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「バクラク申請・経費精算で承認された稟議の内容を、クラウドサインで契約書にするのが毎回大変…」
「申請内容を手でコピー＆ペーストしているから、金額や宛名の間違いが起きないか不安…」
このように、バクラク申請・経費精算とクラウドサイン間での手作業による情報連携に、手間やリスクを感じていませんか？
重要な契約業務だからこそ、正確性とスピードが求められますが、定型的な作業に時間を取られ、本来の業務が圧迫されてしまうのは避けたいところですよね。
もし、<span class="mark-yellow">バクラク申請・経費精算で申請が承認されたタイミングで、その情報が自動的にクラウドサインの書類に反映される仕組み</span>があればどうでしょう？こうした日々の面倒な作業やヒューマンエラーの心配から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずですよ！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入し、契約関連業務をもっとスムーズで楽なものに変えていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">バクラク申請・経費精算とクラウドサインを連携し、日々の様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
バクラク申請・経費精算とクラウドサインのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた申請承認から契約書作成までの一連の業務フローを自動化できます。
例えば、バクラク申請・経費精算で稟議が承認されたタイミングで、その情報をもとにクラウドサインで自動的に契約書が作成される、といった連携が可能です。
これにより、手作業によるデータ入力の手間やミスをなくし、契約手続きの迅速化をサポートします。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
バクラク申請・経費精算で稟議などの申請が承認された後、その情報を基にクラウドサインで契約書を手作業で作成しているケースに最適な自動化です。
この連携は、<span class="mark-yellow">承認された申請データを自動で抽出し、クラウドサイン上に書類として作成する</span>ため、面倒なコピー＆ペースト作業や入力ミスがなくなり、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できるでしょう。
申請内容が長く、契約書には要点のみを記載したい場合に効果的な自動化フローです。
この連携では、バクラク申請・経費精算で承認された内容を<span class="mark-yellow">AIが自動で要約し、その結果を基にクラウドサインで書類を作成する</span>ため、手動での要約作業や転記の手間を省き、よりスムーズな契約業務の進行をサポートします。
それでは、実際にバクラク申請・経費精算とクラウドサインを連携して実現する自動化フローの作成手順を見ていきましょう！
今回ご紹介する設定方法は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードツールYoomを使って行うため、誰でも簡単に構築することができます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「バクラク申請・経費精算で特定のフォームの申請が承認されたら、クラウドサインで書類を作成する」フローを作成します！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【バクラク申請・経費精算のマイアプリ登録】
検索窓でバクラク申請・経費精算と入力し、表示された候補からアプリを選択します。
新規登録画面が表示されるので、「アカウント名」に任意の値を入力してください。
「管理者アカウント」など、管理用だとわかる名前にしておくのがおすすめですよ！
「アクセストークン」は下図赤枠部分に記載されている内容に従って、バクラクから値を取得して入力しましょう。入力後、「追加」を押したら連携完了です。
【クラウドサインのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にクラウドサインと入力し、表示される候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「追加」をクリックして連携完了です！
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください。
【Google ドキュメントのマイアプリ登録】
これまでと同じように、検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時に、Google ドキュメントへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、バクラク申請・経費精算で特定のフォームの申請が承認された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォームの申請が承認されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであるかどうかを確認してください。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されています。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押しましょう。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、入力欄下に記載されている注釈に従って入力してくださいね！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「フォームID」に指定したフォームからテスト用に申請を行い、申請を承認してからYoom画面で「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、テスト用に申請した内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認して「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
なお、以下の画像はアウトプットが空の状態となります。実際のテスト時には具体的なデータが挿入されている状態です。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、バクラク申請・経費精算の承認された申請の詳細情報を取得する設定を行います。
「申請詳細の取得」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
アクションは「申請詳細の取得」のままにして、「次へ」を押します。
「申請ID」をステップ3で取得したアウトプットを使って設定していきます。
下図のように、「取得した値」の「特定のフォームの申請が承認されたら」内にある「申請ID」を設定してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、承認された申請の詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、申請情報を使って支払い確認書を発行する設定です。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認してページを下にスクロールします。
次に、支払い確認書を作成するGoogle ドキュメントの雛形との連携設定をしていきます。
設定を進める前に、Google ドキュメントで支払い確認書の雛形を作成しておきましょう！
※雛形作成時の注意事項は、こちらをご参照ください。
今回はテスト用に、下図のような雛形を作成しました。
雛形の準備ができたらYoomの画面に戻って、データベースの連携設定を進めていきます。
設定完了後は「次へ」をクリックし、置換条件の設定をしていきます。
ここでは、事前に用意しておいた支払い確認書の雛形に、バクラク申請・経費精算の申請データを反映する設定を行います。
この際、雛形の中で{ }で囲っている部分に、アウトプットで取得したデータを反映させることができますよ！
たとえば「{取引先名}」には、「特定のフォームの申請が承認されたら」内にある「取引先名」を、「置換後の文字列」に設定します。
その他の「置換対象の文字列」の各項目も、同じように適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
設定後は「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、作成された支払い確認書のダウンロードボタンが表示されるので、書類をダウンロードして内容を確認してみてくださいね！
また、格納先に指定していたGoogle Driveに、支払い確認書が保存されているかどうかもチェックしてみましょう。
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」を押し、次の設定に進みます。
続いて、クラウドサインで書類を作成する設定を行います。
「書類の作成」をクリックしてください。
これまでと同様にタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「書類タイトル」には、発行する書類のタイトルを設定します。
活用する業務内容に合わせて自由に設定して くださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出される発行書類の情報を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、クラウドサインで発行する書類に、ステップ5で作成した書類を添付する設定を行います。
「書類にファイルを添付」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がステップ6と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックします。
「書類ID」は、ステップ6で取得したアウトプットを使って設定します。
下図のように、「取得した値」の「書類の作成」内にある「書類ID」を設定してくださいね！
「ファイルの添付方法」は、ステップ5で発行した書類を使用するので、下図のように設定します。
設定後は「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、書類を送付する宛先を追加する設定を行います。
「宛先の追加」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、連携するアカウント情報はステップ6・7と同じであることを確認しましょう。アクションは「宛先の追加」のままにして、「次へ」を押します。
「書類ID」はステップ7と同じように、アウトプットを使って設定します。
書類の送付先となる「メールアドレス」を、バクラク申請・経費精算から取得した情報を使って設定します。
下図のようにアウトプットを使って設定してくださいね！
「宛先の名前」も「メールアドレス」と同様に、アウトプットを使って設定しましょう。
設定完了後は「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存する」を押し、次の設定に進んでくださいね！
最後に、クラウドサインで書類を送付する設定を行います。
「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
これまで同様にタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ6・7・8と同じであることを確認します。アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
「書類ID」をステップ7・8と同じようにアウトプットを使って設定し、「テスト」をクリックします。
※「テスト」を押すと、ステップ8で「メールアドレス」に設定したアドレス宛に実際に書類が送信されるため、一旦、テスト送信を行っても支障のないアドレスに設定しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されたら、ステップ5で発行した書類が、ステップ8で「メールアドレス」に設定したアドレス宛に送信されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」をにし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「バクラク申請・経費精算で特定のフォームの申請が承認されたら、クラウドサインで書類を作成する」フローの作成手順でした！
バクラク申請・経費精算やクラウドサインは、様々なシステムやサービスと柔軟に連携できる拡張性も魅力です。
日々使用しているアプリケーション同士をつなげることで手間を削減できるだけでなく、情報の二重入力防止やリアルタイム通知など、業務全体の効率化に役立つでしょう。
豊富な連携方法が用意されているため、まずは自身の業務に合った自動化例を試し、最適な活用方法を見つけてください。
申請内容をデータベースに記録したり、承認フローの進捗状況を都度チャットツールへ伝えるといった連携が可能に。
例えば、Microsoft Excelへの自動記録や、Googleスプレッドシートへの反映、Notionなどのデータベースへの追加を実現します。加えて、特定のフォームで承認された際にOutlookで通知を飛ばすことで、各担当者がタイムリーに状況を把握できます。
Slackへの要約通知も用意されており、社内コミュニケーションの迅速化に貢献するでしょう。
電子契約書の作成や送付を効率化できる手段が多数あります。
特定のメールを受信した際に自動で書類を作成したり、データベースから契約書をクラウドサイン経由で送信できる連携も。日々の契約業務をシームレスにつなぎ、申請から送付までのフローを一気通貫で進めたい場合に最適と言えるでしょう。
いかがでしたか？本記事では、バクラク申請・経費精算とクラウドサインを連携し、契約書作成業務を自動化する方法についてご紹介しました。この連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申請内容の確認と転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減することができるでしょう。</span>これにより、担当者はより迅速かつ正確に契約業務を進めることができ、空いた時間で取引先との関係構築など、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。この機会にぜひ自動化を取り入れて、毎日の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
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