.avif)
・
「Boxに新しいファイルをアップロードしたり、ファイル名を変更したりするたびに、Mastodonでチームに共有している…」
「この手作業での通知、地味に時間がかかるし、たまに忘れてしまうこともある…」
このように、クラウドストレージとSNS間の情報連携を手作業で行うことに、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
日々の業務でBoxとMastodonを利用している方にとって、この繰り返し作業は無視できない負担になっているかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Boxでのファイル操作をきっかけに、関連情報を自動でMastodonに投稿する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMastodonを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとMastodonのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル更新情報の共有作業を自動化できます。
この連携により、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にすることが可能になるでしょう。
ここでは、Yoomを使って実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Box上のファイル名が変更された際に、手動でMastodonに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴いますよね。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">Boxでファイル名が変更されたことをトリガーに、変更内容を自動でMastodonに投稿できる</span>ため、素早く最新のファイル情報を把握でき、認識の齟齬を防ぎます。
特定のフォルダに重要なファイルがアップロードされた際、その都度関係者に通知するのは重要な作業ですが、忘れがちな業務の一つです。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">特定のフォルダへのファイルアップロードを検知し、そのファイル情報をMastodonに自動で投稿する</span>ことが可能になります。
それでは、さっそく実際にBoxとMastodonを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMastodonの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxでファイル名が変更されたら、MastodonでStatusを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
以下の手順をご参照ください。
Mastodonの連携
検索欄にMastodonと記入して、出てきたアイコンをクリック。
ドメインをMastodon上で確認して、空欄に記入したら「追加」ボタンを押します。
Yoomの画面に戻り、以下の表示が確認できたら、全てのアプリ連携は終了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガーとなるアプリ設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイル名が変更されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次の設定に移る前に、実際にBox上でファイル名を変更しましょう。
今回は下記「Yoom Test」のファイル名を変更しました！
Boxの準備が出来たら、Yoomの設定画面に戻ります！
ファイルをアップロードしたフォルダのコンテンツIDを手動で設定したら、「テスト」ボタンを押しましょう。
なお、このテストは、BoxのAPIを使って「フォルダの追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
※この時に指定するフォルダは、まだYoomと連携していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複するため、連携エラーの原因となります。
使用済みのフォルダを連携したい場合は、下記リンクをご確認ください。
下記のようにテスト成功と表示されたらOKです。
確認したら、「次へ」をクリックします。
次のページに切り替わったら、また「テスト」ボタンをクリックします。
成功の表示が出たら、取得した値にデータが反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押しましょう！
Boxから取得した値を利用して、Mastodonでステータスを作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう。
Mastodonと連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
ステータスを設定しましょう！
ここでは、先ほど取得した値を活用して設定が可能です。
お好みで固定値であるテキストと、取得した値の変動値を使ってカスタマイズしてください。
※取得した値を活用せず設定を行うと、毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です！
その他の設定は、任意で入力してください。
全ての設定が済んだら「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功しました！
Mastodonを確認してみましょう。
ステータスが作成されていれば完了です！
最後にYoom画面に戻って、「保存する」をクリックしておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやMastodonのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Boxの活用を最大化するために、ファイルアップロードをトリガーにさまざまなアクションを自動化できます。
例えば、BoxにファイルがアップロードされたらOutlookで通知メールを送信したり、毎月月初にBoxで自動的にフォルダを作成することが可能です。
これにより、手動で行っていた作業を効率化し、作業時間を短縮できるでしょう。
Mastodonと複数のツールを連携させることで、情報の共有が効率的に行えます。
例えば、Redditでのユーザーの投稿やTelegramで受け取ったメッセージを基に、Mastodonにステータスを自動作成することが可能です。
また、Google スプレッドシートの更新やGmailの受信メールもトリガーにして、情報が漏れることなく共有できるようになるため、作業効率が向上するでしょう。
BoxとMastodonの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル更新情報の通知作業をなくし、情報共有の漏れや遅れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、チームメンバーは最新の情報を素早く共有できるため、業務の透明性が高まり、よりスムーズな連携が実現します。
単純な通知作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイル名変更やアップロード以外の操作もきっかけにできますか？
A：はい、できます！
ファイル名変更やアップロードの他にコメントオブジェクトの作成、編集をトリガーアクションとして選択することができます。
任意のイベントを指定して設定も可能です。
詳しくは、こちらからご確認ください！
Q：特定のファイルやフォルダのみを通知対象にできますか？
A：はい、できます！
分岐条件を作成することで、特定のファイル名や拡張子などの様々な条件で絞り込みが可能です。
ただし、分岐条件を作成できる「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
.webp)
.webp)
