NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

‍ステップ2:Notionのページが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベント受信」を選択します。

6.アプリ一覧からNotionを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「ページが作成または更新されたら」とします。）
　・Notionと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

　※Boxの作成時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプの選択から「Box」を検索します。

13.Boxを選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成する」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
　　※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

NotionやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍NotionやBoxを連携した自動化例

Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加したり、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加したりすることもできます。
また、フォームに添付されたファイルをBoxに格納して、Notionにファイル情報を追加する連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

フォームに送信された回答をNotionに追加する

Googleフォームなどで送信された内容をNotionに自動で追加します。

カレンダーで予定が作成されたらNotionに追加する

GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定が登録されたら、Notionに自動で追加します。

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

Boxを活用した自動化例

メールで受信したファイルをBoxに保存する

GmailやOutlookなどで受信したファイルをBoxに自動で保存します。

顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Boxでファイルがアップロードされたらチャットツールに通知する

BoxでファイルがアップロードされたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

NotionとBoxを連携するメリットと利用シーン

1. 情報管理の一元化で検索の効率向上

Notionでプロジェクトや業務のページが作成・更新されるたびに、Boxに自動でフォルダが作成されれば、関連するファイルや資料の管理が一箇所で行えるようになります。
たとえば、NotionにあるプロジェクトページごとにBoxで新規フォルダが作成されます。
その中に関連ファイルをまとめて保存することで、必要な資料がどこにあるかを素早く把握できる環境が整いますよね。

これにより、情報の管理が一元化され、検索の手間が削減されるはずです。

2. 確実なファイル保存とチーム内の情報共有強化

Notionでプロジェクトや業務に関する新しいページが追加されると、Boxにフォルダが自動生成されるため、ファイルの保管漏れや二重保存のリスクが軽減されます。

この連携により、プロジェクトに関するドキュメントや資料が確実にBoxに保存され、チームメンバーが最新のファイルへアクセスしやすくなるはずです。
また、Notionで情報の追加や更新が確実にBoxに反映されるため、メンバー間での円滑な情報共有が期待できますよ。

3. 業務プロセスの自動化による作業負担の軽減

Notionで新しいページが作成・更新されたときにBoxに自動的にフォルダを作成する設定は、業務の自動化を促進します。

この連携により、手動でフォルダを作成する手間が省け、プロジェクトの進捗に伴う情報の整備が自然と進むはずです。
また、Boxに適切なフォルダが作成されることで、ファイル管理がしやすくなり、チームメンバーがスムーズに資料の参照や更新を行える環境が整いますよね。
結果として、業務の効率化と精度の向上を図ることができ、プロジェクトのスピードアップが期待できますよ。

まとめ

NotionとBoxの連携・自動化を活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。

また、業務自動化例やメリットでご紹介したように、解説した業務フロー以外でもNotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められるかもしれません。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることができるはずです。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！