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「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、関係部署にGmailで共有している…」
「重要なファイルなので通知漏れは避けたいが、毎回手作業で連絡するのは正直面倒…」
このように、クラウドストレージのBoxとメールクライアントのGmailを日常的に利用する中で、両者間の手作業による情報連携に手間や非効率を感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードをきっかけに、関連する情報をGmailへ自動的に通知する仕組み</span>です。
こうした日々の繰り返し作業から解放され、情報共有の漏れや遅延といったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはず！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの記事を参考にして面倒な手作業を省き、日々の業務をもっとスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGmailを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう！
BoxとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ登録を自動化できます。
これにより、作業工数の削減やヒューマンエラーの防止といったメリットが生まれるでしょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Boxに特定のファイルがアップロードされた際に、<span class="mark-yellow">関係者へ自動でGmail通知を送ることで、情報共有の漏れや遅延を防止する</span>フローです。
この連携は、Boxでのファイルアップロードというアクションをきっかけに直接Gmailへ通知を送るため、迅速で確実な情報共有の実現をサポートします。
Yoomのフォーム機能などで受け付けた新しいユーザー情報を基に、<span class="mark-yellow">自動でBoxにユーザーアカウントを作成し、関係者や本人にGmailで完了通知を送る</span>フローです。
この連携はフォームの送信を起点として複数のSaaSを動かすため、手作業によるアカウント発行業務とそれに伴う連絡の手間をまるっと削減できるのがポイント！
それでは、さっそく実際にBoxとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でBoxと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するBoxアカウントの「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で「Boxへのアクセスを許可」を押して、連携完了です！
先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、指定のBoxフォルダ内にファイルがアップロードされた際に、フローボットが起動するように設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて自由に変更してみてくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認します。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、フローが起動するきっかけとなるBoxのフォルダを指定します。
「フォルダのコンテンツID」を、入力欄下に記載されている注釈を参考に入力しましょう。
ここで指定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローが起動するようになりますよ！
※Yoomで使用していないフォルダを指定してください。
使用済のフォルダを指定するとWebhookが重複するため、テストに失敗してしまいます。
(使用しているかわからないことも多いと思うので、新規フォルダを使用するのがおすすめです)
設定が完了したら、指定したBoxのフォルダとYoomの連携チェックを行います。
「テスト」をクリックし、下図のように「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押しましょう。
次に、指定のフォルダ内にアップロードされたファイルを検知するテストを行います。
先ほど「フォルダのコンテンツID」に設定したBoxのフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト書類」など）でOKです！
アップロードしたらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、指定のBoxフォルダ内にファイルがアップロードされた旨を、Gmailに送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定をしていきます。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定してください。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のアドレスを選択しましょう。
「To」にはメールを送信する先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も適宜設定してください。
「件名」はフローを活用する業務シーンに合わせて自由に設定してくださいね！
「メッセージ」には、送信するメールの内容を設定します。
「Boxにファイルがアップロードされました。」など、毎回同じ文章を使用するテキストは直接入力し、「ファイル名」などのBoxの情報を引用する部分はアウトプットを使って設定しましょう。
設定完了後は「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行ってください。
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておきましょう。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
Boxの情報が反映された状態で、設定した通りの内容でメールが届いていましたよ！
確認後、Yoomの画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Boxにファイルがアップロードされたら、Gmailに通知する」フローの作成手順でした！
今回はBoxからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、メール起点の業務も効率化できることが期待できます。
特定の件名や送信元を持つメールをGmailで受信した際に、<span class="mark-yellow">Box内に自動でプロジェクトフォルダを作成することで、案件ごとの資料やメール整理の効率化</span>をサポートします。
この連携は「特定のクライアントからのメールのみ」といった柔軟な自動化ができるのもポイント！
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、<span class="mark-yellow">自動で抽出し、命名規則に沿ってリネームした上でBoxの指定フォルダに格納する</span>フローです。
手作業でのダウンロード、リネーム、アップロードという一連の面倒な作業を省けるため、ファイルの管理ミスの防止に役立つでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
多様なビジネス情報の管理と活用を自動化します。
アップロードされたファイルの高度な処理（要約、文字起こし、翻訳）から、他アプリで発生するイベントに応じたフォルダの自動生成やファイルの集約まで、手動プロセスを削減。
情報共有の迅速化、データ整理の効率化を実現し、より戦略的な業務に集中できるようになるはずです。
情報フローと顧客対応を効率的に自動化します。
受信メールの他チャネルへの転送、AIによる重要度判定、あるいはフォーム回答や会計、決済システムからの通知連携まで、手動作業を削減。
重要な情報の見落としを防ぎ、コミュニケーションの質と速度を向上させるため、チーム全体の生産性を高められそうです。
いかがでしたか？
BoxとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロードの通知や、メール・添付ファイルの整理といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できるでしょう。</span>
これにより、担当者は情報共有の遅延やファイルの管理ミスといった心配をすることなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずですよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にフローを構築できるのも魅力ですよね！
「本当に手間をかけずに設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみませんか？
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは本記事を参考に、BoxとGmailの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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