NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

‍ステップ2:Notionのページが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベント受信」を選択します。

6.アプリ一覧からNotionを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「ページが作成または更新されたら」とします。）
　・Notionと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

　※Boxの作成時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプの選択から「Box」を検索します。

13.Boxを選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成する」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
　　※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

[[72929]]

NotionやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Notionを活用した自動化例

Gmailに届いたメールの内容を自動でNotionに記録したり、Googleフォームの回答やGoogleスプレッドシートに追加された行の情報をもとに、Notion上にページを自動作成することができます。
さらに、Googleカレンダーに予定が登録された際にNotionのデータベースに情報を追加したり、Notion内のステータス更新に応じて外部ツールに通知を送るといった双方向の連携も可能です。

[[157376,86958,158778,95381,179351]]

Boxを活用した自動化例

ファイルのアップロードをトリガーとしたデータ更新、OCRによる内容抽出と通知、さらにはAIによる要約と情報共有を自動化します。
また、外部フォームからのファイル自動保存や定期的なフォルダ作成も可能に。これにより、ファイル管理や情報連携にかかる手間を削減し、組織全体の業務効率と生産性を向上させます。

[[85915,203490,148978,140303,125100]]

まとめ

NotionとBoxの連携・自動化を活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。
また、業務自動化例やメリットでご紹介したように、解説した業務フロー以外でもNotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められるかもしれません。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることができるはずです。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！