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「Boxにアップロードしたファイル情報を、Gistにも登録したい！」
「ファイルの内容をGistに手作業で転記していて、時間がかかるしミスも起こりやすい…」
このように、クラウドストレージと顧客管理ツールの間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
特に、名刺情報や契約書など、重要な情報を扱う際には、正確性とスピードが求められるため、手作業の限界を感じる場面も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルがアップロードされたタイミングを検知し、その内容を自動で読み取ってGistに顧客情報として登録する仕組み</span>があれば、入力ミスをなくし、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ入力を自動化しましょう！
YoomにはBoxとGistを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGistのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
これからご紹介する具体的な自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録（無料）するだけで、すぐにBoxとGistの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに名刺のスキャンデータや契約書などのファイルがアップロードされた際に、<span class="mark-yellow">そのファイル内のテキスト情報をOCR機能で自動的に抽出し、Gistに新しいコンタクトとして登録</span>します。
この仕組みにより、手動でのデータ入力作業が一切不要となり、リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎながら、営業活動の初動を高速化できます。
それでは、実際にBoxとGistを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的な操作で多種多様なアプリを連携できるノーコードツール「Yoom」を使用しますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いGistにContactを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
続いてGistの連携をしましょう。
検索ボックスに「Gist」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Gist」のマイアプリ連携の完了です。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
続いてBoxフォルダを監視するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフローを選択します。
以下を確認し、設定していきましょう。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
注釈に沿って、BoxフォルダのコンテンツIDを入力します。
ID入力後、「テスト」をクリック。
成功したら、「次へ」を押してください。
エラーが発生した場合は、下記リンクを参考にしてくださいね。
ちなみに、今回のテスト用として「顧客登録用ファイル.pdf」を以下の形で準備しました。
こちらの書類を指定したフォルダにアップロードしてください。
アップロード書類の準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記のような画面になるので、また「テスト」を押してください。
成功すると、下記のような画面になります。
取得した値を確認し、「保存する」をクリック。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いてアップロードされたファイルを条件で振り分けます。
フロー画面に戻り、「コマンドオペレーション」を選択します。
下記のような画面になるので、タイトルは任意で修正してください。
「分岐対象の取得した値」は、それぞれプルダウンから変更可能です。
今回はファイル名を起点に分岐したいため、デフォルトのままにしています。
続いて、ページを下に進み「分岐条件」を設定しましょう。
右の入力欄には、ファイル名にどんな値が含まれているとき分岐したいか入力してください。
今回はファイル名に「顧客登録用ファイル」というキーワードが含まれている場合のみ、次のフローに進むよう設定しました。
設定が完了したら「保存する」をクリック。
分岐を通過したファイルをBoxでダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」アクションを選択します。
以下を確認し、設定していきましょう。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
コンテンツIDにトリガーで取得した値を選択。
このように、取得した値を活用することで、自動でコンテンツIDを反映することが出来ます。
「テスト」をクリック。
結果にダウンロードしたファイルが表示されます。
実際にダウンロードボタンを押して、ステップ3でアップロードした書類で間違いないか確認してください。
確認できたら「保存する」を押しましょう。
次にダウンロードしたPDFから顧客情報を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択します。
タイトルは任意の変更が可能です。
記載今回はアクションに「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）」を選んでいますが、任意で好きなアクションを選択できます。
なお、アクションのタスクにはプランによって制限があるので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
タスク実行数の確認方法はこちらから。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
ファイルの添付方法はデフォルト通りでOKです。
続いて、PDFから得る情報を、抽出項目に記入します。
今回は「氏名, メールアドレス」を入力しました。
使用するAIはプルダウンから選択可能です。
言語は注釈に沿って選択してください。
「テスト」をクリックします。
結果に、氏名とメールアドレスが表示されていればOKです。
確認したのち、「保存する」を押しましょう。
最後に抽出した情報をGistに登録します。
「Create or Update Contact」をクリック。
以下を確認し、設定していきましょう。
設定が完了したら「次へ」を押しましょう。
Emailの欄に、抽出した「メールアドレス」を割り当てます。
Nameの欄に、抽出した「氏名」を選択。
「テスト」をクリック。
結果に、コンタクトが作成または更新されたことが表示されます。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
これでGistへのcontact作成の自動化が完了しました。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がBoxのデータをGistに自動的に連携する方法でした。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやGistのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
業務の効率化を図るためには、ファイルや書類の自動格納が欠かせませんよね。
例えば、Outlookで受信した書類をOCRで読み取ってBoxに格納したり、GMOサインでの契約完了後に自動でBoxに格納することができます。
これにより、手作業で行っていたファイルの整理が簡単になり、迅速な業務遂行が可能になるでしょう。
Notionで新しいレコードが作成されるたびに、その情報を自動的にGistにContactとして登録できます。
これにより、情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、顧客管理がさらにスムーズに。
SlackやOutlookのメールをトリガーにした自動化も可能で、営業活動やサポート業務の効率化をサポートします。
今回は、BoxとGistを連携して業務を自動化する方法についてご紹介しました。
<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCRでファイル内の情報を自動で読み取り、Gistに顧客情報として登録するフローを構築</span>することで、データ転記作業の手間をまるごと削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もしこの記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取れる情報の種類や精度は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
Q：Gistのカスタムフィールドにも情報を登録できますか？
A：可能です。
YoomのGist「Create or Update Contact」でcustom_fieldsへマッピングし、会社名や役職などを割当てて保存できます。
Q：分岐条件を使うと、どのような応用が可能ですか？
A：ファイル名や拡張子で分岐し、名刺はGistに登録、契約書はBoxの法務フォルダに移動＋法務へ通知など、多段フローを組めます。
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