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「Tallyで受け付けた申込内容をBoxに保存したい」
「フォームが送信されるたびに、手作業で内容をPDF化してBoxにアップロードするのが手間...」
このように、TallyとBoxを利用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Tallyのフォーム送信をトリガーに、その内容を自動でPDF化してBoxの指定フォルダに保存する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。
入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的なコア業務に専念できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TallyとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TallyとBoxのAPIを連携することで、Tallyのフォームで受け付けた情報をBoxへ自動的に保存する仕組みを構築できます。
これにより、手作業によるファイルの作成やアップロードの手間をなくし、業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Tallyのフォームで情報が送信されるたびに、その内容を自動でPDFドキュメントとして生成し、Boxの指定したフォルダに保存します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの作成やアップロードといった一連の作業が不要になり、申請書や申込書の管理を効率化</span>できます。
Tallyのフォーム送信内容をPDF化した後、Boxに保存する前に社内の承認フローを挟む自動化も可能です。
担当者が内容を確認し承認することで初めてBoxにファイルが保存されるため、<span class="mark-yellow">手作業での承認依頼や承認後のアップロード作業といった二重の手間を削減し、コンプライアンスを担保しながら確実なファイル管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にTallyとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTallyとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Tallyのフォームで情報が送信されたら、PDF化してBoxに保存する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
アプリ一覧でTallyを選択してください。
アカウント名には任意の名前を入力します。
アクセストークンはtallyと入力しましょう。
これでTallyのマイアプリ登録が完了です。
Boxのマイアプリ登録手順は、以下を参考に進めてください。
アプリ一覧で、検索窓を使いGoogleドキュメントをクリックしましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定を行いますが、ここではGoogleドキュメントを使用して、書類の発行を行うため、事前にGoogleドキュメントでフォーマットを作成する必要があるので準備しましょう。
ここでは以下のフォーマットを用意しました。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「Form Submission」をクリックして設定をしていきましょう！
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認したら、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定に進みます。
表示されているWebhookURLをコピーし、Tallyの管理画面で設定します。
WebhookURLの設定方法は、Tallyの連携したいフォームにアクセスします。
「Integration 」を選択後 「Webhooks」をクリックしてください。
Endpoint URLにYoomでコピーしたWebhook URLを入力します。
ここまでできたら、Tallyのフォームに回答を行い、トリガーを起動させてください。
トリガーを実行したら、Yoomに戻りテストをクリック。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
ここで取得した値は、後続のオペレーションで使用します。
取得した値は、フローボットが起動する毎に新しい値に置き換わります。
次に「書類を発行する」をクリックしましょう。
書類の連携を行います。
タイトルは変更OKです。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認してください。
ドキュメントのファイルIDはGoogle ドキュメントのURLの「/d/●●●●」の●部分を入力するか、候補から選択しましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは候補に表示される中から選択してください。
出力ファイル名はファイル名がわかりやすいように設定しましょう。
添付画像は例ですが、「日付」から「今日」を選択しておけば、ファイルの整理がしやすいですね。
設定後、次へをクリックしましょう。
置換条件の設定を行います。
置換対象の文字列に合致する項目を置換後の文字列に設定します。
設定する時は、Tallyで取得した値から選択しましょう。
ここで手入力してしまうと、同じ内容を繰り返す追加することになるので注意してください。
設定ができたらテストをクリックします。
テストが成功し、書類が発行できたら保存しましょう。
なお、PDF化した書類は以下です。
指定した内容でPDF化されていればOKです！
次に「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認したら、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
ファイル名はGoogleドキュメントの取得した値から選択しましょう。
格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
赤枠内がコンテンツIDです。
ファイルの添付方法と添付ファイルは、以下のように設定します。
設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Boxに書類をアップロードできていることを確認できたら、Yoom画面に戻って「保存」してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットの起動を確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回ご紹介した連携以外でも、TallyやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Tallyの回答内容をもとに、Googleカレンダーへの予定追加や、Slackでの通知を自動化できます。
これにより、手動での入力ミスや忘れが減少し、スムーズなスケジュール管理の実現が可能です。
これらを活用することで、日々の業務がより効率的に進行し、チーム全体の生産性向上に繋がります。
ファイルがアップロードされるたびに、異なるツール間での情報連携がスムーズに進みます。
例えば、Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメール通知を送る仕組みを使えば、迅速な情報共有が可能です。
また、Google DriveやNotionとの連携も可能で、ファイルの転送やフォルダ作成などを自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
TallyとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム送信内容のファイル化やBoxへのアップロード作業の手間をまるごと削減し、保存漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はリアルタイムで更新される正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知できますか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することもできます。
Q：フォームの回答内容をPDFのファイル名に使えますか？
A：はい！可能です。
Tallyで取得した値から、設定したい項目を選択すれば実現できます。
Q：Box以外のクラウドストレージでも同様の連携は可能ですか？
A：はい！Yoomでマイアプリ登録をすれば可能です。
また今回は、Googleドキュメントを使用して書類の発行を行っているので、自動的にGoogle Driveに書類が保存されています。
上記を確認し、ご自身が利用しているストレージアプリと連携してみてください。
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