【ノーコードで実現】PDFを自動作成してBoxに格納する方法

Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですが、「特定の情報をもとにPDFを作成して、Boxの適切なフォルダに格納する」という作業は、意外と手間がかかるものです…
例えば、問い合わせフォームの回答内容を見積書PDFにしてBoxに保存したり、データを請求書PDFにして取引先ごとのフォルダに格納したり…。
これらの作業を手動で行っていると、コピー＆ペーストの繰り返しやファイル名の付け間違い、格納場所のミスなども起こりがちです。
忙しい時には、ついつい後回しにしてしまい、対応漏れにつながることもありますよね。

この記事では、そんなBoxへのPDF作成・格納作業を自動化する方法について解説します！
フォームの回答、データベースの情報、チャットの投稿など、様々なトリガーをきっかけに、必要な情報を盛り込んだPDFファイルを自動で生成し、指定したBoxフォルダへ自動的に格納する仕組みを構築できます。
これにより、面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるはずです！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、『PDF作成とBoxへの格納』を自動化するためのテンプレートが用意されています。
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方は、以下のバナーをクリックして、自動化フローの体験をスタートしてみましょう！

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、回答内容の管理を効率化します。
自動でPDFを発行しBoxに格納するため、作業時間が削減されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている方
・収集したデータを迅速にPDF形式で保存したいと考えている方
・記録や保管を効率的に行いたい方
・クラウドストレージサービスのBoxを利用している方
・Boxを活用して文書やファイルを管理しているが、手動でのアップロードに手間を感じている方
・複数のファイルを迅速に管理したい企業担当者やチームメンバー

■注意事項
・Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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PDF作成とBox格納を組み合わせた様々な自動化例

普段お使いの様々なアプリケーションでのアクションをきっかけに、自動でPDFファイルを作成し、Boxに格納することができます。
実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

フォームの情報を元にPDFを作成しBoxに格納する

GoogleフォームやJotformなど、Webフォームに寄せられた回答データを元に、見積書や申込書などのPDFファイルを自動で作成し、Boxの指定フォルダに格納します。
フォーム送信後の書類作成や整理の手間を削減できるため、顧客対応のスピードアップや入力ミスの防止につながりそうですね！

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、回答内容の管理を効率化します。
自動でPDFを発行しBoxに格納するため、作業時間が削減されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている方
・収集したデータを迅速にPDF形式で保存したいと考えている方
・記録や保管を効率的に行いたい方
・クラウドストレージサービスのBoxを利用している方
・Boxを活用して文書やファイルを管理しているが、手動でのアップロードに手間を感じている方
・複数のファイルを迅速に管理したい企業担当者やチームメンバー

■注意事項
・Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Jotformの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Jotformの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」フローを利用すると、デジタル化が進みます。
フォームの内容がPDF化されてBoxに格納されるため、手動での情報管理が不要になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用してアンケートやフォームの回答を収集している方
・Jotformでの回答内容をPDF化し管理したいと考えている方
・回答内容を迅速にBoxに保存し、効率的にドキュメントを管理したい方
・クラウドストレージサービスとしてBoxを利用している企業
・Box内のドキュメントをチームで効率的に共有・アクセスしたい方
・手動でのPDF生成や格納作業に手間を感じている方

■注意事項
・Jotform、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581

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データベース/CRMサービスの情報を元にPDFを作成しBoxに格納する　

Google スプレッドシートの行の追加やNotionページの作成といったデータベース/CRMサービス上のデータ更新をトリガーとして、請求書や契約書などのPDFを自動生成し、Boxに格納します。
マスタデータに基づいて正確な書類を自動で作成・整理できるため、データ入力と書類作成の二度手間を防ぎ、管理業務を効率化できるはずです！

Google スプレッドシートに行が追加されたら、PDFを発行してBoxに格納する

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■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、PDFを発行してBoxに格納する」フローを利用すると、スプレッドシートの更新が自動で管理できます。
新しい行が追加されるたびに、PDFが生成されてBoxに格納されるため、手作業が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを使用してデータ管理を行っている方
・迅速にPDFを生成してデータをアーカイブしたいと考えている方
・Boxを利用してドキュメントの管理や共有を行っているチーム
・GoogleスプレッドシートのデータをすぐにPDF形式に変換して共有したい方
・手動でのPDF変換に時間を取られているが、もっと効率的に作業を行いたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Notionでページが作成されたら、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、Notionでのページ作成が簡単になります。
PDF化してBoxに自動で格納するため、手間を省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使ってアイデアやプロジェクトを管理している方
・Notionで作成したページをPDF形式で保存したいと考えている方
・ページを迅速にPDF形式に変換し、すぐに共有したい方
・クラウドストレージサービスとしてBoxを利用している企業
・Boxを使ってデータを一元管理し、手動でのアップロード作業を省きたい方
・データのバックアップを自動的に行うことで、効率的な業務フローを実現したい方

■注意事項
・Notion、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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チャットツールの投稿内容を元にPDFを作成しBoxに格納する

SlackやMicrosoft Teamsでの特定のメッセージ投稿をトリガーに、その投稿内容（議事録メモ、依頼内容など）をPDFファイルとしてBoxに自動保存します。
流れてしまいがちなチャット上の重要な情報を、後から検索・参照しやすい形でBoxに整理・保管でき、情報共有の抜け漏れを防いでチーム内の連携をスムーズにできますよ！

Slackの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

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■概要
Slackでの報告や依頼事項を、手作業でコピーしてPDF書類を作成し、Boxに格納するといった業務に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、定型的でありながらも正確性が求められるため、担当者の負担になることがあります。
このワークフローを活用することで、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容を元にしたPDF書類の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを用いて、報告書などの書類管理を行っている方
・手作業による書類作成やファイル保存の工数を削減したいと考えている方
・情報の転記ミスや格納漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・Slack、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

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■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoftt Teamsの投稿内容をPDF化してBoxに保存できます。
手作業でのファイル管理が不要になり、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを利用してプロジェクトやタスク管理を行っている方
・投稿内容を迅速にPDF形式で保存し、文書管理を効率化したいと考える方
・Boxを社内のファイル共有ツールとして利用している企業
・Microsoft Teamsの投稿内容をスピーディにBoxへ格納し、文書管理を徹底したい方
・毎回手動で投稿内容を保存していて、業務効率を向上させたい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Googleフォームの回答からPDFを作ってBoxに保存するフローを作ってみよう 

ここでは例として「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」テンプレートの基本的な設定の流れをご紹介します。
このフローを使えば、フォームが送信されるたびに、回答内容が反映されたPDFが自動でBoxに保存されます。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Googleフォーム・Box・Google ドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定および各アプリのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、回答内容の管理を効率化します。
自動でPDFを発行しBoxに格納するため、作業時間が削減されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている方
・収集したデータを迅速にPDF形式で保存したいと考えている方
・記録や保管を効率的に行いたい方
・クラウドストレージサービスのBoxを利用している方
・Boxを活用して文書やファイルを管理しているが、手動でのアップロードに手間を感じている方
・複数のファイルを迅速に管理したい企業担当者やチームメンバー

■注意事項
・Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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ステップ1:Googleフォーム・Box・Google ドキュメントのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Googleフォームのマイアプリ登録

では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、Googleフォームというアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.Yoomと連携するアカウントを選択してください。

3.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントに問題がなければ、「次へ」をクリックしてください。

4.以下のような確認画面が出てきます。
「続行」をクリックすると、Googleフォームのマイアプリ登録は完了です。

Boxのマイアプリ登録

Boxも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。

2.以下の画面が表示されます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

Google ドキュメントのマイアプリ登録

最後に、Google ドキュメントを検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は先ほどのGoogleフォームと同じように進めればGoogle ドキュメントのマイアプリ登録は完了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォーム・Box・Google ドキュメントのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、回答内容の管理を効率化します。
自動でPDFを発行しBoxに格納するため、作業時間が削減されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている方
・収集したデータを迅速にPDF形式で保存したいと考えている方
・記録や保管を効率的に行いたい方
・クラウドストレージサービスのBoxを利用している方
・Boxを活用して文書やファイルを管理しているが、手動でのアップロードに手間を感じている方
・複数のファイルを迅速に管理したい企業担当者やチームメンバー

■注意事項
・Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。

Googleフォームと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう！

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
  利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  

• フォームID：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
  入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
  

なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
テストするため、回答者としてフォームに記入し、送信してください。

回答の送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、Googleフォームから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
また、アウトプットを追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:PDFを発行してBoxに格納する設定

次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

Google ドキュメントと連携するアカウント情報を設定します。

各項目を設定していきます。

• 雛形書類の連携：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

• 格納先のGoogle DriveフォルダIDは先ほどと同じようにクリックすると候補が表示されます。
  

出力ファイル名は必須ではありませんが、入力欄をクリックするとフォームから取得した情報が引用できるので、今回は以下のように引用します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。
「書類を発行する」の設定方法
今回は、例として以下のような雛形書類を使用しています。

置換後の文字列と置換対象の文字列を選択しましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「フォームに回答が送信されたら」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックします。

テストが成功すると、PDFが発行されます。
発行したPDFはテスト用にダウンロードしておきましょう。
テストが終わったら「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

Boxと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ファイルをアップロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう。

• ファイル名：拡張子を含んだファイル名を入力しましょう。以下のようにフォームからの情報を引用もできます。
  

• 格納先フォルダのコンテンツID：BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。

• ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。取得した値を使用する場合は、ファイルは発行した書類を選択しましょう。

アップロードの場合は、先ほどテストで取得したPDFをアップロードしましょう。

設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」を押せばOKです。
念のため、Boxの画面でBoxに格納されているか確認しておくと安心です。

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、 Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する方法でした！

Boxを使ったその他の自動化例

Yoomでは、PDF作成とBoxへの格納以外にも、Boxを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します。

Boxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する

試してみる

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■概要
Boxにファイルをアップロードした後、チームメンバーにDiscordで通知する作業は手間がかかり、共有漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうしたBoxとDiscord間での手作業によるファイル共有を自動化します。ファイルがBoxにアップロードされると、指定したDiscordチャンネルへ自動でファイルが送信されるため、共有の手間とミスをなくし、よりスムーズな連携を実現できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとDiscordを活用し、チーム内で頻繁にファイル共有を行っている方
・手作業によるファイル共有の通知漏れや遅延をなくしたいと考えている方
・DiscordとBoxの連携による情報共有の自動化で、業務効率を向上させたい方

■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

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BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する

試してみる

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Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。

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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する

試してみる

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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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DocuSignの証明書をBoxに格納

試してみる

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Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。

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Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成

試してみる

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Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。

詳細を見る 試してみる

まとめ

今回は、様々な情報を元にPDFファイルを自動で作成し、Boxに格納する方法について解説しました。
手作業で行っていた書類作成やファイル整理の時間を削減し、入力ミスや格納忘れといったヒューマンエラーを防ぐことで、業務の正確性とスピード向上につながりますよ！

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築できます。
「Googleフォームの回答から見積書PDFを作成してBoxへ」「スプレッドシートのデータから請求書PDFを作成してBoxへ」「Slackの投稿から議事録PDFを作成してBoxへ」など、あなたの業務に合わせた自動化を、テンプレートを活用してすぐに始められるのも魅力です！

日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に時間を使うために、ぜひBoxとPDF作成の自動化を検討してみてくださいね！
きっと、想像以上の業務効率化を実感できるはずです！

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