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「Confluenceでページを作成するたびに、関係者にGmailで通知するのは大変！」
「Confluenceの情報を転記するのは手間がかかるし、入力ミスも起きやすい…」
このように、ConfluenceとGmailを連携させる際の手作業に、非効率やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されたら、その内容をGmailで自動通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、情報共有のスピードと正確性を高めることで、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
ConfluenceとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有や通知業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで新しいページが作成されたら、ページ情報を含む通知をGmailで指定した宛先に自動送信するシンプルなフローです。
手作業での<span class="mark-yellow">通知の手間を排除し、共有漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
Confluenceで作成されたページをAIで要約して通知することも可能です。
単に更新を知らせるだけでなく、AIによる要約を含めることで、<span class="mark-yellow">受信者はメールを開くだけでページ内容を素早く把握でき、Confluenceを開いて全文を読む手間を削減</span>します。
ここからは、ConfluenceとGmailを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※ 今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Gmail
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するConfluenceとGmailのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Confluenceのマイアプリ登録
② Gmailのマイアプリ登録
Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
トリガーアクションでは作成されたページの内容は取得できていないため、次のアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
それでは、取得したページ情報を含む通知をGmailで行いましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceに新規ページを作成し、その情報を含むメールがGmailから指定の宛先に自動で送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はConfluenceからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGmailからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールでのやり取りを起点に、Confluenceのナレッジを蓄積・整理する業務を自動化できます。
Gmailで特定のキーワード（議事録、週次報告など）を含むメールを受信したことをトリガーにして、そのメールの件名や本文を基にConfluenceに新しいページを自動で作成する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">重要なメールの内容をConfluenceに手動で転記する手間を省き、情報の集約とナレッジ化を自動で進める</span>ことができます。
GmailでPDFなどのファイルを受信した際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その内容を基にConfluenceに新しいフォルダを自動で作成する連携です。
例えば、取引先から送られてきた請求書PDFの内容を読み取ってConfluenceにフォルダを作成する、といった活用が可能です。
<span class="mark-yellow">ファイルの内容を手入力する作業をなくし、ドキュメント管理を効率化</span>したいときに利用してみてください。
他にも、ConfluenceやGmailを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Airtableなどのデータベースと連携することで、Gmailで受信した内容を自動登録できます。
これにより、メールを確認して転記する作業を自動化できるため、業務を効率化したいときにおすすめです。
ConfluenceとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたページ作成の通知や情報共有の手間を削減し、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報伝達の正確性とスピードを担保しながら、本来注力すべきナレッジの作成や整理といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数人への通知や、動的な宛先設定は可能ですか？
Ａ：Gmailの「メールを送る」オペレーションで、「To」の項目に複数のアドレスを設定することで複数人への通知が可能です。
この時、カンマなどによる区切りは必要ありません。
また、取得した値に宛先となるメールアドレスが含まれている場合には、動的な宛先として設定することができます。
Q：特定のページのみ通知対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、条件に一致するページのみを通知できます。
これを活用することで、例えばタイトルに特定のキーワードが含まれるページだけを通知するフローを作成できます。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容を検索してみることをおすすめします。
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