NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にNotionとBoxの連携が可能です。YoomにはあらかじめNotionとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

このブログをおすすめする方

NotionとBoxの活用をさらに進めたい企業のIT担当者
プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化を目指すチームリーダー
連携ツールを用いてチームのコラボレーションを強化したい方
簡単に業務自動化を導入して作業負担を軽減したい方
データの一元管理や情報共有の精度を向上させたい組織

NotionとBoxを連携するメリットと利用シーン

1. 情報管理の一元化で検索の効率向上

Notionでプロジェクトや業務のページが作成・更新されるたびに、Boxに自動でフォルダが作成されることで、関連するファイルや資料の管理が一箇所で行えるようになります。
たとえば、NotionにあるプロジェクトページごとにBox内で新規フォルダが作成され、その中に関連ファイルをまとめて保存することで、必要な資料がどこにあるかを素早く把握できる環境が整います。

これにより、情報の管理が一元化され、検索の手間が削減されるでしょう。

2. 確実なファイル保存とチーム内の情報共有強化

Notionでプロジェクトや業務に関する新しいページが追加されると、Boxにフォルダが自動生成されるため、ファイルの保管漏れや二重保存のリスクが軽減されます。

この連携により、プロジェクトに関するドキュメントや資料が確実にBoxに保存され、チームメンバーが最新のファイルへアクセスしやすくなります。また、Notion上での更新や情報の追加が確実にBoxに反映されるため、メンバー間での円滑な情報共有が期待できます。

3. 業務プロセスの自動化による作業負担の軽減

Notionで新しいページが作成・更新されたときにBoxに自動的にフォルダを作成する設定は、業務の自動化を促進します。

この連携により、手動でフォルダを作成する手間が省け、プロジェクトの進捗に伴う情報の整備が自然と進むでしょう。また、Box内に適切なフォルダが作成されることで、ファイル管理がしやすくなり、チームメンバーがスムーズに資料の参照や更新が行える環境が整えられます。業務の効率化と精度の向上が図れ、プロジェクトのスピードアップが期待できます。

NotionとBoxの連携フローの作り方

ここで、NotionとBoxを連携する業務フローの作り方の例について、ノーコードツール「Yoom」を用いた方法をお伝えします。
ノーコードツールYoomを利用することで、アプリの連携や業務フローの自動化を簡単に行うことが可能です。
プログラミングの専門知識は一切なくても問題なく進められる、ノーコードによる連携と自動化の方法ですので、ぜひやってみてください。

今回ご紹介するのは、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する」フローとなります。
Notion上でページの作成や更新が行われた際、Boxに自動的にフォルダが追加されることで、手作業で新たなフォルダを作成する手間を省くことができ、また、フォルダの作成もれや二重作成のミスを防ぐことにもつながります。
以下の通りテンプレートもありますので、ご参考になさってください。

Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法

では、具体的な手順を説明していきます。

[Yoomとは]

ステップ1:NotionとBoxをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するNotionとBoxをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

　※1.Notionの連携には、下図の注意が出ます。

　　　「ページを選択する」をクリックのうえ、必要な項目にチェックを入れて「アクセスを許可する」を選んでください。

　※2.Boxの連携には、下図の注意が出ます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

‍ステップ2:Notionのページが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からNotionを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「ページが作成または更新されたら」とします。）
　・Notionと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔については、：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

　※Boxの作成時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

13.アプリ一覧からBoxを選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成する」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
　　※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

その他のNotionを使った自動化の例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. 各種チャット系のサービスについてもほぼ全てにYoomは連携しているので、Notion上での変更や追加を好みのチャットツールに通知することが可能です。

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2. Yoomを利用することで、途中に他のアプリを組み合わせることができるので、「要約してから保存する」といったこともノーコードで実現できます。

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3. Notionデータベースと組みあせてタスク管理も自動化できそうです。

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まとめ

NotionとBoxの連携と自動化を適切に活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。

また、メリットや業務自動化例でご紹介したように、テンプレートをご案内した業務フロー以外にも、NotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められます。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることが可能です。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！

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