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YoomにはDropboxとZendeskを連携して、データファイルをアップロードした後にチケットを自動で作成するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
■概要
Zendeskでの顧客サポート業務において、Dropboxに保存された関連ファイルの確認や連携に手間を感じていませんか。
手動での情報確認やチケット作成は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるとZendeskのチケットが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Dropboxにアップロードしたファイルを、Zendeskのチケットに手動で紐付けている…」
「顧客対応の履歴として、Zendeskのチケットに関連ファイルを添付する作業が地味に時間を奪っている…」
日々の業務でDropboxとZendeskを利用する中で、2つのツール間での手作業によるデータ連携に手間や非効率を感じていませんか?
単純な繰り返し作業でありながら、少しのミスが情報共有の遅れや顧客対応の質に影響を与えかねないため、気が抜けない業務の1つだと思います。
もし、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskのチケットを自動で作成したり、既存のチケットに情報を追記したりする仕組みがあればどうでしょう。
このような定型業務から解放され、より丁寧な顧客対応や問題解決といった本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出せるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの記事を活用して、日々の業務をもっと効率化していきましょう!
ZendeskとDropboxの連携で発生する課題
Zendesk→Dropbox内のファイルを参照するといった連携は公式でも紹介されている手法ですが、逆方向の情報同期を考えた時にはどうしても手動操作が必要となります。
ツールの横断作業は工数がかかる他、転記ミスもつきものです。
ノーコード自動化ツールYoomを使えば、ZendeskとDropboxのシームレスな連携が実現できます。
DropboxとZendeskのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル管理とチケット管理にまつわる様々な作業を自動化できます。
例えば、DropboxにファイルがアップロードされたことをトリガーにしてZendeskのアクションを自動で実行するなど、日々の業務を効率化する仕組みを構築することが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Dropboxに特定のファイルがアップロードされるたびに、手動でZendeskを開いてチケットを作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
この連携を使えば、ファイルのアップロードをトリガーにZendeskのチケットを自動で作成できるようになります。
手作業を削減し、迅速かつ正確な顧客対応を実現したいときにおすすめです。
■概要
Zendeskでの顧客サポート業務において、Dropboxに保存された関連ファイルの確認や連携に手間を感じていませんか。
手動での情報確認やチケット作成は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるとZendeskのチケットが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dropboxにアップロードされたファイルを既存のZendeskのチケットに関連付ける際、手動でチケットを探してコメントを追加するのは手間がかかりますよね。
このフローでは、ファイル名に含まれるチケットIDを自動で特定し、ファイルへのリンクを含むコメントを追記できます。
情報共有のスピードと正確性を向上させ、チーム内の連携を強化したいときに利用してみてください!
■概要
Zendeskで顧客対応を行う際、関連ファイルをDropboxで管理していると、ファイルアップロード後のチケットへの通知やコメント追加が手作業になりがちで、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、ファイル名からチケット情報をAIが自動で抽出し、Zendeskの関連チケットへコメントを自動で追加するため、こうした連携作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、実際にDropboxとZendeskを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても問題なく設定できる、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Dropbox/Zendesk
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskでチケットを作成する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Zendeskでの顧客サポート業務において、Dropboxに保存された関連ファイルの確認や連携に手間を感じていませんか。
手動での情報確認やチケット作成は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるとZendeskのチケットが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:DropboxとZendeskのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
DropboxとYoomの連携方法
Dropboxの連携方法は以下の手順をご参照ください。
ZendeskとYoomの連携方法
Zendeskの連携方法は以下の手順をご参照ください。
※Zendeskは「チームプラン」「サクセスプラン」のみで利用できるアプリです。「フリープラン」「ミニプラン」の場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。
「チームプラン」「サクセスプラン」などの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用することができるので是非この機会にお試しください!
ステップ2:テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要
Zendeskでの顧客サポート業務において、Dropboxに保存された関連ファイルの確認や連携に手間を感じていませんか。
手動での情報確認やチケット作成は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるとZendeskのチケットが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3:Dropboxのトリガー設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
(※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください!)
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」:必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです!
「Dropboxと連携するアカウント情報」:ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」:デフォルトで「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」が選択されているので、そのままでOKです!
まずは準備段階としてテスト用にDropboxにファイルを作成しましょう!
今回はクライアントから提出された請求書を連携することを想定して請求書ファイルを作成しました!
準備が整ったら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Dropboxにファイルが作成されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう!
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
「対象のフォルダのパス」を注記を参考にしながら入力します。
最後に「ファイル名」としてキーワードを設定します。
今回は「請求書」と設定しましたが、業務に合わせて適宜変更をしてください。
全ての入力が完了したら「テスト」を押します。
※Dropboxのトリガーで幅広いファイルの作成や更新を検知する対応方法
テストに成功すると「取得した値」としてDropboxに作成したファイルデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう!
ステップ4:Zendeskのアクション設定
「チケットを作成」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同じ要領で修正・確認を行います。
まずは「サブドメイン」を注記を参考に入力します。
次に「件名」にステップ3で取得した値を埋め込みます。
手入力してしまうと、今後自動的に作成される全てのチケットが同じ件名になってしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
また、取得した値を埋め込むだけでなく固定値(手入力)と組み合わせることも可能です!
【取得した値の埋め込み方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック
③「ファイル名」など埋め込みたい項目を選択
次に「詳細」を設定していきます。
「件名」同様に取得した値を埋め込むことで、ファイルのURLなども自動で反映されるように設定できます。
他の項目は任意のため、必要に応じて入力してください。
全ての入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、Zendeskのデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
最後に、Zendesk画面でもチケットが作成されていることを確認できたらOKです!
ステップ5:トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした!
以上が、Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskでチケットを作成する連携手順になります!
今回はDropboxからZendeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZendeskでのアクションをきっかけにDropboxを操作したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをDropboxに手動で作成する作業は、一貫性を保つのが難しく手間もかかります。
この連携を活用すればチケット情報を基に命名された専用フォルダを自動で作成できるようになります。
ファイル管理を標準化し、情報の散在を防ぎたいときにおすすめです。
■概要
Zendeskで新規チケットが作成されるたびに、関連ファイルを保管するためにDropboxで手動でフォルダを作成していませんか?この単純作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけにDropboxへ自動でフォルダを作成し、これらの手作業から解放されるため、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
すべてのチケットではなく、特定の条件(例えば特定の優先度のチケットなど)に合致する場合にのみ、Dropboxにフォルダを作成したい場合に便利なテンプレートです。
このフローでは、条件分岐を用いて必要なチケットのみを対象にフォルダを自動生成できるため、不要なフォルダの作成を防ぎ、より効率的なフォルダ管理を実現したいときに利用してみてください。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせチケットに関連するファイルを、手動でDropboxにフォルダを作成して管理していませんか?チケットごとにフォルダを作成する作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、ZendeskとDropboxの連携が自動化され、特定のチケットが作成された際に自動でDropboxにフォルダを作成できるため、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxやZendeskのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね!
Dropboxを使った便利な自動化例
Salesforceなどと連携すれば、取引先が登録されたらDropboxにフォルダを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで手作業でフォルダを作成する業務を削減できるため、フォルダの作成漏れやミスを削減したいときなどにおすすめです。
■概要
Dropboxに保存されたPDFファイルを都度CloudConvertで手動変換する作業は、時間もかかり、単純作業ながらもミスが許されないため気を使う業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DropboxへのPDFファイルアップロードをトリガーに、CloudConvertでのExcelファイルへ自動変換を行います。
さらに、指定したフォルダへの保存までを自動化できるため、こうした手間やミスを減らすことに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxに保存しているファイルの更新状況を、管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか?
このような定型業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxで特定のファイルが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのレコードを更新できます。
手作業による更新作業をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskを使った便利な自動化例
Slackなどのチャットツールと連携することで、Zendeskでチケットが作成されたらチケット情報を自動で通知できます。
これにより、手動でチケット情報を通知する手間を省けるため、チケットの通知漏れを防ぎたいときに利用してみてください。
■概要
Chat Plusでチケットが作成されたらZendeskにチケット情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Chat Plusを利用して顧客対応を行っている企業
・Chat Plusを使ってお客様対応を行い、情報を効率的に管理したい方
2. 効率的なカスタマーサポートのためにZendeskを導入している方
・顧客対応の品質向上と従業員の負担軽減を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Chat Plusでチケットが作成されたら、Zendeskにも自動でチケット情報が追加されます。
これにより、いくつかのメリットが得られます。
まず、情報転記の作業が不要になるため、作業時間が短縮され、生産性向上に寄与します。
担当者は顧客対応自体に集中できるようになるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、手動でのチケット作成作業が不要になるため、ヒューマンエラーの防止にもなります。
情報を転記する際にスペルミスや入力ミスなどをするリスクが軽減されます。
■注意事項
・ZendeskとChat PlusのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chat Plusのトリガー設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットでタスク管理し進捗状況の管理を行う方
・顧客情報の一元管理を行う方
2.Wrikeを活用してプロジェクト管理を行う方
・プロジェクトの一連の流れを可視化し、チームの連携を強化している方
・階層構造でのタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートに関する情報を一元管理することで、業務の効率化を図ることのできるツールです。
Wrikeで管理するタスクと情報を関連づけることで、より顧客対応の速度を加速させることができます。
しかし、Wrikeで完了したタスクをZendeskに毎回手動で反映させるのは手間がかかり、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを使用することでWrikeでのタスク完了を自動でZendeskに反映し、手作業の手間を省き作業にかかる時間を短縮します。
タスク完了が即座にZendeskに反映されることでチームへの情報共有も素早くでき、業務の効率化につながります。
■注意事項
・ Zendesk、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskで顧客対応チケットが作成されるたびに、手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、チケットの内容を確認しながら予定のタイトルや詳細を入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、ZendeskとGoogleカレンダーを連携させ、チケット作成から予定登録までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られたら、Slackに通知されるフローです。
ZendeskとSlackを連携すると作成されたチケットをカスタムしてメッセージ経由でSlackに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Zendesk、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせ内容を、Glideで作成したアプリでも管理していませんか?
チケットが作成されるたびに手動で情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zendeskに新しいチケットが作成されると、自動でGlideのテーブルに行を追加できるため、手作業による情報連携の手間をなくし、対応状況の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxとZendeskの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル情報の共有やチケット作成、情報紐付けといった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
自動化を活用することで、顧客からの問い合わせ内容の確認や対応といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるはずです!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化にご興味を持っていただけた方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してもらえたら嬉しいです!
Q:Dropboxのサブフォルダ内のファイルも検知できますか?
A:
はい、検知できます。
指定したフォルダ配下の全ての階層のファイルが検知対象となります。
例えば「対象のフォルダのパス」として「/請求書」と入力した場合「/請求書/1月」に格納されたファイルも検知対象となります。
Q:Zendeskのカスタムフィールドに情報を入力できますか?