【簡単設定】BoxのデータをLoopsに自動的に連携する方法

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。
入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。
LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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「Boxにアップロードした請求書や名刺の情報を、手作業でLoopsの顧客情報として登録している…」
「この作業、地味に時間がかかるし、入力ミスも怖い…」

このように、BoxとLoops間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
一つひとつファイルを開いて情報を確認し、手で入力する作業は手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。

もし、Boxにファイルがアップロードされるだけで、その内容を自動で読み取り、Loopsに新しい顧客情報として正確に登録してくれる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されることも可能です。

そのうえ、顧客との関係構築といった本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くこともできます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にでき、専門的な知識も不要です
ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBoxとLoopsを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。
入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。
LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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BoxとLoopsを連携してできること

BoxとLoopsのAPIを連携させることで、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル内の情報を読み取ってLoopsへ自動でデータを連携させることが可能になります。

これにより、手作業でのデータ入力や転記作業をなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を2つご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

Boxに請求書や名刺といった画像ファイルがアップロードされると、そのファイルからOCR機能でテキスト情報を自動的に抽出し、Loopsに新しいコンタクト（連絡先）として登録する連携です。

この自動化により、これまで手作業で行っていた情報入力が一切不要になり、入力ミスを防ぎながら迅速かつ正確に顧客情報を蓄積できます。

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。
入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。
LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

特定のフォルダやファイル名など、あらかじめ設定した条件に合致するファイルがBoxにアップロードされた場合のみ、OCR処理を実行してLoopsにコンタクトを作成する連携です。

分岐処理を組み込むことで、例えば「名刺」フォルダにアップロードされたファイルのみを処理対象にするなど、より的を絞った自動化が可能になり、意図しない情報が連携されるのを防ぎます。

Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

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■概要
Boxにアップロードされた名刺や顧客情報の書類を、一つひとつ手作業でLoopsに入力していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、BoxとLoopsを連携させてこうした課題を解決します。
Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Loopsに新しいContactとして登録するため、手入力の手間なく正確な顧客情報管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存した名刺情報を手作業でLoopsに転記している営業担当者の方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・手入力によるデータ登録ミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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BoxとLoopsの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にBoxとLoopsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとLoopsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はBoxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとLoopsをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびLoopsのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。
入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。
LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：BoxとLoopsをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Boxをマイアプリ連携

マイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Box」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、Boxに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしてください。

表示内容を確認し問題なければ「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。

Loopsをマイアプリ連携

マイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Loops」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら表示内容を確認し、アカウント名、アクセストークンをそれぞれ入力し「追加」をクリックします。

ステップ2：該当のテンプレートをコピー

以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。

Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺や書類の情報を、手作業で顧客管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。
入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で情報を読み取り、CRM/SFAであるLoopsにContact情報として登録します。
LoopsとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した名刺や書類の情報をLoopsに手作業で登録している方
・LoopsとBoxを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
・紙媒体で受け取った情報をデータ化し、管理する業務の効率化を目指している方

■注意事項
・Box、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。

ステップ3：Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定

「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

タイトルは任意のものに変更可能です。
変更がない場合はそのままでも問題ありません。
Boxと連携するアカウント情報には、先ほどステップ1で連携したアカウントが表示されています。
アカウントを確認し問題なければ「次へ」をクリックしてください。

Boxの画面に移動し専用のフォルダを新規作成します。
作成できたらURLをコピーし、Yoomの画面に戻ります。

フォルダのコンテンツIDを設定します。
注釈を確認しながら、先ほどコピーしたURLからコンテンツIDとなる部分を抜き出して入力してください。
入力できたら「テスト」をクリックします。

テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
テスト成功が確認できたら「次へ」をクリックしてください。

次に、Boxの画面に移動し先ほど用意したフォルダにファイルをアップロードします。
今回ご紹介するテンプレートは、Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成するものです。
今回は名刺画像のファイルをBoxにアップロードし、OCR処理によって読み取った情報をLoopsにContactとして登録するといった想定でテストを行うために、以下のようなファイルをアップロードしました。

• ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
  その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。

ファイルの容量制限について

ファイルがアップロードできたら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

アウトプットについて

確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Boxのファイルをダウンロードする設定

「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
Boxと連携するアカウント情報には、先ほどステップ1で連携したアカウントが表示されています。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認し、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

コンテンツIDを設定します。
コンテンツIDはデフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、下記のように入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。

取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力欄に不要な文字が入力されている場合は削除してください。

コンテンツIDが設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
無事にテストが成功したことを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る設定

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

また、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
アクションはデフォルトで設定されている【v2】名刺を読み取る（4タスク）をそのまま使用します。
「次へ」をクリックしてください。

また、アクションはデフォルトで選択したもの以外にも多数存在します。
「名刺ではなく別の文章を読み取りたい」といった場合は以下のリンク先をご覧ください。

「OCRで文字を抽出」の設定方法

「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと

ファイルの添付方法を設定します。
デフォルトで「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
この設定を行うことで、先ほどのステップ4でダウンロードしたファイルを読み取りの対象とすることができるのです。
今回はそのまま使用しますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。

追加で抽出したい項目を設定します。
すでに「メールアドレス,姓,名」が設定されていますが、項目を追加することもできます。
また、デフォルトで読み取られる項目もありますので、追加したい場合は注釈をご覧ください。

使用するAIを選択します。
今回はClaude_v2を使用しますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
AIモデルの違いについて知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

OCR：AIモデルの違いについて

言語を設定します。
デフォルトで日本語が設定されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。

※ここまで行った設定は、このテンプレートを通して読み取る全てのファイルに対して適用されますのでご注意ください。

設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値が表示されます。
取得したい項目のデータが表示されていることを確認しましょう。

確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Loopsのアクション設定

「Create Contact」をクリックします。

タイトルは任意のモノに変更可能ですが、変更がない場合はそのままでも問題ありません。
Loopsと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが設定されています。
アカウントを確認し問題なければ「次へ」をクリックしてください。

Emailを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。

First Name、Last Nameも同様にデフォルトで設定されていますが、入力欄をクリックし取得した値から設定可能です。

Source、Subscribed、User Group、User IDを設定します。
それぞれ設定が必要な場合は取得した値、もしくは直接入力で設定してください。
使用しない場合は空欄または「選択してください」のままでも問題ありません。

※直接入力した場合はこのテンプレートを通して作成されるコンタクト全てに直接入力した設定が適用されますのでご注意ください。

ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

※テストをクリックすると実際にコンタクトが作成されます。

テストに成功するとテスト成功画面が表示され、Loopsにコンタクトが新規作成されますので確認しておきましょう。

ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。

お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Boxにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLoopsにContactを作成する方法」でした！

BoxやLoopsを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、BoxとLoopsに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

BoxとLoopsでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Boxを使った便利な自動化例

Boxにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約してメールで送付したり、Googleスプレッドシートにレコードを追加したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。

BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方

■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

試してみる

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

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BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する

試してみる

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■概要
「BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する」ワークフローは、ファイル共有とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
ファイルの確認漏れや共有の手間を省き、スムーズな業務進行をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用し、ファイル共有の効率化を図りたい企業のIT担当者
・Slackでのチームコミュニケーションを活用しているが、ファイル共有の通知が追いつかないと感じている方
・新しいファイルがアップロードされた際に、即座にチームに知らせたいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

試してみる

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Loopsを使った便利な自動化例

Googleスプレッドシートに行が追加されたらLoopsに連絡先を作成したり、HubSpotやStripeにコンタクトが作成されたらLoopsにも追加したりと、顧客情報の管理を自動化できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、LoopsにContactを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリスト情報を、手作業でメールマーケティングツールLoopsへ登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。こうした定型的なデータ入力作業は、本来注力すべき業務時間を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Loopsに連絡先が自動で作成されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとLoopsを併用し、手作業で連絡先を登録している方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮したいマーケティングや営業の担当者の方
・データ入力におけるヒューマンエラーをなくし、業務品質を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシートとLoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotでコンタクトが作成されたらLoopsにも追加する

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■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたらLoopsにも追加する」フローは、営業やマーケティングの効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録されると、自動的にLoopsに追加され、データの二重入力や手作業の手間を省きます。これにより、チーム全体の連携がスムーズになり、より迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者
・Loopsを利用してプロジェクト管理やタスク管理をしているチームリーダー
・複数のSaaSアプリを使用しており、データ連携に手間を感じているビジネスマネージャー

■注意事項
・HubSpot、LoopsそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceでリードが登録されたらLoopsでイベントを送信する

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■概要
「Salesforceでリードが登録されたらLoopsでイベントを送信する」フローは、営業活動の効率化を目指す業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、Loopsを通じて関連イベントが自動的に送信されます。これにより、チーム間の情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能になります。手動でのデータ転送や通知の手間を省き、営業プロセス全体の生産性向上をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Loopsを利用してイベント管理やチーム連携を強化したい方
・SalesforceとLoopsの連携による自動通知を導入したいIT担当者

■注意事項
・Salesforce、LoopsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Shopifyで注文の支払い後、Loopsでトランザクションメールを送信する

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■概要
「Shopifyで注文の支払い後、Loopsでトランザクションメールを送信する」フローは、オンラインショップの顧客対応を効率化する業務ワークフローです。
Shopifyで顧客が注文を完了し支払いを行うと、すぐにトランザクションメールを送信することが求められます。しかし、手動でのメール送信は時間がかかり、ミスが発生しやすいものです。そこで、LoopsとShopifyの連携を活用することで、注文完了後に自動的に適切なメールを送信するワークフローを構築できます。この自動化により、迅速な顧客対応と業務の効率化が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyを利用してオンラインショップを運営しており、注文後のメール送信を自動化したい方
・顧客への迅速なトランザクションメール送信を実現し、カスタマーサポートの質を向上させたい事業者
・手動でのメール送信による作業負担やミスを減らし、業務効率を高めたいチームリーダーや担当者

■注意事項
・Shopify、LoopsそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Stripeで顧客が作成されたらLoopsにコンタクトを作成する

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■概要
「Stripeで顧客が作成されたらLoopsにコンタクトを作成する」フローは、オンライン決済プラットフォームStripeで新しい顧客が登録された際に、自動的にLoopsにコンタクト情報を追加する業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、Stripeで顧客が作成されるたびに自動的にLoopsにコンタクトが追加され、データ管理がスムーズになります。これにより、手動でのデータ転記作業を省略し、業務の効率化を図ることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・StripeとLoopsを既に利用しており、両者の連携をスムーズに行いたいビジネスオーナー
・手動で顧客情報を複数のプラットフォームに入力しているため、時間と労力を削減したい方
・顧客データの一貫性を保ちながら、自動化による効率化を図りたいマーケティング担当者

■注意事項
・Stripe、LoopsそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

BoxとLoopsの連携を自動化することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで読み取った情報をLoopsへ自動で顧客情報として登録し、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間をなくせます。

また、転記ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、担当者は面倒な定型業務から解放され、より付加価値の高い顧客対応や戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！

もしBoxとLoopsの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：連携処理が失敗した場合はどうなりますか？

A：連携処理が失敗した場合は、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因についての記載がありますのでご確認いただけます。
また、対処方法などでお困りの際はヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。

Q：既存の顧客情報データを更新できますか？

A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートではコンタクトを新規作成しましたが、ステップ6のアクションを「Create Contact」から「Update Contact」に変更することで更新可能です。
また、より細かい設定で更新する条件を絞り込みたいなどのご要望がある場合は分岐を追加することも可能です。
分岐の設定方法はこちらをご覧ください。

Q：OCR機能の利用で追加料金はかかりますか？

A：OCR機能のご利用にはチームプランかサクセスプランのご利用が必要です。
OCR機能はチームプランおよびサクセスプランのプラン内に含まれるため、プランにご加入いただいている場合は別途追加料金はかかりません。
追加料金が必要となるのは、ライセンスの追加や、月に無料で使用できるタスク実行数の上限を超える場合となります。
有料プランにご加入いただいている場合は、タスク実行数の超過前に通知を受け取ることも可能です。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

料金プランについて

タスク実行数の上限アラートが通知されるタイミングについて