【ラクラク設定】Google スプレッドシートとOCRを自動で連携する方法

フォームに添付されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する

Yoomのフォーム機能やGoogleフォーム経由で送信されたファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
フォームからの申請や受付、情報収集などと同時にデータ化を進められるため、後続の処理をスムーズに行えるようになるかもしれませんよね！

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する

Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージに特定のファイルがアップロードされると、それをトリガーにOCR処理を実行し、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに転記します。
チームで共有しているファイルの情報を関係者にスムーズに共有したり、内容をデータベース化したりする際に便利ですね！

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受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう

では、さっそく自動化の方法を解説していきましょう！
ここでは例として、「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」というフローを自動化する手順を解説します。

<span class="mark-yellow">Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます！</span>

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！

【Gmailのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押しましょう。

今回連携したいアカウントを選択してください。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。

Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックしましょう！
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。

これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートを選択しましょう！

Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。

以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックします。

こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。

「続行」をクリックしましょう。

これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、連携完了です！

‍ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはそのままで「次へ」をクリックして進んでください。

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次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！

※以下赤枠のラベルを作成しました。また今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。

Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！

• 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• 「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
なお、このアウトプットはこの後の設定で活用していきます。
アウトプットには、先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていればOKです！

最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！

ステップ4：分岐の設定

以下の赤枠をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

テンプレートを活用しているため、既に設定は完了しています。
そのため、必要な項目のみ修正するか、画像と同じ状態になっていることを確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 分岐対象のアウトプット
  「オペレーション」→特定のラベルのメールを受信したら
  「取得した値」→添付ファイル1

• 分岐条件
  添付ファイルの有無を判別する分岐設定のため、「取得した値が空ではない」を選択しましょう。

設定が完了したら「保存」をクリックして次へ進みます！

これで、分岐の設定は完了です！

ステップ5：OCRでの読み取り設定

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。この機会にぜひ、色々なアプリを試してみてくださいね！

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）

注意事項を確認しましょう。

「ファイルの添付方法」を設定しましょう！
先ほど取得したファイルを使用するため、選択してください。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、Google スプレッドシートのヘッダに沿って情報を追加したいので、以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈を参考にしてくださいね。

※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。

使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックします。

テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定

いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。

データーベースの連携画面に遷移したら、タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。

データベース連携の項目は、入力欄下の部分を見て入力してくださいね。

なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることで候補から選択可能です！

注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。

※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:E」になります。

そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。

ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます！入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報（アウトプット）が表示されます。

※以下は例として、「作業者名」の項目に前ステップで取得した【作業者名】の情報を引用したものです。）

情報を入力したら、「テスト」をクリックしましょう！
<span class="mark-yellow">テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう。</span>

無事に追加されましたね！
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です！

ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」方法でした！

Google スプレッドシートやOCRを活用したその他の自動化例

YoomではGoogle スプレッドシートやOCRを活用した自動化のテンプレートを多数用意しています！
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみてくださいね。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

OCRを使ったその他の自動化例

まとめ

この記事では、OCR技術を活用して画像やPDFファイルからテキスト情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録する方法について解説しました！
メールの添付ファイル、フォームから送信されたファイル、クラウドストレージ上のファイルなど、様々な形式の書類データを効率的に処理できるイメージを掴んでいただけたのではないでしょうか。

今回紹介した業務フローのような手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、うっかりミスが起こる可能性もありますよね…。
そのような時こそGoogle スプレッドシートとOCRを連携させて課題を解決し、データの入力作業を効率化してみましょう！入力ミスが減ることは、データの正確性向上にも繋がるはずです！

<span class="mark-yellow">なお、Yoomならこのような自動化をプログラミングの知識なしで導入できます。</span>
豊富なテンプレートを活用すれば、普段頭を悩ませている作業を自動化できる可能性があるため、ぜひこの機会にチェックしてみてくださいね！