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「Boxにアップロードした議事録や報告書の内容を、Geminiで要約・分析したい」
「ファイルの内容をコピーして、Geminiに貼り付ける作業が面倒…」
このように、各ツールを併用する際、非効率さや手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容が自動的にGeminiで解析され、結果が保存される仕組み</span>があれば、情報活用のスピードが向上し、手作業によるミスもなくなります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGeminiを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGeminiのAPIを連携させることで、ファイル内容の転記や解析依頼といった作業を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化をご紹介しますので、気になるものがあったらチェックしてみてください！
Boxに議事録や契約書などのファイルがアップロードされると、その内容をGeminiが自動で読み取り、要約や論点抽出などの解析を行います。
<span class="mark-yellow">手動での内容確認や転記作業をなくし、情報共有のスピードを向上</span>させることが可能です。
ファイル名に「重要」や「議事録」といった特定のキーワードが含まれるものだけを対象に、Geminiが自動で内容を解析し、結果を保存します。
<span class="mark-yellow">必要な情報だけを効率的に処理することで、無駄な解析コストを削減し、重要な情報を見逃すリスクを防ぐことができるでしょう。</span>
それでは、実際にBoxとGeminiを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
基本的な設定方法を解説している、下記のナビをご覧ください。
まずは、こちらのナビを参考にして、Google スプレッドシートのマイアプリ連携を進めましょう。
Boxのマイアプリ連携
次に、Boxの連携も下記のナビを参考に進めてください。
Geminiのマイアプリ連携
マイアプリから、Geminiを検索・選択後、「アカウント名」を入力してください。
「アクセストークン」は、以下を参考にGoogle AI Studioから取得します。
右上の「APIキーを作成」をクリックしてください。
作成されたAPIキーをコピーし、Yoomの画面に戻って、「アクセストークン」の欄にペーストします。
入力後、「追加」をクリックするとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
ファイルのアップロードが完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
この「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Geminiでファイルを解析するにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択してください。
このように、取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
入力ができたら、「テスト」をクリック。
成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認したら、「保存する」を選択して次へ進んでください。
Geminiでファイルを解析するにあたって、BoxからダウンロードしたファイルをGeminiにアップロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
ファイルの添付方法とファイルは、下記のように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリック。
成功を確認して、「保存する」を押してください。
Geminiにアップロードしたファイルを使って、内容を解析するための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「コンテンツを生成（ファイルを利用）」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
任意の「モデル」を候補から選択します。
なお、モデルについては、Geminiのページ左上からご確認ください。
「プロンプト」「システムプロンプト」は、デフォルトで値が入力されています。
変更したい場合は、必要に応じてテキストを変更してください。
「ファイルURI」を取得した値から選択します。
※以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
Boxにアップロードしたファイルから、置換対象の文字列（ファイル名の出力）を指定するための設定をします。
五つ目のオペレーションにある、「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
続いて、操作条件の設定に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
下記ヘルプも参考にしてください。
「置換対象」を取得した値から選択します。
「置換箇所を正規表現で指定」は、デフォルトで値が入力されています。
入力後、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」を押しましょう。
Geminiで解析した結果を、Google スプレッドシートに保存するための設定をします。
六つ目のオペレーションにある、「書類を発行する」をクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
続いて、書類の連携に進みます。
まずは、各項目の確認・入力をしてください。
「雛形書類の連携」は、候補から選択します。
【要確認】テスト用のGoogle スプレッドシートについて
雛形書類の例
「格納先のGoogle DriveフォルダID」を候補から選択し、「出力ファイル名」は取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
次に、置換条件の設定です。
「置換対象の文字列」は、作成した雛形書類の値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
※雛形書類の内容を追加したいときや更新した場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。
「置換後の文字列」を、取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
下記のように、データが反映していればOKです！
最後に、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
Geminiで解析したファイルを、Boxにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「ファイル名」を取得した値から選択し、「格納先フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Boxにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はBoxからGeminiへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にメールで受信した内容をGeminiで解析し、その結果をBoxに保存するといった連携も可能です。
必要に応じて、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Gmailで特定の条件に合致するメール（特定顧客からの問い合わせメールなど）を受信したことをトリガーに、Geminiが自動で要約・分析し、結果をテキストファイルとしてBoxに保存します。
<span class="mark-yellow">メールの内容確認から情報整理までの一連の流れを自動化し、重要なメールへの迅速な対応と情報共有が可能になるでしょう。</span>
Outlookで特定のメールを受信すると、その内容をGeminiが自動で解析し、生成された要約やタスクリストをBoxに保存する自動化です。
<span class="mark-yellow">メールボックスに埋もれがちな重要情報を自動で抽出、整理・保管できるため、情報の見落としを防ぐとともに、情報共有を円滑にします。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやGeminiのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
ファイルのアップロードや特定のトリガーを起点に、さまざまな自動化を実現します。
例えば、Boxに保存された音声ファイルを文字起こしし、要約後にNotionに追加することが可能です。
また、フォーム回答を基に見積書を作成し、DeepLを使って外国語に翻訳するなど、日常的な業務の効率化が図れます。
メールやチャットツールを使用した日常業務で、重要な情報を迅速に処理できるようになります。
例えば、Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiで要約し、再度スプレッドシートに反映させることも可能です。
こうした自動化により、効率よく業務を進め、時間を節約できます。
BoxとGeminiの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのコピー＆ペーストや、Geminiへの解析依頼といった業務から解放され、ヒューマンエラーの発生を防げます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、簡単に構築できるます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：Gemini APIの利用料金はかかりますか？
A：Geminiは、Yoomのフリープランから使用できるアプリです。
ただし、この記事のようにオペレーション数が五つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランが必要となります。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
なお、GeminiAPIの料金については、Gemini Developer API の料金をご覧ください。
Q：機密情報を含むファイルの連携は安全ですか？
A：Yoomでは、安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、連携処理の中でのみ使用されるため、Yoom上に保存・共有されることはありません。
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
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