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「Todoistでタスクを管理し、Zendeskで顧客対応を行っているけど、両方の情報を手作業で入力するのが二度手間で面倒…」
「Zendeskで受けた問い合わせをTodoistにタスクとして登録する際に、抜け漏れや転記ミスが発生してしまう…」
このように、TodoistとZendeskを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskのチケット情報が自動でTodoistのタスクになったり、関連情報を一括で登録したりする仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、入力作業にかかっていた時間を、顧客対応の質の向上などの本質的な業務に充てられます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理と顧客対応をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TodoistとZendeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TodoistとZendeskのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた登録作業を自動化し、業務の効率化を図ることができます。
例えば、プロジェクト管理ツールで新しいタスクが生まれた際に、TodoistとZendeskそれぞれに関連情報を自動で登録するといった連携が実現可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介していきます。
ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
プロジェクト管理ツールとしてNotionを利用している場合、Notionのデータベースに新しいページ（例えば、新規の問い合わせや開発要望など）が作成されたことをトリガーにした自動化が可能です。
例えば、Notionと連携してTodoistには担当者向けの実行タスクを、Zendeskには顧客対応用のチケットをそれぞれ自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">情報伝達のタイムラグや手作業による転記ミスを防ぎ、迅速なタスク割り当てと顧客対応の開始を実現</span>できるはずです。
上記の連携に加えて、Notionで作成されたページの中でも特定の条件に合致するものだけを対象に、Todoistへのタスク作成とZendeskへのチケット作成を実行する自動化です。
例えば、Notionページのステータスが「至急対応」の場合や、特定の担当者がアサインされた場合のみ、連携することができます。
これにより、<span class="mark-yellow">不要なタスクやチケットが乱立するのを防げるため、本当に重要な情報だけを連携</span>させたいときにおすすめです。
それでは、実際にTodoistとZendeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTodoistとZendeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Todoist／Zendesk
[Yoomとは]
今回はNotionのデータベースにページが作成されたら、Todoistにタスク、Zendeskにチケットを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面でTodoistのアイコンを検索してクリックします。
任意のアカウントでTodoistにログインすると、以下の画面が出てきます。
YoomがTodoistにアクセス権限を求めているので、「Agree」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Todoistとの連携は完了です！
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。
今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！
「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Notionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定していきましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやトリガーアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
次にトリガーの起動間隔を設定していきます。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
アプリトリガーの対象となる、NotionのデータベースIDを設定しましょう。
直接Notionの該当ページにアクセスして、URLからIDを取得します。
データベースIDが分からない、もしくはエラーが出るという場合は、こちらのページもチェックしてみてください。
ここで一度、Notionの該当データベースのページにアクセスしましょう。
アプリトリガーとして設定されている「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」の条件を満たすために、テスト用にデータベース内にページを作成しておきます。
今回は例として、以下のようなデータベースでページを作成してみました。
Notionデータベースにテスト用の内容を入力できたら、Yoomに戻って「テスト」ボタンを押してみてください。
「取得した値」として、Notionの内容が以下のように表示されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Notionの特定データベースに新しくページが作成されたことをYoomで検知したら、「分岐オペレーション」を設定していきましょう。
分岐オペレーションを活用することにより、ページの作成時のみTodoistやZendeskと連携する後続のオペレーションに進みます。
アクションタイトルは任意で設定してください。
「分岐対象の取得した値」として、ここではNotionの「作成日時」を設定していきます。
次に「分岐条件」を設定していきましょう。ここでは、
という条件で設定しています。
この設定により、Notionのページが「新規作成されたもの」と判断された場合のみ、後続オペレーションへと処理が進みます。
もちろん他の条件を設定することも可能ですので、必要に応じて分岐条件や分岐対象となる取得した値を変更して分岐オペレーションを活用してみてください。
必要な分岐条件を設定できたら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
前ステップで設定した分岐条件により、「Notionで作成されたデータベースのページが新規作成されたものである」と判断できた場合のみ、こちらの後続オペレーションに進みます。
TodoistやZendeskに内容を連携させるために必要な、Notionのレコード情報を取得していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認してください。
下にスクロールして、データベースのIDを入力します。
ステップ3で連携したデータベースを設定してください。
ボックス内をクリックすると「候補」の一覧に該当のデータベースが表示されます。
設定したら「次へ」を押しましょう。
「取得したいレコードの条件」を設定します。
右枠に、トリガーアクションで取得した値のオブジェクトIDを設定してください。
取得した値を使うことによって、今後新たにデータベースにページが作成される度に、作成したページ情報が反映されるようになります。
レコードの条件を設定できたら「テスト」を押してみましょう。
トリガーアクション設定時にNotionで作成した、テスト用のレコードが反映されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Notionのデータベースから新しいレコードの情報を取得したら、その情報をもとにTodoistでタスクを自動作成する設定を行いましょう。
タイトルを任意で設定し、Todoistと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「Content」には、Notionのデータベースから取得したレコードの情報が以下のように設定されています。
ここでも取得した値を用いることで、Notionで作成された内容が反映されます。
「description」は、取得した値から対応する情報を設定してください。
また、ここでは手入力による固定値と取得した値を組み合わせることによって、以下のように柔軟な内容に設定することも可能です。
その下にある必須ではない項目も、必要に応じて取得した値や固定値を活用して設定してみてください。
必要な設定を終えたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
取得した値に、Todoistで新しく作成されたタスクの内容が表示されていれば成功です！
実際にTodoistにログインしてみると、設定した通りの内容でNotionデータベースを反映したタスクが自動作成されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
Notionデータベースの情報を使ってTodoistにタスクを作成したら、今度はZendeskにも同じ情報を連携させて、新規チケットを作成していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サブドメイン」には、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
「件名」には、Todoistと同様に取得した値からの情報を設定しておきましょう。
ここでも取得した値を活用することで、Notionのデータベースで新しくページが追加される度、新しい情報が反映されていきます。
「詳細」もTodoistと同様に、手入力による固定値と取得した値を組み合わせて任意の内容に設定してみましょう。
今回はTodoistと同じ内容になるように、以下のように設定しています。
その他の必須ではない項目も、必要に応じて固定値や取得した値を使って設定してみてください。
必要な設定が終わったら、「テスト」ボタンを押してみます。
取得した値に、Zendeskで新たに作成されたチケットの情報が表示されていれば成功です！
ここでZendeskにログインしてみると、設定した通りの内容を反映したチケットが自動作成されているのが分かりますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでNotionのデータベースに新しくページが作成されたら、Todoistにタスクが、Zendeskにチケットが自動作成されるようになりました。
今回はNotionを起点にTodoistとZendeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZendeskからTodoistへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客対応の初動を早め、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
Zendeskに新しいサポートチケットが作成されたことをトリガーに、担当者が対応すべき内容をTodoistのタスクとして自動で作成する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">問い合わせが入ったらタスクリストに対応依頼が追加されるため、対応の抜け漏れを減らし、顧客への初動対応を迅速化</span>することに繋がります。
Zendeskを確認しにいく手間を減らし、日々のタスク管理をTodoistに集約したいときにおすすめです。
Zendeskで作成されたチケットの中でも、特定の条件を満たすものだけをTodoistのタスクとして作成する、実用的な連携フローです。
例えばチケットが特定の優先度の場合や、件名に「クレーム」などの特定のキーワードが含まれる場合のみ、タスクを自動生成します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">数ある問い合わせの中から特に重要なものだけを抽出して連携できるため、迅速に対応できる体制の構築</span>に役立つはずです。
他にも、TodoistやZendeskを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
他のタスク管理アプリなどと連携することで、Todoistへのタスク登録作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけでタスクの転記を自動化できるため、業務の効率化が課題のときにおすすめです。
Google スプレッドシートなどのデータベースと連携することで、Zendeskでチケットが作成されたらチケット情報を自動で追加できます。
これにより、手動でチケット情報を追加する手間を省けるため、チケットの作成漏れを防ぎたいときに利用してみてください。
TodoistとZendeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたアプリケーション間の転記作業を減らし、ヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより、担当者はタスクの登録漏れや顧客対応の遅れといった心配から解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。
あらかじめ「担当者」や「期日」などの項目を持ったレコードをNotionデータベースで作成しておくことで、TodoistやZendeskのアクションを設定する際に、取得した値から該当の項目を設定できます。
Q：Zendeskのカスタムフィールドは連携できますか？
A：はい、可能です。
Zendeskにチケットを作成するアクション設定の際に、「カスタムフィールド」項目を設定してください。
「候補」から任意のカスタム項目を選択することで、取得した値の情報を連携させられます。
Q：連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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