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「Tallyで受け付けたウェビナーや面談の申し込み情報を、一件ずつ確認しながらZoomのミーティングを手動で作成している…」
「手作業でのミーティング設定やURLの共有は時間がかかるし、入力ミスや共有漏れのリスクが常に付きまとう…」
このように、フォーム管理とWeb会議ツールの間で発生する手作業のデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Tallyのフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にZoomミーティングが作成される仕組み</span>を構築できれば、こうした煩雑な手作業から解放されます！ヒューマンエラーの心配なく、より迅速で正確な対応が実現するでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
日々の定型業務にかかる時間と手間を削減し、もっと重要な業務に集中できる環境を整えましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TallyとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にTallyとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTallyとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Tallyの回答をもとに、Zoomミーティングを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
TallyとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Tallyを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を注釈に沿って入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにTallyが表示されていれば連携完了です。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
【注意】
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「Form Submission」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「アクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
このフローで使用したいTallyのフォームの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました！
フォームの準備ができたらWebhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーしておきましょう。
使用したいフォームのページの「Integrrations」をTallyでクリックしましょう。
「Webhooks」の「Connect」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「Endpoint URL」に先ほどYoomの画面でコピーしたWebhookURLをペーストし、「Connect」を選択します。
Webhookを設定できたら、Tallyのフォームにテスト用の回答を行いましょう。
今回は以下のように回答しました！
フォームに回答できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
「ミーティングを作成」を選択します。
「タイトル」と「連携するアカウント情報」を確認し、「アクション」はテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Zoomアカウントの「メールアドレス」を手動で入力しましょう。
「トピック」を設定しましょう。
今回は固定でのテキスト入力と「取得した値」を使用して以下のように設定しました！
取得した値は変数となり固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「開始日時」も「取得した値」を利用して設定しましょう。
「会議時間」を設定します。
固定値を入力しましたが、「取得した値」での入力も可能です！
その他の項目は任意で設定してくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Zoomにミーティングが作成されました！
「メールを送る」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「メール内容」を設定しましょう。
「To」にはトリガーで取得した値を設定するか、特定の関係者への通知とする場合は任意のメールアドレスを設定してください。
「件名」と「本文」を設定します。
固定のテキストと「取得した値」を使って以下のように入力していますが、必要に応じて内容をカスタマイズしてくださいね。
入力できたら次に進みましょう。
次に進んだら、「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
メールが送信されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
顧客情報が登録・更新されたら、チャットやメールへ通知したり、別アプリのデータベースへ自動で同期します。
また、フォーム回答やメール内容を基に、AIで文書を自動生成したり、タスクを自動作成したりも可能です。
手動での情報処理や転記がなくなり、業務の正確性とスピードが向上します。
チャットツールやメールへ通知したり、ドキュメントツールへページを自動作成します。会議終了後は文字起こしをドキュメントシステムに保存し、録画リンクをカレンダーへ自動追記します。
また、顧客管理システムやフォームからの情報をトリガーにWeb会議を自動作成し、メールで会議情報を自動送信します。
手動での設定や転記がなくなり、業務効率が向上するでしょう。
TallyとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答後のミーティング作成やURL発行といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は煩雑な事務作業から解放されます。顧客対応のスピードと質を向上させながら、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もし連携が失敗したらどうなる？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleフォームでも同じことはできる？
A：はい、可能です。
以下のテンプレートをご活用ください！
Q：Googleカレンダーにも自動登録できる？
A：はい、できます！
ただし、Googleカレンダーで予定を作成するには、「予定の開始日時」と「予定の終了日時」が必須項目になるので、Tallyのフォームに日付・開始時刻・終了時刻を設けましょう。
また、「データ変換」で日付・開始時刻・終了時刻を「2021-01-01T12:00:00+09:00」という形式に変換する必要があります。
「メールを送る」オペレーションの直下の「+」マークをクリックして、「データ変換」を選択します。
「日付・日時形式の変換」を選択しましょう。
「2021-01-01T12:00:00+09:00」という形式になるように設定します。
開始日時と終了日時の変換には、それぞれオペレーションが必要です。
各オペレーションが設定できたら、「+」マークをクリックして、Googleカレンダーの「予定を作成」オペレーションを設定しましょう。
「予定の開始日時」には「取得した値」の「変換後の値」を設定し、「予定の終了日時」も同様に行いましょう。
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