請求書や領収書、アンケート用紙など、紙や画像データで受け取った書類の内容を一つ一つ確認し、Google スプレッドシートに手入力する作業、大変ですよね…。時間もかかるし、入力ミスも起こりがちです。
こんな時、もし、画像やPDFファイル内の文字情報を自動で読み取ってGoogle スプレッドシートに転記できたら、業務はぐっと効率化できる かもしれませんね…！
そこでこの記事では、プログラミングの知識がなくても実現できる、Google スプレッドシートとOCRを活用した自動化の方法をご紹介しましょう！設定はシンプルなので、業務のスキマ時間でささっと導入できるはずです。 ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
説明を読む前に、「まずは実際に動かしてみたい！」という方は、ぜひ以下のバナーをクリックしてテンプレート利用を開始してみてください！
Gmailで特定のラベルに添付された画像ファイルをOCRでテキスト化し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く請求書や注文書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 添付ファイルのデータ入力作業における、確認の手間や入力ミスをなくしたいと考えている方 OCR機能を活用して、紙やPDFベースの書類管理業務のDXを推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた入力業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能（OCR）の設定では、読み取りたい項目（例えば、請求金額、会社名、日付など）を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、AI機能で読み取ったどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google スプレッドシートとOCRを使った様々な自動化の方法
メールの添付ファイル、フォームから送信されたファイル、クラウドストレージに保存されたファイルなど、様々な形で受け取る書類データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で集約することが可能です！
まずは実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールの添付ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する
GmailやOutlookで受け取ったメールに添付された請求書や申込書などのファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートの指定した行に追記します。処理時間を短縮できる はずです！
Gmailで特定のラベルに添付された画像ファイルをOCRでテキスト化し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く請求書や注文書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 添付ファイルのデータ入力作業における、確認の手間や入力ミスをなくしたいと考えている方 OCR機能を活用して、紙やPDFベースの書類管理業務のDXを推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた入力業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能（OCR）の設定では、読み取りたい項目（例えば、請求金額、会社名、日付など）を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、AI機能で読み取ったどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookに添付されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届くメールに添付されたスクリーンショットの内容を、都度手作業で確認し、Google スプレッドシートに転記していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたスクリーンショットの情報をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する画像付きの報告メールなどの情報を手作業で転記している方 スクリーンショットの内容をOCRで読み取り、データ化する手間を省きたい方 Google スプレッドシートへのデータ入力を自動化し、人的ミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信したメールから自動で画像データを抽出し転記するため、手作業の時間を削減できます。 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無で処理を分けます。 添付ファイルがある場合は、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 オペレーションのOCR機能を設定し、ダウンロードしたスクリーンショットからテキスト情報を読み取ります。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたいスクリーンショットのどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートID、書き込み先のタブ名、データを追加するテーブルの範囲を任意で設定してください。 ■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する
Yoomのフォーム機能やGoogleフォーム経由で送信されたファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。後続の処理をスムーズに行えるようになる かもしれませんよね！
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Google スプレッドシートに情報追加
試してみる
■概要
フォームで受け取った申込書や請求書の内容を、一つひとつ確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された書類ファイルからOCR機能で自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた添付書類の情報を、手作業で転記している担当者の方 書類の文字情報をOCRで抽出し、Google スプレッドシートでの管理を自動化したい方 データ入力時のヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに添付された書類からOCRでテキストを抽出し、自動で転記されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーにフォームトリガーを設定し、添付ファイル付きのフォームが送信された際にワークフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された書類ファイルから文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄など、用途に応じて入力項目を任意で設定してください。 OCR機能では、書類の中からテキストを抽出したい箇所（例：請求金額、発行日など）を任意で設定可能です。 Google スプレッドシートへの追加設定では、情報を追加する対象のスプレッドシートやシート、書き込むテーブル範囲などを任意で指定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する
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■概要
イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方 展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方 名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに送信された名刺情報をOCRが自動で読み取るため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記をなくすことで、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに送信された名刺画像ファイルを取得します。 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを選択してください。 OCR機能では、会社名や氏名、電話番号など、名刺画像から抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、各列にどの抽出データを割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。 以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する
Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージに特定のファイルがアップロードされると、それをトリガーにOCR処理を実行し、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに転記します。内容をデータベース化したりする際に便利 ですね！
Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
取引先から受領した請求書などの帳票をGoogle Driveに保存した後、内容を目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が帳票の文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した請求書や注文書の内容を手作業で転記している経理や営業事務の方 紙やPDFの帳票からのデータ入力を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方 毎月発生する定型的な書類管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りから転記までが自動処理されるため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。 目視確認や手入力による転記ミス・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することで、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した帳票ファイルをダウンロードします。 さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから会社名や金額などの必要な情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。 OCR機能では、読み取りたい帳票のフォーマットに合わせて、日付や金額、発行元といった抽出項目を自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートや、OCRで読み取ったどの情報をどの列に記録するかのマッピングを任意で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて手作業で転記していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveに保存したファイルの内容を手作業で別アプリに転記している方 OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートで管理し、業務を効率化したい方 手入力による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイルアップロードだけで、OCRによる読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。 人の手によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けられるようにします。 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 その後、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションのファイルのアイテムIDの項目はトリガーから取得した値を選択してください。 分岐機能では、業務に合わせた条件を任意で設定可能です。 OCR機能では、請求書番号や金額、日付など、ファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加したいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。 ■注意事項
OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう
では、さっそく自動化の方法を解説していきましょう！「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」 というフローを自動化する手順を解説します。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 テンプレートをコピーする Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定 トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで特定のラベルに添付された画像ファイルをOCRでテキスト化し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く請求書や注文書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 添付ファイルのデータ入力作業における、確認の手間や入力ミスをなくしたいと考えている方 OCR機能を活用して、紙やPDFベースの書類管理業務のDXを推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた入力業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能（OCR）の設定では、読み取りたい項目（例えば、請求金額、会社名、日付など）を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、AI機能で読み取ったどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。GmailとYoomのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
Gmailで特定のラベルに添付された画像ファイルをOCRでテキスト化し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く請求書や注文書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 添付ファイルのデータ入力作業における、確認の手間や入力ミスをなくしたいと考えている方 OCR機能を活用して、紙やPDFベースの書類管理業務のDXを推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からデータ転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた入力業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能（OCR）の設定では、読み取りたい項目（例えば、請求金額、会社名、日付など）を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、AI機能で読み取ったどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
※以下赤枠のラベルを作成しました。また今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう！
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン によって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。 「ラベル」は候補から先ほど作成したラベルを選択してください。以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
※取得した値 とは？
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
なお、このアウトプットはこの後の設定で活用していきます。
完了を選択しましょう。
ステップ4：分岐の設定
以下の赤枠をクリックしてください。
※パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
テンプレートを活用しているため、既に設定は完了しています。
分岐対象の取得した値
分岐条件 設定が完了したら「完了」をクリックして次へ進みます！
これで、分岐の設定は完了です！
ステップ5：OCRでの読み取り設定
「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「変更」から文字数を変更できます。
文字数によって消費するタスク数が異なりますので、ご注意ください。
注意事項を確認しましょう。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
※なお、今回例として作成したGoogle スプレッドシートはこちらです。
使用するAIを任意で選択しましょう。
テストに成功したら「取得した値」を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
データーベースの連携画面に遷移したら、アクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を見て入力してくださいね。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることで候補から選択可能です！
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます！入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報（アウトプット）が表示されます。
※以下は例として、「作業者名」の項目に前ステップで取得した【作業者名】の情報を引用したものです。）
情報を入力したら、「テスト」をクリックしましょう！テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう。
無事に追加されましたね！
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」 方法でした！
Google スプレッドシートやOCRを活用したその他の自動化例
YoomではGoogle スプレッドシートやOCRを活用した自動化のテンプレートを多数用意しています！
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストやタスク表の更新に気づかず、対応が遅れてしまった経験はありませんか？複数人でシートを編集していると、誰がどこを更新したのか把握するのは大変な作業です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の行が更新された際に、その内容を自動でSlackに通知することが可能になり、スムーズな情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方 スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスを減らしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、その情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析しているものの、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか？情報の更新漏れや入力ミスが発生する懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした二重入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方 Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方 Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方 SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます ■注意事項
Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
OCRを使ったその他の自動化例
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知する業務は手間がかかるものであり、確認漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveで受領した請求書などの内容を、手作業で確認し共有している経理担当者の方 紙の申込書などをスキャンしてOneDriveで管理し、チームへの共有を行っている方 書類の確認から通知までの一連の業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから内容の読み取り、チームへの通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、必要に応じて「分岐機能」を設定し、特定のファイルのみを処理するなどの条件を指定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を含めたメッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、ファイルのアイテムIDにトリガーで取得した値を設定してください。 分岐機能では、ファイル名など任意の条件を設定することが可能です。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、請求書番号や日付など、抽出したい項目を自由に設定できます。 Microsoft Teamsに送信するメッセージは、通知先のチャネルや本文の内容を任意で設定し、OCRで抽出した情報を含めることも可能です。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方 OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。 AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。 Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。 Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせ対応で、Googleフォームに外国語の書類が添付されると、翻訳やデータ入力に手間がかかることはないでしょうか。手作業での翻訳や転記は時間がかかる上、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのOCR読み取り、DeepLでの翻訳、Google スプレッドシートへの記録までを自動化でき、多言語対応の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで海外からの申込や添付書類を受け付けている担当者の方 外国語で記載された書類の内容を都度DeepLで翻訳し、手作業で転記している方 多言語での問い合わせや申し込み対応のプロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から翻訳、転記までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業による翻訳ミスやGoogle スプレッドシートへの転記漏れ、入力間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、DeepL、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などを指定のシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのアクションで、フォームの回答から取得したファイルのIDを正しく指定してください。 OCR機能の設定で、テキストを抽出したいファイルや項目を任意でカスタマイズしてください。 DeepLの設定で、翻訳元となるテキスト情報（OCRの抽出結果など）や翻訳先の言語を任意で指定してください。 Google スプレッドシートのアクションで、連携先のシートや、どの列にどの値（翻訳結果など）を追加するかをカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
まとめ
この記事では、OCR技術を活用して画像やPDFファイルからテキスト情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録する方法について解説しました！
今回紹介した業務フローのような手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、うっかりミスが起こる可能性もありますよね…。入力ミスが減ることは、データの正確性向上にも繋がるはずです！
なお、Yoomならこのような自動化をプログラミングの知識なしで導入できます。
