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【簡単設定】BoxのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法
「Boxに保管しているファイルの内容を、Google Workspaceに手作業で転記している…」
「新しい従業員が入社するたびに、Boxにある申請書を見ながらGoogle Workspaceのアカウントを手動で発行しており、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、セキュアなファイル管理が可能なBoxと、コラボレーションに不可欠なGoogle Workspaceを併用する中で、両者間のデータ連携を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、Boxに特定のファイルが追加されたことをきっかけに、その内容を自動でGoogle Workspaceに反映させる仕組みがあれば、こうした定型的なデータ入力作業から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間の確保が見込めます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、手作業でGoogle Workspaceに新規ユーザー情報を入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxとGoogle Workspace を連携してできること
BoxとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
例えば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、Google Workspaceのユーザー管理やカレンダー登録などを自動で行うことができます。
具体的な自動化例を複数紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Boxにアップロードされた入社手続きの書類やアカウント発行申請書などからOCR機能で情報を自動的に読み取り、そのデータを用いてGoogle Workspaceの新規ユーザーを作成します。
この連携により、手作業によるアカウント発行の手間と入力ミスをなくし、新入社員のオンボーディングプロセスを迅速化できます。
この自動化は、書類から特定のテキスト情報を抽出して後続のアプリに連携する処理を含むため、定型的な書類の処理に特に効果的です。
■概要Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、手作業でGoogle Workspaceに新規ユーザー情報を入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Google Workspace
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBoxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定
- OCRの設定
- Google Workspaceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、手作業でGoogle Workspaceに新規ユーザー情報を入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
【注意事項】
- Google Workspaceは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。
フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 - 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
ステップ1：BoxとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下のナビ内では、Google スプレッドシートの連携方法を解説しています。
Google Workspaceも同じ手順で連携できるので、ナビを参照して連携してください。
【Boxのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、手作業でGoogle Workspaceに新規ユーザー情報を入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
- Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
- 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
- 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
- Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「WebhookURLを登録」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
成功の表示を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Boxの画面に移ってファイルをアップロードします。
今回は、以下のファイルをアップロードしました。
※なお、後続のGoogle Workspaceのオペレーションで使用するため、「姓・名・メールアドレス・生年月日」が記載されたファイルをアップロードしてください。
アップロードしたら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Boxのアクション設定
ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
ここでは、Boxのトリガー設定で取得した値を選択してください。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
無事にダウンロードされたことを確認できたら、次に進みましょう！
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定を行います。
以下の内容を確認し、赤枠部分の「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分をクリックし、読み取りたい文字数に応じて、設定を変更してください。
今回は、デフォルトの設定のままにします。
続いて、以下の項目を設定します。
「OCR画像」は、プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値に抽出された内容が反映されます。
「完了」を押して、次のステップへ進んでください。
ステップ6：Google Workspaceのアクション設定
いよいよ最後の設定です。赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「姓」・「名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「デフォルトのパスワード」は、直接入力します。
続いて、「ログイン時にパスワードを変更してもらう」をプルダウンから選択します。
※パスワードを仮のパスワードから変更したい場合は、「変更する」を選択しましょう！
「メインのメールアドレス」は、取得した値から選択しましょう。
他の項目を任意で設定したら、「テスト→完了」をクリックしてください。
※なお、Google Workspaceでユーザーを作成する際は、入力するメールアドレスのドメインが接続しているGoogle Workspaceの管理対象ドメインとして登録されている必要があります。
事前に、作成するユーザーのドメインがGoogle Workspaceに登録されていることを確認してください。
未登録の場合、「Domain not found.」などのエラーが発生することがあります。
最後に、Google Workspaceにユーザーを新規追加できたか確認しましょう！
確認できましたね。以上で、フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ7：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
BoxとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたBoxのファイル情報に基づくGoogle Workspaceへのデータ登録作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
特に、入社手続きにおけるアカウント発行のような定型業務を自動化すれば、担当者は単純作業から解放され、新入社員がスムーズに業務を開始できる環境を迅速に提供できるため、組織全体の生産性向上にも繋がりますし、担当者自身はより戦略的な人事業務やIT管理業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Boxのどのフォルダにアップロードしても自動で連携されますか？
A：
Boxのどのフォルダにアップロードしても自動で連携されますか？
A：連携の対象となるのは、設定時に「フォルダのコンテンツID」で指定した特定のフォルダのみです。
フォルダごとに処理を分けたい場合は、フォルダごとに個別のフローを作成するか、分岐機能を使って条件を設定してください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：途中でエラーが起きたらフローはどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
