kintoneとGoogle Driveの連携で日常業務をスムーズに進める秘訣

kintoneにレコードを登録するたびに専用フォルダを作成する作業に、手間を感じることはありませんか？
kintoneとGoogle Driveを連携することで、業務プロセスを自動化できます。

kintoneに顧客情報を登録したら自動で顧客専用フォルダを作成したり、プロジェクト情報の登録にあわせて専用フォルダの作成も可能です。
この連携により、業務スピードの向上が期待でき、フォルダの作成漏れを防止できます。
本記事では、kintoneとGoogle Driveをノーコードで連携してフォルダを自動作成する方法を解説します！
また、応用例もご紹介するので、参考にしてみてくださいね！ 

とにかく早く試したい方へ‍

YoomにはkintoneとGoogle Driveを連携して様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

詳細を見る 試してみる

 

kintoneとGoogle Driveを連携してできること

kintoneとGoogle DriveのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります。
例えば、kintoneに新しいレコードが登録されたタイミングで、そのレコード情報に基づいてGoogle Drive内に自動でフォルダを作成したり、特定の条件を満たしたレコードの添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードするといった連携が実現できます。
これにより、手作業によるファイル管理の手間やミスを削減し、情報の一元管理とアクセス性の向上が期待できますよ！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録をするだけで、すぐにkintoneとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

kintoneに新しい顧客情報や案件管理のレコードが登録された際に、そのレコード名や関連情報に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成することができます。
案件ごとや顧客ごとの資料を一元的に整理・管理することが容易になり、チーム内のスムーズな情報共有をサポートします。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する

kintoneの特定のレコードが更新され、例えば契約書や報告書などのファイルが添付された際に、その添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダにアップロードすることが可能です。
kintone内のファイルを探す手間なく、最新のファイルがGoogle Driveにバックアップ・整理されるため、ファイルのバージョン管理や共有が効率化され、重要なファイルの紛失リスクを低減できるでしょう。

kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する

試してみる

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■概要
「kintoneでレコードが更新されたら、Google Driveにファイルを自動で追加する」業務ワークフローは、kintone内の変更をきっかけに関連ファイルをGoogle Driveへ連携。
手動アップロードの手間を減らし、ファイル管理の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで管理しているデータ更新時に、関連ファイルの管理を手作業で行っている担当者の方
・複数の部署やチームで共有する資料をGoogle Driveで一元管理したい情報管理者の方
・kintoneとGoogle Driveの連携を通じて作業負担の軽減やミス防止を目指す業務改善担当者の方
・ファイル管理の効率化により、業務フローの自動化を進めたい経営者やマネージャーの方

■注意事項
・kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成」するフローについて説明をします。
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGoogle Driveのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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ステップ1：マイアプリ連携

準備段階として、お使いのkintone、Google DriveをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

kintoneのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Google Driveのマイアプリ連携

検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。

「Sign in with Google」をクリックします。

アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択しましょう。

最後にアクセス内容を確認して「続行」をクリックすると、マイアプリの登録が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

試してみる

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：トリガーを設定

1. フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
2. 連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次の画面ではアプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！

• kintoneでWebhook設定を行う

kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。

アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。

設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！

Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。

「説明欄」は、必要に応じて入力してください。
「Webhook URL」には、Yoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
「通知を送信する条件」は「レコードの追加」にチェックを入れ、「保存」をクリックしたら設定完了です。
最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意くださいね！

Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「東京都テスト」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。

レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。

ステップ4：kintoneのレコード情報取得設定

1. フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリックします。
2. 連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次の画面ではデータベース操作の詳細設定を行います。
取得したいレコードの条件を設定してください。
今回は、レコード番号とレコードIDが等しいことを条件にするので、取得した値から{{レコードID}}を設定します。

設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認してくださいね！

確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。

ステップ5：Google Driveのフォルダ作成設定

1. フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したオペレーション下に表示される「アプリと連携する」をクリックします。
2. 連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次にAPI接続設定を下記のように行います。
「フォルダ名」は、自動作成するフォルダの名前を設定します。
取得した値を活用することで、kintoneのレコード情報ごとに合わせた名前でフォルダを作成できますよ！

「作成先のフォルダID」は、自動作成するフォルダの作成先を指定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されますので、該当のフォルダを選択してくださいね！

設定が完了したら「テスト」をクリックして、Google Driveにフォルダが作成されることを確認しましょう。

指定したフォルダ内に、設定したとおりのフォルダ名で作成されていますね！
確認後、「保存する」を押して設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！

以上が、「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローの作成手順でした！

Google Driveのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
例えば、Google Driveに特定のフォルダへ請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をkintoneの該当レコードに自動で紐付けたり、OCR機能を使ってファイル内の情報を読み取り、kintoneの新しいレコードとして登録するといった自動化もできますよ！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する

Google Driveの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイルをOCR処理してテキスト情報を抽出し、抽出した情報をもとにkintoneに新しいレコードを自動で作成することができます。
例えば、紙の申込書をスキャンしてPDF化したものをGoogle Driveにアップロードするだけで、申込内容が自動的にkintoneに登録されるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐことができるでしょう。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する

試してみる

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■概要
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、アップロードするファイルの内容をkintoneで効率的に管理したい方
・手作業でのデータ入力に時間を取られている業務担当者やチームメンバー
・OCR機能を活用して紙ベースの資料をデジタルデータに変換し、kintoneで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業の方
・kintoneを活用してデータ管理を行っており、データ追加を自動化したい部署やチームのリーダー

■注意事項
・Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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kintoneやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneを連携した自動化例

各種サービスと連携することで、情報登録から通知・ファイル生成・他システム更新までの一連の業務を自動化できます。
例えば、レコード登録にあわせて Googleスプレッドシートや他クラウドサービスへデータを同期したり、ステータス更新時に SmartHR や通知ツールへ処理を自動反映することで、入力漏れや更新遅れを防止できます。 

kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する

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kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知するフローです。

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Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携する

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Googleフォームに新しい回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携するフローです。

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Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

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kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに記載します。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録する

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freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録するフローです。

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kintoneにレコードが追加されたら、Gmailで自動で送信する

試してみる

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kintoneに新しいレコードが追加されたら、Gmailにレコードの内容を自動送信するフローです。

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kintoneからのレコード登録後、Googleスプレッドシートに自動登録する

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kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。

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kintoneでレコードが編集されたらSlackに通知

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kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知

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■概要
・kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通するフローです。
・お使いのツールに加えられた変更を即チームに通知でき、共有漏れを防ぎます。
・通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。

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kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録

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kintoneのステータスが更新されたら、自動的にSmartHRの従業員情報を登録します。

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Google Driveを連携した自動化例

ファイルの格納・判別・OCR・共有・通知までの流れを一気通貫で運用できます。
たとえば、フォルダへのアップロードを合図に権限付与やDB登録、他クラウドへの同期、承認フローやメール送付を自動で進めることで、ドキュメント管理の抜け漏れや手動作業が大きく減ります。 

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する

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GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。

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Google Driveで特定のフォルダ内にファイル格納されたら、ファイル名とファイル自体を事前に用意したYoomデータベースへ格納する

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Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知する

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Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する

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■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする

試してみる

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クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。

詳細を見る 試してみる

 

まとめ

kintoneとGoogle Driveの連携により、書類の紛失や管理の手間が減り、スムーズな業務運営が実現することがわかりましたね。
特に素早いデータ更新や自動的なフォルダ作成は、チーム全体の協力を促進し、業務の透明性を高めます。
ぜひ、この便利な連携機能を活用して、業務効率を最大化しましょう。 

よくあるご質問