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「Asanaで管理しているタスクの進捗を、関係者にGmailで共有したい」
「重要なメールが来たら、忘れないようにAsanaでタスク化したいけど、毎回手作業で登録するのが面倒…」
このように、タスク管理ツールのAsanaと、コミュニケーションツールのGmailを連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Asanaのタスク更新をトリガーにGmailを自動送信したり、特定のGmailの内容をAsanaタスクとして自動で起票する仕組みがあれば、手作業による手間や情報連携の漏れといった悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、日々の定型業務にかかる時間を削減できます。
ぜひこの記事を参考に業務自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとGmailを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGmailを連携してできること
AsanaとGmailのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた情報共有やタスク登録といった作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
Asanaのタスク情報を基にGmailで通知を送ったり、逆にGmailで受信したメールを基にAsanaのタスクを作成したりと、様々な業務を自動化できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaに新しいタスクが追加されるたび、関係者へ手動でメール通知するのは手間がかかりますし、通知漏れのリスクも伴います。
新規タスクが作成されると同時に、その内容が記載されたメールをGmailから関係者へ自動で送信するため、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チームの連携をスムーズにします。
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
プロジェクトの各タスクが完了するたびに、上司やクライアントへメールで完了報告を作成・送信する作業は、単純でありながら時間を要する業務です。
Asana上でタスクのステータスを「完了」に変更するだけで、あらかじめ設定した定型の完了報告メールがGmailから自動で送信されるため、報告業務の手間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。
■概要
「Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する」ワークフローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク完了時に自動で報告メールを送信する業務ワークフローです。
手動での報告作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでタスク管理を行っているチームリーダーの方
・タスク完了後に報告メールを送信したい担当者の方
・Gmailを活用して業務報告を自動化したい企業の方
・手動でのメール送信に時間を取られているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:AsanaとGmailのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Asanaのマイアプリ登録
では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。
2.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。
Asanaのマイアプリ連携はこれで完了です。
Gmailのマイアプリ登録
Gmailも同じように検索します。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAsanaとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する」フローは、AsanaとGmailの連携を活用して、タスク管理をよりスムーズにする業務ワークフローです。
タスクの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っており、タスクの通知を効率化したいと考えている方
・Gmailを日常的に使用していて、タスク管理とメール通知を連携させたいチームリーダー
・タスクの新規作成時に関係者へスムーズな情報共有を行いたいプロジェクトマネージャー
・手動でのメール通知に時間を取られており、自動化によって作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・AsanaとGmailの連携を通じて、コミュニケーションの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のアイコンをクリックします。
Asanaと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Asanaの画面でタスクを作成してみましょう！
なお、今回はテスト用に以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Asanaから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Gmailで通知する設定
最後に、「メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
タイトルは任意のものを入力してください。
メール内容を設定していきます。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。
特に、@の大文字など細かい部分が原因になっていることがあります。
それでもエラーが解消しないときは、マイアプリ連携をもう一度行うことで、うまくいくことがあります。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
テスト後はGmailの画面できちんとメッセージが送信されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する方法でした！
GmailのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
クライアントからの依頼や重要な連絡メールを基に、手動でAsanaのタスクを作成する作業は、転記ミスや対応漏れの原因になりがちです。
Gmailで受信したメールに特定のラベルを付けるだけで、メールの件名や本文を基にAsanaのプロジェクトが自動で作成されるため、タスクの登録漏れをなくし、迅速な対応を可能にします。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する」フローは、メールからプロジェクト管理への移行をスムーズに行う業務ワークフローです。
Gmailの特定ラベルのメール受信時、その内容が自動的にAsanaのプロジェクトとして反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールの情報をAsanaに自動反映させ管理したい方
・手動でメール内容をAsanaに入力する手間を省き、時間を有効活用したいビジネスパーソン
・メールからプロジェクト作成を自動化し、業務プロセスを簡素化したいIT担当者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
取引先からメールで送られてくる請求書や発注書の内容を確認し、Asanaに手入力でタスク登録する作業は非常に手間がかかります。
この自動化を活用すれば、Gmailで受信したPDFなどの添付ファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にAsanaタスクを作成できるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスも防げます。
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する」ワークフローは、メールで受け取ったドキュメントを自動的に解析し、Asana上でタスクとして管理する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GmailとAsanaの連携がスムーズに行われ、手間を省きながら効率的なタスク管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用し、添付ファイルの管理に手間を感じている方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・OCR技術を活用してドキュメントの自動化を図りたいチームリーダー
・業務プロセスの自動化を推進し、生産性を向上させたい企業のIT担当者
・手動でのタスク追加に時間を取られているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやGmailのAPIはこれらのサービス同士だけでなく、さまざまな外部アプリやサービスを組み合わせて自動化を実現できるのが大きな魅力です。
豊富に用意されている自動化テンプレートを試しながら、業務内容やチームの動きに合った最適な連携方法を見つけてください。
Asanaを使った便利な自動化例
Asana経由でプロジェクト管理をよりスムーズに進めるため、Asanaに追加されたタスクを自動で別のタスク管理ツールに登録したり、進捗完了時にチャットツールへ通知するといった連携が可能です。
また、タスクの完了と同時にソフトウェア管理の情報も自動反映したり、業務メールの受信やWebフォームの回答をきっかけにタスクが新規作成されるなど、一連の流れをシームレスに整える活用例がそろっています。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■概要
「Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする」ワークフローは、プロジェクト管理と開発管理の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaでタスクを完了すると、手動でGitHubのIssueをクローズする手間が省けます。
これにより、開発チームとプロジェクト管理チームの間で情報が自動的に同期され、一貫性のある管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクト管理を行い、GitHubで開発を進めているチームの方
・手動でのIssue管理に時間を取られている開発者やプロジェクトマネージャー
・GitHubとAsanaを連携して業務を自動化し、効率化を図りたい方
・プロジェクトの透明性を高め、チーム間の連携を強化したい経営者やリーダー
■注意事項
・Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Asanaのタスクに、GitHubのIssue番号を記載しておいてください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailを活用すると、キーワードを含むメール内容をチャットツールに転送したり、特定条件に合うメールから迅速にタスク管理サービスへ処理を委ねたりと、情報共有や業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。
さらに、受信メールの添付ファイルをデータベースに自動保存、連絡先リストに新規登録、フォーム送信後の自動返信といった仕組みも簡単に実現できます。
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AsanaとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの通知や完了報告、メールからのタスク起票といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者は情報共有やタスク管理の抜け漏れを心配することなくなり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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