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【簡単設定】BoxのデータをGistに自動的に連携する方法
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「Boxにアップロードしたファイル情報を、Gistにも登録したい！」
「ファイルの内容をGistに手作業で転記していて、時間がかかるしミスも起こりやすい…」
このように、クラウドストレージと顧客管理ツールの間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
特に、名刺情報や契約書など、重要な情報を扱う際には、正確性とスピードが求められるため、手作業の限界を感じる場面も少なくないはずです。
もし、Boxに特定のファイルがアップロードされたタイミングを検知し、その内容を自動で読み取ってGistに顧客情報として登録する仕組みがあれば、入力ミスをなくし、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ入力を自動化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGistを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとGistを連携してできること
BoxとGistのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
これからご紹介する具体的な自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録（無料）するだけで、すぐにBoxとGistの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いGistにContactを作成する
Boxの指定フォルダに名刺のスキャンデータや契約書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル内のテキスト情報をOCR機能で自動的に抽出し、Gistに新しいコンタクトとして登録します。
この仕組みにより、手動でのデータ入力作業が一切不要となり、リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎながら、営業活動の初動を高速化できます。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとGistの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBoxとGistを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的な操作で多種多様なアプリを連携できるノーコードツール「Yoom」を使用しますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いGistにContactを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- BoxとGistをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびGistのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
続いてGistの連携をしましょう。
検索ボックスに「Gist」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Gist」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードした名刺や顧客情報のファイルを、手作業でGistに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、GistへContact情報として登録までを自動化できるため、GistとBoxを連携させた効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した名刺などの情報から、Gistへの顧客登録を手作業で行っている方
- GistとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にGistへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を実行する条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報を利用して後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目（会社名や氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、どの項目にどの情報を登録するかを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意で設定してください。
■注意事項
- Box、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Boxのトリガーを設定する
続いてBoxフォルダを監視するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
以下を確認し、設定していきましょう。
- タイトル：任意の変更が可能です。
- アプリ：「Box」であるか確認しましょう。
- アカウント情報：連携したアカウントと一致しているか確認してください。
- アクション：デフォルトで設定しています。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
注釈に沿って、BoxフォルダのコンテンツIDを入力します。
ID入力後、「テスト」をクリック。
成功したら、「次へ」を押してください。
エラーが発生した場合は、下記リンクを参考にしてくださいね。
ちなみに、今回のテスト用として「顧客登録用ファイル.pdf」を以下の形で準備しました。
こちらの書類を指定したフォルダにアップロードしてください。
アップロード書類の準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記のような画面になるので、また「テスト」を押してください。
成功すると、下記のような画面になります。
取得した値を確認し、「保存する」をクリック。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
ステップ4：分岐条件を設定する
続いてアップロードされたファイルを条件で振り分けます。
フロー画面に戻り、「コマンドオペレーション」を選択します。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
詳しくは料金プランについてのヘルプページをご確認ください。
下記のような画面になるので、タイトルは任意で修正してください。
「分岐対象の取得した値」は、それぞれプルダウンから変更可能です。
今回はファイル名を起点に分岐したいため、デフォルトのままにしています。
続いて、ページを下に進み「分岐条件」を設定しましょう。
右の入力欄には、ファイル名にどんな値が含まれているとき分岐したいか入力してください。
今回はファイル名に「顧客登録用ファイル」というキーワードが含まれている場合のみ、次のフローに進むよう設定しました。
設定が完了したら「保存する」をクリック。
ステップ5：Boxでファイルをダウンロードする
分岐を通過したファイルをBoxでダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」アクションを選択します。
以下を確認し、設定していきましょう。
- タイトル：任意の変更が可能です。
- アプリ：「Box」であるか確認しましょう。
- アカウント情報：連携したアカウントと一致しているか確認してください。
- アクション：デフォルトで設定しています。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
コンテンツIDにトリガーで取得した値を選択。
このように、取得した値を活用することで、自動でコンテンツIDを反映することが出来ます。
「テスト」をクリック。
結果にダウンロードしたファイルが表示されます。
実際にダウンロードボタンを押して、ステップ3でアップロードした書類で間違いないか確認してください。
確認できたら「保存する」を押しましょう。
ステップ6：PDFから氏名とメールアドレスを抽出する
次にダウンロードしたPDFから顧客情報を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択します。
タイトルは任意の変更が可能です。
記載今回はアクションに「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）」を選んでいますが、任意で好きなアクションを選択できます。
なお、アクションのタスクにはプランによって制限があるので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
タスク実行数の確認方法はこちらから。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
ファイルの添付方法はデフォルト通りでOKです。
続いて、PDFから得る情報を、抽出項目に記入します。
今回は「氏名, メールアドレス」を入力しました。
使用するAIはプルダウンから選択可能です。
言語は注釈に沿って選択してください。
「テスト」をクリックします。
結果に、氏名とメールアドレスが表示されていればOKです。
確認したのち、「保存する」を押しましょう。
ステップ7：Gistに連絡先を作成・更新する
最後に抽出した情報をGistに登録します。
「Create or Update Contact」をクリック。
以下を確認し、設定していきましょう。
- タイトル：任意の変更が可能です。
- アプリ：「Gist」であるか確認しましょう。
- アカウント情報：連携したアカウントと一致しているか確認してください。
- アクション：デフォルトで設定しています。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
Emailの欄に、抽出した「メールアドレス」を割り当てます。
Nameの欄に、抽出した「氏名」を選択。
「テスト」をクリック。
結果に、コンタクトが作成または更新されたことが表示されます。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
これでGistへのcontact作成の自動化が完了しました。
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がBoxのデータをGistに自動的に連携する方法でした。
BoxやGistを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやGistのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Boxを使った便利な自動化例
業務の効率化を図るためには、ファイルや書類の自動格納が欠かせませんよね。
例えば、Outlookで受信した書類をOCRで読み取ってBoxに格納したり、GMOサインでの契約完了後に自動でBoxに格納することができます。
これにより、手作業で行っていたファイルの整理が簡単になり、迅速な業務遂行が可能になるでしょう。
■概要Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Zoomミーティング後の録画ファイルの共有を手作業で行い、手間を感じていませんか？録画データをダウンロードしてboxにアップロードし、関係者へメールで通知する一連の作業は、時間もかかり共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、boxへのフォルダ作成とレコーディングファイルのアップロード、そして関係者へのメール通知までを自動で完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomとboxを使い、ミーティング録画の共有を手作業で行っている方
- 録画ファイルの共有漏れやアップロードミスを防ぎ、業務を効率化したい方
- ミーティング内容の共有プロセスを自動化し、チームの連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後の一連のファイル共有作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作やメール通知による、アップロード先の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、録画ファイルを格納するフォルダを新規で作成します。
- 次に、boxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードした録画ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、関係者へファイル共有の通知メールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを任意で設定し、特定のミーティングが終了した時のみワークフローを起動させることが可能です。
- boxでフォルダを作成する際に、ミーティング名や日付などの任意のフォルダ名を設定したり、ファイルを保存する親フォルダのコンテンツIDを指定したりできます。
- 通知メールの宛先は任意で設定でき、本文にはミーティング名や録画ファイルのURLなど、前のステップで取得した情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoom의 有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
■注意事項- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
- Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
- 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ- はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
■注意事項- コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomとboxを使い、ミーティング録画の共有を手作業で行っている方
- 録画ファイルの共有漏れやアップロードミスを防ぎ、業務を効率化したい方
- ミーティング内容の共有プロセスを自動化し、チームの連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連のファイル共有作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作やメール通知による、アップロード先の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとboxをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、録画ファイルを格納するフォルダを新規で作成します。
- 次に、boxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードした録画ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、関係者へファイル共有の通知メールを送信するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを任意で設定し、特定のミーティングが終了した時のみワークフローを起動させることが可能です。
- boxでフォルダを作成する際に、ミーティング名や日付などの任意のフォルダ名を設定したり、ファイルを保存する親フォルダのコンテンツIDを指定したりできます。
- 通知メールの宛先は任意で設定でき、本文にはミーティング名や録画ファイルのURLなど、前のステップで取得した情報を変数として差し込むことも可能です。
- Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoom의 有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
- Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
- 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
- はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Gistを使った便利な自動化例
Notionで新しいレコードが作成されるたびに、その情報を自動的にGistにContactとして登録できます。
これにより、情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、顧客管理がさらにスムーズに。
SlackやOutlookのメールをトリガーにした自動化も可能で、営業活動やサポート業務の効率化をサポートします。
■概要Notionで顧客情報を管理し、Gistで顧客対応を行っているものの、それぞれのツールへの情報入力や更新を手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手作業による転記は、ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でGistにContactが作成または更新されるため、GistとNotion間のデータ連携に関する課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- GistとNotionを利用して顧客管理を行っており、手作業での二重入力に非効率を感じている方
- Notionに蓄積した情報を起点として、Gistでの顧客アプローチを効率化したいと考えている方
- ツール間の連携を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務の正確性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionへの情報追加をトリガーに、自動でGistへContactが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ移行が不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一貫性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、レコードの作成日時と最終更新日時が同一かを判断します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、必要なページ情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにContactを作成または更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Notionでレコードを検索するアクションでは、検索キーとなる項目を固定値で指定したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- GistにContactを作成する際、Notionから取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレスなど）に紐付けるかを任意で設定できます
■注意事項- Notion、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Slackでの顧客とのやり取りやリード情報の共有は便利ですが、その内容をCRMであるGistへ手動で登録する作業は手間がかかりませんか？
重要な情報を転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも考えられます。
このワークフローを活用すれば、Slackに特定のキーワードを含むメッセージが投稿されると、その内容からAIが自動で情報を抽出しGistへコンタクト情報を登録するため、GistとSlack間の連携を効率化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GistとSlackを連携させ、手作業での顧客情報登録を効率化したいと考えている方
- Slack上で共有されるリード情報をGistに自動で蓄積したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに特定のメッセージが投稿されると、自動でGistにコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報登録の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、顧客情報を正確に管理できます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、Slackのメッセージから必要な情報を取り出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルや、トリガーとなるメッセージに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、Slackのメッセージ内容から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズできます
- Gistへのコンタクト作成アクションでは、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として利用し、Gistの任意の項目に情報を設定できます
■注意事項
- Slack、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールなどを、都度Gistに手作業で登録していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を解析し自動でGistへコンタクト情報を登録できるため、手作業による手間をなくし、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をGistに手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
- GistとOutlookを連携させ、リードや問い合わせへのスムーズな対応を目指す担当者の方
- メールからの顧客情報登録における入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でGistにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、抽出したデータを基にコンタクトを作成または更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookのトリガーで取得したメール本文などを対象に、名前や会社名など、抽出したい項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、AI機能で抽出した各情報を、Gistのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
手作業による転記は、ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でGistにContactが作成または更新されるため、GistとNotion間のデータ連携に関する課題をスムーズに解消できます。
- GistとNotionを利用して顧客管理を行っており、手作業での二重入力に非効率を感じている方
- Notionに蓄積した情報を起点として、Gistでの顧客アプローチを効率化したいと考えている方
- ツール間の連携を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務の正確性向上を目指している方
- Notionへの情報追加をトリガーに、自動でGistへContactが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ移行が不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一貫性を保ちます
- はじめに、NotionとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、レコードの作成日時と最終更新日時が同一かを判断します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、必要なページ情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにContactを作成または更新します
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Notionでレコードを検索するアクションでは、検索キーとなる項目を固定値で指定したり、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- GistにContactを作成する際、Notionから取得したどの情報をどの項目（名前、メールアドレスなど）に紐付けるかを任意で設定できます
- Notion、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Slackでの顧客とのやり取りやリード情報の共有は便利ですが、その内容をCRMであるGistへ手動で登録する作業は手間がかかりませんか？
重要な情報を転記する際に、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも考えられます。
このワークフローを活用すれば、Slackに特定のキーワードを含むメッセージが投稿されると、その内容からAIが自動で情報を抽出しGistへコンタクト情報を登録するため、GistとSlack間の連携を効率化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GistとSlackを連携させ、手作業での顧客情報登録を効率化したいと考えている方
- Slack上で共有されるリード情報をGistに自動で蓄積したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに特定のメッセージが投稿されると、自動でGistにコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報登録の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、顧客情報を正確に管理できます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGistをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、Slackのメッセージから必要な情報を取り出します
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルや、トリガーとなるメッセージに含まれるキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、Slackのメッセージ内容から抽出したい項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズできます
- Gistへのコンタクト作成アクションでは、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として利用し、Gistの任意の項目に情報を設定できます
■注意事項
- Slack、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールなどを、都度Gistに手作業で登録していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を解析し自動でGistへコンタクト情報を登録できるため、手作業による手間をなくし、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をGistに手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
- GistとOutlookを連携させ、リードや問い合わせへのスムーズな対応を目指す担当者の方
- メールからの顧客情報登録における入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でGistにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGistの「Create or Update Contact」アクションを設定し、抽出したデータを基にコンタクトを作成または更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookのトリガーで取得したメール本文などを対象に、名前や会社名など、抽出したい項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Gistにコンタクトを作成する設定では、AI機能で抽出した各情報を、Gistのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、GistのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
今回は、BoxとGistを連携して業務を自動化する方法についてご紹介しました。
Boxに特定のファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCRでファイル内の情報を自動で読み取り、Gistに顧客情報として登録するフローを構築することで、データ転記作業の手間をまるごと削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もしこの記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：OCRで読み取れる情報の種類や精度は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
Q：Gistのカスタムフィールドにも情報を登録できますか？
A：可能です。
YoomのGist「Create or Update Contact」でcustom_fieldsへマッピングし、会社名や役職などを割当てて保存できます。
Q：分岐条件を使うと、どのような応用が可能ですか？
A：ファイル名や拡張子で分岐し、名刺はGistに登録、契約書はBoxの法務フォルダに移動＋法務へ通知など、多段フローを組めます。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。 - 料金プランについて
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