【ラクラク設定】SalesforceとOCRを連携して抽出した書類データを自動入力する方法

ストレージのファイルをOCRで読み取り、Salesforceにデータを自動登録する

Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに契約書や申込書といったファイルが追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、抽出した情報をSalesforceの関連レコードに自動で追加するフローです。
書類管理とデータ入力の一元化を進めることで、必要な情報を集約・検索しやすくなり、データが活用しやすくなるはずです！

フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceにデータを自動登録する

Webフォーム経由で受け付けた本人確認書類やアンケートの添付ファイルなどをOCRで処理し、内容をSalesforceのリード情報やケースに自動で紐付け！
これにより、顧客からの問い合わせや申し込みへの対応スピード向上につながる…なんてこともありますよね。

添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として、「Gmailに届いた添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceにリードとして登録する」自動化フローの作成プロセスを解説。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとSalesforceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR、Salesforceのアクション設定
• フローをテストして、正しく動作するかを確認

ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携

GmailとSalesforceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！

【Gmailのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

今回連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。

Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択してくださいね。

これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。

【Salesforceのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。検索窓にSalesforceと入力し、Salesforceを選択しましょう。

以下の画面が表示されたら、ユーザー名・パスワードを入力しログインしてください。
Yoomとの連携にはSalesforce側でも一部設定が必要です。
Salesforce側での設定手順はこちらをご確認ください。
※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリで、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

マイアプリにGmailとSalesforceが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルとアクションを任意で設定し、連携するアカウント情報を確認し「次へ」をクリックして進んでくださいね。

次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう！

※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「顧客情報」に設定しました！

Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。

• 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• 「キーワード」は先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです！

最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！

ステップ4：OCRでの読み取り設定

以下赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会に色々と試してみてくださいね！

以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！

• 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）

詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。

まず、「ファイルの添付方法」を選択します。
デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。

使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックします。

テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ5：Salesforceに登録する設定

いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
間違いがなければ、次に進みましょう！

すると、以下のようなAPI接続設定の画面に遷移します。

ここでは、必須項目を入力しましょう。その他の項目は任意で設定してください。
以下の画像は「会社名」の項目で、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から引用したものです。

「リード保有者ID」と「マイドメインURL」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。

情報を入力したら、「テスト」をクリックします。
<span class="mark-yellow">テストに成功すると、Salesforceに登録されているはずなので、確認してみましょう。</span>

確認後、最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です！

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの完成です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する」方法でした！

SalesforceやOCRを活用したその他の自動化例

Yoomでは他にも、SalesforceやOCRを活用した業務を自動化するテンプレートを提供しています。
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてくださいね！

Salesforceを使った自動化例

OCRを使った自動化例

まとめ

SalesforceとOCRを連携させることで、抽出したテキストデータを自動的に格納できるイメージが掴めましたか？

メールの添付ファイル、ストレージ上のファイル、フォームから送信されたファイルなど、様々な形式の書類データをOCRで読み取りSalesforceへ自動で登録することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間が削減できるかもしれません！また、入力ミスを防ぐことも可能になるはずです。

<span class="mark-yellow">なお、Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても今回紹介したような自動化を簡単に導入できます！</span>

あらかじめ設定されているテンプレートを使えばより簡単に自動化の導入が実現可能なので、少しでも気になる場合は、この機会に試してみてくださいね。