「毎月の勤怠集計、もっとラクにできないかな……」
タイムカードのPDFを1枚ずつ開いて、内容を確認し、スプレッドシートに手入力している方も多いのではないでしょうか。その作業をもっと簡単にできるとしたらどうでしょうか？たとえば、メールで届いたタイムカードを自動でOCR処理してスプレッドシートに反映したり、Google DriveやOneDriveにアップされたファイルを自動で読み取ったりすることができます。それぞれの提出方法に合わせた自動化テンプレートを使うことで、手間やミスを削減でき、勤怠管理の負担がぐっと軽くなります。
この記事では、Google スプレッドシートとOCRを使用した自動化について画像付きで詳しく解説 していきます。業務効率化を試してみたいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ Yoomには「タイムカードのPDFをOCRで読み取り、自動で勤怠データを記録する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎月従業員からGmailで送られてくるタイムカードのPDFを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している総務・労務担当者の方 勤怠データの入力作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生にお悩みの方 毎月発生する定型的な勤怠管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた勤怠データの入力時間を短縮します。 OCR機能による自動読み取りとデータ転記により、目視確認や手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、タイムカードが添付されたメールを特定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから勤怠データを抽出します。 繰り返しオペレーションを設定し、抽出した勤怠データを一つずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。例えば、特定の件名のメールや、添付ファイルがある場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。 AI機能による文字の読み取りでは、対象となるファイルの指定方法や、タイムカードから抽出したい項目（氏名、日付など）、読み取り言語などを任意で設定してください。 繰り返しオペレーションでは、AI機能によって取得したどの値を対象に処理を繰り返すかを設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するファイルやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タイムカードのOCR処理を自動化する様々な方法 タイムカードの提出方法は、メール添付、ファイル共有サービスへのアップロード、専用フォームからの送信など様々です。ここでは、それぞれの提出方法に合わせてOCR処理を自動化し、勤怠データをGoogle スプレッドシートに集約する、具体的な連携テンプレートをご紹介します。
これらのテンプレートを使えば、手作業による転記の手間やミスを削減し、勤怠管理業務の効率化が期待できます。
メールで受信したタイムカードをOCRで読み取り、自動でデータ化する GmailやOutlookでタイムカードのPDFファイルを受信したら、自動でOCR処理を実行し、抽出した勤怠データをGoogle スプレッドシートに追加します。メールを開いてファイルを確認し、手入力する手間がなくなるだけでなく、メールの見落としによる処理漏れも防げるため、より正確な勤怠管理が可能です。
Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎月従業員からGmailで送られてくるタイムカードのPDFを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している総務・労務担当者の方 勤怠データの入力作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生にお悩みの方 毎月発生する定型的な勤怠管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた勤怠データの入力時間を短縮します。 OCR機能による自動読み取りとデータ転記により、目視確認や手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、タイムカードが添付されたメールを特定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから勤怠データを抽出します。 繰り返しオペレーションを設定し、抽出した勤怠データを一つずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。例えば、特定の件名のメールや、添付ファイルがある場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。 AI機能による文字の読み取りでは、対象となるファイルの指定方法や、タイムカードから抽出したい項目（氏名、日付など）、読み取り言語などを任意で設定してください。 繰り返しオペレーションでは、AI機能によって取得したどの値を対象に処理を繰り返すかを設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するファイルやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
毎月、従業員からメールで送られてくるタイムカードPDFの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したタイムカードのPDFをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへテキストデータを追加できます。これにより、勤怠データの管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月送られてくるタイムカードPDFを手作業で転記している総務・労務担当者の方 OutlookとGoogle スプレッドシートで勤怠管理を行っており、作業の非効率さに課題を感じている方 OCR技術を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務効率化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信したPDFを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを設定し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。 オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルが添付されているメールのみ後続の処理に進むようにします。 次に、オペレーションでOutlookのアクションを使い、添付されているPDFファイルをダウンロードします。 その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFからテキストデータを抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、タイムカードが送付されるメールを特定するための条件（特定の件名や送信者アドレスなど）を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、ご利用のタイムカードPDFの形式に合わせて、読み取りたいテキストデータの範囲を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどの情報を追加するかを任意で設定できます。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加されたタイムカードをOCRで読み取り、自動でデータ化する Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスにタイムカードのPDFファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、Google スプレッドシートにデータを記録します。従業員が各自でアップロードしたファイルを個別に確認・集計する作業を自動化できるので、管理者の負担を軽減します。
Google DriveにアップロードされたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
毎月のタイムカードの集計作業で、PDFの内容を目で確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じてはいないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートを用いて勤怠管理を行っている方 タイムカードのPDFファイルを手作業で転記しており、入力ミスや作業負荷に課題を感じている方 毎月の勤怠データ集計や給与計算に関わる業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定して、タイムカードが格納されるフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから勤怠情報を抽出します。 次に、オペレーションでループ機能を設定し、読み取ったデータを個別に処理できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能で、特定のファイル名や拡張子（PDFなど）を処理の対象とするように条件を任意で設定してください。 OCR機能では、抽出したい項目（氏名、日付、出勤・退勤時間など）や、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。また、文字数に応じて後続のアクションを設定することも可能です。 ループ機能では、OCRで読み取った値の中から、繰り返し処理を行いたい対象のデータを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを、OCRで取得した値の中から任意でマッピング設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにアップロードされたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
毎月発生するタイムカードの回収と勤怠データ入力、手作業で行うには時間もかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveでタイムカードを管理し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方 Google スプレッドシートで勤怠管理を行っており、転記作業を自動化したい方 手作業による入力ミスをなくし、勤怠データの正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルがアップロードされると、自動で勤怠情報が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、特定のファイル形式のみを処理するための分岐機能を設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルを取得します。 オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFから勤怠データを抽出します。 オペレーションでループ機能を設定し、抽出した項目を繰り返し処理します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダID、フォルダ名を任意で設定してください。 分岐機能では、処理対象とするファイルの条件（例：拡張子が.pdfの場合のみ実行するなど）を任意で設定してください。 OneDriveでファイルをダウンロードするアクションでは、対象ファイルが格納されているドライブIDなどを任意で設定してください。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。 ループ機能では、OCR機能で取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの列にどのデータを追加するか、値を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームから送信されたタイムカードをOCRで読み取り、自動でデータ化する YoomのフォームやGoogleフォームを通じてタイムカードのPDFファイルが提出された際に、添付ファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートに勤怠データを追加します。フォームからの提出とデータ入力を連携させることで、タイムカードの回収からデータ化までのプロセスをスムーズにします。
フォームから送信されたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
毎月のタイムカード提出、その後の集計作業に手間を感じていませんか？PDFで送られてくるタイムカードの内容を目で確認し、手作業で転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームから送信されたタイムカードのPDFをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
タイムカードのPDFを目視で確認し、手入力で集計している人事・労務担当者の方 Google スプレッドシートで勤怠管理を行っており、入力作業の自動化を検討している方 紙やPDFベースの勤怠管理業務を効率化し、DXを推進したいと考えている管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームから送信されたPDFの内容が自動で転記されるため、勤怠データの集計作業にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや読み飛ばしなどのヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、タイムカードPDFを添付・送信するためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信されたPDFのテキストを抽出します。 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションで、読み取ったデータを行ごとに処理できるように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、従業員名や提出日など、業務に合わせて質問項目を自由に追加・修正できます。 OCR機能では、タイムカードのフォーマットに合わせて、抽出したい項目や使用するAI、言語などを任意で設定してください。 繰り返し処理機能では、OCRで読み取ったどの値を対象に処理を繰り返すか、任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のファイルやタブ、書き込むデータの範囲などを任意で指定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信されたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
従業員からGoogleフォームで提出されるタイムカードPDFの内容を、毎回手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。目視での確認やデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、OCRがPDFの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに追加するため、勤怠管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで勤怠管理を行っている人事・労務担当者の方 タイムカードのPDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスを削減したいと考えている方 従業員からの申請内容の集計や管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの申請と同時にデータが自動で転記されるため、これまで手作業で行っていた集計や入力業務の時間を削減できます。 システムがPDFからテキストを正確に読み取り転記するため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、YoomとGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートを連携します。 トリガーとしてフォームトリガーを選択し、指定のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したPDFファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、繰り返し処理機能を用いて、抽出した複数のデータを個別に処理できるようにします。 最後に、Google スプレッドシートのアクションを設定し、処理したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、タイムカードのPDFファイルから抽出したい項目（氏名、日付、勤務時間など）を任意で設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報を、スプレッドシートのどの列に書き込むかを自由に設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したタイムカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動入力するフローを作ってみよう ここでは、代表的なテンプレートである「Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの設定方法を解説します。
このフローでは、特定の条件（件名や送信元など）を満たすGmailを受信したことをトリガーに、添付されたタイムカードPDFからOCRで情報を抽出し、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で書き込みます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
フローをONにし、テスト実行して正しく動作するかを確認
Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎月従業員からGmailで送られてくるタイムカードのPDFを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している総務・労務担当者の方 勤怠データの入力作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生にお悩みの方 毎月発生する定型的な勤怠管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた勤怠データの入力時間を短縮します。 OCR機能による自動読み取りとデータ転記により、目視確認や手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、タイムカードが添付されたメールを特定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから勤怠データを抽出します。 繰り返しオペレーションを設定し、抽出した勤怠データを一つずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。例えば、特定の件名のメールや、添付ファイルがある場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。 AI機能による文字の読み取りでは、対象となるファイルの指定方法や、タイムカードから抽出したい項目（氏名、日付など）、読み取り言語などを任意で設定してください。 繰り返しオペレーションでは、AI機能によって取得したどの値を対象に処理を繰り返すかを設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するファイルやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとZoomをマイアプリ連携 GmailとZoomをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が移ったら、記載事項を確認後、「次へ」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックを入れて、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同じ手順で、「＋新規接続」をクリックして、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう。
Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしましょう。
これで、GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピーする いよいよここから、実際にフローボットを作成していきます！
Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎月従業員からGmailで送られてくるタイムカードのPDFを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している総務・労務担当者の方 勤怠データの入力作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの発生にお悩みの方 毎月発生する定型的な勤怠管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでのPDF受信からGoogle スプレッドシートへの転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた勤怠データの入力時間を短縮します。 OCR機能による自動読み取りとデータ転記により、目視確認や手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、タイムカードが添付されたメールを特定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を使用し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルから勤怠データを抽出します。 繰り返しオペレーションを設定し、抽出した勤怠データを一つずつ処理できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。例えば、特定の件名のメールや、添付ファイルがある場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。 AI機能による文字の読み取りでは、対象となるファイルの指定方法や、タイムカードから抽出したい項目（氏名、日付など）、読み取り言語などを任意で設定してください。 繰り返しオペレーションでは、AI機能によって取得したどの値を対象に処理を繰り返すかを設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するファイルやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定 フローの起点となるアプリトリガーの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、必須項目を設定しましょう。
「トリガーの起動時間」 は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン によって選択できる時間が変わります。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
「キーワード」 は件名や本文の中から、検知するキーワードを設定してください。今回は「タイムカード」と設定しました。
設定ができたら、指定したキーワードを含んだメールを受信してから、一番下の「テスト」をクリックしてください。※指定したキーワードが入っていなければ、エラーが発生する場合があります。 アウトプット が表示されます。
エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です！
ステップ4：分岐の設定 以下の赤枠をクリックしましょう！ミニプラン 以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうので注意しましょう。ミニプラン などの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しできますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
「タイトル」→ 任意で設定
分岐対象のアウトプット
分岐条件 「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
これで、分岐の設定は完了です！
ステップ5：OCRでの読み取り設定 以下の赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしましょう！
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
クリックすると、以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。
次に、「抽出したい項目」を設定例を参考に設定しましょう。
※今回、抽出した情報を追加するシートは以下になります。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定 いよいよ最後の設定です！ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して設定してください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:F」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。ここでは、レコードを追加するための詳細設定を入力します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
すべての項目の入力を終えたら、「テスト」をクリックします。
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する 」方法でした！
Google スプレッドシートやOCRを使ったその他の自動化例 Google スプレッドシートやOCRを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートを使った自動化例 Google スプレッドシートは他のアプリと連携することで、さまざまな業務の効率化が可能です。たとえば、スプレッドシートの更新をSlackに通知したり、NotionやStripeなどで発生した情報を自動で記録したりできます。また、Salesforceへのレコード追加や、DeepSeekを活用したデータの要約も自動で行えます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRを使った自動化例 OCRを活用することで、契約書やPDFファイルなどの書類から文字情報を抽出し、さまざまなツールと連携して自動処理が可能です。たとえば、DocuSignで契約完了後に書類を読み取りMicrosoft Teamsに通知したり、SlackやDropboxにアップされたファイルを処理して他のシステムへ登録することもできます。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方 Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 ■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
DropboxとAirtableをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。 Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。 ■注意事項
Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
フォームに添付された書類ファイルをOCRで読み取り、任意のテキスト項目を抽出します。
その後、抽出した情報をExcelに書き込むフローボットです。
請求書・発注書・契約書などの任意のPDFファイルをアップロードしてご利用ください。
OCRで抽出する項目は自由に設定が変更可能です。
情報を書き込むエクセルファイルをご用意いただき、設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
・事前に情報を蓄積するMicrosoft Excelシートをオンライン版のMicrosoft Excelで用意してください。
※アウトプットの埋め込みについてはこちら をご参照ください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちら をご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ この記事では、「タイムカードの情報をOCRで読み取ってGoogle スプレッドシートに自動入力する方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。OCRを活用することで、PDFや画像で提出されたタイムカードの情報を自動でテキスト化し、Google スプレッドシートに反映させることができます。これにより、手入力の手間やミスを防ぎ、勤怠管理の効率と正確性を大きく向上させることが可能です。
Yoomには、今回ご紹介したOCRとGoogle スプレッドシートの連携以外にも、様々な業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。 メール、ストレージ、フォームなど、ファイルの提出方法に応じたフローを選べるのも魅力のひとつです。「勤怠データの集計が煩雑」「タイムカードの内容確認に時間がかかる」「転記ミスをなくしたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。設定はシンプルで、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
