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「Boxにファイルがアップロードされたら、その都度Asanaでタスクを作成している」「ファイルをAsanaからダウンロードしてBoxに格納するのが面倒…」
このように、二つのツール間で発生するデータ連携に手間を費やしてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Asanaのタスクがファイル付きで自動作成される仕組み</span>があれば、こうした業務から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとAsanaのAPIを連携させれば、ファイル共有やタスク作成といった一連の業務フローを自動化できます。
Boxにファイルがアップロードされ次第、Asanaに新しいタスクを自動作成し、ファイルを添付する連携です。
<span class="mark-yellow">ファイル共有からタスク起票までの流れが自動化され、担当者への依頼漏れやファイルの添付忘れといったミスを防ぐ</span>ことができます。
Boxにアップロードされた請求書や契約書などのファイルをOCR機能で読み取り、その内容をAsanaのタスクとして自動作成する連携です。
例えば、<span class="mark-yellow">請求書ファイルから取引先名や金額、支払期日といった情報を自動で抽出し、経理担当者への支払い依頼タスクを作成</span>できるため、手入力によるデータ転記の手間とミスをなくし、月次処理などの業務を効率化します。
それでは、実際にBoxとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Box
Asana
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタンクリック時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Boxから、特定のファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
Asanaにタスクを作成するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「タスク名」を取得した値から選択します。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
Boxからダウンロードしたファイルを、Asanaにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルを添付」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「親ID（ファイルのアップロード先）」を取得した値から選択します。
「ファイル名」も同様に、取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、Asanaのタスクにファイルが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はBoxからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Asanaのタスクが完了ステータスになったことをトリガーに、そのタスクに添付されているファイルを抽出し、Boxに自動で格納する連携です。
<span class="mark-yellow">完了したタスクの成果物を自動でBoxに集約・保管できるため、ファイルの一元管理が実現</span>し、後から成果物を探す手間を省けます。
Asanaのタスクが完了した際、タスクに添付されているファイルを全て自動でBoxに格納する連携です。
複数のファイルが添付されている場合でも、一つ一つ手動でダウンロードしてアップロードする必要がなく、<span class="mark-yellow">全ての成果物をBoxにアーカイブできる</span>ため、プロジェクト完了時のファイル整理やバックアップ作業を効率化します。
Yoomでは、BoxとAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとAsanaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Asanaにタスクが追加されたら、Todoistにもタスクを作成したり、Googleフォームで登録された情報をAsanaに連携したりできます。
また、Backlogに課題が登録されたらAsanaにも追加するなど、複数のタスク管理ツール間で情報を同期できます。
さらに、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期したり、Miroにカードを作成したりと、情報共有とタスクの可視化を効率化できます。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxに自動でフォルダを作成できます。
また、ファイルがアップロードされた際にOutlookでメールを送信したり、音声ファイルを文字起こししてPerplexityで要約しNotionに追加したりできます。
さらに、Googleフォームから送信されたファイルをBoxに自動でアップロードしたり、特定のフォルダを毎月アーカイブに移動してSlackに通知したりと、様々なファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
BoxとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での手間と時間を削減し、ヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。Asanaの「タスクを追加」のオペレーションで、担当者や期日、コラボレーター（共同作業者）を設定できます。
Q：特定のファイル名の場合だけタスクを作ることはできますか？
A：はい、可能です。有料プランでご利用いただける「分岐」を設定することで、特定のファイル名が付与されているものだけタスクを作ることができます。詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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