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「Boxにアップロードした請求書や名刺の情報を、手作業でLoopsの顧客情報として登録している…」
「この作業、地味に時間がかかるし、入力ミスも怖い…」
このように、BoxとLoops間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
一つひとつファイルを開いて情報を確認し、手で入力する作業は手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされるだけで、その内容を自動で読み取り、Loopsに新しい顧客情報として正確に登録してくれる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、顧客との関係構築といった本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くこともできます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にでき、専門的な知識も不要です
ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとLoopsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとLoopsのAPIを連携させることで、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル内の情報を読み取ってLoopsへ自動でデータを連携させることが可能になります。
これにより、手作業でのデータ入力や転記作業をなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を2つご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに請求書や名刺といった画像ファイルがアップロードされると、そのファイルからOCR機能でテキスト情報を自動的に抽出し、Loopsに新しいコンタクト（連絡先）として登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報入力が一切不要になり、入力ミスを防ぎながら迅速かつ正確に顧客情報を蓄積</span>できます。
特定のフォルダやファイル名など、あらかじめ設定した条件に合致するファイルがBoxにアップロードされた場合のみ、OCR処理を実行してLoopsにコンタクトを作成する連携です。
分岐処理を組み込むことで、<span class="mark-yellow">例えば「名刺」フォルダにアップロードされたファイルのみを処理対象にするなど、より的を絞った自動化が可能になり</span>、意図しない情報が連携されるのを防ぎます。
それでは、さっそく実際にBoxとLoopsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとLoopsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxをマイアプリ連携
マイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Box」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、Boxに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしてください。
表示内容を確認し問題なければ「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
Loopsをマイアプリ連携
マイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Loops」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら表示内容を確認し、アカウント名、アクセストークンをそれぞれ入力し「追加」をクリックします。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能です。
変更がない場合はそのままでも問題ありません。
Boxと連携するアカウント情報には、先ほどステップ1で連携したアカウントが表示されています。
アカウントを確認し問題なければ「次へ」をクリックしてください。
Boxの画面に移動し専用のフォルダを新規作成します。
作成できたらURLをコピーし、Yoomの画面に戻ります。
フォルダのコンテンツIDを設定します。
注釈を確認しながら、先ほどコピーしたURLからコンテンツIDとなる部分を抜き出して入力してください。
入力できたら「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
テスト成功が確認できたら「次へ」をクリックしてください。
次に、Boxの画面に移動し先ほど用意したフォルダにファイルをアップロードします。
今回ご紹介するテンプレートは、Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成するものです。
今回は名刺画像のファイルをBoxにアップロードし、OCR処理によって読み取った情報をLoopsにContactとして登録するといった想定でテストを行うために、以下のようなファイルをアップロードしました。
ファイルがアップロードできたら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
Boxと連携するアカウント情報には、先ほどステップ1で連携したアカウントが表示されています。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認し、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
コンテンツIDを設定します。
コンテンツIDはデフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、下記のように入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力欄に不要な文字が入力されている場合は削除してください。
コンテンツIDが設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
無事にテストが成功したことを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
また、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
アクションはデフォルトで設定されている【v2】名刺を読み取る（4タスク）をそのまま使用します。
「次へ」をクリックしてください。
また、アクションはデフォルトで選択したもの以外にも多数存在します。
「名刺ではなく別の文章を読み取りたい」といった場合は以下のリンク先をご覧ください。
ファイルの添付方法を設定します。
デフォルトで「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
この設定を行うことで、先ほどのステップ4でダウンロードしたファイルを読み取りの対象とすることができるのです。
今回はそのまま使用しますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
追加で抽出したい項目を設定します。
すでに「メールアドレス,姓,名」が設定されていますが、項目を追加することもできます。
また、デフォルトで読み取られる項目もありますので、追加したい場合は注釈をご覧ください。
使用するAIを選択します。
今回はClaude_v2を使用しますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
AIモデルの違いについて知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
言語を設定します。
デフォルトで日本語が設定されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
※ここまで行った設定は、このテンプレートを通して読み取る全てのファイルに対して適用されますのでご注意ください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値が表示されます。
取得したい項目のデータが表示されていることを確認しましょう。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしてください。
「Create Contact」をクリックします。
タイトルは任意のモノに変更可能ですが、変更がない場合はそのままでも問題ありません。
Loopsと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが設定されています。
アカウントを確認し問題なければ「次へ」をクリックしてください。
Emailを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。
First Name、Last Nameも同様にデフォルトで設定されていますが、入力欄をクリックし取得した値から設定可能です。
Source、Subscribed、User Group、User IDを設定します。
それぞれ設定が必要な場合は取得した値、もしくは直接入力で設定してください。
使用しない場合は空欄または「選択してください」のままでも問題ありません。
※直接入力した場合はこのテンプレートを通して作成されるコンタクト全てに直接入力した設定が適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にコンタクトが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、Loopsにコンタクトが新規作成されますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしてください。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する方法」でした！
Yoomでは、BoxとLoopsに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとLoopsでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約してメールで送付したり、Googleスプレッドシートにレコードを追加したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
Googleスプレッドシートに行が追加されたらLoopsに連絡先を作成したり、HubSpotやStripeにコンタクトが作成されたらLoopsにも追加したりと、顧客情報の管理を自動化できます。
BoxとLoopsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで読み取った情報をLoopsへ自動で顧客情報として登録し、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間をなくせます。</span>
また、<span class="mark-yellow">転記ミスなどのヒューマンエラーも防止できる</span>ため、担当者は面倒な定型業務から解放され、より付加価値の高い顧客対応や戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もしBoxとLoopsの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携処理が失敗した場合は、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因についての記載がありますのでご確認いただけます。
また、対処方法などでお困りの際はヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。
Q：既存の顧客情報データを更新できますか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートではコンタクトを新規作成しましたが、ステップ6のアクションを「Create Contact」から「Update Contact」に変更することで更新可能です。
また、より細かい設定で更新する条件を絞り込みたいなどのご要望がある場合は分岐を追加することも可能です。
分岐の設定方法はこちらをご覧ください。
Q：OCR機能の利用で追加料金はかかりますか？
A：OCR機能のご利用にはチームプランかサクセスプランのご利用が必要です。
OCR機能はチームプランおよびサクセスプランのプラン内に含まれるため、プランにご加入いただいている場合は別途追加料金はかかりません。
追加料金が必要となるのは、ライセンスの追加や、月に無料で使用できるタスク実行数の上限を超える場合となります。
有料プランにご加入いただいている場合は、タスク実行数の超過前に通知を受け取ることも可能です。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
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