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「Google Driveとkintoneを日々活用しているけど、それぞれのデータを連携させるのが面倒…」
「Google Driveにアップロードされたファイル情報を、kintoneに手作業で転記していて時間がかかるし、ミスも起こりやすい…」
このように、複数のSaaSを使いこなす中で、手作業によるデータ連携の非効率さや、それに伴うヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに新しいファイルが追加された際に、その情報を自動的にkintoneのレコードに反映させる仕組み</span>があれば、これらの反復作業から解放され、入力ミスや対応漏れといったリスクを大幅に削減しつつ、より戦略的な業務や創造的な活動に貴重な時間を充てることができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定でき、日々の業務を格段に効率化できるため、ぜひこの機会に導入し、作業の自動化を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Driveとkintoneを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとkintoneのAPIを連携させれば、例えばGoogle Driveに特定のファイルがアップロードされたタイミングで、そのファイル情報やファイル内のテキストデータをOCRで抽出し、kintoneの指定したアプリに自動でレコードとして追加することが可能になります。これにより、手作業での情報転記やファイル管理の手間を大幅に削減し、業務の迅速化と正確性の向上を実現できます。
Yoomに用意されている連携テンプレートを使えば、これらの設定も簡単に行えるため、以下で具体的な自動化例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに契約書や請求書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル内の文字情報をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をkintoneの顧客管理アプリや案件管理アプリに新しいレコードとして追加します。この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのデータ入力作業が不要になり、入力ミスを防ぎつつ、関連情報をkintoneに集約</span>できます。この処理は、ファイル内の特定データを抽出したり、AIによる要約や翻訳など値の変更を含むパターンを活用しています。
Google Driveに議事録や報告書などの長文ドキュメントがアップロードされると、ファイル内のテキストをOCRで抽出し、さらにAI機能を使ってその内容を自動で要約、その要約文とファイル情報をkintoneのデータベースに登録します。これにより、<span class="mark-yellow">長文資料の内容を短時間で把握し、kintone上で効率的に情報共有</span>することが可能となり、特に大量のドキュメントを扱う業務での時間短縮に貢献します。この連携は、AIによる文章生成を含むデータ加工処理を活用するパターンです。
それでは、さっそく実際にGoogle Driveとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Driveとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle Driveの設定をします。
まだ、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなフォルダを作成しました。
また、この後のテスト操作で、対象のフォルダに新しくファイルかフォルダが作成されている必要があるので、こちらも合わせて行ってくださいね。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定をしましょう。まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほど取得したGoogle DriveのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から読み取る（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている文字の数だけプロンプトが設定できます。文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。(YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。)
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
3.ここでは、ダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほどファイルから読み取った文字を、kintoneのレコードに追加するための設定をしましょう。下記赤枠をクリックしてください。
2.ここでは対象のkintoneアプリを指定します。
まだ、対象のkintoneアプリを準備してなければこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなアプリを作成したので、こちらにレコードを追加していきたいと思います。
kintoneの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
さらに画面を下に進み、データベースの連携欄を入力しましょう。ここには、入力欄下の注釈を参考にアプリIDを入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、kintoneアプリに追加するレコードを具体的に設定していきます。
それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。お好みに合わせて、各項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、kintoneにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はGoogle Driveからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。例えば、kintoneに新しい顧客情報が登録された際に、その顧客名のフォルダをGoogle Driveに自動作成するといった連携が可能です。
kintoneの特定のアプリに新しいレコード（例えば、新規顧客情報やプロジェクト情報など）が登録されたことをトリガーとして、そのレコード情報（顧客名やプロジェクト名など）に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成します。この連携により、<span class="mark-yellow">案件ごとや顧客ごとの資料を整理・保管するためのフォルダを手動で作成する手間が省け、一貫したフォルダ構成を維持</span>できます。この処理は、特定条件で処理を分岐させることも可能なパターンです。
kintone内のレコード情報（例えば、契約ステータスや最終見積もり金額など）が更新された際に、その更新内容に基づいて、関連するファイル（契約書や最新の見積書など）をGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードしたり、既存のファイルを更新します。これにより、<span class="mark-yellow">常に最新の情報をGoogle Drive上で共有・管理でき、情報の散逸や古いバージョンでの作業を防ぎます</span>。この連携は、特定の条件に合致した場合のみファイルを追加するといった、条件分岐を含むパターンを活用しています。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやkintoneのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
データベースやフォームの情報をもとにGoogle Driveにフォルダを作成したり格納することが可能です。
また、GoogleDrive内のファイルを自動でメール送付することができ、送付漏れを防ぐことができます。
kintoneに情報が追加されたら請求書を作成したり、見積書を自動送付できるため手作業の手間を削減し業務を効率化できます。
また、WordPressやMicrosoft SharePointにkintoneの情報を反映することも可能です。
フォームの回答をkintoneに自動で転記することもできますよ。
Google Driveとkintoneの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle Driveへのファイルアップロードに伴うkintoneへの情報転記作業や、その逆の作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生リスクを最小限に抑えることができます。</span>
これにより、担当者はデータ入力やファイル整理といった定型業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能となり、本来注力すべき顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できる貴重な時間を創出します！
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的な知識がなくても業務自動化ツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるため、もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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