NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

[Yoomとは]

Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法

では、具体的な手順を説明していきます。

ステップ1:NotionとBoxをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するNotionとBoxをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

　※1.Notionの連携には、下図の注意が出ます。

　　　「ページを選択する」をクリックのうえ、必要な項目にチェックを入れて「アクセスを許可する」を選んでください。

　※2.Boxの連携には、下図の注意が出ます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

‍ステップ2:Notionのページが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からNotionを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「ページが作成または更新されたら」とします。）
　・Notionと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

　※Boxの作成時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

13.アプリ一覧からBoxを選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成する」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
　　※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

NotionとBoxのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやBoxのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

Gmailの受信内容をNotionに追加する

Notionの内容を他ツールに反映させるだけでなく、他ツールの内容をNotionに反映させることもできます。

Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する

Googleフォームの内容を自動でNotionに転記するフローです。回答内容をNotionで一括管理したい方におすすめです。

Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する

Salesforceの情報が自動でNotionに追加されるので、例えば営業とバックオフィス間の連携などで特に役立ちそうです。

Boxを活用した自動化例

BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する

Notionと同じく、他ツールの情報をもとにBoxを更新するだけでなく、Boxの情報を他ツールに同期することもできます。

BoxにアップロードされたファイルをOneDriveにも連携する

データ管理に使っているツールが他部署や取引先と異なる場合、両方のデータを自動で統一することで転記ミスや抜け漏れを防ぐのに役立つでしょう。

DocuSignの証明書をboxに格納

証明書をダウンロードしBoxに格納するところまで自動で完了するので、Boxで証明書を一括管理できて便利ですね！

NotionとBoxを連携するメリットと利用シーン

1. 情報管理の一元化で検索の効率向上

Notionでプロジェクトや業務のページが作成・更新されるたびに、Boxに自動でフォルダが作成されることで、関連するファイルや資料の管理が一箇所で行えるようになります。
たとえば、NotionにあるプロジェクトページごとにBox内で新規フォルダが作成され、その中に関連ファイルをまとめて保存することで、必要な資料がどこにあるかを素早く把握できる環境が整います。

これにより、情報の管理が一元化され、検索の手間が削減されるでしょう。

2. 確実なファイル保存とチーム内の情報共有強化

Notionでプロジェクトや業務に関する新しいページが追加されると、Boxにフォルダが自動生成されるため、ファイルの保管漏れや二重保存のリスクが軽減されます。

この連携により、プロジェクトに関するドキュメントや資料が確実にBoxに保存され、チームメンバーが最新のファイルへアクセスしやすくなります。また、Notion上での更新や情報の追加が確実にBoxに反映されるため、メンバー間での円滑な情報共有が期待できます。

3. 業務プロセスの自動化による作業負担の軽減

Notionで新しいページが作成・更新されたときにBoxに自動的にフォルダを作成する設定は、業務の自動化を促進します。

この連携により、手動でフォルダを作成する手間が省け、プロジェクトの進捗に伴う情報の整備が自然と進むでしょう。また、Box内に適切なフォルダが作成されることで、ファイル管理がしやすくなり、チームメンバーがスムーズに資料の参照や更新を行える環境が整えられます。業務の効率化と精度の向上を図ることができ、プロジェクトのスピードアップが期待できます。

まとめ

NotionとBoxの連携・自動化を活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。

また、業務自動化例やメリットでご紹介したように、テンプレート解説した業務フロー以外でもNotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められそうです。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることができるでしょう。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！