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「Frontで受信した顧客からの問い合わせを、Asanaでタスク管理したい」
「Frontのメッセージ内容をAsanaに転記するのは手間がかかるし、ミスも起きやすい…」
共有受信トレイツールであるFrontと、タスク管理ツールAsanaの間での手作業による情報連携に、このような課題やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Frontで受信したメッセージ情報をもとに、Asanaのタスクを自動で作成する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。タスクの登録漏れや転記ミスも防ぐことができ、より迅速で正確な顧客対応に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
ぜひこの機会に自動化を導入し、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FrontとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックで早速スタートできますよ！
FrontとAsanaのAPIを連携すれば、ツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
Yoomには<span class="mark-yellow">手作業の手間とヒューマンエラーをなくすことで、業務の正確性とスピードが向上するでしょう。</span>
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください。
アカウント登録はわずか30秒で完了し、すぐに連携を体験できますよ！
Frontで新しいメッセージを受信するたびAsanaにタスクを作成する作業は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
この連携では<span class="mark-yellow">Frontのメッセージ受信をトリガーに、自動でAsanaにタスクを追加する</span>ため、タスク作成の手間を排除し、迅速かつ確実な対応体制の構築をサポートします。
「至急」や「クレーム」といった特定のキーワードが含まれる重要なメッセージのみをAsanaで管理したい場合、タスク化に加えて振り分け作業も発生します。
そこで、<span class="mark-yellow">受信したメッセージの内容に応じて処理を分岐させる処理</span>を追加しているのがこのフローです。
これによって重要な問い合わせへの対応を優先できるようになり、見落としも防ぐことができます。
ここからは、FrontとAsanaを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「FrontでNew Conversation Messageを受信したら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するFrontとAsanaのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Frontのマイアプリ登録
② Asanaのマイアプリ登録
以下のナビをご参照ください。
Asanaも連携できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
それでは、取得したメッセージ情報を用いてAsanaにタスクを追加しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したConversationにメッセージを送信し、その情報を用いたタスクがAsanaに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はFrontからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にAsanaからFrontへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで特定のプロジェクトに関するタスクが完了した際、その情報をFrontの顧客情報に手動で反映させるのは手間がかかります。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Asanaでのタスク完了をトリガーとして、関連する情報を抽出し、Frontに新しいコンタクトを自動で作成</span>できるため、顧客情報とタスクの進捗状況を常に最新の状態に保つことが可能です。
「契約完了」や「オンボーディング終了」といったコンタクトに関連するタスクの情報だけをFrontに反映させることも可能です。
この分岐設定によって、<span class="mark-yellow">重要な顧客のステータス変更だけをFrontに記録できるようになり、チーム全体での情報共有も円滑化する</span>でしょう。
FrontとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Frontのメッセージ内容をAsanaへ転記し、タスクを作成する一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、問い合わせへの迅速な初動対応や、より丁寧な顧客コミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：問い合わせ内容に応じて担当者を振り分けることはできますか？
A：ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、取得したメッセージの各項目に応じて処理を分けることが可能になります。
問い合わせ内容にキーワードAが含まれていれば担当者Xに、キーワードBが含まれていれば担当者Yに、どちらも含まれていなければタスクの作成を行わない、というようなフローを作成できるでしょう。
参考：「分岐」の設定方法
Q：担当者や期日の自動設定は可能ですか？
A：「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、AIが取得したメッセージから指定したテキストを抽出します。
これをフローに組み込むことで、問い合わせ内容から抽出した動的な担当者や期日をタスクに設定することができるようになります。
参考：「テキストからデータを抽出する」の設定方法
Q：連携エラーが起きた場合、どうすれば気づけますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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