NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Notionのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

4.続いて、「データベースID」を入力します。
※入力欄下の補足説明を参考に入力しましょう。

5.設定後に「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

ステップ4:レコードを取得する設定

1.続いて、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを取得する（ID検索）」のまま、下にスクロールしましょう。

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3.該当するレコードの「レコードID」を候補から選択し、次に進みましょう。

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4.次の画面で指定したテーブルから情報を取得する設定を行いましょう。
今回は、以下の画像のようにレコードの条件として『オブジェクトID』を指定しました。

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5.設定後に「テスト」を実行します！

スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認して保存しましょう。

ステップ5:Boxにフォルダを作成する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダを作成」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.API接続設定をします。

• フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
  ※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。

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• 親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

4.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Boxに追加できていることを確認しましょう！

5.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

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NotionやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Notionを活用した自動化例

Gmailに届いたメールの内容を自動でNotionに記録したり、Googleフォームの回答やGoogleスプレッドシートに追加された行の情報をもとに、Notion上にページを自動作成することができます。
さらに、Googleカレンダーに予定が登録された際にNotionのデータベースに情報を追加したり、Notion内のステータス更新に応じて外部ツールに通知を送るといった双方向の連携も可能です。

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Boxを活用した自動化例

ファイルのアップロードをトリガーとしたデータ更新、OCRによる内容抽出と通知、さらにはAIによる要約と情報共有を自動化します。
また、外部フォームからのファイル自動保存や定期的なフォルダ作成も可能に。これにより、ファイル管理や情報連携にかかる手間を削減し、組織全体の業務効率と生産性を向上させます。

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まとめ

NotionとBoxの連携・自動化を活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。
また、業務自動化例やメリットでご紹介したように、解説した業務フロー以外でもNotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められるかもしれません。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることができるはずです。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！