BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方 Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
「Boxにアップロードしたファイルの内容を確認しながら、手動でGoogle Meetの会議を設定している…」
「会議の録画データをダウンロードしてBoxに格納する作業は手間…」
このような作業に、非効率さを感じていませんか？
もし、BoxへのファイルアップロードをきっかけにGoogle Meetの会議を自動で作成したり、会議の録画データを自動でBoxに保存する仕組み があれば、これらの手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogle Meetを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方 Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
BoxとGoogle Meetを連携してできること
BoxとGoogle MeetのAPIを連携させれば、ファイル管理や会議設定といった一連の業務を自動化することが可能です。
例えば、Boxに特定のファイルがアップロードされたら、その内容を読み取って自動でGoogle Meetの会議を作成したり、逆に会議が終了したら録画データを自動でBoxに格納したりと、さまざまな業務フローを自動化できます。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
Boxに契約書や申込書などのファイルがアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容（顧客名、日時など）をもとにGoogle Meetの会議を自動作成する連携です。
ファイルを確認してから手動で会議を設定する手間と時間を削減し、入力ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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■概要
Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方 Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
特定のファイル名（例：「【契約締結済】株式会社〇〇」）や特定のフォルダにアップロードされた場合のみ、OCRで内容を読み取ってGoogle Meetの会議を作成するといった、条件分岐を含む自動化です。
分岐処理をフローに組み込むことで、必要なファイルのみを対象に自動化を実行できるため、より実業務に即した柔軟な運用を実現し、不要な会議が作成されるのを防ぎます。
Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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■概要
Boxにアップロードされたファイルや書類などを都度確認し、手動でGoogle Meetの会議を設定する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、その内容をOCRで読み取り、自動でGoogle Meetの会議を作成するため、手作業による会議設定の手間を省き、業務を効率化します。BoxとGoogle Meetを連携させた定型業務の自動化を実現したい方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Meetを日常的に利用し、会議設定の作業を効率化したいと考えている方 ファイルの内容確認から会議設定までのプロセスを自動化し、対応漏れを防ぎたい方 Boxを活用した業務フローにおいて、手作業による入力ミスなどを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、Google Meetの会議作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手動での会議設定時に起こりうる、日程や参加者の設定ミス、会議設定の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します 次に、抽出した情報をもとに、Googleカレンダーで予定を作成し、Google Meetの会議URLを発行します 最後に、作成された会議情報を関係者にメールで自動送信するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせて条件を任意で設定することが可能です Googleカレンダーで予定を作成する際に、会議を設定するカレンダーIDを任意で指定できますので、個人のカレンダーやチームの共有カレンダーなどを設定してください
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとGoogle Meetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBoxとGoogle Meetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Box Google Meet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
BoxとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とGoogleカレンダーのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方 Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
ステップ1：BoxとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
Box
Googleカレンダー
Googleカレンダーを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方 Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です
■注意事項
Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
OCRでファイルを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。ファイルの容量制限について
次に、API接続設定 です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
続いて、アクションを選択 に進みます。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。
なお、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細を設定 に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Googleカレンダーのアクション設定
OCRで読み取った内容をもとに、Googleカレンダーで会議を作成するための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定 です。
「カレンダーID」を候補から選択し、「予定のタイトル」「予定の開始日時」「予定の終了日時」は取得した値から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：メール設定
Googleカレンダーで会議を作成後、メールで通知するための設定をします。
続いて、メールの設定 に進みます。
「タイトル」「アプリ」を確認し、「メール内容」にあるToを手動で入力してください。
以下を参考に「件名」「本文」を、取得した値から選択します。
次に、メール送信のテスト です。
テストを実行し、実際にメールが届いていれば、設定完了です。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Google Meet のデータを Box に連携したい場合
今回はBoxからGoogle Meetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle MeetからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。会議の録画データを自動で管理するなど、こちらも非常に便利な自動化が可能です。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
Google Meetでの会議が終了したことをトリガーに、録画データを自動でダウンロードし、Boxの指定フォルダへ格納する連携です。
会議が終わるたびに手動で録画データを保存する手間がなくなり、共有漏れや保存忘れを防ぐ ため、議事録やナレッジの管理を効率化できます。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、録画データをBoxで管理している方 会議後の録画データのダウンロードやアップロード作業を効率化したい方 手作業によるファイルの格納漏れを防ぎ、情報共有を徹底したいチームのリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後に自動で録画データがBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を削減できます。 手動での作業で起こりがちなファイルの保存忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報資産の管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetのアプリトリガーを設定し、会議の終了をフローボット起動のきっかけとします。 オペレーションで待機機能を設定し、録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機させます。 次に、オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、終了した会議の情報を取得します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、会議情報に紐づく録画ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議終了を検知するポーリング（確認）間隔などを任意で設定してください。 Google Meetのオペレーション設定では、どの会議の録画データを対象とするか、会議IDを指定する必要があります。 Google Driveのオペレーション設定では、ダウンロードしたい録画データのファイルIDを正しく指定してください。 Boxにファイルを格納するオペレーションでは、保存する際のファイル名や格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
会議名に「定例会」や「クライアント名」といった特定のキーワードが含まれている会議が終了した場合のみ、録画データをBoxにアップロードする、といった条件分岐を含む自動化です。
分岐処理によって重要な会議の記録だけを効率的に整理・管理できるため、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築し、ストレージの無駄遣いを防ぎます。
Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードし、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetで録画したデータをBoxで管理しており、手作業での移行に手間を感じている方 会議の録画データのアップロード忘れや共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
会議が終了すると自動でファイルがアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるアップロード忘れや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定します 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Google Meetの録画データを取得します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、「会議のタイトルに特定のキーワードが含まれる場合」や「特定の参加者がいた場合」など、条件に応じてフローを起動させることができます Boxにファイルをアップロードする際、格納したいフォルダのコンテンツIDを任意で設定できます。これにより、会議の種類に応じたフォルダへ自動的に振り分けるといった運用が可能です
■注意事項
Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとGoogle Meetを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、BoxとGoogle Meetに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Meetでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例 Boxは、ファイルのアップロードをトリガーにOCR、文字起こし、AI要約・翻訳といった高度な処理を自動化します。
Zoom会議の録画を自動保存し、文字起こし・要約後に議事録として保存。
アップロードされたファイルをChatGPTなどで処理し、結果をNotionやスプレッドシートに記録したり、Slackに通知したりと、情報処理と共有を効率化できます。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方 OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。 オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。 OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。 ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。 Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。 ■注意事項
Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに追加する
試してみる
■概要
海外拠点とのやり取りで、外国語のPDF書類を受け取る機会は多いものの、その都度内容を確認し、翻訳して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類の対応に手間を感じている方 BoxとNotionを情報管理に活用しており、手作業でのデータ連携を効率化したい方 定型的な翻訳や転記作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、テキストの抽出から翻訳、Notionへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFからテキスト情報を抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストをデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの項目から文字を読み取るかを任意で設定できます。 AI機能による翻訳のアクションでは、翻訳したい内容や翻訳先の言語を任意で設定してください。 Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定でき、各プロパティに格納する情報を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Boxに新しい社内資料がアップロードされるたび、内容を確認して要約を作成し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの文字起こしからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化し、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保管された資料の内容確認と共有を手作業で行い、非効率に感じている方 社内ドキュメントの要点を迅速に把握し、チームの情報共有を円滑にしたい方 OCRやAIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからSlack通知までの一連の作業が自動化され、手作業による情報確認や共有に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるコピー＆ペーストのミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 次に、オペレーションでAI機能の「要約」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキストデータを要約します。 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を任意のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxの「ファイルをダウンロード」アクションに設定するコンテンツIDは、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した値を設定してください。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です。 AI機能の「要約」アクションでは、要約対象のテキストとして、前のステップであるOCR機能で取得した値を設定します。 Slackの通知メッセージには、前のステップでAI機能が生成した要約結果を含めるように設定しましょう。 ■注意事項
Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した会議録音から、手作業で議事録を作成しているマーケターや営業担当者の方 インタビュー音声の文字起こしと要約、Notionへの情報集約を効率化したいメディア担当者の方 Perplexityを活用して、音声コンテンツの要約作成プロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル追加を起点に、文字起こしから要約、Notionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、Perplexity、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 その後、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする特定のフォルダを任意で指定してください。 Perplexityでの要約生成では、プロンプトを自由にカスタマイズできるため、「以下のテキストを箇条書きで要約してください」のように、出力形式の指定も可能です。 Notionへの追加アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、タイトルや本文などの各プロパティに、Perplexityで生成した要約などを割り当てることができます。 ■注意事項
Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加する
試してみる
■概要
Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
ウェビナー動画の翻訳結果をNotionのデータベースに蓄積してナレッジとして共有したい方 海外のウェビナー動画を元に業界のトレンドや動向を把握している方 文字起こしされた内容を元に資料やレポートの作成を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー動画の文字起こしや翻訳結果をNotionのデータベースで管理することで、情報の一元管理やナレッジの共有に役立ちます。
Notionでウェビナー動画の情報が一元管理されることで、チーム内のナレッジ共有が強化されると共に、検索性も向上させることが可能です。
手動による翻訳作業やNotionにおける情報管理が効率化されるため、チーム内の共有が円滑になります。
Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー 人事担当者や研修担当者 セールス担当者やカスタマーサポート 2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
業務効率化を目指している中小企業の経営者 デジタルツールを活用して情報管理を行っている担当者 3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
Zoomを使用してオンライン会議を行い、Boxを使用してファイル管理を行っているユーザー ミーティングの記録を効率的に整理・共有したいと考えているチーム
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携した後フォルダを作成・アップロードしてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でフォルダ作成を行うので、手間が削減できます。
・音声データを自動で格納するため、ミーティングごとに簡単にデータを管理することができます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
・このフローボットに音声データのAI解析を追加することで、議事録の作成も自動で行うことができます。
（AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。）
■注意事項
・ZoomとboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。 その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。 Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。 Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。 ■注意事項
Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetを使った便利な自動化例 Google Meetは、会議終了後に文字起こしや議事録を自動作成し、NotionやDropboxに追加できます。
文字起こしの翻訳やAI要約を行い、TeamsやSlackに通知することも可能です。
また、Gmailの受信やGoogleフォームの回答をトリガーに会議スペースを自動作成したり、会議後にGoogleカレンダーでフォローアップ予定を作成したりできます。
Google Meetで会議が終了したら、録画URLをSlackに共有する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画の準備ができるのを待ってURLをコピーし、関係者にSlackで共有する作業は、地味ながらも手間がかかるのではないでしょうか。また、共有を忘れてしまったり、URLを間違えたりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLを自動で取得しSlackの指定チャンネルへ共有できます。これにより、手作業による共有漏れやミスを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、終了後の録画共有を手作業で行っている方 会議の録画をチームのナレッジとして、Slackでスムーズに共有したい方 手作業による情報共有をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
会議が終了すると録画URLが自動でSlackに共有されるため、手作業での共有にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。 手動でのURLコピー＆ペーストによる貼り付けミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google MeetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、設定した間隔で会議の終了を検知するように設定します。 次に、オペレーションで待機機能を設定し、Google Meetの録画ファイルが生成されるまで処理を待ちます。 続いて、オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、終了した会議の録画情報を取得します。 最後に、オペレーションでSlackのアクションを設定し、取得した録画URLを指定したチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議の終了を検知する起動間隔を任意で設定してください。 Google Meetのオペレーション設定では、録画情報を取得したい会議のIDを、トリガーから取得した動的な値を用いて設定してください。 Slackのオペレーション設定では、通知を投稿するチャンネルを任意で指定してください。また、通知メッセージは自由にカスタマイズできるため、取得した会議名や録画URLなどの情報を含めて作成してください。 ■注意事項
Google Meet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
試してみる
■概要
社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでのやり取りが多く、手動での会議設定を効率化したいと考えている方 Google Meetでの会議案内メールの作成や送信を自動化したいと考えている方 会議設定の漏れやURLの送付ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定ラベルのメール受信を起点に会議発行と案内が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による会議URLの発行忘れや、送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを記載した案内メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを設定してください。 Gmailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle MeetのURLなどを変数として本文に含めることも可能です。 ■注意事項
GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetで会議が終了したら、AIで議事録を作成してDropboxに保存する
試してみる
■概要
Google Meetでのオンライン会議後、議事録の作成や録画ファイルの管理に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや要約、ファイル保存は時間がかかり、重要な情報共有の遅れやヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、AIによる議事録作成からDropboxへの自動保存までを一貫して行い、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の時間を短縮したいと考えている方 AIを活用して会議の文字起こしや要約を効率的に行いたいビジネスパーソンの方 会議の記録をDropboxへ自動保存し、チーム内の情報共有を迅速化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Meetの会議終了から議事録作成、Dropboxへの保存までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AIによる文字起こしと要約を活用するため、手作業による記録の抜け漏れや誤記といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。 オペレーションとして「待機する機能」を設定し、会議のレコーディングデータが処理されるのに必要な時間を設けます。 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画に関する情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した情報に基づいて会議の録画ファイルをダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルの音声データからテキストを抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを基に会議の要点をまとめます。 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、AIによって要約された内容を含む議事録ドキュメントを作成します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された議事録ドキュメントを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「待機する機能」では、Google Meetのレコーディングが完了し、ファイルが利用可能になるまでの時間を任意で設定してください。 AI機能による「要約する」アクションでは、文字起こしされたテキスト全体、またはその一部を対象とし、どのような観点で要約するかを具体的に指示することで、目的に応じた要約結果を得ることが可能です。 Googleドキュメントで議事録を作成する際には、AIが生成した要約内容や会議名、参加者といった前段階で取得した情報を変数としてドキュメントに挿入でき、また定型文などの固定値を加えることも可能です。 Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、議事録を保存するフォルダを任意のフォルダパスに設定できます。 ■注意事項
Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に議事録の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Google Meetで会議が終了したら、Gmailで参加者にアンケートを送る
試してみる
■概要
会議後のアンケート収集は参加者からのフィードバックを得るために重要ですが、手作業では手間がかかり、送信漏れも起こりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、終了後のアンケート送信を手作業で行っている方 Gmailを主要なコミュニケーションツールとしており、関連業務を効率化したい方 参加者からのフィードバックを確実に収集し、サービスや会議運営の改善に繋げたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Meetの会議終了と同時にGmailからアンケートが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた送信準備や実行にかかる時間を短縮できます。 手作業に起因するアンケートの送信忘れや、宛先選択の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、確実な情報収集を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google MeetとGmailをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle Meetアカウントでの会議が終了した際にフローが起動します。 続いて、Yoomのデータベース機能「複数のレコードを取得する（最大500件）」アクションを設定し、準備した参加者リストやアンケート対象者などの情報を取得します。 次に、分岐機能を設定し、特定の条件を満たす参加者にのみ送信する、といった条件分岐を指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、分岐機能で設定した条件に応じて、対象となる参加者へアンケートフォームのURLなどを含むメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能は、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。 Gmailからの通知メールでは、送信先メールアドレスを会議の参加者リストから動的に指定したり、特定の担当者をCcに追加したりと、柔軟な設定ができます。また、メールの件名や本文には、前段で取得した情報を変数として挿入し、パーソナライズされたメッセージを作成することも可能です。 ■注意事項
Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 繰り返し処理はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Meetで会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、録画データの確認や文字起こし、要約、関係者への共有など、多くの手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Google Meetでの会議終了をきっかけに、AIが自動で文字起こしと要約を行い、議事録を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の手間に課題を感じている方 会議内容の要約やMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行っている方 会議後の情報共有を迅速化し、チームの生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後の文字起こしから要約、議事録作成、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による文字起こしのミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、Google ドキュメント、Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定します。 オペレーションでYoomの「待機する」アクションを設定し、レコーディングファイルの生成を待ちます。 続いて、Google Meetの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションで録画データを特定し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでダウンロードします。 AIの「音声データを文字起こしする」アクションで音声ファイルからテキストを抽出し、「要約する」アクションで指定の形式に要約します。 Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションで要約内容から議事録を作成し、Microsoft SharePointにアップロードします。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、作成した議事録の共有リンクなどを指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft TeamsやMicrosoft SharePointとの連携には、一般法人向け（Microsoft 365 Business）のプランが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 AIによる音声の文字起こし機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるため、プランをご確認ください。 Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中は音声の文字起こしを含む全ての機能をお試しいただけます。
Google Meetで会議終了後、Googleカレンダーにフォローアップの予定を作成する
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■概要
オンライン会議後のフォローアップ、つい忘れてしまったり、カレンダーへの入力が手間に感じたりすることはありませんか。特に複数の会議が続く日には、予定の作成漏れや内容の混同といった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、Googleカレンダーへフォローアップの予定を自動で作成できるため、こうした問題を円滑に解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google MeetとGoogleカレンダーを頻繁に利用し、会議後のフォローアップ作業に手間を感じている方 フォローアップの予定作成忘れや、手作業による入力ミスを防ぎたいと考えているビジネスパーソン 会議に関連するタスク管理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Meetの会議終了後、自動でGoogleカレンダーにフォローアップ予定が作成されるため、手作業の時間を削減し、迅速な対応が可能になります。 手作業による予定の作成漏れや誤入力を防ぎ、確実なフォローアップ体制の構築に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google MeetとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、会議のフォローアップ予定の件名や説明文の案を作成させます。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「GoogleMeetなしの予定を作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを元にフォローアップの予定を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetの「会議が終了したら」トリガーにおいて、Yoomが会議の終了を検知するポーリング間隔（確認頻度）を任意で設定できます。これにより、ユーザーの利用状況や、フォローアップ予定作成の即時性に関する要件に応じて、最適なタイミングでワークフローを起動させることが可能です。 ■注意事項
Google Meet、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Meetで会議終了後、文字起こしをDeepLで翻訳しNotionに追加する
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■概要
Google Meetでの会議後、録画データから議事録を作成する作業に手間を感じていませんか。特に、手作業での文字起こしや翻訳、ドキュメントツールへの転記は時間がかかり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、音声の文字起こしからDeepLによる翻訳、Notionへの情報追加までを自動化し、議事録作成のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方 海外の取引先やメンバーとの会議があり、文字起こし後の翻訳作業に手間を感じている方 Notionで議事録やナレッジを管理しており、自動で情報を集約したい方 ■このテンプレートを使うメリット
会議後の録画ダウンロード、文字起こし、翻訳、転記という一連の作業が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストのミスや転記漏れを防ぎ、情報の正確性を保ったままNotionに議事録を蓄積することが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Meet、Google Drive、DeepL、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。 その後、録画データが生成されるのを待つため、オペレーションで待機機能を設定します。 続いて、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定し、Google Driveから録画ファイルをダウンロードします。 次に、音声文字起こし機能のアクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 最後に、DeepLで翻訳したテキストを、Notionの「レコードを追加する」アクションで指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、必要に応じてフローが起動するまでの間隔を任意で設定可能です。 待機機能の設定では、会議時間や録画データの生成時間を考慮し、適切な待機時間を設定してください。 DeepLの設定では、文字起こししたテキストの翻訳先言語や、フォーマル・インフォーマルのトーンなどを任意で選択できます。 Notionの設定では、レコードを追加したいデータベースIDを指定し、どのプロパティに翻訳後のテキストなどを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Meet、DeepL、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する
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■概要
Googleフォームで面談やイベントの申し込みを受け付けた後、手作業でGoogle Meetの会議URLを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google Meetの会議スペース作成からSlackへの通知までを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle Meetを活用し、手作業で会議設定や通知を行っている方 会議URLの発行や関係者への通知連絡を迅速化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方 申し込み対応などの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答後、自動で会議URLが発行・通知されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。 手作業によるURLの貼り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、申込者へのスムーズな案内を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Meet、SlackをYoomと連携する 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定する 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで発行された会議URLを含めて指定のチャンネルに通知する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Meetの「会議スペースを作成」では会議URLが発行されます。Googleカレンダーの予定と紐づけたい場合は、代わりにGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションをご利用ください。 Slackへの通知アクションでは、投稿先のチャンネルIDを指定し、フォームの回答内容や発行した会議URLを差し込んだメッセージ本文を自由に作成できます。 ■注意事項
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する
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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方 Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方 会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後の文字起こしや要約作成、Notionへの登録が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による文字の転記ミスや、Notionへの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、議事録の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google MeetとNotionをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。 オペレーションで待機機能を設定し、レコーディング処理が完了するまでフローを待機させます。 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションで、会議の録画情報を取得します。 Google Driveの「音声ファイルをダウンロードする」アクションで、録画データをダウンロードします。 音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。 要約機能で、文字起こししたテキストから議事録の要約を作成します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、文字起こし結果や要約内容をデータベースに登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Meetのトリガー設定では、会議の終了をチェックする間隔を任意で設定できます。 待機機能では、レコーディング処理の完了を待つ時間を任意で設定することが可能です。 音声文字起こし機能では、話者の分離など、文字起こしに関する条件を自由に設定できます。 要約機能では、どのような要約を作成するかをプロンプトなどで自由に設定することが可能です。 Notionにレコードを追加する際、会議名や文字起こし結果、要約など、どの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
BoxとGoogle Meetの連携を自動化することで、手作業でのファイル内容の確認や会議設定、あるいは会議録画の保存といった作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らすことが可能です。
これにより、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められ、他の業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：OCRの読み取り精度と対応ファイル形式は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：連携が途中で失敗した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
Q：Boxのファイル「更新」時も自動化の起点にできる？
A：Boxのトリガーアクションは、この記事でご紹介した「フォルダにファイルがアップロードされたら」以外に、以下の種類が設定可能です。BoxのAPIと今すぐ連携
