とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとGmailを連携してページ作成を素早く共有するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Confluenceでページを作成するたびに、関係者にGmailで通知するのは大変！」
「Confluenceの情報を転記するのは手間がかかるし、入力ミスも起きやすい…」
このように、ConfluenceとGmailを連携させる際の手作業に、非効率やストレスを感じていませんか？
もし、Confluenceでページが作成されたら、その内容をGmailで自動通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、情報共有のスピードと正確性を高めることで、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
ConfluenceとGmailを連携する手段として考えられる方法
Confluence内でアプリ設定を行うことで、メールツールとの連携が実現します。
簡単でシンプルな連携となり導入しやすいとは思いますが、実際の業務はその他にも多種多様なビジネスツールを扱う上に、情報も複雑なものが多いため、連携したいデータをカスタムできるのが望ましいでしょう。
普段の業務に取り入れることを考えた時に、自由にカスタマイズできるノーコード自動化ツールYoomを候補に挙げるのもいいかもしれません。
ConfluenceとGmailを連携してできること
ConfluenceとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有や通知業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
Confluenceで新しいページが作成されたら、ページ情報を含む通知をGmailで指定した宛先に自動送信するシンプルなフローです。
手作業での通知の手間を排除し、共有漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
Confluenceで作成されたページをAIで要約して通知することも可能です。
単に更新を知らせるだけでなく、AIによる要約を含めることで、受信者はメールを開くだけでページ内容を素早く把握でき、Confluenceを開いて全文を読む手間を削減します。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに新しいナレッジや議事録が作成されるたびに、その内容を確認し、関係者にGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、AIが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで通知できます。手作業による情報共有の手間を省き、ConfluenceとGmailを連携させた迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
・Confluenceの更新内容を手作業で要約し、Gmailで通知している方
・チーム内の情報共有のスピードを向上させ、確認漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・ConfluenceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。a
ConfluenceとGmailの連携フローを作ってみよう
ここからは、ConfluenceとGmailを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※ 今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ConfluenceとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Confluenceのトリガーとアクション設定およびGmailの通知設定
- フロー稼働の準備
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ConfluenceとGmailのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するConfluenceとGmailのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Confluenceのマイアプリ登録
以下の解説をご参照ください。
Confluenceの登録が完了しました！
②Gmailのマイアプリ登録
以下の解説をご参照ください。
Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにすることがおすすめです。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ページ作成時により早くGmailで通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
参考：ポーリングトリガーの仕組みについて
- 「クラウドID」に、トリガーとして設定するクラウドのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるクラウドIDを選択してください。
- トリガーが正常に動作するか確かめるため、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
※ テスト用ページの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のページのID情報などが追加されます。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：Confluenceのページ情報を取得
トリガーアクションでは作成されたページの内容は取得できていないため、次のアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
- Confluenceの「ページを取得」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「クラウドID」にはトリガーアクションで設定したものと同じクラウドIDを候補から選択してください。
- 「コンテンツID」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したページのIDが設定されています。
項目を削除してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューの「ページID」を選択してください。
- その他の任意項目では、取得する情報の詳細を指定できます。
運用方法に合わせて設定してみてください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にページの本文などを含む情報が追加されます。
- テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：Gmailでメールを送信
それでは、取得したページ情報を含む通知をGmailで行いましょう。
- Gmailの「メールを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更し、連携アカウントを確認する。
- メール内容の「To」に宛先のメールアドレスを設定。
- 任意で「From」「CC」「BCC」「差出人の名前」を設定。
- 取得した値を用いて、「件名」と「本文」を設定していきます。
入力欄クリック時に表示されるメニューから、取得したページの各情報を選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名}}という形で追加されます。
これらの動的な値と固定テキストを組み合わせて、ページの作成を通知するメールを作りましょう。
- 設定を終えたら「次へ」をクリック。
- メールの送信内容を確認して、ページ下部の「テスト」をクリック。
設定した宛先に、実際にメールが送信されます。
- テストに成功したら、指定した宛先にメールが届いているかを確認しましょう。
- 期待通りにメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
※ Gmailに関するその他のヘルプ
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceに新規ページを作成し、その情報を含むメールがGmailから指定の宛先に自動で送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
GmailのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGmailからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールでのやり取りを起点に、Confluenceのナレッジを蓄積・整理する業務を自動化できます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
Gmailで特定のキーワード（議事録、週次報告など）を含むメールを受信したことをトリガーにして、そのメールの件名や本文を基にConfluenceに新しいページを自動で作成する連携です。
この連携により、重要なメールの内容をConfluenceに手動で転記する手間を省き、情報の集約とナレッジ化を自動で進めることができます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方
・ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
GmailでPDFなどのファイルを受信した際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その内容を基にConfluenceに新しいフォルダを自動で作成する連携です。
例えば、取引先から送られてきた請求書PDFの内容を読み取ってConfluenceにフォルダを作成する、といった活用が可能です。
ファイルの内容を手入力する作業をなくし、ドキュメント管理を効率化したいときに利用してみてください。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してConfluenceに手作業で情報を転記・整理する作業は、手間がかかりミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のGmailメール受信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、Confluenceにフォルダを自動作成できます。ConfluenceとGmail間の面倒な手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取ったファイルをConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・ConfluenceとGmailを連携させ、請求書などの書類管理業務を自動化したいと考えている経理や総務担当者の方
・情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のドキュメント管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ConfluenceやGmailを活用したその他の便利な自動化テンプレート
他にも、ConfluenceやGmailを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
Confluenceを活用した自動化テンプレート
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。
Gmailを活用した自動化テンプレート
Airtableなどのデータベースと連携することで、Gmailで受信した内容を自動登録できます。
これにより、メールを確認して転記する作業を自動化できるため、業務を効率化したいときにおすすめです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する」ワークフローは、メールとタスク管理をシームレスにつなぐ業務ワークフローです。Gmailで受け取った重要なメール情報を自動的にStreakにタスクとして登録することで、手動での入力作業を省き、業務の効率化を実現します。この連携により、情報の整理や追跡がスムーズになり、タスク管理がより簡単に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとStreakを日常的に活用しているビジネスパーソン
・メール内容を基にタスク管理を効率化したい方
・業務フローの自動化を通じて生産性を向上させたいチームリーダー
■注意事項
・Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
まとめ
ConfluenceとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたページ作成の通知や情報共有の手間を削減し、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報伝達の正確性とスピードを担保しながら、本来注力すべきナレッジの作成や整理といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Confluenceと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：複数人への通知や、動的な宛先設定は可能ですか？
Ａ：Gmailの「メールを送る」オペレーションで、「To」の項目に複数のアドレスを設定することで複数人への通知が可能です。
この時、カンマなどによる区切りは必要ありません。
また、取得した値に宛先となるメールアドレスが含まれている場合には、動的な宛先として設定することができます。
Q：特定のページのみ通知対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、条件に一致するページのみを通知できます。
これを活用することで、例えばタイトルに特定のキーワードが含まれるページだけを通知するフローを作成できます。
- 「分岐」の設定方法
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容を検索してみることをおすすめします。
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