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「Asanaで管理しているタスクの進捗を、関係者にGmailで共有したい」
「重要なメールが来たら、忘れないようにAsanaでタスク化したいけど、毎回手作業で登録するのが面倒…」
このように、タスク管理ツールのAsanaと、コミュニケーションツールのGmailを連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Asanaのタスク更新をトリガーにGmailを自動送信したり、特定のGmailの内容をAsanaタスクとして自動で起票する仕組みがあれば、手作業による手間や情報連携の漏れといった悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、日々の定型業務にかかる時間を削減できます。
ぜひこの記事を参考に業務自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとGmailを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■このワークフローのカスタムポイント
AsanaとGmailを連携してできること
AsanaとGmailのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた情報共有やタスク登録といった作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
Asanaのタスク情報を基にGmailで通知を送ったり、逆にGmailで受信したメールを基にAsanaのタスクを作成したりと、様々な業務を自動化できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaに新しいタスクが追加されるたび、関係者へ手動でメール通知するのは手間がかかりますし、通知漏れのリスクも伴います。
新規タスクが作成されると同時に、その内容が記載されたメールをGmailから関係者へ自動で送信するため、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チームの連携をスムーズにします。
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
プロジェクトの各タスクが完了するたびに、上司やクライアントへメールで完了報告を作成・送信する作業は、単純でありながら時間を要する業務です。
Asana上でタスクのステータスを「完了」に変更するだけで、あらかじめ設定した定型の完了報告メールがGmailから自動で送信されるため、報告業務の手間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。
■概要 Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
AsanaとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
ステップ1:AsanaとGmailのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Asanaのマイアプリ登録
では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。
2.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。
Asanaのマイアプリ連携はこれで完了です。
Gmailのマイアプリ登録
Gmailも同じように検索します。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAsanaとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■このワークフローのカスタムポイント
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のアイコンをクリックします。
Asanaと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Asanaの画面でタスクを作成してみましょう！
なお、今回はテスト用に以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Asanaから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Gmailで通知する設定
最後に、「メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
タイトルは任意のものを入力してください。
メール内容を設定していきます。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。
特に、@の大文字など細かい部分が原因になっていることがあります。
それでもエラーが解消しないときは、マイアプリ連携をもう一度行うことで、うまくいくことがあります。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
テスト後はGmailの画面できちんとメッセージが送信されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する方法でした！
GmailのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
クライアントからの依頼や重要な連絡メールを基に、手動でAsanaのタスクを作成する作業は、転記ミスや対応漏れの原因になりがちです。
Gmailで受信したメールに特定のラベルを付けるだけで、メールの件名や本文を基にAsanaのプロジェクトが自動で作成されるため、タスクの登録漏れをなくし、迅速な対応を可能にします。
■概要 Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
取引先からメールで送られてくる請求書や発注書の内容を確認し、Asanaに手入力でタスク登録する作業は非常に手間がかかります。
この自動化を活用すれば、Gmailで受信したPDFなどの添付ファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にAsanaタスクを作成できるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスも防げます。
■概要 Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーにOCR機能で添付ファイルの内容を読み取り、Asanaにタスクを追加するまでの流れを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやGmailのAPIはこれらのサービス同士だけでなく、さまざまな外部アプリやサービスを組み合わせて自動化を実現できるのが大きな魅力です。
豊富に用意されている自動化テンプレートを試しながら、業務内容やチームの動きに合った最適な連携方法を見つけてください。
Asanaを使った便利な自動化例
Asana経由でプロジェクト管理をよりスムーズに進めるため、Asanaに追加されたタスクを自動で別のタスク管理ツールに登録したり、進捗完了時にチャットツールへ通知するといった連携が可能です。
また、タスクの完了と同時にソフトウェア管理の情報も自動反映したり、業務メールの受信やWebフォームの回答をきっかけにタスクが新規作成されるなど、一連の流れをシームレスに整える活用例がそろっています。
■概要 プロジェクト管理でAsanaを、開発でGitHubを利用している際、タスクの完了を両方のツールに反映させるのは手間ではないでしょうか。特に、Asanaでの完了報告後に手動でGitHubのIssueをクローズする作業は、更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると、関連するGitHubのIssueが自動でクローズされるため、こうした連携の手間をなくし、開発プロセスの効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。 タスク完了の通知をよく使うチャットツールと連携することで、確認の漏れなどをなくすことができます。 Slackの送信先のチャンネルやメッセージのカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。 ■概要 Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.プロジェクト管理チーム ・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム ・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム 2.営業部門 ・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム ・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム 3.カスタマーサポートチーム ・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム ・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム 4.マーケティング部門 ・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。 ・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。 ・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。 ■注意事項 ・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。 Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。 Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。 件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。 ・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailを活用すると、キーワードを含むメール内容をチャットツールに転送したり、特定条件に合うメールから迅速にタスク管理サービスへ処理を委ねたりと、情報共有や業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。
さらに、受信メールの添付ファイルをデータベースに自動保存、連絡先リストに新規登録、フォーム送信後の自動返信といった仕組みも簡単に実現できます。
■概要 Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務効率化・自動化を進めたい方 ・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方 ・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方 2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方 ・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方 ・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。 ■注意事項 ・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.マーケティングチーム ・受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに自動的に追加し、メールキャンペーンの対象リストを常に最新に保ちたいチーム ・顧客獲得からメールマーケティングまでのプロセスを一貫して自動化し、効率を上げたいチーム 2.営業部門 ・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridでのメールコミュニケーションを開始し、営業活動を円滑に進めたいチーム ・リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したいチーム 3.カスタマーサポートチーム ・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridに追加し、サポートメールの送信リストを常に最新に保ちたいチーム ・サポート情報を一貫して管理し、効率的なメールサポートを行いたいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・新規顧客からのメールを受信するたびに手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・SendGridへの追加後は、Gmailにて自動でメールが送信されるため、メールの返信漏れを防ぐことができます。 ・リード情報の更新を迅速に反映することで、戦略の改善点を迅速に特定することができます。 ■注意事項 ・Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
まとめ
AsanaとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの通知や完了報告、メールからのタスク起票といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者は情報共有やタスク管理の抜け漏れを心配することなくなり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
