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「Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、関連資料を保存するためのDropboxフォルダを手作業で作っている…」
「チケット情報とDropboxのファイルがうまく紐付かず、後から探すのに時間がかかってしまう…」
このように、ZendeskとDropboxを利用する中で、手作業による情報連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskでチケットが作成されたら、自動的にDropboxに専用のフォルダが作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、質の高い顧客対応に集中できる時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに導入できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZendeskとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZendeskとDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報共有を自動化できます。
例えば、Zendeskのチケット作成をトリガーにして、Dropboxに特定の操作を自動で行うことが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手動でDropboxに顧客名やチケットIDを含むフォルダを作成する作業は、件数が増えるほど負担となりがちで、命名規則の揺れや作成漏れといったミスにも繋がります。
この連携は、Zendeskでのチケット作成をトリガーとして、設定した命名規則に基づいたフォルダをDropboxに自動で作成するシンプルな自動化です。
<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を減らし、情報管理の標準化を実現</span>します。
すべてのチケットに対してフォルダを作成するのではなく、「特定のキーワードを含む」といった条件を満たすチケットのみを、Dropboxで管理したいケースもあるのではないでしょうか。
この自動化では、Zendeskで作成されたチケットの内容を条件分岐で判定し、<span class="mark-yellow">条件に合致した場合にのみDropboxにフォルダを作成する</span>ため、重要な情報だけを効率的に整理・管理することが可能になります。
それでは、実際にZendeskとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZendeskとDropboxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Dropbox
[Yoomとは]
今回はZendeskでチケットが作成されたらDropboxにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧で検索ボックスにZendeskと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が出たら、「アカウント名」には任意の名前を入力してください。
「メールアドレス」には、実際にZendeskにログインする際のメールアドレスを設定しましょう。
「APIトークン」は、実際にZendeskにログインして取得する必要があります。
Zendeskのマイアプリ登録方法を参考にアクセストークンを取得して、連携画面にペーストしたら「追加」ボタンを押しましょう。
「マイアプリの作成に成功しました。」と表示されれば、Zendeskとの連携は完了です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からDropboxのアプリアイコンを探してクリックしてください。
以下のようなログイン画面に遷移します。
任意のアカウントでログインしてください。
YoomがDropboxに権限を求める画面に移ったら、内容を確認して「許可」をクリックしましょう。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Dropboxとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。
今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！
「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Zendeskの「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやトリガーアクションの内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「サブドメイン」には、Zendeskにログインした状態でURLから該当部分を抽出し、ペーストしてください。
ここで一度Zendeskにログインし、テスト用のチケットを新しく作成しておきましょう。
Zendeskでチケットが作成されたことをYoomが検知できる状態にすることで、アプリトリガーを動かす条件が整います。
Zendeskにテスト用のチケットを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしてみましょう。
「取得した値」として、Zendeskに作成したチケットの情報が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
トリガーアクションでZendeskに新しいチケットが作成されたことを検知したら、そのチケットを作成したユーザーの情報を取得していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Zendeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
サブドメインはトリガーアクションと同様に、ZendeskのURL内から文字列を抽出して入力しましょう。
「ユーザーID」には、取得した値から「チケットを送信したユーザーID」を設定してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たなチケットがZendeskで作成される度、ユーザーIDも新たなチケットに対応した値に変動します。
設定できたら「テスト」をクリックしてください。
取得した値に、Zendeskでチケットを送信したユーザーの情報が反映されていれば成功です！
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Zendeskに新しく作成されたチケットの内容と、チケットの作成者の情報を取得できたら、それをもとにDropboxでフォルダを自動作成するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Dropboxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
Dropboxに作成するフォルダのパスを任意で設定していきましょう。
フォルダ名には手入力による固定値だけではなく、取得した値を用いることも可能です。
取得した値を使ったフォルダ名を設定しておくと、Zendeskでチケットが作成される度、チケットの内容を反映したフォルダが作成されていきます。
今回は例として、「テスト」というフォルダの中に取得した値を用いたフォルダを作成するように、以下のような設定をしてみました。
フォルダのパスと作成するフォルダ名を設定できたら、「テスト」ボタンを押してみてください。
取得した値に、Dropboxで作成されたフォルダ名やフォルダIDが表示されていれば成功です！
実際にDropboxで該当フォルダパスを確認してみると、設定した通りの名前で新しくフォルダが作成されていますね。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでZendeskにチケットが作成されたら、内容を反映したフォルダがDropboxに自動で作成されるようになりました。
今回はZendeskからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからZendeskへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客から受け取った申込書や問い合わせに関する資料などをDropboxにアップロードした後、手動でZendeskを開いてチケットを作成する作業は二度手間になりがちで、対応の遅れや漏れの原因になります。
この自動化を利用すれば、<span class="mark-yellow">Dropboxに特定のファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でZendeskにチケットを作成</span>できます。
サポート業務の初動を迅速化し、顧客満足度の向上に繋がるはずです。
既存のチケットに関連する追加資料がDropboxにアップロードされた際、そのファイル情報を手動で探し出し、該当チケットにコメントとして追記する作業は時間がかかりますよね。
この連携では、アップロードされたファイル名などからAIを用いてチケット情報を抽出し、<span class="mark-yellow">Zendeskの該当チケットにファイル情報やURLをコメントとして自動で追加</span>します。
ファイルのアップロードにあわせたチケットの更新漏れを防ぎたいときにおすすめです。
ZendeskやDropboxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のカスタマーサポートアプリと連携することで、Zendeskでのチケット作成を自動化できます。
これにより、手動での登録作業が削減されるため、人為的ミスによる登録漏れや入力ミスを防ぎたいときに利用してみてください。
メールやフォームアプリと連携すれば、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときなどにおすすめです。
ZendeskとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケットごとのフォルダ作成や情報転記といった定型業務を減らし、ヒューマンエラーを削減できます。</span>
サポート担当者は情報管理の煩わしさから解放され、問い合わせ内容の分析や顧客への丁寧なフォローアップなど、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：フォルダ階層を細かく設定できますか？
A：はい、可能です。
Dropboxでフォルダを作成するアクションにて、「/」で区切ることで、フォルダ内にさらにフォルダを同時に作成できます。
例えば、以下のように設定することで、Homeの直下に、テストフォルダが作成され、その中にテスト1フォルダも同時に作成されます。
Q：チケット更新時、フォルダ名も変わりますか？
A：変わりません。
解説したテンプレートでは、チケットの作成時にのみフローボットが起動します。
そのため、チケットが更新されてもフォルダ名は、そのままになるので安心してご利用ください。
Q：連携が失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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