NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法

NotionとBoxを連携するメリットとは

Notionは、その機能の多様性からオールインワンツールなどと称されています。
メモやノートとしての利用に始まり、タスク管理やプロジェクト管理、データベース作成、ドキュメント共有など、多くの作業を1つのワークスペース内で行うことができるのがNotionの魅力です。
このNotionをもっと便利に使うために、クラウドストレージサービスであるBoxと連携することをおすすめします。
この連携のメリットとして、3点お伝えします。

メリット1:データの一元管理ができる

NotionとBoxを連携することで2つのツール間でデータの一元管理が可能になり、情報の重複や抜け漏れを防ぐことができるほか、必要なデータへ素早くアクセスできるようになります。

例えば、Boxにプロジェクトに関連するドキュメントやファイルを保存したうえで、そのリンクをNotionのプロジェクトページに追加することで、すべての関連資料の一括管理が可能となります。
チームメンバーが最新の情報に簡単にアクセスできることで業務の効率が向上します。

メリット2:コラボレーションが強化される

NotionとBoxの連携により、2つのツールによるリアルタイムでのチームのコラボレーションが簡単になります。
チームメンバーはNotion上でコメントやフィードバックを行い、それを確認しながらBox上のファイルを同時に編集することができます。

例えば、Boxに保存されたプレゼンテーション資料のリンクをNotionのプロジェクトページに埋め込んだ場合、チームメンバーはリアルタイムでその資料へのコメントや編集を行うことができます。
資料へのアクセスだけでなくフィードバックも迅速に行うことが可能になり、業務の質の向上が期待できます。

メリット3:業務が自動化できる

NotionとBoxの連携は、定型業務の自動化にもつながります。

例えば、Boxへの新しい契約書のアップロードの際、Notionのタスク管理ページに通知が自動送信されるよう設定することで、担当者がすぐに契約書を確認できます。
チェックもれを防ぐとともに、スムーズな進行が可能となります。

NotionとBoxを連携するとできる業務自動化例

次に、NotionとBoxの連携によって行うことができる業務自動化の例についてご紹介します。

プロジェクト管理

プロジェクトに関連するファイルをBoxで管理し、Notionへの通知とNotion上でのタスク追跡を行うことができます。

例えば、 Boxで新しいプロジェクトファイルの追加やファイル変更があった場合、自動的にNotionのプロジェクト管理ページに通知が送られ、関連するタスクが更新されるように設定することが可能です。
プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できることで迅速な対応につながります。

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また、チャットツールなどと組み合わせてNotion上で集約・共有されたコメントを元に迅速なフィードバック反映を行うことや、過去の内容を参照することもできます。
これらの情報管理の一元化は、ドキュメント管理全般の効率化とチーム内のコミュニケーション強化につながります。

NotionとBoxの連携フローの作り方

ここで、NotionとBoxを連携する業務フローの作り方の例について、ノーコードツール「Yoom」を用いた方法をお伝えします。
ノーコードツール「Yoom」を利用することで、アプリの連携や業務フローの自動化を簡単に行うことが可能です。
プログラミングの専門知識は一切なくても問題なく進められる、ノーコードによる連携と自動化の方法ですので、ぜひやってみてください。

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今回ご紹介するのは、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する」フローとなります。
Notion上でページの作成や更新が行われた際、Boxに自動的にフォルダが追加されることで、手作業で新たなフォルダを作成する手間を省くことができ、また、フォルダの作成もれや二重作成のミスを防ぐことにもつながります。
以下の通りテンプレートもありますので、ご参考になさってください。

Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法

では、具体的な手順を説明していきます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
また、Yoomの基本的な操作については、初めてのYoomをご参照ください。

ステップ1:NotionとBoxをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Notion」と「Box」をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

　※1.「Notion」の連携には、下図の注意が出ます。

　　　「ページを選択する」をクリックのうえ、必要な項目にチェックを入れて「アクセスを許可する」を選んでください。

　※2.「Box」の連携には、下図の注意が出ます。「Boxのアクセスを許可」を選んでください。

‍ステップ2:Notionのページが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧から「Notion」を選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。

　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例として、下図では「ページが作成または更新されたら」とします。）
　・Notionと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔については、：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。

10.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionのページ作成・更新情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、右メニューからコネクト設定を行ってください。

　※Boxの作成時に使いたい情報があれば、「アウトプット」の設定が役立ちます。追加で必要な項目があれば「取得する値を追加」から選択してください。

ステップ3:Boxのフォルダを作成するアクションを設定

11.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

13.アプリ一覧から「Box」を選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「フォルダを作成する」）
　・Boxと連携するアカウント情報：任意で選択してください。

15.「次へ」をクリックします。

16.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定してください。アウトプット機能を利用して、Notionから取得した情報を使用することが可能です。
　　※今回はアウトプットから「ページタイトル」を参照するように設定しています。
　・親フォルダのコンテンツID：Boxで該当の親フォルダを開き、URLから最後の数字列を入れます。

17.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する方法」フローの完成となります。

まとめ

NotionとBoxの連携と自動化を適切に活用することで、プロジェクト管理やドキュメント管理の効率化とチームコミュニケーションの強化につながります。
また、メリットや業務自動化例でご紹介したように、テンプレートをご案内した業務フロー以外にも、NotionとBoxを連携することで更に多くの業務を効率的に進められます。
特に、ファイルの一元管理や自動通知機能の活用は、業務の抜け漏れを防ぎ、自分だけでなくチーム全体の作業効率を向上させることが可能です。
Yoomを利用して業務フローの自動化をどんどん進め、スムーズな業務管理を実現しましょう！