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「Dropboxにアップロードしたファイルを、Zendeskのチケットに手動で紐付けている…」
「顧客対応の履歴として、Zendeskのチケットに関連ファイルを添付する作業が地味に時間を奪っている…」
日々の業務でDropboxとZendeskを利用する中で、2つのツール間での手作業によるデータ連携に手間や非効率を感じていませんか？
単純な繰り返し作業でありながら、少しのミスが情報共有の遅れや顧客対応の質に影響を与えかねないため、気が抜けない業務の1つだと思います。
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskのチケットを自動で作成したり、既存のチケットに情報を追記したりする仕組み</span>があればどうでしょう。
このような定型業務から解放され、より丁寧な顧客対応や問題解決といった本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出せるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの記事を活用して、日々の業務をもっと効率化していきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとZendeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとZendeskのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル管理とチケット管理にまつわる様々な作業を自動化できます。
例えば、DropboxにファイルがアップロードされたことをトリガーにしてZendeskのアクションを自動で実行するなど、日々の業務を効率化する仕組みを構築することが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに特定のファイルがアップロードされるたびに、手動でZendeskを開いてチケットを作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">ファイルのアップロードをトリガーにZendeskのチケットを自動で作成できるようになります。</span>
手作業を削減し、迅速かつ正確な顧客対応を実現したいときにおすすめです。
Dropboxにアップロードされたファイルを既存のZendeskのチケットに関連付ける際、手動でチケットを探してコメントを追加するのは手間がかかりますよね。
このフローでは、<span class="mark-yellow">ファイル名に含まれるチケットIDを自動で特定し、ファイルへのリンクを含むコメントを追記できます。</span>
情報共有のスピードと正確性を向上させ、チーム内の連携を強化したいときに利用してみてください！
それでは、実際にDropboxとZendeskを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても問題なく設定できる、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Zendesk
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskでチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Dropboxの連携方法は以下の手順をご参照ください。
Zendeskの連携方法は以下の手順をご参照ください。
※Zendeskは「チームプラン」「サクセスプラン」のみで利用できるアプリです。「フリープラン」「ミニプラン」の場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
「チームプラン」「サクセスプラン」などの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用することができるので是非この機会にお試しください！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」が選択されているので、そのままでOKです！
まずは準備段階としてテスト用にDropboxにファイルを作成しましょう！
今回はクライアントから提出された請求書を連携することを想定して請求書ファイルを作成しました！
準備が整ったら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Dropboxにファイルが作成されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
「対象のフォルダのパス」を注記を参考にしながら入力します。
最後に「ファイル名」としてキーワードを設定します。
今回は「請求書」と設定しましたが、業務に合わせて適宜変更をしてください。
全ての入力が完了したら「テスト」を押します。
※Dropboxのトリガーで幅広いファイルの作成や更新を検知する対応方法
テストに成功すると「取得した値」としてDropboxに作成したファイルデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※アウトプットについての詳しい説明はこちらをご確認ください。
「チケットを作成」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同じ要領で修正・確認を行います。
まずは「サブドメイン」を注記を参考に入力します。
次に「件名」にステップ3で取得した値を埋め込みます。
手入力してしまうと、今後自動的に作成される全てのチケットが同じ件名になってしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
また、取得した値を埋め込むだけでなく固定値（手入力）と組み合わせることも可能です！
【取得した値の埋め込み方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック
③「ファイル名」など埋め込みたい項目を選択
次に「詳細」を設定していきます。
「件名」同様に取得した値を埋め込むことで、ファイルのURLなども自動で反映されるように設定できます。
他の項目は任意のため、必要に応じて入力してください。
全ての入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、Zendeskのデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
最後に、Zendesk画面でもチケットが作成されていることを確認できたらOKです！
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskでチケットを作成する連携手順になります！
今回はDropboxからZendeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZendeskでのアクションをきっかけにDropboxを操作したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをDropboxに手動で作成する作業は、一貫性を保つのが難しく手間もかかります。
この連携を活用すれば<span class="mark-yellow">チケット情報を基に命名された専用フォルダを自動で作成できるようになります。</span>
ファイル管理を標準化し、情報の散在を防ぎたいときにおすすめです。
すべてのチケットではなく、特定の条件（例えば特定の優先度のチケットなど）に合致する場合にのみ、Dropboxにフォルダを作成したい場合に便利なテンプレートです。
このフローでは、<span class="mark-yellow">条件分岐を用いて必要なチケットのみを対象にフォルダを自動生成できる</span>ため、不要なフォルダの作成を防ぎ、より効率的なフォルダ管理を実現したいときに利用してみてください。
DropboxやZendeskのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Salesforceなどと連携すれば、取引先が登録されたらDropboxにフォルダを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで手作業でフォルダを作成する業務を削減できるため、フォルダの作成漏れやミスを削減したいときなどにおすすめです。
Slackなどのチャットツールと連携することで、Zendeskでチケットが作成されたらチケット情報を自動で通知できます。
これにより、手動でチケット情報を通知する手間を省けるため、チケットの通知漏れを防ぎたいときに利用してみてください。
DropboxとZendeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報の共有やチケット作成、情報紐付けといった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
自動化を活用することで、顧客からの問い合わせ内容の確認や対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化にご興味を持っていただけた方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してもらえたら嬉しいです！
Q：Dropboxのサブフォルダ内のファイルも検知できますか？
A：はい、検知できます。
指定したフォルダ配下の全ての階層のファイルが検知対象となります。
例えば「対象のフォルダのパス」として「/請求書」と入力した場合「/請求書/1月」に格納されたファイルも検知対象となります。
Q：Zendeskのカスタムフィールドに情報を入力できますか？
A：はい、入力できます。
Zendeskのアクション設定時に「カスタムフィールド」を入力できる箇所があります。
入力項目は入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から選ぶことができます。
最後に、入力したい値にステップ3で取得したDropboxのデータを埋め込み、カスタムフィールドの設定は完了です。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行の方法は？
A：連携が失敗した（フローボットでエラーが発生した）時はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラーの対処法はこちらをご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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