Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルのファイル名を変更した際に、チームへの共有漏れや通知の手間が発生していませんか？特にMastodonを利用してリアルタイムな情報共有を行っている場合、手動での投稿は面倒な作業であり、更新情報の伝達が遅れる原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxでファイル名が変更されると、自動でMastodonへStatusを作成するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新情報をMastodonでリアルタイムに共有しているチームの担当者の方
- ファイル管理の変更履歴に関する通知業務を効率化したいと考えている方
- MastodonとBoxを連携させ、手作業による情報伝達の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイル名が変更されると自動でMastodonに投稿されるため、手作業での通知作成や投稿にかかる時間を削減できます。
- 手動での投稿作業が不要になることで、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイル名が変更されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、ファイル名が変更された情報を投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mastodonで作成するStatusの内容は、トリガーで取得したBoxのファイル情報（ファイル名、IDなど）や、任意の固定テキストを組み合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
「Boxに新しいファイルをアップロードしたり、ファイル名を変更したりするたびに、Mastodonでチームに共有している…」
「この手作業での通知、地味に時間がかかるし、たまに忘れてしまうこともある…」
このように、クラウドストレージとSNS間の情報連携を手作業で行うことに、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
日々の業務でBoxとMastodonを利用している方にとって、この繰り返し作業は無視できない負担になっているかもしれません。
もし、Boxでのファイル操作をきっかけに、関連情報を自動でMastodonに投稿する仕組みがあれば、こうした日々の細かな悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとMastodonを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルのファイル名を変更した際に、チームへの共有漏れや通知の手間が発生していませんか？特にMastodonを利用してリアルタイムな情報共有を行っている場合、手動での投稿は面倒な作業であり、更新情報の伝達が遅れる原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxでファイル名が変更されると、自動でMastodonへStatusを作成するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新情報をMastodonでリアルタイムに共有しているチームの担当者の方
- ファイル管理の変更履歴に関する通知業務を効率化したいと考えている方
- MastodonとBoxを連携させ、手作業による情報伝達の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイル名が変更されると自動でMastodonに投稿されるため、手作業での通知作成や投稿にかかる時間を削減できます。
- 手動での投稿作業が不要になることで、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイル名が変更されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、ファイル名が変更された情報を投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mastodonで作成するStatusの内容は、トリガーで取得したBoxのファイル情報（ファイル名、IDなど）や、任意の固定テキストを組み合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとMastodonを連携してできること
BoxとMastodonのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル更新情報の共有作業を自動化できます。
この連携により、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にすることが可能になるでしょう。
ここでは、Yoomを使って実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
Box上のファイル名が変更された際に、手動でMastodonに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴いますよね。
このテンプレートを利用すれば、Boxでファイル名が変更されたことをトリガーに、変更内容を自動でMastodonに投稿できるため、素早く最新のファイル情報を把握でき、認識の齟齬を防ぎます。
Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルのファイル名を変更した際に、チームへの共有漏れや通知の手間が発生していませんか？特にMastodonを利用してリアルタイムな情報共有を行っている場合、手動での投稿は面倒な作業であり、更新情報の伝達が遅れる原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxでファイル名が変更されると、自動でMastodonへStatusを作成するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新情報をMastodonでリアルタイムに共有しているチームの担当者の方
- ファイル管理の変更履歴に関する通知業務を効率化したいと考えている方
- MastodonとBoxを連携させ、手作業による情報伝達の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイル名が変更されると自動でMastodonに投稿されるため、手作業での通知作成や投稿にかかる時間を削減できます。
- 手動での投稿作業が不要になることで、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイル名が変更されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、ファイル名が変更された情報を投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mastodonで作成するStatusの内容は、トリガーで取得したBoxのファイル情報（ファイル名、IDなど）や、任意の固定テキストを組み合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、MastodonでStatusを作成する
特定のフォルダに重要なファイルがアップロードされた際、その都度関係者に通知するのは重要な作業ですが、忘れがちな業務の一つです。
この連携を活用することで、特定のフォルダへのファイルアップロードを検知し、そのファイル情報をMastodonに自動で投稿することが可能になります。
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした重要なファイルを、手作業でMastodonに投稿し、共有漏れや手間に課題を感じていませんか？
このワークフローを活用することで、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMastodonにStatus（投稿）を作成し、情報共有のプロセスを効率化します。MastodonとBoxを連携させ、手作業による通知の手間や共有漏れのリスクを軽減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMastodonを活用し、コミュニティやチームへの情報共有を頻繁に行う広報やマーケティング担当者の方
- MastodonとBoxを連携させ、ファイルの更新情報をリアルタイムで自動通知したいと考えている方
- 手動での情報共有プロセスに非効率を感じており、自動化による業務改善を目指している全てのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでMastodonへの投稿が完了するため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での投稿作業が不要になるため、重要なファイルの共有漏れや投稿内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携する
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下で後続のアクションを実行するように設定する
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、任意の投稿内容を自動で作成する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のファイル名やファイル形式など、後続のアクションを実行させたい任意の条件を設定してください
- Mastodonへの投稿内容は、Boxから取得したファイル名やURLといった動的な情報を含めたり、任意のテキストを組み合わせたりして設定してください
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとMastodonの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとMastodonを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMastodonの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Mastodon
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとMastodonをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびMastodonのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルのファイル名を変更した際に、チームへの共有漏れや通知の手間が発生していませんか？特にMastodonを利用してリアルタイムな情報共有を行っている場合、手動での投稿は面倒な作業であり、更新情報の伝達が遅れる原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxでファイル名が変更されると、自動でMastodonへStatusを作成するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新情報をMastodonでリアルタイムに共有しているチームの担当者の方
- ファイル管理の変更履歴に関する通知業務を効率化したいと考えている方
- MastodonとBoxを連携させ、手作業による情報伝達の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイル名が変更されると自動でMastodonに投稿されるため、手作業での通知作成や投稿にかかる時間を削減できます。
- 手動での投稿作業が不要になることで、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイル名が変更されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、ファイル名が変更された情報を投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mastodonで作成するStatusの内容は、トリガーで取得したBoxのファイル情報（ファイル名、IDなど）や、任意の固定テキストを組み合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとMastodonをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
以下の手順をご参照ください。
Mastodonの連携
検索欄にMastodonと記入して、出てきたアイコンをクリック。
ドメインをMastodon上で確認して、空欄に記入したら「追加」ボタンを押します。
Yoomの画面に戻り、以下の表示が確認できたら、全てのアプリ連携は終了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Boxで管理しているファイルのファイル名を変更した際に、チームへの共有漏れや通知の手間が発生していませんか？特にMastodonを利用してリアルタイムな情報共有を行っている場合、手動での投稿は面倒な作業であり、更新情報の伝達が遅れる原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxでファイル名が変更されると、自動でMastodonへStatusを作成するため、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル更新情報をMastodonでリアルタイムに共有しているチームの担当者の方
- ファイル管理の変更履歴に関する通知業務を効率化したいと考えている方
- MastodonとBoxを連携させ、手作業による情報伝達の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxでファイル名が変更されると自動でMastodonに投稿されるため、手作業での通知作成や投稿にかかる時間を削減できます。
- 手動での投稿作業が不要になることで、通知内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイル名が変更されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、ファイル名が変更された情報を投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mastodonで作成するStatusの内容は、トリガーで取得したBoxのファイル情報（ファイル名、IDなど）や、任意の固定テキストを組み合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
トリガーとなるアプリ設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイル名が変更されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次の設定に移る前に、実際にBox上でファイル名を変更しましょう。
今回は下記「Yoom Test」のファイル名を変更しました！
Boxの準備が出来たら、Yoomの設定画面に戻ります！
ファイルをアップロードしたフォルダのコンテンツIDを手動で設定したら、「テスト」ボタンを押しましょう。
なお、このテストは、BoxのAPIを使って「フォルダの追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
※この時に指定するフォルダは、まだYoomと連携していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複するため、連携エラーの原因となります。
使用済みのフォルダを連携したい場合は、下記リンクをご確認ください。
下記のようにテスト成功と表示されたらOKです。
確認したら、「次へ」をクリックします。
次のページに切り替わったら、また「テスト」ボタンをクリックします。
成功の表示が出たら、取得した値にデータが反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押しましょう！
ステップ4：Mastodonでステータスを作成する
Boxから取得した値を利用して、Mastodonでステータスを作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう。
Mastodonと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
ステータスを設定しましょう！
ここでは、先ほど取得した値を活用して設定が可能です。
お好みで固定値であるテキストと、取得した値の変動値を使ってカスタマイズしてください。
※取得した値を活用せず設定を行うと、毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です！
その他の設定は、任意で入力してください。
全ての設定が済んだら「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功しました！
Mastodonを確認してみましょう。
ステータスが作成されていれば完了です！
最後にYoom画面に戻って、「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
BoxやMastodonを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやMastodonのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Boxを使った便利な自動化例
Boxの活用を最大化するために、ファイルアップロードをトリガーにさまざまなアクションを自動化できます。
例えば、BoxにファイルがアップロードされたらOutlookで通知メールを送信したり、毎月月初にBoxで自動的にフォルダを作成することが可能です。
これにより、手動で行っていた作業を効率化し、作業時間を短縮できるでしょう。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされた際、関係者への共有や通知に手間を感じていませんか？手動でのメール作成や送信は、対応漏れや時間のロスに繋がりがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードを検知し、自動でOutlookから指定の宛先にメールを送信する仕組みを構築できるため、重要なファイルの共有を迅速かつ確実に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル共有のプロセスを効率化したいと考えている方
- ファイルがアップロードされるたびにOutlookで手動通知を行っており、手間を感じている方
- チームや部署内での情報共有のスピードと正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロード後に自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知の送信漏れや宛先間違いといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定することが可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの件名や本文にファイル名など、前のステップで取得した情報を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Mastodonを使った便利な自動化例
Mastodonと複数のツールを連携させることで、情報の共有が効率的に行えます。
例えば、Redditでのユーザーの投稿やTelegramで受け取ったメッセージを基に、Mastodonにステータスを自動作成することが可能です。
また、Google スプレッドシートの更新やGmailの受信メールもトリガーにして、情報が漏れることなく共有できるようになるため、作業効率が向上するでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、MastodonでStatusを更新する
試してみる
■概要
Mastodonでの情報発信において、投稿内容をGoogle スプレッドシートで管理しつつも、手作業での投稿に手間を感じていませんか。手動でのコピー＆ペーストは、投稿ミスや漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、MastodonのAPIの知識がなくても、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、MastodonのStatusを自動更新できる仕組みを構築し、日々の投稿業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報を、Mastodonへ手動で投稿している方
- Mastodon APIを利用した情報発信の自動化に、関心があるマーケティング担当者の方
- 定型的な投稿業務のミスをなくし、より効率的な運用を目指すコミュニティ運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新だけでMastodonへの投稿が完了するため、手作業による投稿の手間や時間を短縮することができます。
- コピー＆ペーストによる転記ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報発信を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonを選択し、「Update Status」アクションを設定して、スプレッドシートから取得した情報を投稿内容として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知したい特定の列などを任意で指定してください。
- Mastodonに投稿する内容は、スプレッドシートの更新された行から取得した値を動的に設定するだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Redditで特定のユーザーが投稿したら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Redditの気になるユーザーの投稿を、リアルタイムでMastodonのフォロワーと共有したいと思ったことはありませんか？手動でのコピー＆ペーストによる投稿は時間がかかるだけでなく、投稿の遅れや見逃しにも繋がりがちです。このワークフローは、特定のユーザーがRedditに投稿したタイミングを検知し、自動的にMastodonへStatusを作成することで、MastodonとReddit間のスムーズな情報連携を実現し、情報共有の効率化と手間のかかる作業からの解放を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 特定のRedditユーザーの情報を追い、Mastodonで共有している方
- MastodonとRedditを活用し、情報発信の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業での情報転記に手間を感じており、自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Redditの特定ユーザーの投稿を自動で検知してMastodonに投稿するため、効率的な情報共有が可能になり、手作業の時間を削減できます。
- 手動での確認作業が不要になることで、投稿の見逃しや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、RedditとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでRedditを選択し、「特定のユーザーが投稿したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、トリガーで取得した投稿内容などを連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Redditのトリガー設定では、投稿を監視したい特定のユーザー名を任意で設定してください。
- MastodonでStatusを作成するアクションでは、投稿するテキスト内容に固定の文言を入れたり、Redditの投稿から取得したタイトルやURLなどの情報を変数として組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
GitHubでリリースノートが作成されたら、MastodonにStatusを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいリリースノートを作成するたびに、その内容をコピーしてMastodonに手動で投稿していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、投稿の遅れや内容の間違いを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、GitHubでのリリースノート作成をきっかけに、Mastodonへ自動でStatusを作成することが可能です。MastodonとGitHubの連携を自動化し、スムーズかつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubでのリリース情報をMastodonでスムーズに共有したいと考えている開発者や広報担当の方
- MastodonとGitHub間の情報連携を手作業で行っており、工数を削減したいと考えている方
- 開発コミュニティやユーザーへの情報発信を自動化し、エンゲージメントを高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのリリースノート作成と同時にMastodonへの投稿が完了するため、手動での投稿作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定して、リリースのイベントを検知するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、リリースノートの公開状況など特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、トリガーで受け取ったリリースノートの内容が投稿されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、GitHubのトリガーアクションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Mastodonに投稿するStatusの内容は、自由にカスタマイズが可能です。
- GitHubのWebhookから受け取ったリリースノートのタイトルや本文、URLといった情報を、変数としてMastodonの投稿内容に設定できます。
- 固定のハッシュタグや、定型文を投稿内容に加えて設定することもできます。
■注意事項
- GitHub、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
- GitHubのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Telegramで特定のメッセージを受け取ったら、MastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Telegramで受け取った重要なメッセージや通知を、手動でMastodonに投稿する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Telegramでのメッセージ受信をきっかけに、Mastodonへの投稿（Statusの作成）を自動化するものです。
情報発信のプロセスを効率化し、コミュニティ運営や情報共有におけるタイムラグや投稿漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TelegramとMastodonを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- コミュニティ運営などで、Telegramからの通知をMastodonへ自動投稿したい方
- 複数のSNSやツール間の情報転記作業を自動化し、手作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Telegramでメッセージを受信するたびに自動でMastodonへ投稿されるため、これまで手作業で行っていた投稿業務の時間を削減できます。
- 手動での対応による投稿漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TelegramとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTelegramを選択し、「ボットがメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメッセージのみを後続の処理に進めるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを設定し、トリガーで受け取ったメッセージ内容などを投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、メッセージに特定のキーワードが含まれる場合のみMastodonに投稿するなど、任意の条件を設定してください。
- Mastodonへの投稿内容は、Telegramで受信したメッセージ本文をそのまま活用するだけでなく、任意のテキストやハッシュタグを追加するなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Telegram、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailでメールを受信したら、AIで要約しMastodonでStatusを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定の情報を、手動でコピーしてMastodonへ投稿する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約し、Mastodonへ投稿する一連の流れを自動化できます。 MastodonとGmailを連携させることで、情報共有のプロセスを効率化し、投稿漏れや遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで得た情報を手作業でMastodonに投稿しており、手間を感じている方
- 特定のメール内容をコミュニティやフォロワーへ迅速に共有したいと考えている方
- MastodonとGmailを連携させ、情報収集から発信までのフローを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailのチェックからMastodonへの投稿までが自動化されるため、手作業による情報共有の時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
- 手動での転記ミスや投稿の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、AIによる要約で投稿内容の品質を安定させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMastodonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、受信したメール本文を対象に要約処理を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMastodonの「Create Status」アクションを選択し、AIが要約したテキストを投稿内容として設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」では、要約の対象とするテキストをGmailの受信内容から指定し、文字数などの要約条件も任意で設定してください。
- Mastodonへの投稿内容は、前のステップでAIが要約したテキストを設定するだけでなく、固定のハッシュタグを追加するなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、MastodonのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
BoxとMastodonの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル更新情報の通知作業をなくし、情報共有の漏れや遅れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、チームメンバーは最新の情報を素早く共有できるため、業務の透明性が高まり、よりスムーズな連携が実現します。
単純な通知作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイル名変更やアップロード以外の操作もきっかけにできますか？
A：はい、できます！
ファイル名変更やアップロードの他にコメントオブジェクトの作成、編集をトリガーアクションとして選択することができます。
任意のイベントを指定して設定も可能です。
詳しくは、こちらからご確認ください！
Q：特定のファイルやフォルダのみを通知対象にできますか？
A：はい、できます！
分岐条件を作成することで、特定のファイル名や拡張子などの様々な条件で絞り込みが可能です。
ただし、分岐条件を作成できる「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
