「紙の申込書や名刺、PDFの見積書といった書類のデータをSalesforceに入力する作業って、手間がかかる…」と感じていませんか? 手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴いますよね。特に、入力する書類が多くある場合、この作業が大きな負担となることも考えられます…。
このような課題を解決する有効な手段として注目されているのが、OCR(光学的文字認識)技術の活用です! OCRを使えば、画像ファイルやPDFに含まれる文字情報をテキストデータとして簡単に抽出できます。
そして、このOCR技術とSalesforceを連携させることで、書類からのデータ抽出とSalesforceへの登録を自動化 できるんです!なんだかとても便利そうですよね…!
そこでこの記事では、ノーコードでSalesforceとOCRを連携させ、書類データの入力作業を自動化する具体的な方法について解説します。業務自動化への一歩を踏み出してみましょう!
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、「書類をOCRで読み取り、Salesforceに自動でデータを登録する」業務フローを自動化するテンプレートをご用意しています。 すぐに試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう!
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。このワークフローを活用することで、効率的かつ正確なデータ管理が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailを活用しており、添付ファイルからSalesforceへのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方 ・Salesforceでのリード管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めたい営業チームのリーダーの方 ・OCR技術を用いて、紙ベースや画像形式のデータをデジタル化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方 ・RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローにYoomを組み込み、業務効率を向上させたい企業のマネージャーの方 ・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確なリード情報を維持したいビジネスオーナーの方 ■注意事項 ・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
SalesforceとOCRを使った様々な自動化の方法
メールやストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取った書類データをOCRで読み取り、Salesforceに自動で登録できます。 ここでは、実際の自動化例をいくつか紹介していきます。ご自身の業務に近いものがあれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください!
メールの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceにデータを自動登録する
GmailやOutlookで受け取ったメールの添付ファイルを自動でOCR処理し、Salesforceのリードや取引先情報として登録することができます。手作業によるデータ入力の手間と入力ミスを削減 できるかもしれません!
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。このワークフローを活用することで、効率的かつ正確なデータ管理が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailを活用しており、添付ファイルからSalesforceへのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方 ・Salesforceでのリード管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めたい営業チームのリーダーの方 ・OCR技術を用いて、紙ベースや画像形式のデータをデジタル化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方 ・RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローにYoomを組み込み、業務効率を向上させたい企業のマネージャーの方 ・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確なリード情報を維持したいビジネスオーナーの方 ■注意事項 ・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。これにより、手作業でのデータ入力を削減し、営業プロセスの効率化とデータの正確性を向上させます。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookの添付ファイルから手動でデータを抽出し、Salesforceに入力している営業担当者 ・Salesforceを活用してリード管理を行っているが、データ入力に時間がかかっているチーム ・OCR技術を利用して業務の自動化を推進したい企業のIT担当者 ・リード登録プロセスの標準化とヒューマンエラーの削減を目指している管理者 ・Yoomを活用して複数のアプリを連携し、業務ワークフローを効率化したい方 ■注意事項 ・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
ストレージのファイルをOCRで読み取り、Salesforceにデータを自動登録する
Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに契約書や申込書といったファイルが追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、抽出した情報をSalesforceの関連レコードに自動で追加するフローです。 書類管理とデータ入力の一元化を進めることで、必要な情報を集約・検索しやすくなり、データが活用しやすくなるはずです!
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 名刺やアンケート用紙といった紙媒体で得た情報を、手作業でSalesforceに登録する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、対象のファイルをGoogle Driveに格納するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取りSalesforceのレコードに登録するため、こうした課題を解消し、正確なデータ入力を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google DriveとSalesforceを利用したレコード管理に手間を感じている営業担当者の方 ・紙媒体で得た情報のデータ化と登録作業を効率化したいマーケティング担当者の方 ・手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■注意事項 ・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
OneDriveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、One Driveに保存されたファイルをOCRで自動的に読み取り、Salesforceでリードとして登録することが可能です。この自動化によって、手作業でのデータ入力を減らし、効率的なリード管理を実現します。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・One Driveに多くの営業資料や顧客情報を保存している営業担当者の方 ・Salesforceでのリード管理を効率化したい営業チームのリーダーの方 ・手動でのデータ入力に時間と労力を割いている営業オペレーション担当者の方 ・データ入力ミスを減らし、正確なリード情報を維持したい経営者の方 ■注意事項 ・One Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 ・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceにデータを自動登録する
Webフォーム経由で受け付けた本人確認書類やアンケートの添付ファイルなどをOCRで処理し、内容をSalesforceのリード情報やケースに自動で紐付け! これにより、顧客からの問い合わせや申し込みへの対応スピード向上につながる…なんてこともありますよね。
Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。これにより、手動でのデータ入力を省略し、漏れのない正確なリード管理を実現します。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方 ・添付ファイルからのデータ入力に時間を取られている業務担当者 ・Salesforceでのリード管理を自動化したい企業の方 ・OCR技術を活用してデータ処理を効率化したいビジネスユーザー ・手動入力による入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方 ■注意事項 ・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、円滑に正確なリード管理が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・フォームからのデータ処理に時間がかかっている営業担当者の方 ・Salesforceを活用してリード管理を行っているが、手動入力に課題を感じている方 ・OCR技術を利用して書類のデジタル化を進めたいと考えている事務担当者の方 ・業務フローの自動化を検討しており、Salesforceとの連携を重視している経営者の方 ■注意事項 ・SalesforceとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します! 今回は例として、「Gmailに届いた添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceにリードとして登録する」 自動化フローの作成プロセスを解説。 もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとSalesforceのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とOCR、Salesforceのアクション設定
フローをテストして、正しく動作するかを確認
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。このワークフローを活用することで、効率的かつ正確なデータ管理が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailを活用しており、添付ファイルからSalesforceへのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方 ・Salesforceでのリード管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めたい営業チームのリーダーの方 ・OCR技術を用いて、紙ベースや画像形式のデータをデジタル化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方 ・RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローにYoomを組み込み、業務効率を向上させたい企業のマネージャーの方 ・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確なリード情報を維持したいビジネスオーナーの方 ■注意事項 ・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
ステップ1:GmailとSalesforceをマイアプリ連携
GmailとSalesforceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。 最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます!
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。 チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択してくださいね。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Salesforceのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。検索窓にSalesforceと入力し、Salesforceを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、ユーザー名・パスワードを入力しログインしてください。 Yoomとの連携にはSalesforce側でも一部設定が必要です。 Salesforce側での設定手順はこちら をご確認ください。 ※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリで、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
マイアプリにGmailとSalesforceが表示されていれば、連携完了です!
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう! テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。このワークフローを活用することで、効率的かつ正確なデータ管理が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailを活用しており、添付ファイルからSalesforceへのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方 ・Salesforceでのリード管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めたい営業チームのリーダーの方 ・OCR技術を用いて、紙ベースや画像形式のデータをデジタル化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方 ・RPAやAPI連携を利用して、既存の業務フローにYoomを組み込み、業務効率を向上させたい企業のマネージャーの方 ・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確なリード情報を維持したいビジネスオーナーの方 ■注意事項 ・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
最初の設定です!以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。 タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認し「次へ」をクリックして進んでくださいね。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。 特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう!
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「顧客情報」に設定しました!
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。 ※プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「キーワード」は先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。 先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです!
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です!
ステップ4:OCRでの読み取り設定
以下赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができるので、ぜひこの機会に色々と試してみてくださいね!
以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう!
「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル(4,000文字以内)から文字を読み取る(5タスク)
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。 デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です!
次に、「抽出したい項目」を設定します。 今回は、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
使用するAIを任意で選択しましょう。 設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です!
ステップ5:Salesforceに登録する設定
いよいよ最後の設定です!以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。 間違いがなければ、次に進みましょう!
すると、以下のようなAPI接続設定の画面に遷移します。
ここでは、必須項目を入力しましょう。その他の項目は任意で設定してください。 以下の画像は「会社名」の項目で、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から引用したものです。
「リード保有者ID」と「マイドメインURL」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
情報を入力したら、「テスト」をクリックします。テストに成功すると、Salesforceに登録されているはずなので、確認してみましょう。
確認後、最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です!
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの完成です。 早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する」 方法でした!
SalesforceやOCRを活用したその他の自動化例
Yoomでは他にも、SalesforceやOCRを活用した業務を自動化するテンプレートを提供しています。 業務に合わせて、便利な自動化を見つけてくださいね!
Salesforceを使った自動化例
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新するフローです。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付するフローです。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
OCRを使った自動化例
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要 「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内の情報共有を自動化する業務ワークフローです。 Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ送信されます。 これにより、ファイル内容のスピーディーな確認や迅速なチーム内共有が実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチーム ・書類のデジタル化と情報共有を効率化したいIT担当者 ・OCRを活用して業務プロセスを自動化したいビジネスユーザー ・情報共有の迅速化と手作業の削減を目指している企業 ■注意事項 ・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要 メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方 ・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方 ・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方 ■注意事項 ・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要 「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。 日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。 特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。 このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。 これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。 ■このフローをおすすめする方 ・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方 ・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体 ・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方 ・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方 ・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方 ■注意事項 ・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加するフローです。 ■注意事項 ・GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
試してみる
Yoomフォームに添付されたPDFファイル(納品書や請求書など)をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
まとめ
SalesforceとOCRを連携させることで、抽出したテキストデータを自動的に格納できるイメージが掴めましたか?
メールの添付ファイル、ストレージ上のファイル、フォームから送信されたファイルなど、様々な形式の書類データをOCRで読み取りSalesforceへ自動で登録することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間が削減できるかもしれません!また、入力ミスを防ぐことも可能になるはずです。
なお、Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても今回紹介したような自動化を簡単に導入できます!
あらかじめ設定されているテンプレートを使えばより簡単に自動化の導入が実現可能 なので、少しでも気になる場合は、この機会に試してみてくださいね。