とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとConfluenceを連携して、メールデータを自動反映するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方 ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください ■注意事項
GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受け取った重要なメールの内容を、Confluenceのページに手作業で転記している」
もし、Gmailで受信した特定のメール情報をトリガーに、Confluenceへ自動的にページを作成する仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる ので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
ConfluenceとGmailを連携させる一般的な方法
Google Workspaceで動作する拡張機能を利用したり、自動化プラットフォームの活用が一般的です。
GmailとConfluenceを連携してできること
GmailとConfluenceのAPIを連携させれば、手動で行っていたメール内容の転記や情報共有のプロセスを自動化できます。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合ったものがあれば、ぜひ「試してみる」ボタンからその効果を体験してみてください。アカウント登録はわずか30秒で完了 するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
Gmailで「議事録」や「週報」といった特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメールの件名や本文をもとに、Confluenceの指定したスペースに自動でページを作成する連携です。
この仕組みにより、重要な情報をConfluenceへ集約し忘れることを防ぎ、手作業による転記の手間とミスを削減 できるため、チーム内のドキュメント管理の効率化に繋がります。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方 ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください ■注意事項
GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
請求書や契約書などのPDFファイルが添付されたメールをGmailで受信した際に、YoomのOCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取ります。
そして、読み取った情報（例：取引先名、日付など）を基に、Confluence内に適切な名前のフォルダを自動で作成 することが可能です。
これにより、手動でのフォルダ作成の手間が不要になり、文書管理のスピードアップに繋がります。
Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する
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■概要
Gmailに届いた請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してConfluenceに手作業で情報を転記・整理する作業は、手間がかかりミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のGmailメール受信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、Confluenceにフォルダを自動作成できます。ConfluenceとGmail間の面倒な手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったファイルをConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 ConfluenceとGmailを連携させ、請求書などの書類管理業務を自動化したいと考えている経理や総務担当者の方 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のドキュメント管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認しConfluenceに手動でフォルダを作成する時間を削減し、より重要な業務に集中できます。 手作業による情報の転記ミスやフォルダ作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメールがフローボト起動のきっかけとなります。 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに任意の場所にフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレスなどを任意で設定してください。 OCR機能の設定で、ファイルから抽出したい情報の範囲や項目を、実際の業務内容に合わせて指定します。 Confluenceのオペレーション設定では、フォルダを作成するスペースや親ページ、フォルダ名を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご覧ください。
GmailとConfluenceの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGmailとConfluenceを連携させた自動化フローを作成する手順を解説していきます。こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Confluence
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する 」フローを作成していきます！
GmailとConfluenceをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびConfluenceのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方 ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください ■注意事項
GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとConfluenceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ登録
以下の手順を参考にして、Gmailのマイアプリ登録をしてください。
Confluenceのマイアプリ登録
先ほどと同じように、Confluenceも動画を確認しながら登録してみましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方 ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください ■注意事項
GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Gmailのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
アプリ：Gmailになっていることを確認。
Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
トリガーアクション：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されているかチェック。
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔 ：プルダウンからフローの起動間隔を選択してください。ご契約のプラン
キーワード ：任意のキーワードを入力してください。演算子
入力したらテスト操作の前に、トリガーとなるメールを送信してみましょう。先ほど設定したキーワードを含める のを忘れないでください！
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。こちら
最後に、「保存」をクリックしましょう。
ステップ4：Confluenceのページ作成設定
続いて、Gmailから抽出したデータを活用して、Confluenceのページを新たに作成する設定をしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
クラウドID ：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されるので、対象のクラウドIDを選択してください。
スペースID ：こちらも入力欄をクリックして候補から選択します。
ページのステータス ：プルダウンより、どちらかを選択しましょう。
ページのタイトル ：こちらには、下記画像のようにGmailで取得した情報を選択してください。
コンテンツの表現形式 ：いずれかの形式を選んでください。
ページの内容 ：こちらもGmailの取得した値を活用して入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！
ConfluenceのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceでのアクションをきっかけにGmailへ通知を送るような、逆方向のデータ連携もYoomなら簡単に自動化できます。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
チームメンバーがConfluenceに新しい議事録や仕様書などのページを作成した際に、そのページのタイトルやURLを含む通知メールを関係者へ自動で送信する連携です。
この連携により、重要なドキュメントが作成されたことを漏れなく通知でき、関係者全員が素早く情報をキャッチアップ しやすくなるため、情報共有やプロジェクト進行をスムーズにしたいときに利用してみてください。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
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■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などをチームに共有する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
Confluenceでページを作成した後、手作業でGmailなどで共有連絡をしている方 重要なドキュメントの更新を見逃さず、チーム内の情報共有を迅速化したい方 定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでページが作成されると自動で通知が送られるため、共有連絡の手間を省き、作業時間を短縮できます。 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得する」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含んだ通知メールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、通知の対象とするクラウドを指定してください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などがカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
Confluenceに長文のドキュメントやレポートが新たに作成された場合、AI機能がそのページの内容を自動で読み取り、簡潔な要約を生成します。
そして、生成された要約文をGmailで関係者に通知することで、忙しいメンバーも移動中などの隙間時間でスムーズに内容の要点を把握 しやすくなるはずです。
Confluenceでページが作成されたら、AIで要約してGmailで通知する
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■概要
Confluenceに新しいナレッジや議事録が作成されるたびに、その内容を確認し、関係者にGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方 Confluenceの更新内容を手作業で要約し、Gmailで通知している方 チーム内の情報共有のスピードを向上させ、確認漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceにページが作成されるとAIが要約しGmailで自動通知するため、手作業での共有にかかる時間を短縮することができます。 手作業による通知漏れや、要点の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約」を設定し、取得したページ本文を要約します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、AIが生成した要約を関係者に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。 本文には、AIが生成した要約内容だけでなく、トリガーで取得したConfluenceのページタイトルやURLといった情報を含めることで、より分かりやすい通知メールを作成できます。 ■注意事項
ConfluenceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailやConfluenceを活用したその他の便利な自動化テンプレート
他にも、GmailやConfluenceを活用した様々な自動化の実現が可能です！
Gmailを活用した自動化テンプレート
Airtableなどのデータベースと連携することで、Gmailで受信した内容を自動登録できます。メールを確認して転記する作業を自動化できるため、業務を効率化 したいときにおすすめです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや依頼メールの内容を、都度手作業でCRMツールのStreakに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を解析しStreakに自動でタスクを作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとStreakを用いて顧客管理をしており、手作業での情報入力に手間を感じている方 メールからのタスク登録漏れや対応の遅れを防ぎ、業務品質を向上させたいチームリーダーの方 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信すると自動でStreakにタスクが作成されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、フローの起動間隔を任意で指定できます。 OCR機能の設定では、タスク化したい情報が含まれるテキスト（Gmailで受信した本文など）と、その中から抽出したい項目をそれぞれ指定できます。 Streakでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するBoxのキー、タスクの詳細、期日、担当者のメールアドレスを任意で設定できます。 ■注意事項
Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方 メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。 Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。 ■注意事項
Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法 」をご参照ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・Stripeで支払いが完了したら直ぐに顧客にサンクスメールを送信したい方
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールを通じてクーポンやキャンペーン情報などを提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済が簡単できるツールですが、支払いが行われるたびに手動でサンクスメールを送信するのは顧客対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
■注意事項
・Stripe、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomデータベースのレコードが新たに作成されたらGmailでメールを送る
試してみる
■概要
Yoomデータベースに新しいレコードが作成されたときに、Gmailを利用して自動的にメールを送信します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・ Yoomデータベース、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「レコードが新たに作成されたら」というトリガーで、対象のYoomデータベースを設定してください。
・Gmailの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先のメールアドレス、メールの件名、本文などを設定してください。
・Yoomデータベースで新しいレコードが作成されるとフローボットが起動し、指定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
■注意事項
・Gmailアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの作成が検知されると自動的にメールが送信されます。
Confluenceを活用した自動化テンプレート
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減 したいときに利用してみてください。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、情報管理を手作業で行っている方 ドキュメント作成後の転記作業が定型化しており、自動化で効率を上げたいと考えている方 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、正確なデータ管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでページが作成されると自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したページのタイトルやURLなどの情報を指定の列に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に記録するかを自由にカスタマイズできます。Confluenceのトリガーから取得したページのタイトル、URL、作成者といった情報を変数として設定し、指定のシートに反映させることが可能です。 ■注意事項
Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。 オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。 AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。 AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。 Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。 Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。 ■注意事項
ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方 Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。 ■注意事項
GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 手作業による招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑な情報共有を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceに従業員が登録されると自動でConfluenceへ招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による招待メールの送り間違いや、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の基盤を構築します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの情報を検索します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、検索したユーザーのメールアドレス宛に招待を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目とキーワードを任意で設定してください。 Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待先のクラウドIDや、招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する
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■概要
Microsoft Teamsでの重要な連絡や議論の内容を、後から参照するためにConfluenceへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメッセージが投稿された際に自動でConfluenceにページが作成されるため、こうした情報共有の課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの議論をConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 重要な連絡の見落としや、議事録作成の漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方 社内の情報共有プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの特定メッセージを自動でConfluenceに記録するため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手動での対応による転記漏れや内容の誤りを防ぎ、重要な情報を確実にストックすることを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージから必要なデータを抽出します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、対象とするメッセージを受信するチャネルや、反応させたいメッセージに含まれるキーワードを任意にカスタマイズできます。 分岐機能では、Microsoft Teamsで取得した情報などを利用し、後続のオペレーションを動かすための条件を柔軟に設定可能です。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストとして前段で取得した情報を変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。 Confluenceにページを作成する際は、タイトルや本文などの各項目に、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まとめ
GmailとConfluenceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やドキュメント作成といった定型業務の手間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報の整理や管理といったノンコア業務から解放され、より付加価値の高い戦略的な業務に集中できる環境が整えば、チーム全体の生産性向上に繋がります。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。 こちら
関連記事： Gmailと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：特定の差出人でトリガーを絞り込めますか？
A：キーワードを設定する際に、演算子を利用することで、特定の差出人でトリガーを絞り込めます。
Q：無料プランではどこまで利用できますか？
A：GmailとConfluenceはフリープランで利用できるアプリです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
エラー時の対応方法についてはこちら サポート窓口
