下のように引用します。
置換条件の設定 を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択しましょう。
テストが成功すると、PDFが発行されます。
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきましょう。
ファイル名： 拡張子を含んだファイル名を入力しましょう。以下のようにフォームからの情報を引用もできます。
格納先フォルダのコンテンツID： BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。
ファイルの添付方法： プルダウンで選択できます。取得した値を使用する場合は、ファイルは発行した書類を選択しましょう。
アップロードの場合は、先ほどテストで取得したPDFをアップロードしましょう。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
ステップ5:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、 Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する方法でした！
Boxを使ったその他の自動化例 Yoomでは、PDF作成とBoxへの格納以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します。
Boxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、チームメンバーにDiscordで通知する作業は手間がかかり、共有漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとDiscordを活用し、チーム内で頻繁にファイル共有を行っている方 手作業によるファイル共有の通知漏れや遅延をなくしたいと考えている方 DiscordとBoxの連携による情報共有の自動化で、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにDiscordへ自動でファイルが送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省くことができます。 手作業による通知のし忘れや共有ミスを防ぎ、重要なファイルの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた時にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。 Discordへファイルを送信するアクションを設定する際に、通知を送信したいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方 BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ 今回は、様々な情報を元にPDFファイルを自動で作成し、Boxに格納する方法について解説しました。
Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築できます。
日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に時間を使うために、ぜひBoxとPDF作成の自動化を検討してみてくださいね！
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