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「Boxとfreee人事労務を使っていて、従業員情報や関連書類の管理をしているけど、それぞれのデータを手作業で連携するのが本当に大変…」
このように、日々の業務で両システム間のデータ連携に手間や課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
Boxにアップロードした入社書類の内容をfreee人事労務に転記したり、逆にfreee人事労務の情報をBoxのフォルダ構成に反映させたりする作業は時間がかかってしまいます。手作業だからこそ、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも気になりますよね。
もし<span class="mark-yellow">Boxに保存されたファイル情報から自動でfreee人事労務に従業員情報を登録したり、関連情報を更新できる仕組み</span>があればこれらの定型的な作業から解放されますね。入力ミスや確認の手間を大幅に削減し、より戦略的な人事労務業務や従業員サポートといったコア業務に時間を充てられるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務を効率化するのに役立ちます。ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Boxとfreee人事労務を連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxとfreee人事労務のAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理と人事労務情報の同期作業を自動化することが可能です！
例えば、Boxにアップロードされた入社書類を自動で読み取りfreee人事労務に従業員情報を登録したり、特定の書類にもとづいて給与情報を更新したりといった作業が自動で完結します。
入力ミスや時間の浪費を防いで、より重要な業務に集中する環境を実現できますね。気になる自動化例があればぜひクリックしてみてください！
Boxに新しい従業員の入社関連ファイルがアップロードされるたびに、その内容をOCRで読み取り、必要な情報を抽出してfreee人事労務に自動で従業員情報を登録するフローです。<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力の手間と時間を大幅に削減し、転記ミスを防ぐ</span>ことで、人事担当者の負担を軽減します。
この連携は、OCRによるテキスト抽出やAIによる情報整理、さらには条件に応じた処理分岐といった高度な処理を組み合わせたパターンです。
Box内の特定のフォルダに給与改定通知書などのファイルがアップロードされた際に、その内容をOCRで読み取り、freee人事労務で該当する従業員の基本給情報を自動的に更新するフローです。<span class="mark-yellow">給与情報を迅速かつ正確に更新し、手作業によるミスや遅延を防止</span>します。
この自動化は、特定のファイルや条件をトリガーとした分岐処理を含むパターンであり、人事情報の正確な管理をサポートします。
それでは、さっそく実際にBoxとfreee人事労務を連携したフローを作成していきます！プログラミングの知識は一切不要で、クリック操作を中心にどなたでも簡単に設定を進めることができますので、安心して読み進めてください。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務に従業員を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にfreee人事労務を検索し、お使いのアカウントでログインしましょう。
一番下までスクロールし「許可する」をクリックするとfreee人事労務のマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、Boxにフォルダをご用意ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻って「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックしましょう。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストします。
成功したら「次へ」をクリック。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダに従業員情報が記載された画像ファイルをアップロードしてください。
今回は、一般的に履歴書に書かれる項目を記載したテスト用ファイルを作成し、アップロードしました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
「ファイルをダウンロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックしてください。
この画面は予め設定されているので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。ダウンロードして書類を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】履歴書を読み取る（10タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。あとは任意で「使用するAI」と「言語」を入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。AIがファイル内の情報を抽出してくれました！
「従業員の作成」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「従業員の作成」のまま「次へ」をクリックします。
まず事業所IDを候補から選択しましょう。
以降の欄には、ステップ5で「抽出したい項目」に予め設定されていた項目だけアウトプットが入っています。
追加で抽出した項目があれば、以下のように項目に合うアウトプットを選択してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存します。
freee人事労務に従業員情報が登録されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、BoxにファイルがアップロードされたらOCRで内容を読み取り、freee人事労務に従業員を追加する方法でした！
今回はBoxからfreee人事労務へデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にfreee人事労務の情報をBoxに反映させたいといったニーズもあるかと思います。Yoomではそのような逆方向の連携も簡単に実現できますので、下記のテンプレートも併せてご活用ください。
freee人事労務に新しい従業員情報が登録された際、その情報をトリガーとしてBoxに従業員名のフォルダを自動的に作成するフローです。<span class="mark-yellow">従業員ごとの書類管理を迅速に行い、手作業によるフォルダ作成の手間や命名規則の不統一を防ぎます。</span>
この自動化は、アプリ間の情報をシンプルに直接連携するパターンで、人事情報の変更に合わせたファイル管理の効率化を実現します。
freee人事労務で従業員情報が削除（退職処理など）された際に、該当する従業員のBox上のフォルダを自動的にアーカイブフォルダへ移動させるフローです。<span class="mark-yellow">不要になったフォルダの整理を自動化し、Boxストレージの整理整頓と情報セキュリティの維持に貢献します。</span>
この連携も、アプリ間の情報を直接連携するパターンであり、人事データのライフサイクルに合わせたファイル管理をサポートします。
Boxやfreee人事労務と他のSaasを連携させて、日常業務で発生する定型作業を自動化し、生産性を向上させる豊富なテンプレートをご用意しました。自社の業務に合った連携を見つけて、さらなる業務改善をぜひ体験してください。
Boxを活用することで、ファイル管理や情報抽出が効率化します。メールの添付ファイルを自動で保存、見積書を自動生成して格納、Box内のファイルを読み取ってデータベースに追加、といった業務の自動化が可能です。データ入力の手間を削減し、様々なファイルをスムーズに管理しましょう。
freee人事労務と他のツールを連携させることで、従業員情報の管理を自動化できます。
freee人事労務の従業員情報をNotionのデータベースに追加したり、SmartHRの従業員情報をfreee人事労務に反映したり、逆にfreee人事労務の給与明細情報をSmartHRに登録したりと、人事関連業務のデータ連携を効率的に行えるようになるでしょう。
Boxとfreee人事労務の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後の情報転記や、従業員情報の変更に伴うフォルダ整理といった定型業務から解放されますね。ヒューマンエラーの心配なく、常に最新かつ正確な情報にもとづいて業務を進められるようになります。</span>これにより人事労務担当者は、煩雑なデータ管理業務に費やしていた時間を大幅に削減し、採用活動の強化や従業員エンゲージメント向上施策など、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、専門的な知識がなくても直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしBoxとfreee人事労務の連携作業の効率化や、その他のSaaS連携による業務改善に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化のインパクトを実際に体験してみてください！
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