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「SmartHRとクラウドサインを使っていて、従業員情報をもとに契約書を送信したいけど、それぞれの情報を手入力で連携させるのが面倒…」
「SmartHRに新しく従業員が登録されるたびに、クラウドサインで書類を送る作業を手動で行っていて、手間も時間もかかるし、入力ミスも心配…」
このように、SmartHRとクラウドサイン間での手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">SmartHRの従業員情報をトリガーにして、クラウドサインから関連書類を自動で送信する仕組み</span>です。
この仕組みを活用することで、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な人事業務や契約管理に集中できる時間を生み出すことが可能になるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartHRとクラウドサインを連携して様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
SmartHRとクラウドサインのAPIを連携すれば、SmartHRに従業員情報が登録・更新された際に、その情報を基にクラウドサインから自動で契約書類などを送信できるようになります。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業による書類作成や送信作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができるでしょう。入社手続きや契約更新業務の迅速化と正確性向上を実現し、人事担当者の負担軽減が期待できます。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを登録するだけで、すぐにSmartHRとクラウドサインの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！
SmartHRに新しい従業員が登録されたタイミングで、その従業員情報を自動的に取得し、クラウドサインを用いて雇用契約書や入社関連書類を自動で送信することができます。
<span class="mark-yellow">入社手続きにかかる時間を大幅に短縮し、書類の送信漏れや宛先間違いといったミスの防止</span>が期待できます。
SmartHRに登録された従業員情報の中から、例えば特定の雇用形態（正社員のみ、契約社員のみなど）や所属部署といった条件に合致する従業員がいた場合にのみ、クラウドサインから関連書類を自動で送信することも可能です。
<span class="mark-yellow">よりターゲットを絞った効率的な書類送付プロセスを構築し、不要な送信作業を削減する</span>ことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にSmartHRとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartHRとクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「SmartHRで従業員が登録されたら、クラウドサインで書類を送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【SmartHRのマイアプリ登録】
検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補からSmartHR(OAuth)を選択します。
新規登録画面で、Yoomと連携するSmartHRアカウントのサブドメインを入力し、「追加」をクリックしてください。
【クラウドサインのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にクラウドサインと入力し、表示される候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「追加」をクリックして連携完了です！
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
ここでは、SmartHRに従業員情報が登録された際に、フローボットが起動するように設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの、「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルは編集可能なので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。フローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
トリガーアクションは「従業員が登録されたら（Webhook）」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
「サブドメイン」は、ステップ1のマイアプリ登録時と同様に入力します。
ここで入力したサブドメインのSmartHRアカウントに従業員情報が登録されると、フローボットが自動で起動するようになりますよ！
入力したら「テスト」を押して、フローとSmartHRアカウントを連携します。下図のように「テスト成功」と表示されれば連携できているので、「次へ」をクリックして設定を進めましょう！
次に、API接続設定を行います。
下図の手順を参考に、テスト用の従業員情報をSmartHRに登録してテストをしましょう！
今回は下図のような従業員情報を登録しました。テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「test@com」など）でOKです！
従業員情報を登録したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した従業員情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得した従業員情報を使って、書類を発行する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。
次に、書類を発行するGoogle ドキュメントの雛形との連携設定です。
設定を進める前に、Google ドキュメントに書類の雛形を作成しておいてくださいね！
※雛形作成時の注意事項は、こちらをご参照ください。
今回はテスト用に、下図のような雛形を用意しました。
雛形の準備ができたらYoomの画面に戻って、データベースの連携設定を進めていきます。
▼日付のアウトプットの選択方法 参照▼
設定が完了したら「次へ」をクリックし、置換条件の設定をしていきましょう。
ここでは、事前に用意しておいた書類の雛形に、ステップ3で取得したSmartHRの情報が反映されるように設定します。
この際、雛形の中で{ }で囲っている部分を、アウトプットで取得したデータに置き換えることができますよ！
たとえば「{姓}」には、SmartHRから取得した情報の「姓」を反映させたいので、アウトプットを使って下図のように設定します。
その他の項目も、同じように適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
※「置換対象の文字列」の各項目は、連携している雛形の{ }で囲った部分が表示されています。項目を編集したい場合は、雛形を編集してください。
設定後は「テスト」をクリックします。テストが成功すると、作成された書類のダウンロードボタンが表示されるので、ダウンロードして内容を確認してみましょう！
下図のように、SmartHRの情報が反映された状態で、書類が作成されていましたよ！
格納先に指定していたGoogle Driveに、書類が保存されているかどうかもチェックしてみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
続いて、クラウドサインで書類を作成する設定を行います。
「書類の作成」をクリックしてください。
これまでと同様にタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「書類タイトル」に、発行する書類のタイトルを活用する業務内容に合わせて自由に設定します。今回は下図のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出される、発行する書類の情報を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、クラウドサインで発行する書類に、ステップ4で作成した書類を添付する設定です。
「書類にファイルを添付」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がステップ5と同じものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、「書類ID」をアウトプットを使って設定します。
下図のように、「取得した値」の「書類の作成」内にある「書類ID」を設定してくださいね！
「ファイルの添付方法」は、ステップ4で発行した書類を使用するので、下図のように設定します。
設定後は「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、書類を送付する宛先を追加する設定です。
「宛先の追加」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ5・6と同じものであることを確認します。
アクションは「宛先の追加」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
「書類ID」はステップ6と同様に、アウトプットを使って設定します。
書類の送付先となる「メールアドレス」を、SmartHRから取得した情報を使って設定します。
下図のようにアウトプットを使って設定してみてくださいね！
「宛先の名前」も「メールアドレス」と同じように、アウトプットを使って設定しましょう。
設定完了後は「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、クラウドサインで書類を送付する設定を行います。
「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ5・6・7と同じものであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「書類ID」をステップ6・7と同様にアウトプットを使って設定し、「テスト」をクリックします。
※「テスト」をクリックすると、ステップ7で「メールアドレス」に設定したアドレス宛に、実際に書類が送信されるため、一旦、テスト送信を行っても支障のないアドレスに設定しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されたら、ステップ4で発行した書類が、ステップ7で「メールアドレス」に設定したアドレス宛に送信されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」をにし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「SmartHRで従業員が登録されたら、クラウドサインで書類を送信する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介した連携以外でも、SmartHRやクラウドサインのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
データベースやSlackの投稿、フォームの回答やをもとにSmartHRで従業員情報を登録することができます。
また、SmartHRの情報をNotionに反映することも可能です。
データベースをもとに作成した書類や契約書をクラウドサインで送付できます。
また、GmailやNotion、SPIRAL、の情報をもとにクラウドサインで契約書を作成したり送信することも可能です。
SmartHRとクラウドサインの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員情報の確認、書類作成、そしてクラウドサインへの情報入力と送信といった一連の作業をまるごと効率化し、ヒューマンエラーを根本から防ぐ</span>ことができるでしょう。
これにより、人事担当者は入社手続きや契約管理業務における煩雑な作業から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、従業員エンゲージメント向上施策や制度設計といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、SmartHRとクラウドサインの連携からスタートしてみてください。
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