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【簡単設定】BoxのファイルをセキュアSAMBAに自動連携する方法
「Boxに追加したファイルをセキュアSAMBAにもアップロードしたい！」
「BoxとセキュアSAMBAの2つでファイルを管理するのは、抜け漏れや重複が不安…」
複数のオンラインストレージでファイルのバックアップをとりたい、同期したい、という時に毎回ダウンロードとアップロードを繰り返すのは手間がかかります。
ファイルが片方にしか保存されていなかったり、不要なファイルが登録されてしまう事態は避けたいですよね。
そんな時に役立つのが、BoxとセキュアSAMBAの自動連携です！
本記事では、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたら、自動でセキュアSAMBAにもアップロードして通知する仕組みについてご紹介します！
ノーコードツールのYoomを使えば、専門的な知識は不要。画面上の操作だけで自動化フローを作成できますよ。
手動の転送にかかっていた手間や抜け漏れを削減し、ファイル管理を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとセキュアSAMBAを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしてください！
- BoxとセキュアSAMBAを併用しており、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- BoxとセキュアSAMBAの連携を通じて、ファイル管理の効率化を目指している方
- ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに、セキュアSAMBAへ自動でコピーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルコピー作業が減ることで、アップロード漏れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 必要に応じて、ファイル名の変換オペレーションでファイル名を変更します。
- オペレーションでセキュアSAMBAを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、メッセージを送るチャネルや通知の本文を自由にカスタマイズ可能です。
- Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Box、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxとセキュアSAMBAの連携フローを作ってみよう
それでは早速、BoxとセキュアSAMBAを連携したフローを作成していきます！
今回使用するテンプレートは「Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動でセキュアSAMBAにもアップロードして、Microsoft Teamsに通知する」という業務フローを自動化するものとなっています。
Yoomを使用してBoxとセキュアSAMBAの連携を進めていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／セキュアSAMBA／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて以下の手順で作成します。
- 使用するアプリのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーと各アクションの設定
- フローの起動と動作確認
- BoxとセキュアSAMBAを併用しており、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- BoxとセキュアSAMBAの連携を通じて、ファイル管理の効率化を目指している方
- ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに、セキュアSAMBAへ自動でコピーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルコピー作業が減ることで、アップロード漏れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 必要に応じて、ファイル名の変換オペレーションでファイル名を変更します。
- オペレーションでセキュアSAMBAを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、メッセージを送るチャネルや通知の本文を自由にカスタマイズ可能です。
- Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Box、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：使用するアプリと連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
左側のメニューから「マイアプリ」を開き、「新規接続」をクリック。
検索バーで連携するアプリ（まずはBox）を検索して選択。
Boxの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！
マイアプリの一覧にBoxのアイコンが表示されていれば連携は完了です！
次は、セキュアSAMBAを検索して、マイアプリ連携を進めていきましょう。
- セキュアSAMBAは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているセキュアSAMBAも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会に様々な機能を体験してみてください！
セキュアSAMBAの連携では、アカウント名とAPIキーを設定します。
「アカウント名」は連携するアカウントが判別しやすいような名前にするとよいでしょう。
「APIキー」にはセキュアSAMBA上から取得したAPIキーを設定します。
- セキュアSAMBAにログイン→「管理画面」の「APIキー」をクリック→「APIキー発行」をクリック→必要な項目を入力して「発行」をクリック→発行される「APIキー」を取得。
- APIキーは一度しか表示されないため、安全な場所に保存しておくことをおすすめします。
- API連携の利用にはAPIの利用申し込みが必要です。kubellストレージにてお申し込みください。
それぞれの項目を設定したら「追加」をクリック。
マイアプリの一覧にセキュアSAMBAのアイコンが表示されていれば連携は完了です！
最後にMicrosoft Teamsを検索して、マイアプリ連携を進めていきます。
Microsoft Teamsの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsの連携も完了したら、次のステップに進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、今回使用するYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
- BoxとセキュアSAMBAを併用しており、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- BoxとセキュアSAMBAの連携を通じて、ファイル管理の効率化を目指している方
- ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに、セキュアSAMBAへ自動でコピーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルコピー作業が減ることで、アップロード漏れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 必要に応じて、ファイル名の変換オペレーションでファイル名を変更します。
- オペレーションでセキュアSAMBAを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAにファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、メッセージを送るチャネルや通知の本文を自由にカスタマイズ可能です。
- Box、セキュアSAMBA、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Box、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
※コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
ステップ3：トリガーを設定する
それでは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたらフローが起動するようにトリガーを設定していきましょう！
1. フローの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
2. タイトルは分かりやすい名前に変更可能です。
3. 連携アカウントにステップ1で連携したアカウントが設定されていることを確認。
4. 「次へ」をクリック。
5. ファイルのアップロードを検知したいフォルダのコンテンツIDを設定。
コンテンツIDはBoxのURL（XXX.app.box.com/folder/コンテンツID）から取得可能です。
6. 「WebhookURLを登録」をクリック。
7. テストに成功したら、「次へ」をクリック。
8. Webhookが正しく動作するかをテストしましょう。
Boxの指定したフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
9. Yoomに戻り「テスト」をクリック。
10. テストに成功すると、「取得した値」にファイル名やコンテンツIDなどが追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
ヘルプページ：取得した値について／取得した値のテスト値について
11. 「完了」をクリック。フローの設定画面に戻ります。
ステップ4：ファイルをダウンロードする
ファイルが追加されていれば次の処理に移ります。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
1. フローの「ファイルをダウンロードする」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. トリガーで取得したコンテンツIDがデフォルトで設定されています。
削除した場合には、入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブのトリガーメニューから「ファイルID/フォルダID」を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
4. 「テスト」をクリック。
5. テストに成功すると、「取得した値」にダウンロードされたファイルが追加されます。
※ダウンロードファイルは「Untitled.拡張子」で固定となりますが、次のアクションで名称を変更していきます。
6. 「完了」をクリック。
ステップ5：ファイル名を抽出する
ファイル名を整えるために、添付ファイルからファイル名だけを抽出します。
1. フローの「テキスト抽出」をクリック。
2. 対象テキストには添付ファイル情報から「ファイル名/フォルダ名」を設定。
※デフォルトで設定されています。削除した場合は「取得した値」タブから選択し直してください。
3. 抽出したい項目には「ファイル名」を設定。
4. 指示内容には「ファイル名の拡張子は削除して抽出してください。」などの拡張子以外を抽出する指示があればOKです。
5. AIモデルは消費タスク数の少ないモデルを選択。
6. 「テスト」をクリック。
7. テストに成功すると抽出したファイル名が取得されます。
8. 「完了」をクリック。
ステップ6：ファイル名を変換する
抽出したファイル名を使って、「Untitled.pdf」を元のファイル名に変換していきます。
1. フローの「ファイル名の変換」をクリック。
2. ダウンロードしたファイルが、抽出したファイル名で変換されるように設定。
3. 「テスト」をクリック。
4. テストに成功すると、指定したファイル名で変換されたファイルが取得されます。
5. 「完了」をクリック。
ステップ7：セキュアSAMBAにアップロードする
それでは、ダウンロードしたファイルをセキュアSAMBAのどのフォルダにアップロードするかを指定します。
1. フローの「ファイルをアップロード」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. ファイルをアップロードするフォルダのIDを設定。
フォルダIDはURL（/shared-folders/フォルダID）から取得できます。
4. ファイルの添付方法とアップロードするファイルは、「取得した値」の「ファイル名変換後のファイル」になるように設定。
5. 設定が完了したら「テスト」をクリック。
※実際に指定したフォルダに添付ファイルがアップロードされます。
6. テストに成功したら、セキュアSAMBAの指定フォルダを確認しましょう。
7. 期待通りにファイルがアップロードされていれば「完了」をクリック。
ステップ8：Microsoft Teamsに通知する
最後に、BoxとセキュアSAMBAにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知しましょう。
1. フローの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. 通知先となるチームIDとチャネルIDを設定。
入力欄をクリックすると連携アカウントに紐づくチーム（チャネル）が表示されるので、対象となるチーム（チャネル）を選択してください。
4. 動的な値と固定テキストを組み合わせて、通知する「メッセージ内容」を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるメニューから取得したファイル情報などを挿入できます。
※動的な値を使用せずに固定テキストだけで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じメッセージが送信されてしまうためご注意ください。
5. その他、メンション情報などを任意で設定できます。
6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
Microsoft Teamsの指定チャネルにメッセージが投稿されます。
7. テストに成功したら、指定したチャネルを確認しましょう。
8. 期待通りにメッセージが投稿されていれば「完了」をクリック。
ステップ9：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速、フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
これで、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたら、セキュアSAMBAにも自動でアップロードされ、Microsoft Teamsに通知されるようになりました！
まとめ
いかがでしたか？
本記事では、BoxとセキュアSAMBAを自動で連携する方法をご紹介しました。
2つのストレージ間でのアップロード作業を自動化することで、ファイル転送の手間を削減し、抜け漏れや重複といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
フォルダが整理された状態であれば、ファイル管理業務に時間を割かれることもなくなり、必要なファイルの検索も楽になりますよ。
今回ご紹介したYoomのテンプレートを使えば、簡単な設定だけで自動化フローを導入可能です。「ファイル管理を効率化したい！」とお考えの方は、ぜひYoomのアカウントを登録してBoxとセキュアSAMBAの連携をお試しください！
よくあるご質問
Q：セキュアSAMBAに同名のファイルが存在していた場合はどうなりますか？
A：
「契約書.pdf」などの同じファイル名の添付ファイルを重複受信した場合、エラーが発生して処理が停止されます。上書き保存されることはありません。
エラーが発生すると、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
ヘルプページ：エラー時の対応方法について
Q：Boxでファイルが削除された場合はどうなりますか？
A：
運用中にBox側の元ファイルが削除されても、セキュアSAMBA側のファイルは削除されません。Boxでのファイル削除にセキュアSAMBAからもファイルを削除したい場合は、下図のようなフローを使用してください。
Q：Microsoft Teamsへの通知で特定の担当者にメンションを飛ばせますか？
A：
「メッセージ」の設定で「<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at>」と記載してください。
※{メンションID}と{メンションの表示テキスト}には任意の値を入れます。
その上で、「メンション情報」の設定で「メンションID」と「メンションの表示テキスト」を設定することで、メッセージにその内容が反映されます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
