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「Boxにアップロードしたファイルの内容を確認しながら、手動でGoogle Meetの会議を設定している…」
「会議の録画データをダウンロードしてBoxに格納する作業は手間…」
このような作業に、非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">BoxへのファイルアップロードをきっかけにGoogle Meetの会議を自動で作成したり、会議の録画データを自動でBoxに保存する仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGoogle Meetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGoogle MeetのAPIを連携させれば、ファイル管理や会議設定といった一連の業務を自動化することが可能です。
例えば、Boxに特定のファイルがアップロードされたら、その内容を読み取って自動でGoogle Meetの会議を作成したり、逆に会議が終了したら録画データを自動でBoxに格納したりと、さまざまな業務フローを自動化できます。
Boxに契約書や申込書などのファイルがアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容（顧客名、日時など）をもとにGoogle Meetの会議を自動作成する連携です。
<span class="mark-yellow">ファイルを確認してから手動で会議を設定する手間と時間を削減し、入力ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。</span>
特定のファイル名（例：「【契約締結済】株式会社〇〇」）や特定のフォルダにアップロードされた場合のみ、OCRで内容を読み取ってGoogle Meetの会議を作成するといった、条件分岐を含む自動化です。
分岐処理をフローに組み込むことで、<span class="mark-yellow">必要なファイルのみを対象に自動化を実行できるため、より実業務に即した柔軟な運用を実現し、不要な会議が作成されるのを防ぎます。</span>
それでは、さっそくBoxとGoogle Meetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Google Meet
[Yoomとは]
今回は「BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Box
Googleカレンダー
Googleカレンダーを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
※営業担当者と製品担当者の間の社内連携を想定した内容です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRでファイルを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報を取得することが可能です。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※「抽出したい項目」は、運用内容にあわせてカスタマイズ可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取った内容をもとに、Googleカレンダーで会議を作成するための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「予定を作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「カレンダーID」を候補から選択し、「予定のタイトル」「予定の開始日時」「予定の終了日時」は取得した値から選択します。
※「予定の説明」など、以降の項目は必要に応じて設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
Googleカレンダーで会議を作成後、メールで通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
「タイトル」「アプリ」を確認し、「メール内容」にあるToを手動で入力してください。
※CCやBCCは必要に応じて設定してください。
以下を参考に「件名」「本文」を、取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、実際にメールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はBoxからGoogle Meetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle MeetからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。会議の録画データを自動で管理するなど、こちらも非常に便利な自動化が可能です。
Google Meetでの会議が終了したことをトリガーに、録画データを自動でダウンロードし、Boxの指定フォルダへ格納する連携です。
<span class="mark-yellow">会議が終わるたびに手動で録画データを保存する手間がなくなり、共有漏れや保存忘れを防ぐ</span>ため、議事録やナレッジの管理を効率化できます。
会議名に「定例会」や「クライアント名」といった特定のキーワードが含まれている会議が終了した場合のみ、録画データをBoxにアップロードする、といった条件分岐を含む自動化です。
分岐処理によって重要な会議の記録だけを効率的に整理・管理できるため、<span class="mark-yellow">必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築し、ストレージの無駄遣いを防ぎます。</span>
Yoomでは、BoxとGoogle Meetに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Meetでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxは、ファイルのアップロードをトリガーにOCR、文字起こし、AI要約・翻訳といった高度な処理を自動化します。
Zoom会議の録画を自動保存し、文字起こし・要約後に議事録として保存。
アップロードされたファイルをChatGPTなどで処理し、結果をNotionやスプレッドシートに記録したり、Slackに通知したりと、情報処理と共有を効率化できます。
Google Meetは、会議終了後に文字起こしや議事録を自動作成し、NotionやDropboxに追加できます。
文字起こしの翻訳やAI要約を行い、TeamsやSlackに通知することも可能です。
また、Gmailの受信やGoogleフォームの回答をトリガーに会議スペースを自動作成したり、会議後にGoogleカレンダーでフォローアップ予定を作成したりできます。
BoxとGoogle Meetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのファイル内容の確認や会議設定、あるいは会議録画の保存といった作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らすことが可能です。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められ、他の業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度と対応ファイル形式は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：連携が途中で失敗した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
Q：Boxのファイル「更新」時も自動化の起点にできる？
A：Boxのトリガーアクションは、この記事でご紹介した「フォルダにファイルがアップロードされたら」以外に、以下の種類が設定可能です。
フローボットオペレーションやフローボットトリガーに関する詳細は、BoxのAPIと今すぐ連携をご覧ください。
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