【ノーコードで実現】PDFを自動作成してBoxに格納する方法

データベース/CRMサービスの情報を元にPDFを作成しBoxに格納する　

Google スプレッドシートの行の追加やNotionページの作成といったデータベース/CRMサービス上のデータ更新をトリガーとして、請求書や契約書などのPDFを自動生成し、Boxに格納します。
マスタデータに基づいて正確な書類を自動で作成・整理できるため、データ入力と書類作成の二度手間を防ぎ、管理業務を効率化できるはずです！

チャットツールの投稿内容を元にPDFを作成しBoxに格納する

SlackやMicrosoft Teamsでの特定のメッセージ投稿をトリガーに、その投稿内容（議事録メモ、依頼内容など）をPDFファイルとしてBoxに自動保存します。
流れてしまいがちなチャット上の重要な情報を、後から検索・参照しやすい形でBoxに整理・保管でき、情報共有の抜け漏れを防いでチーム内の連携をスムーズにできますよ！

Googleフォームの回答からPDFを作ってBoxに保存するフローを作ってみよう 

ここでは例として「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」テンプレートの基本的な設定の流れをご紹介します。
このフローを使えば、フォームが送信されるたびに、回答内容が反映されたPDFが自動でBoxに保存されます。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Googleフォーム・Box・Google ドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定および各アプリのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:Googleフォーム・Box・Google ドキュメントのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Googleフォームのマイアプリ登録

では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、Googleフォームというアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.Yoomと連携するアカウントを選択してください。

3.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントに問題がなければ、「次へ」をクリックしてください。

4.以下のような確認画面が出てきます。
「続行」をクリックすると、Googleフォームのマイアプリ登録は完了です。

Boxのマイアプリ登録

Boxも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。

2.以下の画面が表示されます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

Google ドキュメントのマイアプリ登録

最後に、Google ドキュメントを検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は先ほどのGoogleフォームと同じように進めればGoogle ドキュメントのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォーム・Box・Google ドキュメントのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。

Googleフォームと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう！

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
  利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  

• フォームID：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
  入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
  

なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
テストするため、回答者としてフォームに記入し、送信してください。

回答の送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、Googleフォームから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
また、アウトプットを追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:PDFを発行してBoxに格納する設定

次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

Google ドキュメントと連携するアカウント情報を設定します。

各項目を設定していきます。

• 雛形書類の連携：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

• 格納先のGoogle DriveフォルダIDは先ほどと同じようにクリックすると候補が表示されます。
  

‍出力ファイル名は必須ではありませんが、入力欄をクリックするとフォームから取得した情報が引用できるので、今回は以下のように引用します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。
‍「書類を発行する」の設定方法
今回は、例として以下のような雛形書類を使用しています。

置換後の文字列と置換対象の文字列を選択しましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「フォームに回答が送信されたら」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックします。

テストが成功すると、PDFが発行されます。
発行したPDFはテスト用にダウンロードしておきましょう。
テストが終わったら「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

Boxと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ファイルをアップロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう。

• ファイル名：拡張子を含んだファイル名を入力しましょう。以下のようにフォームからの情報を引用もできます。
  

• 格納先フォルダのコンテンツID：BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。

• ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。取得した値を使用する場合は、ファイルは発行した書類を選択しましょう。

アップロードの場合は、先ほどテストで取得したPDFをアップロードしましょう。

設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」を押せばOKです。
念のため、Boxの画面でBoxに格納されているか確認しておくと安心です。

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、 Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する方法でした！

Boxを使ったその他の自動化例

Yoomでは、PDF作成とBoxへの格納以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します。

まとめ

今回は、様々な情報を元にPDFファイルを自動で作成し、Boxに格納する方法について解説しました。
手作業で行っていた書類作成やファイル整理の時間を削減し、入力ミスや格納忘れといったヒューマンエラーを防ぐことで、業務の正確性とスピード向上につながりますよ！

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築できます。
「Googleフォームの回答から見積書PDFを作成してBoxへ」「スプレッドシートのデータから請求書PDFを作成してBoxへ」「Slackの投稿から議事録PDFを作成してBoxへ」など、あなたの業務に合わせた自動化を、テンプレートを活用してすぐに始められるのも魅力です！

<span class="mark-yellow">日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に時間を使うために、ぜひBoxとPDF作成の自動化を検討してみてくださいね！</span>
きっと、想像以上の業務効率化を実感できるはずです！

アカウント発行はこちらから！