BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
「Boxにアップロードしたファイルの内容を確認しながら、手動でGoogle Meetの会議を設定している…」
「会議の録画データをダウンロードしてBoxに格納する作業は手間…」
このような作業に、非効率さを感じていませんか？
もし、BoxへのファイルアップロードをきっかけにGoogle Meetの会議を自動で作成したり、会議の録画データを自動でBoxに保存する仕組み があれば、これらの手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogle Meetを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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BoxとGoogle Meetを連携してできること
BoxとGoogle MeetのAPIを連携させれば、ファイル管理や会議設定といった一連の業務を自動化することが可能です。
例えば、Boxに特定のファイルがアップロードされたら、その内容を読み取って自動でGoogle Meetの会議を作成したり、逆に会議が終了したら録画データを自動でBoxに格納したりと、さまざまな業務フローを自動化できます。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
Boxに契約書や申込書などのファイルがアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容（顧客名、日時など）をもとにGoogle Meetの会議を自動作成する連携です。
ファイルを確認してから手動で会議を設定する手間と時間を削減し、入力ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
特定のファイル名（例：「【契約締結済】株式会社〇〇」）や特定のフォルダにアップロードされた場合のみ、OCRで内容を読み取ってGoogle Meetの会議を作成するといった、条件分岐を含む自動化です。
分岐処理をフローに組み込むことで、必要なファイルのみを対象に自動化を実行できるため、より実業務に即した柔軟な運用を実現し、不要な会議が作成されるのを防ぎます。
Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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BoxとGoogle Meetの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBoxとGoogle Meetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Box Google Meet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
BoxとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とGoogleカレンダーのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
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ステップ1：BoxとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
Box
Googleカレンダー
Googleカレンダーを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する
試してみる
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
OCRでファイルを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。ファイルの容量制限について
次に、API接続設定 です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
続いて、アクションを選択 に進みます。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。
なお、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細を設定 に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Googleカレンダーのアクション設定
OCRで読み取った内容をもとに、Googleカレンダーで会議を作成するための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定 です。
「カレンダーID」を候補から選択し、「予定のタイトル」「予定の開始日時」「予定の終了日時」は取得した値から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：メール設定
Googleカレンダーで会議を作成後、メールで通知するための設定をします。
続いて、メールの設定 に進みます。
「タイトル」「アプリ」を確認し、「メール内容」にあるToを手動で入力してください。
以下を参考に「件名」「本文」を、取得した値から選択します。
次に、メール送信のテスト です。
テストを実行し、実際にメールが届いていれば、設定完了です。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Google Meet のデータを Box に連携したい場合
今回はBoxからGoogle Meetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle MeetからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。会議の録画データを自動で管理するなど、こちらも非常に便利な自動化が可能です。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
Google Meetでの会議が終了したことをトリガーに、録画データを自動でダウンロードし、Boxの指定フォルダへ格納する連携です。
会議が終わるたびに手動で録画データを保存する手間がなくなり、共有漏れや保存忘れを防ぐ ため、議事録やナレッジの管理を効率化できます。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する
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Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
会議名に「定例会」や「クライアント名」といった特定のキーワードが含まれている会議が終了した場合のみ、録画データをBoxにアップロードする、といった条件分岐を含む自動化です。
分岐処理によって重要な会議の記録だけを効率的に整理・管理できるため、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築し、ストレージの無駄遣いを防ぎます。
Google Meetで特定条件の会議が終了したら、録画データをBoxにアップロードする
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BoxとGoogle Meetを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、BoxとGoogle Meetに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Meetでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例 Boxは、ファイルのアップロードをトリガーにOCR、文字起こし、AI要約・翻訳といった高度な処理を自動化します。
Zoom会議の録画を自動保存し、文字起こし・要約後に議事録として保存。
アップロードされたファイルをChatGPTなどで処理し、結果をNotionやスプレッドシートに記録したり、Slackに通知したりと、情報処理と共有を効率化できます。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Notionに追加する
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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
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Boxにアップロードされた社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
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Boxにウェビナー動画がアップロードされたら、文字起こし・翻訳してNotionに追加する
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Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
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Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する
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Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxに連携しフォルダを作成・アップロードしてメールを送付する
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Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
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Google Meetを使った便利な自動化例 Google Meetは、会議終了後に文字起こしや議事録を自動作成し、NotionやDropboxに追加できます。
文字起こしの翻訳やAI要約を行い、TeamsやSlackに通知することも可能です。
また、Gmailの受信やGoogleフォームの回答をトリガーに会議スペースを自動作成したり、会議後にGoogleカレンダーでフォローアップ予定を作成したりできます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
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Google Meetで会議が終了したら、AIで議事録を作成してDropboxに保存する
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Google Meetで会議が終了したら、Gmailで参加者にアンケートを送る
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Google Meetで会議が終了したら、録画URLをSlackに共有する
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Google Meetで会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しMicrosoft Teamsに通知する
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Google Meetで会議終了後、Googleカレンダーにフォローアップの予定を作成する
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Google Meetで会議終了後、文字起こしをDeepLで翻訳しNotionに追加する
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Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する
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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する
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まとめ
BoxとGoogle Meetの連携を自動化することで、手作業でのファイル内容の確認や会議設定、あるいは会議録画の保存といった作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らすことが可能です。
これにより、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められ、他の業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：OCRの読み取り精度と対応ファイル形式は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：連携が途中で失敗した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
Q：Boxのファイル「更新」時も自動化の起点にできる？
A：Boxのトリガーアクションは、この記事でご紹介した「フォルダにファイルがアップロードされたら」以外に、以下の種類が設定可能です。BoxのAPIと今すぐ連携
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