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「Asanaで管理しているタスクの進捗を、関係者にGmailで共有したい」
「重要なメールが来たら、忘れないようにAsanaでタスク化したいけど、毎回手作業で登録するのが面倒…」
このように、タスク管理ツールのAsanaと、コミュニケーションツールのGmailを連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaのタスク更新をトリガーにGmailを自動送信したり、特定のGmailの内容をAsanaタスクとして自動で起票する仕組み</span>があれば、手作業による手間や情報連携の漏れといった悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、日々の定型業務にかかる時間を削減できます。
ぜひこの記事を参考に業務自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとGmailのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた情報共有やタスク登録といった作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
Asanaのタスク情報を基にGmailで通知を送ったり、逆にGmailで受信したメールを基にAsanaのタスクを作成したりと、様々な業務を自動化できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaに新しいタスクが追加されるたび、関係者へ手動でメール通知するのは手間がかかりますし、通知漏れのリスクも伴います。
<span class="mark-yellow">新規タスクが作成されると同時に、その内容が記載されたメールをGmailから関係者へ自動で送信するため、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チームの連携をスムーズにします。</span>
プロジェクトの各タスクが完了するたびに、上司やクライアントへメールで完了報告を作成・送信する作業は、単純でありながら時間を要する業務です。
<span class="mark-yellow">Asana上でタスクのステータスを「完了」に変更するだけで、あらかじめ設定した定型の完了報告メールがGmailから自動で送信されるため、報告業務の手間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。</span>
それでは、さっそく実際にAsanaとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。
2.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。
Asanaのマイアプリ連携はこれで完了です。
Gmailも同じように検索します。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAsanaとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のアイコンをクリックします。
Asanaと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Asanaの画面でタスクを作成してみましょう！
なお、今回はテスト用に以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Asanaから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
タイトルは任意のものを入力してください。
メール内容を設定していきます。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。
特に、@の大文字など細かい部分が原因になっていることがあります。
それでもエラーが解消しないときは、マイアプリ連携をもう一度行うことで、うまくいくことがあります。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
テスト後はGmailの画面できちんとメッセージが送信されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する方法でした！
今回はAsanaからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クライアントからの依頼や重要な連絡メールを基に、手動でAsanaのタスクを作成する作業は、転記ミスや対応漏れの原因になりがちです。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールに特定のラベルを付けるだけで、メールの件名や本文を基にAsanaのプロジェクトが自動で作成されるため、タスクの登録漏れをなくし、迅速な対応を可能にします。</span>
取引先からメールで送られてくる請求書や発注書の内容を確認し、Asanaに手入力でタスク登録する作業は非常に手間がかかります。
この自動化を活用すれば、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したPDFなどの添付ファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にAsanaタスクを作成できるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスも防げます。</span>
AsanaやGmailのAPIは<span class="mark-yellow">これらのサービス同士だけでなく、さまざまな外部アプリやサービスを組み合わせて自動化を実現できるのが大きな魅力です。</span>
豊富に用意されている自動化テンプレートを試しながら、業務内容やチームの動きに合った最適な連携方法を見つけてください。
Asana経由でプロジェクト管理をよりスムーズに進めるため、Asanaに追加されたタスクを自動で別のタスク管理ツールに登録したり、進捗完了時にチャットツールへ通知するといった連携が可能です。
また、タスクの完了と同時にソフトウェア管理の情報も自動反映したり、業務メールの受信やWebフォームの回答をきっかけにタスクが新規作成されるなど、一連の流れをシームレスに整える活用例がそろっています。
Gmailを活用すると、キーワードを含むメール内容をチャットツールに転送したり、特定条件に合うメールから迅速にタスク管理サービスへ処理を委ねたりと、情報共有や業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。
さらに、受信メールの添付ファイルをデータベースに自動保存、連絡先リストに新規登録、フォーム送信後の自動返信といった仕組みも簡単に実現できます。
AsanaとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの通知や完了報告、メールからのタスク起票といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は情報共有やタスク管理の抜け漏れを心配することなくなり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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