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「Confluenceで議事録を作成したら、関連資料を保管するためにGoogle Driveに毎回手動でフォルダを作成している…」
「プロジェクトの情報がConfluenceとGoogle Driveに散在していて、紐付けて管理するのが大変…」
このように、日々の業務でConfluenceとGoogle Driveを利用する中で、手作業でのデータ連携や情報管理に煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたら、関連するフォルダがGoogle Driveに自動で生成される仕組み</span>があれば、情報の整理整頓にかかる時間を削減できるため、より重要な業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとGoogle DriveのAPIを連携すれば、Confluenceでのアクションをきっかけに、Google Drive上でフォルダを作成するといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報管理の手間やミスを削減し、業務全体の生産性向上を図ることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで新しい議事録やプロジェクトページを作成するたびに、手動でGoogle Driveに対応するフォルダを作成する手間を省ける自動化です。
<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、情報の整理・保管の効率化</span>に繋がります。
Confluenceで作成されたページの中から、例えば「特定のプロジェクト名」が付いたページだけを対象にGoogle Driveのフォルダを自動作成できます。
これにより、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを対象にフォルダを自動作成できるため、より高度な情報管理を実現</span>したいときにおすすめです。
それでは、実際にConfluenceとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Google Drive
[Yoomとは]
今回は「Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceのマイアプリ登録
以下を確認の上、Confluenceのマイアプリ登録を進めてください。
Google Driveのマイアプリ登録
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認できたら、Google Driveのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにすることがおすすめです。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、この後のテスト用にConfluenceにページを作成します。
架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！
Confluenceの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
次に、先ほど取得したConfluenceの情報を活用して、Google Driveにフォルダを作成する設定を行います。
まずは、画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリック。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定では、Google Driveへフォルダを作成する設定を行います。
以下を参考に、各項目を入力してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
※実際に指定したGoogle Drive先にフォルダが作成されます。
テストが成功したら、Google Driveにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定した場所に作成されていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻り「保存」を押して進みましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
今回はConfluenceからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveに請求書や契約書などのファイルをアップロードするだけで、その内容をOCR機能で自動的に抽出し、Confluenceの新しいページに転記できます。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしや転記作業から解放され、書類のデジタル化と情報集約を同時に実現可能</span>です。
Google Driveに「特定のファイル名」を持つファイルが格納されたときなど、条件に一致するファイルを対象に、OCRでテキストを抽出してConfluenceにページを作成できます。
<span class="mark-yellow">特定の取引先からの請求書など、決まった種類の書類だけを自動でConfluenceに転記</span>できるため、書類管理がより容易になるはずです。
他にも、ConfluenceやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Salesforceなどと連携することで、レコードが追加されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成できます。
テンプレートの設定だけで、手動でのフォルダ作業が削減されるため、業務を効率化したいときにおすすめです。
ConfluenceとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたページ作成とフォルダ作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ConfluenceとGoogle Driveの情報管理をシームレスに連携し、担当者はスムーズかつ正確な情報に基づいて業務を進めることができ、本来のコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば「【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：Confluenceの特定のスペースのみを監視できますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加すると、スペースIDを指定して処理を分岐させることができます。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合のみ、フォルダ作成のフローに進むことができます。
参考：「分岐」の設定方法
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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