「Asanaで管理しているタスクの進捗を、関係者にGmailで共有したい」
「重要なメールが来たら、忘れないようにAsanaでタスク化したいけど、毎回手作業で登録するのが面倒…」
このように、タスク管理ツールのAsanaと、コミュニケーションツールのGmailを連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Asanaのタスク更新をトリガーにGmailを自動送信したり、特定のGmailの内容をAsanaタスクとして自動で起票する仕組みがあれば、手作業による手間や情報連携の漏れといった悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、日々の定型業務にかかる時間を削減できます。
ぜひこの記事を参考に業務自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとGmailを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、関係者へGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成された瞬間に指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、タスクの見落としや伝達漏れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクト管理を行い、タスクの更新を迅速に関係者へ共有したい方
- Gmailでの手動の通知作業をなくし、タスクの見落としや伝達漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを横断する定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報を確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGmailを連携してできること
AsanaとGmailのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた情報共有やタスク登録といった作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
Asanaのタスク情報を基にGmailで通知を送ったり、逆にGmailで受信したメールを基にAsanaのタスクを作成したりと、様々な業務を自動化できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
Asanaに新しいタスクが追加されるたび、関係者へ手動でメール通知するのは手間がかかりますし、通知漏れのリスクも伴います。
新規タスクが作成されると同時に、その内容が記載されたメールをGmailから関係者へ自動で送信するため、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チームの連携をスムーズにします。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、関係者へGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成された瞬間に指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、タスクの見落としや伝達漏れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクト管理を行い、タスクの更新を迅速に関係者へ共有したい方
- Gmailでの手動の通知作業をなくし、タスクの見落としや伝達漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを横断する定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報を確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
プロジェクトの各タスクが完了するたびに、上司やクライアントへメールで完了報告を作成・送信する作業は、単純でありながら時間を要する業務です。
Asana上でタスクのステータスを「完了」に変更するだけで、あらかじめ設定した定型の完了報告メールがGmailから自動で送信されるため、報告業務の手間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。
Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、手作業で関係者にメール報告をしていませんか。定型的な作業でありながら、報告漏れが許されないため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了したことをトリガーに、Gmailで定型報告メールを自動送信し、報告業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・AsanaとGmailを利用しており、手作業での報告業務に手間を感じている方
- ・プロジェクトの進捗報告を自動化し、情報共有を円滑にしたいマネージャーの方
- ・定型的な報告業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Asanaのタスク完了報告が自動化されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による報告漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者に完了報告メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトをIDで任意に指定してください。
- Gmailのオペレーション設定では、送信するメールの件名や本文などを自由にカスタマイズ可能です。Asanaから取得したタスク名などを件名や本文に含めることで、より具体的な報告ができます。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AsanaとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Asanaのトリガーの設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、関係者へGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成された瞬間に指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、タスクの見落としや伝達漏れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクト管理を行い、タスクの更新を迅速に関係者へ共有したい方
- Gmailでの手動の通知作業をなくし、タスクの見落としや伝達漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを横断する定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報を確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:AsanaとGmailのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Asanaのマイアプリ登録
では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。
2.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。
Asanaのマイアプリ連携はこれで完了です。
Gmailのマイアプリ登録
Gmailも同じように検索します。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAsanaとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、関係者へGmailで通知する作業に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成された瞬間に指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、タスクの見落としや伝達漏れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクト管理を行い、タスクの更新を迅速に関係者へ共有したい方
- Gmailでの手動の通知作業をなくし、タスクの見落としや伝達漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを横断する定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報を確実に伝達することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のアイコンをクリックします。
Asanaと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
-
ワークスペースID・プロジェクトID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
もし候補が表示されない場合は、マイアプリ連携が正しく行われているかどうか、一度確認してみましょう。
設定が終わったらテストのため、Asanaの画面でタスクを作成してみましょう！
なお、今回はテスト用に以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Asanaから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Gmailで通知する設定
最後に、「メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
タイトルは任意のものを入力してください。
メール内容を設定していきます。
-
To：任意のメールアドレスを入力しましょう。
テストを実行すると、実際にメールが送信されるため、あらかじめ送信しても問題ないアドレスかどうかをチェックしておくと安心です。
-
件名・本文：編集欄をクリックすると、以下のようにAsanaで取得したアウトプットを引用できます。メッセージ作成の際には活用してくださいね。
全て手入力してしまうと同じメッセージが何度もGmailに通知されてしまうので、気をつけましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。
特に、@の大文字など細かい部分が原因になっていることがあります。
それでもエラーが解消しないときは、マイアプリ連携をもう一度行うことで、うまくいくことがあります。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
テスト後はGmailの画面できちんとメッセージが送信されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Asanaで新規タスクが作成されたら、Gmailで通知する方法でした！
GmailのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
クライアントからの依頼や重要な連絡メールを基に、手動でAsanaのタスクを作成する作業は、転記ミスや対応漏れの原因になりがちです。
Gmailで受信したメールに特定のラベルを付けるだけで、メールの件名や本文を基にAsanaのプロジェクトが自動で作成されるため、タスクの登録漏れをなくし、迅速な対応を可能にします。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのプロジェクトとして自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った重要なメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録する際に、手間がかかったり転記漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルを付けたメールをトリガーに、自動でAsanaにプロジェクトを作成します。メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れのないスムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼や問い合わせを、Asanaでタスクとして管理している方
- メールからAsanaへの手作業での情報転記に手間を感じているチームのリーダーの方
- 重要なメールの見落としや、タスクの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにラベルを付けるだけでAsanaにプロジェクトが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、メールの件名や本文からAsanaのプロジェクト名として登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベル名を指定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションを設定する際に、対象のワークスペースを指定するためにサブドメインを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
取引先からメールで送られてくる請求書や発注書の内容を確認し、Asanaに手入力でタスク登録する作業は非常に手間がかかります。
この自動化を活用すれば、Gmailで受信したPDFなどの添付ファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にAsanaタスクを作成できるため、データ入力の手間を削減し、入力ミスも防げます。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届いた請求書や発注書などのファイルを都度確認し、発生したタスクを手作業でAsanaに登録していませんか？
このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーにOCR機能で添付ファイルの内容を読み取り、Asanaにタスクを追加するまでの流れを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などの内容を、手作業でAsanaに転記している方
- 添付ファイルの確認とタスク作成に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- 手作業による入力ミスをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からAsanaへのタスク追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能がファイル内容を正確に読み取りタスクを作成するため、手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元からのメールや請求書関連のメールのみを対象とするなど、監視したいラベルを指定してください。
- 分岐条件は、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名に特定のキーワードが含まれている場合など、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、タスク作成に必要となる情報を指定して抽出することが可能です。
- Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を動的に含めることができます。
■注意事項
- Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
AsanaやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやGmailのAPIはこれらのサービス同士だけでなく、さまざまな外部アプリやサービスを組み合わせて自動化を実現できるのが大きな魅力です。
豊富に用意されている自動化テンプレートを試しながら、業務内容やチームの動きに合った最適な連携方法を見つけてください。
Asanaを使った便利な自動化例
Asana経由でプロジェクト管理をよりスムーズに進めるため、Asanaに追加されたタスクを自動で別のタスク管理ツールに登録したり、進捗完了時にチャットツールへ通知するといった連携が可能です。
また、タスクの完了と同時にソフトウェア管理の情報も自動反映したり、業務メールの受信やWebフォームの回答をきっかけにタスクが新規作成されるなど、一連の流れをシームレスに整える活用例がそろっています。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaと、個人のタスク管理ツールのTodoistを併用していると、タスクの二重入力や転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加された際に、自動でTodoistにもタスクが作成されるため、手作業での転記の手間を減らし、タスク管理の精度を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとTodoistを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- プロジェクトのタスクと個人のタスクをスムーズに連携させたいプロジェクトマネージャーの方
- タスクの転記漏れを防ぎ、個人のタスク管理をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でTodoistへタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスが減るため、重要なタスクの抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、Asanaで追加されたタスク情報をTodoistに連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、タスクの追加を検知する対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- Todoistでタスクを作成する際に、Asanaから取得したどの情報（タスク名、期日など）を反映させるか自由に設定できます。
■注意事項
- Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理において、完了報告やチームへの進捗共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか？特に複数人が関わるプロジェクトでは、タスクの完了をスムーズに共有することが重要ですが、都度Slackに投稿するのは面倒であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了した際に、その内容を自動でSlackに通知できるため、チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとSlackを併用し、タスクの進捗報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるAsanaからSlackへの完了報告で、共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクが完了すると自動でSlackに通知されるため、手動での報告作業が減り、時間を節約できます。
- 報告漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体へ情報をスムーズに共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、Asanaから受け取ったタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Slackへの通知オペレーションでは、タスク名や担当者名など、通知に含める情報を任意で設定できます。
■注意事項
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする
試してみる
■概要
プロジェクト管理でAsanaを、開発でGitHubを利用している際、タスクの完了を両方のツールに反映させるのは手間ではないでしょうか。特に、Asanaでの完了報告後に手動でGitHubのIssueをクローズする作業は、更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると、関連するGitHubのIssueが自動でクローズされるため、こうした連携の手間をなくし、開発プロセスの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGitHubを併用し、タスクとIssueのステータスを手動で同期している方
- 開発プロジェクトの進捗管理を効率化し、更新漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ツールの連携を自動化することで、開発チームがよりコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけでGitHubのIssueが自動でクローズされるため、手作業による更新の手間や時間を削減できます。
- 手動での操作が不要になることで、Issueのクローズ忘れや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、完了したAsanaのタスク情報からIssue番号など必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにIssueをクローズするよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定で、自動化の対象としたいワークスペースIDとプロジェクトIDを、連携したアカウントの情報から任意で選択してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Asanaのタスク情報から、Issue番号などGitHubのIssue更新に用いたい任意の情報を抽出するよう設定できます。
- GitHubのオペレーション設定で、自動でクローズしたいIssueのオーナー名、リポジトリ名、およびIssue番号を設定してください。Asanaのタスク情報からこれらの値を取得し、動的に指定することも可能です。
■注意事項
- Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く重要な依頼や問い合わせメールを、手作業でAsanaにタスクとして登録していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、登録漏れや対応遅れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能になり、こうした課題を解消して抜け漏れのないタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- メールでのタスク依頼の見落としや、Asanaへの登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスといった、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などをタスク情報として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールの件名や差出人など、フローを起動させる条件を任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、登録先のプロジェクトや担当者の指定はもちろん、メールの件名や本文をタスク名や詳細に引用して設定できます。
■注意事項
- Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailを活用すると、キーワードを含むメール内容をチャットツールに転送したり、特定条件に合うメールから迅速にタスク管理サービスへ処理を委ねたりと、情報共有や業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。
さらに、受信メールの添付ファイルをデータベースに自動保存、連絡先リストに新規登録、フォーム送信後の自動返信といった仕組みも簡単に実現できます。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
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■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
- メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
- Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
試してみる
■概要
特定のメールを受信するたびに、手作業でSendGridのリストにコンタクト情報を登録し、さらにGmailで返信メールを作成・送信する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけにSendGridへのコンタクト追加からGmailでの自動返信まで、一連の対応を自動化することが可能です。手作業の手間をなくし、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SendGridに手動でコンタクト情報を登録しており、作業を効率化したいメールマーケティング担当者の方
- 受信した特定のメールに対し、Gmailでの定型的な一次対応を自動化したいと考えている方
- メールを起点とした定型業務を自動化することで、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーにSendGridへの登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になり、メールアドレスの入力ミスやコンタクトの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメール条件を指定します。
- 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、コンタクト追加の完了通知などを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridで新規コンタクトを追加する際、トリガーで受信したメールの差出人情報（メールアドレスなど）を変数として設定項目に埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送信する際、通知先を任意に設定できるほか、本文に固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームでお問い合わせやアンケートを受け付けた後、回答者一人ひとりに手動でメールを返信するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Gmailから自動でサンクスメールなどを返信できます。これにより、手作業による返信業務を効率化し、顧客対応の質を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AsanaとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの通知や完了報告、メールからのタスク起票といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者は情報共有やタスク管理の抜け漏れを心配することなくなり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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