Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する

■概要

Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、手作業でGoogle Workspaceに新規ユーザー情報を入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか？
特に、ファイル数が多い場合や、迅速なユーザー追加が求められる際には、大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理とGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納された書類から情報を読み取り、Google Workspaceでユーザーを手動で追加している方
• 手作業による情報入力で、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーに課題を感じている方
• 定型的なユーザー追加業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle Workspaceへのユーザー追加までの一連の作業を自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新規ユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxで「フォルダにファイルがアップロードされたら」トリガーを設定する際に、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際に、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定してください。
• Google Workspaceで「新規ユーザーを追加」アクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトパスワード、初回ログイン時にパスワード変更を要求するかどうかなどの項目を任意で設定してください。

■注意事項

• BoxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Workspace、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。