Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
試してみる
■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
「Boxにファイルがアップロードされたら、その都度Asanaでタスクを作成している」「ファイルをAsanaからダウンロードしてBoxに格納するのが面倒…」
このように、二つのツール間で発生するデータ連携に手間を費やしてはいませんか？
もし、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Asanaのタスクがファイル付きで自動作成される仕組みがあれば、こうした業務から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
試してみる
■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
BoxとAsanaを連携してできること
BoxとAsanaのAPIを連携させれば、ファイル共有やタスク作成といった一連の業務フローを自動化できます。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
Boxにファイルがアップロードされ次第、Asanaに新しいタスクを自動作成し、ファイルを添付する連携です。
ファイル共有からタスク起票までの流れが自動化され、担当者への依頼漏れやファイルの添付忘れといったミスを防ぐことができます。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
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■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
Boxにアップロードされた請求書や契約書などのファイルをOCR機能で読み取り、その内容をAsanaのタスクとして自動作成する連携です。
例えば、請求書ファイルから取引先名や金額、支払期日といった情報を自動で抽出し、経理担当者への支払い依頼タスクを作成できるため、手入力によるデータ転記の手間とミスをなくし、月次処理などの業務を効率化します。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
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■概要
請求書や申込書の内容をひとつずつ確認して、タスク登録する作業は手間がかかりますよね。
転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能でファイル内容を読み取り、Asanaへのタスク追加までを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書などの内容を確認し、手動でAsanaにタスク起票している方
- 書類の処理や確認業務に多くの時間を割かれ、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスやタスクの作成漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる読み取りからAsanaへのタスク追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業での情報確認やデータ転記が不要になるため、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を抽出するかを自由に設定することが可能です。
- Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを追加したいプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を設定してください。
■注意事項
- Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBoxとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- BoxとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
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■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
ステップ1：BoxとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Box
Asana
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
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■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタンクリック時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Boxのダウンロード設定
Boxから、特定のファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Asanaのタスク設定
Asanaにタスクを作成するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「タスク名」を取得した値から選択します。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Asanaのファイル設定
Boxからダウンロードしたファイルを、Asanaにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルを添付」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「親ID（ファイルのアップロード先）」を取得した値から選択します。
「ファイル名」も同様に、取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、Asanaのタスクにファイルが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
AsanaのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
Asanaのタスクが完了ステータスになったことをトリガーに、そのタスクに添付されているファイルを抽出し、Boxに自動で格納する連携です。
完了したタスクの成果物を自動でBoxに集約・保管できるため、ファイルの一元管理が実現し、後から成果物を探す手間を省けます。
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
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■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する
Asanaのタスクが完了した際、タスクに添付されているファイルを全て自動でBoxに格納する連携です。
複数のファイルが添付されている場合でも、一つ一つ手動でダウンロードしてアップロードする必要がなく、全ての成果物をBoxにアーカイブできるため、プロジェクト完了時のファイル整理やバックアップ作業を効率化します。
Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する
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■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、添付ファイルを一つひとつ手作業でBoxに移動させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業によるファイルの移動漏れや格納ミスは、後の業務に影響を及ぼす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると自動で添付ファイルがBoxに格納されるため、AsanaとBoxを用いたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用してプロジェクト管理やファイル共有を行っている方
- タスク完了後のファイル整理を手作業で行い、非効率だと感じているプロジェクトマネージャーの方
- AsanaからBoxへのファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了時に添付ファイルが自動でBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤ったフォルダへの格納といった人的ミスを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」を設定し、ファイルが複数ある場合に備えて「繰り返し処理する」アクションを組み合わせます
- 繰り返し処理の中で、Asanaの「ファイルをダウンロード」アクションとBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるAsanaのプロジェクトは、任意のものを指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダを任意に設定できます。固定の値を入力するだけでなく、Asanaのタスク名などの前段で取得した情報を変数としてファイル名に埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとAsanaを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、BoxとAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとAsanaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaにタスクが追加されたら、Todoistにもタスクを作成したり、Googleフォームで登録された情報をAsanaに連携したりできます。
また、Backlogに課題が登録されたらAsanaにも追加するなど、複数のタスク管理ツール間で情報を同期できます。
さらに、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期したり、Miroにカードを作成したりと、情報共有とタスクの可視化を効率化できます。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
Asanaでタスクが登録されたら、Miroにカードを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク情報を手作業でMiroのボードに転記しているプロジェクト管理担当者の方
- AsanaとMiroを使ったチームでの情報共有の二度手間をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- タスク管理とブレインストーミングのプロセスを連携させ、業務効率を改善したいすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスク名の誤入力や詳細の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください。
- Miroでカードを作成するアクションでは、対象となるボードIDを指定し、カードのタイトルや説明欄にAsanaから取得したどの情報を記載するかを任意で設定できます。
■注意事項
- AsanaとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
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■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
Boxを使った便利な自動化例
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxに自動でフォルダを作成できます。
また、ファイルがアップロードされた際にOutlookでメールを送信したり、音声ファイルを文字起こししてPerplexityで要約しNotionに追加したりできます。
さらに、Googleフォームから送信されたファイルをBoxに自動でアップロードしたり、特定のフォルダを毎月アーカイブに移動してSlackに通知したりと、様々なファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
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■概要
会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した会議録音から、手作業で議事録を作成しているマーケターや営業担当者の方
- インタビュー音声の文字起こしと要約、Notionへの情報集約を効率化したいメディア担当者の方
- Perplexityを活用して、音声コンテンツの要約作成プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加を起点に、文字起こしから要約、Notionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Perplexity、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- その後、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする特定のフォルダを任意で指定してください。
- Perplexityでの要約生成では、プロンプトを自由にカスタマイズできるため、「以下のテキストを箇条書きで要約してください」のように、出力形式の指定も可能です。
- Notionへの追加アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、タイトルや本文などの各プロパティに、Perplexityで生成した要約などを割り当てることができます。
■注意事項
- Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知する
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■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- プロジェクトやチームのファイルをBoxで管理している方
- Box内のファイルの検索性を向上させたい方
- 毎月の定型業務を自動化し業務の効率化を図りたい方
- 毎月の制作物やデータを月単位で管理しているクリエイティブチームの方
- フォルダのアーカイブ作業における保存先の誤りを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル管理でBoxを利用している場合、フォルダ整理の手間や整理後の情報共有が必要となり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、月初になるとBoxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動しSlackによる情報共有を効率化します。
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化することが可能です。
フォルダのアーカイブ作業も確実に行えるため、ファイルの検索性も向上します。
また、手動による定型業務の工数が削減することで、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する
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■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
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■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
BoxとAsanaの連携を自動化することで、手作業での手間と時間を削減し、ヒューマンエラーをなくすことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。Asanaの「タスクを追加」のオペレーションで、担当者や期日、コラボレーター（共同作業者）を設定できます。
Q：特定のファイル名の場合だけタスクを作ることはできますか？
A：はい、可能です。有料プランでご利用いただける「分岐」を設定することで、特定のファイル名が付与されているものだけタスクを作ることができます。詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
