とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとGmailを連携してページ作成を素早く共有するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などをチームに共有する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へ自動的にGmailでの通知を行えます。
これにより情報共有のタイムラグや連絡漏れを防ぎ、チームの連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでページを作成した後、手作業でGmailなどで共有連絡をしている方
- 重要なドキュメントの更新を見逃さず、チーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動で通知が送られるため、共有連絡の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得する」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、通知の対象とするクラウドを指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などがカスタマイズ可能です。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLといった情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Confluenceでページを作成するたびに、関係者にGmailで通知するのは大変！」
「Confluenceの情報を転記するのは手間がかかるし、入力ミスも起きやすい…」
このように、ConfluenceとGmailを連携させる際の手作業に、非効率やストレスを感じていませんか？
もし、Confluenceでページが作成されたら、その内容をGmailで自動通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、情報共有のスピードと正確性を高めることで、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
ConfluenceとGmailを連携する手段として考えられる方法
Confluence内でアプリ設定を行うことで、メールツールとの連携が実現します。
簡単でシンプルな連携となり導入しやすいとは思いますが、実際の業務はその他にも多種多様なビジネスツールを扱う上に、情報も複雑なものが多いため、連携したいデータをカスタムできるのが望ましいでしょう。
普段の業務に取り入れることを考えた時に、自由にカスタマイズできるノーコード自動化ツールYoomを候補に挙げるのもいいかもしれません。
ConfluenceとGmailを連携してできること
ConfluenceとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有や通知業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
Confluenceで新しいページが作成されたら、ページ情報を含む通知をGmailで指定した宛先に自動送信するシンプルなフローです。
手作業での通知の手間を排除し、共有漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などをチームに共有する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へ自動的にGmailでの通知を行えます。
これにより情報共有のタイムラグや連絡漏れを防ぎ、チームの連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでページを作成した後、手作業でGmailなどで共有連絡をしている方
- 重要なドキュメントの更新を見逃さず、チーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動で通知が送られるため、共有連絡の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得する」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、通知の対象とするクラウドを指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などがカスタマイズ可能です。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLといった情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
Confluenceで作成されたページをAIで要約して通知することも可能です。
単に更新を知らせるだけでなく、AIによる要約を含めることで、受信者はメールを開くだけでページ内容を素早く把握でき、Confluenceを開いて全文を読む手間を削減します。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに新しいナレッジや議事録が作成されるたびに、その内容を確認し、関係者にGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、AIが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで通知できます。手作業による情報共有の手間を省き、ConfluenceとGmailを連携させた迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- Confluenceの更新内容を手作業で要約し、Gmailで通知している方
- チーム内の情報共有のスピードを向上させ、確認漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceにページが作成されるとAIが要約しGmailで自動通知するため、手作業での共有にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや、要点の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約」を設定し、取得したページ本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、AIが生成した要約を関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。
- 本文には、AIが生成した要約内容だけでなく、トリガーで取得したConfluenceのページタイトルやURLといった情報を含めることで、より分かりやすい通知メールを作成できます。
■注意事項
- ConfluenceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ConfluenceとGmailの連携フローを作ってみよう
ここからは、ConfluenceとGmailを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※ 今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ConfluenceとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Confluenceのトリガーとアクション設定およびGmailの通知設定
- フロー稼働の準備
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などをチームに共有する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へ自動的にGmailでの通知を行えます。
これにより情報共有のタイムラグや連絡漏れを防ぎ、チームの連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでページを作成した後、手作業でGmailなどで共有連絡をしている方
- 重要なドキュメントの更新を見逃さず、チーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動で通知が送られるため、共有連絡の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得する」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、通知の対象とするクラウドを指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などがカスタマイズ可能です。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLといった情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ConfluenceとGmailのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するConfluenceとGmailのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Confluenceのマイアプリ登録
以下の解説をご参照ください。
Confluenceの登録が完了しました！
②Gmailのマイアプリ登録
以下の解説をご参照ください。
Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などをチームに共有する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へ自動的にGmailでの通知を行えます。
これにより情報共有のタイムラグや連絡漏れを防ぎ、チームの連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでページを作成した後、手作業でGmailなどで共有連絡をしている方
- 重要なドキュメントの更新を見逃さず、チーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動で通知が送られるため、共有連絡の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得する」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含んだ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、通知の対象とするクラウドを指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などがカスタマイズ可能です。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLといった情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにすることがおすすめです。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ページ作成時により早くGmailで通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
参考：ポーリングトリガーの仕組みについて
- 「クラウドID」に、トリガーとして設定するクラウドのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるクラウドIDを選択してください。
- トリガーが正常に動作するか確かめるため、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
※ テスト用ページの例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のページのID情報などが追加されます。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：Confluenceのページ情報を取得
トリガーアクションでは作成されたページの内容は取得できていないため、次のアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
- Confluenceの「ページを取得」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「クラウドID」にはトリガーアクションで設定したものと同じクラウドIDを候補から選択してください。
- 「コンテンツID」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したページのIDが設定されています。
項目を削除してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューの「ページID」を選択してください。
- その他の任意項目では、取得する情報の詳細を指定できます。
運用方法に合わせて設定してみてください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にページの本文などを含む情報が追加されます。
- テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：Gmailでメールを送信
それでは、取得したページ情報を含む通知をGmailで行いましょう。
- Gmailの「メールを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更し、連携アカウントを確認する。
- メール内容の「To」に宛先のメールアドレスを設定。
- 任意で「From」「CC」「BCC」「差出人の名前」を設定。
- 取得した値を用いて、「件名」と「本文」を設定していきます。
入力欄クリック時に表示されるメニューから、取得したページの各情報を選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名}}という形で追加されます。
これらの動的な値と固定テキストを組み合わせて、ページの作成を通知するメールを作りましょう。
- 設定を終えたら「次へ」をクリック。
- メールの送信内容を確認して、ページ下部の「テスト」をクリック。
設定した宛先に、実際にメールが送信されます。
- テストに成功したら、指定した宛先にメールが届いているかを確認しましょう。
- 期待通りにメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
※ Gmailに関するその他のヘルプ
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceに新規ページを作成し、その情報を含むメールがGmailから指定の宛先に自動で送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
GmailのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGmailからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールでのやり取りを起点に、Confluenceのナレッジを蓄積・整理する業務を自動化できます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
Gmailで特定のキーワード（議事録、週次報告など）を含むメールを受信したことをトリガーにして、そのメールの件名や本文を基にConfluenceに新しいページを自動で作成する連携です。
この連携により、重要なメールの内容をConfluenceに手動で転記する手間を省き、情報の集約とナレッジ化を自動で進めることができます。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方
- ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください
■注意事項
- GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
GmailでPDFなどのファイルを受信した際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その内容を基にConfluenceに新しいフォルダを自動で作成する連携です。
例えば、取引先から送られてきた請求書PDFの内容を読み取ってConfluenceにフォルダを作成する、といった活用が可能です。
ファイルの内容を手入力する作業をなくし、ドキュメント管理を効率化したいときに利用してみてください。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してConfluenceに手作業で情報を転記・整理する作業は、手間がかかりミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のGmailメール受信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、Confluenceにフォルダを自動作成できます。ConfluenceとGmail間の面倒な手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルをConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- ConfluenceとGmailを連携させ、請求書などの書類管理業務を自動化したいと考えている経理や総務担当者の方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のドキュメント管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認しConfluenceに手動でフォルダを作成する時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスやフォルダ作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメールがフローボト起動のきっかけとなります。
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに任意の場所にフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレスなどを任意で設定してください。
- OCR機能の設定で、ファイルから抽出したい情報の範囲や項目を、実際の業務内容に合わせて指定します。
- Confluenceのオペレーション設定では、フォルダを作成するスペースや親ページ、フォルダ名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ConfluenceやGmailを活用したその他の便利な自動化テンプレート
他にも、ConfluenceやGmailを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
Confluenceを活用した自動化テンプレート
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、情報管理を手作業で行っている方
- ドキュメント作成後の転記作業が定型化しており、自動化で効率を上げたいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したページのタイトルやURLなどの情報を指定の列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に記録するかを自由にカスタマイズできます。Confluenceのトリガーから取得したページのタイトル、URL、作成者といった情報を変数として設定し、指定のシートに反映させることが可能です。
■注意事項
- Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページを、都度Slackで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
手作業での共有は、対応の遅れや連絡漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したページの情報を、Slackで迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れをなくし、情報共有の確実性を高めたいチームリーダーの方
- ConfluenceとSlack間の手動での連携作業に非効率を感じ、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を確実かつスピーディーにチームへ展開できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でConfluenceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、取得したページ情報をもとに任意のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定で、通知の対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
- Confluenceでページ情報を取得するアクションで、ドラフト状態のページを取得するかどうかや、特定のステータスのページのみを対象にするかなどを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、通知メッセージの内容（ページのタイトルやURLなど）を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- ConfluenceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
- 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
- オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
- AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
- AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
- Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
- Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。
■注意事項
- ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方
- Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方
- 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。
■注意事項
- GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方
- 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業による招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でConfluenceへ招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待メールの送り間違いや、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の基盤を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、検索したユーザーのメールアドレス宛に招待を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目とキーワードを任意で設定してください。
- Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待先のクラウドIDや、招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailを活用した自動化テンプレート
Airtableなどのデータベースと連携することで、Gmailで受信した内容を自動登録できます。
これにより、メールを確認して転記する作業を自動化できるため、業務を効率化したいときにおすすめです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや依頼メールの内容を、都度手作業でCRMツールのStreakに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を解析しStreakに自動でタスクを作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとStreakを用いて顧客管理をしており、手作業での情報入力に手間を感じている方
- メールからのタスク登録漏れや対応の遅れを防ぎ、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると自動でStreakにタスクが作成されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、フローの起動間隔を任意で指定できます。
- OCR機能の設定では、タスク化したい情報が含まれるテキスト（Gmailで受信した本文など）と、その中から抽出したい項目をそれぞれ指定できます。
- Streakでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するBoxのキー、タスクの詳細、期日、担当者のメールアドレスを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・Stripeで支払いが完了したら直ぐに顧客にサンクスメールを送信したい方
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールを通じてクーポンやキャンペーン情報などを提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済が簡単できるツールですが、支払いが行われるたびに手動でサンクスメールを送信するのは顧客対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって顧客は支払いが完了したことを直ぐに確認することができ安心感と満足度向上に繋がります。
■注意事項
・Stripe、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
ConfluenceとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたページ作成の通知や情報共有の手間を削減し、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報伝達の正確性とスピードを担保しながら、本来注力すべきナレッジの作成や整理といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Confluenceと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：複数人への通知や、動的な宛先設定は可能ですか？
Ａ：Gmailの「メールを送る」オペレーションで、「To」の項目に複数のアドレスを設定することで複数人への通知が可能です。
この時、カンマなどによる区切りは必要ありません。
また、取得した値に宛先となるメールアドレスが含まれている場合には、動的な宛先として設定することができます。
Q：特定のページのみ通知対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、条件に一致するページのみを通知できます。
これを活用することで、例えばタイトルに特定のキーワードが含まれるページだけを通知するフローを作成できます。
- 「分岐」の設定方法
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容を検索してみることをおすすめします。
