【ノーコードで実現】タイムカードの情報をOCRで読み取って自動入力する方法

ストレージサービスに追加されたタイムカードをOCRで読み取り、自動でデータ化する

Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスにタイムカードのPDFファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、Google スプレッドシートにデータを記録します。従業員が各自でアップロードしたファイルを個別に確認・集計する作業を自動化できるので、管理者の負担を軽減します。

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フォームから送信されたタイムカードをOCRで読み取り、自動でデータ化する

YoomのフォームやGoogleフォームを通じてタイムカードのPDFファイルが提出された際に、添付ファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートに勤怠データを追加します。フォームからの提出とデータ入力を連携させることで、タイムカードの回収からデータ化までのプロセスをスムーズにします。

Gmailで受信したタイムカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動入力するフローを作ってみよう

ここでは、代表的なテンプレートである「Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの設定方法を解説します。

このフローでは、特定の条件（件名や送信元など）を満たすGmailを受信したことをトリガーに、添付されたタイムカードPDFからOCRで情報を抽出し、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で書き込みます。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
• フローをONにし、テスト実行して正しく動作するかを確認

ステップ1：GmailとZoomをマイアプリ連携

GmailとZoomをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
※既に登録されている場合は次のステップへお進みください。

【Gmailのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。

画面が移ったら、記載事項を確認後、「次へ」をクリックします。
続いて、以下の画面で、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。

チェックボックスに青いチェックを入れて、ページ下部の「続行」を選択します。

これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】

先ほどと同じ手順で、「＋新規接続」をクリックして、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。

Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。

こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。

「続行」をクリックしましょう。

これで、GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました！

‍ステップ2：テンプレートをコピーする

いよいよここから、実際にフローボットを作成していきます！
まずは、下記バナーをクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートを使うことで、フローが簡単に作成できますよ！

以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。

ステップ3：トリガーとなるGmailの設定

フローの起点となるアプリトリガーの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。タイトルは任意修正し、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下は、テスト送信したメールです。以下のメールを受け取った想定で進めていきます。

Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、必須項目を設定しましょう。

「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

「キーワード」は件名や本文の中から、検知するキーワードを設定してください。今回は「タイムカード」と設定しました。

設定ができたら、指定したキーワードを含んだメールを受信してから、一番下の「テスト」をクリックしてください。
※指定したキーワードが入っていなければ、エラーが発生する場合があります。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。

エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です！

‍ステップ4：分岐の設定

以下の赤枠をクリックしましょう！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうので注意しましょう。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しできますので、ぜひ活用してみてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→　任意で設定
• 分岐対象のアウトプット
  「オペレーション」→　特定のキーワードに一致するメールを受信したら
  「取得した値」→　添付ファイル1

• 分岐条件
  分岐条件は以下のように設定してください。以下のように設定すると、添付ファイルが空ではないものとそうでないものとに分けられます。

「保存する」をクリックして、次に進みましょう。

これで、分岐の設定は完了です！

ステップ5：OCRでの読み取り設定

以下の赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう！

※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

クリックすると、以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→ 画像・PDFから文字を読み取る

• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）

詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。

まず「ファイルの添付方法」を選択します。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定例を参考に設定しましょう。
ここでは、「Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」設定なので、Google スプレッドシートのヘッダに合わせて入力しましょう。入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。

※今回、抽出した情報を追加するシートは以下になります。

使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はClaude_v2を選択しました。

各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定

いよいよ最後の設定です！ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！

データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して設定してください。

なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。

注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。

※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:F」になります。

そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。ここでは、レコードを追加するための詳細設定を入力します。

ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
入力欄をクリックすると、前ステップで取得した情報が表示されます。それぞれ合うものを選択していきましょう。

すべての項目の入力を終えたら、「テスト」をクリックします。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！

Google スプレッドシートやOCRを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートやOCRを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google スプレッドシートを使った自動化例

Google スプレッドシートは他のアプリと連携することで、さまざまな業務の効率化が可能です。たとえば、スプレッドシートの更新をSlackに通知したり、NotionやStripeなどで発生した情報を自動で記録したりできます。また、Salesforceへのレコード追加や、DeepSeekを活用したデータの要約も自動で行えます。

OCRを使った自動化例

OCRを活用することで、契約書やPDFファイルなどの書類から文字情報を抽出し、さまざまなツールと連携して自動処理が可能です。たとえば、DocuSignで契約完了後に書類を読み取りMicrosoft Teamsに通知したり、SlackやDropboxにアップされたファイルを処理して他のシステムへ登録することもできます。

まとめ

この記事では、「タイムカードの情報をOCRで読み取ってGoogle スプレッドシートに自動入力する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。OCRを活用することで、PDFや画像で提出されたタイムカードの情報を自動でテキスト化し、Google スプレッドシートに反映させることができます。これにより、手入力の手間やミスを防ぎ、勤怠管理の効率と正確性を大きく向上させることが可能です。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCRとGoogle スプレッドシートの連携以外にも、様々な業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>メール、ストレージ、フォームなど、ファイルの提出方法に応じたフローを選べるのも魅力のひとつです。
「勤怠データの集計が煩雑」「タイムカードの内容確認に時間がかかる」「転記ミスをなくしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。設定はシンプルで、すぐに始められますよ！

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