【簡単設定】ConfluenceのデータをGoogle Driveに自動的に連携する方法

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料を保管するためにGoogle Driveに毎回手動でフォルダを作成している…」
「プロジェクトの情報がConfluenceとGoogle Driveに散在していて、紐付けて管理するのが大変…」
このように、日々の業務でConfluenceとGoogle Driveを利用する中で、手作業でのデータ連携や情報管理に煩わしさを感じていませんか？

もし、Confluenceに新しいページが作成されたら、関連するフォルダがGoogle Driveに自動で生成される仕組みがあれば、情報の整理整頓にかかる時間を削減できるため、より重要な業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはConfluenceとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ConfluenceとGoogle Driveを連携してできること

ConfluenceとGoogle DriveのAPIを連携すれば、Confluenceでのアクションをきっかけに、Google Drive上でフォルダを作成するといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報管理の手間やミスを削減し、業務全体の生産性向上を図ることができます。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Confluenceで新しい議事録やプロジェクトページを作成するたびに、手動でGoogle Driveに対応するフォルダを作成する手間を省ける自動化です。

手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、情報の整理・保管の効率化に繋がります。

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Confluenceで作成されたページの中から、例えば「特定のプロジェクト名」が付いたページだけを対象にGoogle Driveのフォルダを自動作成できます。

これにより、必要な情報だけを対象にフォルダを自動作成できるため、より高度な情報管理を実現したいときにおすすめです。

Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
Confluenceで作成したドキュメントを、Google Driveに手動で整理する作業に手間を感じていませんか？関連資料を格納するためのフォルダを都度作成するのは、時間もかかり、抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Confluenceで特定のページが作成された際に、関連するフォルダをGoogle Driveへ自動で作成でき、ドキュメント管理の一貫性を保ちながら整理の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報整理に課題を感じている方
・プロジェクトごとにConfluenceで作成したページの関連ファイルをGoogle Driveで管理している方
・ドキュメント管理のルールを統一し、手作業による整理の手間をなくしたい方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ConfluenceとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にConfluenceとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• ConfluenceとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Confluenceのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：ConfluenceとGoogle Driveをマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Confluenceのマイアプリ登録

以下を確認の上、Confluenceのマイアプリ登録を進めてください。

Google Driveのマイアプリ登録

検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。

下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。

お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認できたら、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方

■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Confluenceのトリガー設定

まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。

「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにすることがおすすめです。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。

アクションを確認して、「次へ」をクリック。

画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのですが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
  

• クラウドID：入力欄を選択すると、候補が表示されるので対象のクラウドIDを選択してください。
  候補には、マイアプリ連携したアカウントで管理するクラウドが表示されます。
  

設定が完了したら、この後のテスト用にConfluenceにページを作成します。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！

Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！

※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。

最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Google Driveのフォルダ作成設定

次に、先ほど取得したConfluenceの情報を活用して、Google Driveにフォルダを作成する設定を行います。
まずは、画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリック。

タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。

API接続設定では、Google Driveへフォルダを作成する設定を行います。
以下を参考に、各項目を入力してください。

• フォルダ名：前のステップで取得したConfluenceの値を選択しましょう。
  今回は、ページタイトルをフォルダ名にしたいため下記のように設定しました。
  このように、取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が自動的に反映されます。
  内容を直接入力すると固定値になります。
  取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
  

• 作成先のフォルダID：候補から、Google Driveのフォルダ作成先を選択してください。
  上手く表示されない場合は、前のページに戻ってアカウント情報が正しいか確認してみてくださいね。
  

設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
※実際に指定したGoogle Drive先にフォルダが作成されます。

テストが成功したら、Google Driveにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定した場所に作成されていればOKです！

最後に、Yoom画面に戻り「保存」を押して進みましょう。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

Google DriveのデータをConfluenceに連携したい場合

今回はConfluenceからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

Google Driveに請求書や契約書などのファイルをアップロードするだけで、その内容をOCR機能で自動的に抽出し、Confluenceの新しいページに転記できます。

これにより、手作業での文字起こしや転記作業から解放され、書類のデジタル化と情報集約を同時に実現可能です。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

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■概要
Google Driveに保存した議事録や報告書などのファイル内容を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google DriveとConfluenceを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして登録します。これにより、情報共有のための手作業での転記プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとConfluenceを活用し、手作業で情報共有やドキュメント管理を行っている方
・定型的な転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
・OCR技術を利用して、画像やPDFファイルからのテキスト抽出と情報整理を自動化したい方

■注意事項
・Google DriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

Google Driveに「特定のファイル名」を持つファイルが格納されたときなど、条件に一致するファイルを対象に、OCRでテキストを抽出してConfluenceにページを作成できます。

特定の取引先からの請求書など、決まった種類の書類だけを自動でConfluenceに転記できるため、書類管理がより容易になるはずです。

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

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■概要
Google Driveに格納された請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でConfluenceに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとGoogle Driveの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Confluenceにページとして自動で記録するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したファイル内容を、手作業でConfluenceに転記している方
・Confluenceへの情報集約を効率化し、チームのナレッジ共有を活性化させたい方
・書類管理や情報共有のプロセスを自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ConfluenceやGoogle Driveを活用したその他の便利な自動化テンプレート

他にも、ConfluenceやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！

Confluenceを使った便利な自動化例

HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。

Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する

試してみる

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■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方

■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する

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■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者

■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する」フローは、提出されたファイルを自動的に解析し、Confluence上のドキュメントにコメントを追加する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理と共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数のファイルを収集しているが、手動での確認作業に時間がかかっている方
・Confluenceを活用してチーム内でのドキュメント管理を行っており、自動化を図りたい方
・OCR技術を使って紙ベースの資料をデジタル化し、効率的に活用したい方
・業務プロセスの自動化を通じて、作業効率と精度の向上を目指すIT担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Confluenceにページが作成されたら、Squareに顧客情報を登録する

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■概要
Confluenceで顧客情報や商談議事録を管理しているものの、決済や顧客管理を行うSquareへの情報登録は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されると、AIがその内容を読み取って顧客情報を自動で抽出し、Squareへ登録します。これにより、SquareとConfluenceの連携がスムーズになり、手作業による顧客登録の工数を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで管理している情報を手作業でSquareに転記している方
・SquareとConfluenceを連携させ、顧客管理業務の効率化を目指している方
・手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■注意事項
・ConfluenceとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveを使った便利な自動化例

Salesforceなどと連携することで、レコードが追加されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成できます。
テンプレートの設定だけで、手動でのフォルダ作業が削減されるため、業務を効率化したいときにおすすめです。

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納

試してみる

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まとめ

ConfluenceとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたページ作成とフォルダ作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、ConfluenceとGoogle Driveの情報管理をシームレスに連携し、担当者はスムーズかつ正確な情報に基づいて業務を進めることができ、本来のコア業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？

A：はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば「【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。

Q：Confluenceの特定のスペースのみを監視できますか？

A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加すると、スペースIDを指定して処理を分岐させることができます。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合のみ、フォルダ作成のフローに進むことができます。

参考：「分岐」の設定方法

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？

A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。

エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。