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「Confluenceで議事録や仕様書を作成するたびに、その情報を管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記している…」
「この単純作業に時間を取られるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生して困っている…」
ConfluenceとGoogle スプレッドシートを利用する中で、このようなデータ連携に関する悩みを抱えていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたら、そのタイトルやURLといった情報が自動でGoogle スプレッドシートの一覧に追記される仕組み</span>があれば、こうした面倒な手作業から解放され、ドキュメント管理の正確性を高めながら、より創造的で重要な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させると、これまで手動で行っていた情報の記録や更新を自動化できます。
たとえば、Confluenceに新しいページが作成された際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートに登録するといった活用が可能です。これにより、ドキュメント管理の手間を減らし、情報の抜け漏れを防ぐことができます。
ここでは具体的な自動化例をいくつか紹介しますので、気になる内容があればぜひご覧ください！
Confluenceに新しいページが作成されるたびに、そのタイトルやURL、作成者などの情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加できます。<span class="mark-yellow">ドキュメント管理に伴う更新作業を省き、手作業による抜け漏れをなくす</span>ことが期待できます。
Confluenceで作成されたページの中から、タイトルに特定のキーワードが含まれるページなど、<span class="mark-yellow">設定した条件に合致するものだけをGoogle スプレッドシートに自動追加</span>できます。これにより、関連するドキュメントを効率的に一覧化でき、管理の手間を軽減できます。
それでは、さっそく実際にConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートの連携は動画内で確認できるので、ここからはConfluenceの設定方法を解説します。
Confluenceの連携
検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックしてログイン画面を開きましょう。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしていきます。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能で、アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでページを作成してください。
フローボットに戻り、テストをクリックしてみましょう。成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値＝アウトプットは、この後のステップで使用します！
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど取得したConfluenceの情報を活用して、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するGoogle スプレッドシートについて設定しましょう！
まだ、対象のGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
「データベース操作の詳細設定」画面では、先ほど指定したGoogle スプレッドシートに追加するレコードを具体的に設定していきます。
「追加するレコードの値」の、各項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されるので、項目に合ったアウトプットを選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとにGoogle スプレッドシートに異なるレコードが動的に反映されます。
なお、手入力すると毎回同じレコード内容が反映されてしまうため注意が必要です。
また、「日付」タブを選ぶことで様々な日付の中から項目に合ったものを選択することもできます。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してください。
下記のように指定したデータが反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はConfluenceからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートの情報を基にConfluence上でアクションを実行する自動化も可能です。
例えば、タスクリストをまとめたGoogle スプレッドシートからConfluenceのページを自動生成する、といった連携にご興味があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトやタスクの行が追加されたタイミングで、<span class="mark-yellow">Confluence上に自動で対応するフォルダ（ページ）を作成</span>することで、プロジェクト開始時のドキュメント管理体制を迅速に構築し、手作業による作成漏れを防ぎます。
Google スプレッドシートに追加された行の中から、特定のステータスや担当者が設定されているなど、<span class="mark-yellow">指定した条件を満たす行の情報だけを基にConfluenceにフォルダ（ページ）を作成</span>することで、優先度の高いタスクのドキュメント準備を自動化し、対応の迅速化を支援します。
ConfluenceやGoogle スプレッドシートを活用すれば、普段の情報管理や共有作業をぐっと効率化できます。ここでは、実務で役立つ便利な自動化のアイデアをまとめました。
Confluenceはチームのナレッジ共有に役立ちますが、他のツールと組み合わせることでさらに使い勝手が広がります。
たとえば、ページ作成をきっかけに通知を送ったり、別のアプリに情報を自動登録したりすることで、更新漏れや二重作業を減らせます。
Google スプレッドシートは、多様なアプリと連携できるため、データ管理や業務効率化に大きく役立ちます。
広告レポートの集計や顧客データの追加を自動化すれば、手作業の負担を減らし、正確で整理された情報を常に確認できます。
ConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceのページ情報をGoogle スプレッドシートの管理台帳へ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はドキュメントのメンテナンスといった付帯業務から解放され、議事録の内容を深掘りしたり、次のアクションプランを練ったりといった、より本質的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？
A：「ページが作成または更新されたら」というトリガーを使用することで実現可能です。
また、本記事では様々なパターンのテンプレートもご紹介しているので、気になるものがあればぜひお試しください。
Q：Confluenceの特定スペースや親ページ配下のみを連携対象にできますか？
A：条件分岐やフィルタ機能を活用することで可能です。
たとえば、「ページが作成されたら、タイトルに特定の語句が含まれる場合のみ通知する」といった設定ができるため、特定の条件に合致するページだけを連携対象に絞り込めます。
なお、分岐は有料プランのみ利用可能です。
分岐の設定方法
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
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