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「Boxにアップロードした名刺の情報をTogglに手作業で入力している」
「クライアント情報を転記する際に、入力ミスや漏れが発生してしまうこともある…」
このように、クラウドストレージのBoxと時間管理ツールのTogglを併用する中で、手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容を自動的に読み取りTogglにクライアント情報として登録できる</span>ようになるとしたら、煩雑な手動作業が一気に減ると思いませんか？Yoomの自動化フローボットは、そんな願望を実現に導けるはずです！
自動で進むプロセスによって、入力ミスを心配することなく、データの正確性を保ったまま情報を同期できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行えるため、手間や時間をかけずに業務の正確性とスピードの向上が期待できます。
ぜひこの機会に、業務自動化によって作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとTogglのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Boxに保存した名刺の情報を基にTogglのクライアントリストを自動で作成するなど、様々な業務を効率化することが可能です。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が会社名や担当者名などの情報を自動で読み取り、その内容を基にTogglへ新しいクライアントとして自動で登録します。
<span class="mark-yellow">面倒なクライアント情報の登録作業を省略することで、入力ミスなく迅速に情報をTogglに反映させられるようになるはずです。</span>
上記と同様にBoxにアップロードされた名刺情報をTogglに連携するフローに加えて、「特定のファイル名を含む場合のみ」といった条件分岐を設定できます。
<span class="mark-yellow">例えば、優先度の高いクライアントの名刺だけを自動でTogglに登録するなど、実際の業務運用に合わせた柔軟な自動化を実現できるでしょう。</span>
それでは、実際にBoxとTogglを連携したフローを作成する手順をご紹介します。今回は、ノーコード業務自動化ツールであるYoomを使用します。
プログラミングの知識は一切不要なので、誰でも簡単に設定を進めることが可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはYoomとフローボットで使用するアプリを接続していきましょう。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からアプリを検索してください。
Boxのマイアプリ連携についてはナビをご確認ください。
なお、アプリの検索方法などは同様のため、Togglのマイアプリ連携の際も参考にしてみてくださいね。
これでBoxの登録が完了！
アプリを検索してアイコンをクリックすると、以下の画面が表示されます。「アカウント名」は、任意の管理者名を入力してください。
API Tokenの取得方法はこちらの記事を確認して、該当する情報を入力しましょう。設定後、[追加]を押します。
2つ目のTogglの登録も完了です！
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインしましょう。
その後、以下バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
コピーが完了すると、以下のように表示されます。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されるので、こちらも確認してみてくださいね。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する」をクリックしてください。（すぐに作成に着手する方は、コピー後の画面から始めましょう！）
以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガー（フローボットの起点となるアクション）の「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
移行後の画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
注釈に沿って、「フォルダのコンテンツID」を入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。
次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回はフォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。
Togglに自動追加したい文字をOCRで抽出したいファイルをアップロードし、テストボタンをクリックしましょう。
※ YoomのOCR機能では、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、アップロードしたファイルのデータが確認できます。
「保存する」をクリックして完了です！取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。
次に、2つ目の「ファイルをダウンロード」をクリックします。
ここではBoxにアップロードしたファイルをYoomのフロー上で活用するためダウンロードします。
連携するアカウントが入力されていることを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「コンテンツID」には、前ステップで取得した値を引用してください。設定後、[テスト]をクリックします。
テストが成功したら、『保存する』をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
続いて、3つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
OCRアクションの設定については、こちらのページにも記載されています。
このフローで使用するアクションは4タスクを消費します。利用できるタスク数はプランにより異なるためご確認ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用：ダウンロードしたファイル」を選択します。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで読み取る「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」以外の項目を入力してください。
「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「Claude」「Claude_v2」「ChatGPT」から選択しましょう。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。「言語」も運用に沿ったものをプルダウンから選択してください。
設定後、[テスト]をクリックしましょう。
テストに成功し、読み取りたい項目が取得できたら、保存してください。
最後に、4つ目の「Create Client」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押してください。
次の画面で設定する「Workspace Id」は、『候補』から選択しましょう。
「Client Name」や「Client Notes」には、以下の画像のように、前ステップで取得した値を設定します。
このように取得した値を変数として引用することで、フローボット起動毎に異なる値が反映されます。
固定値を入れたまま設定してしまうと、毎回同じ値が登録されるのでご注意ください。
設定が完了したら、[テスト]を行いましょう。
以下のようにテストに成功すると、実際にTogglでClientが作成されます。
設定した内容が反映されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面がポップアップ表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はBoxからTogglへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にTogglからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クライアント管理からドキュメント管理まで、一連の業務フローをシームレスに自動化することが可能です。
Togglで新しいクライアントが作成されたタイミングをトリガーとして、そのクライアント名のフォルダをBoxに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">クライアントごとの資料を保管するフォルダを手動で準備する手間が減り、スピーディーに案件管理の体制を整えることができそうです。</span>
Togglで新規クライアントが作成された際に、「特定のタグが付いている場合のみ」といった条件を設定し、合致した場合にのみBoxに専用フォルダを自動作成します。
<span class="mark-yellow">重要なクライアントや特定のプロジェクトに関連するクライアントのフォルダだけを自動で生成できるので、より効率的なファイル管理が実現するでしょう。</span>
BoxやTogglのAPIを活用することで、ファイル管理や作業時間の記録業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Boxを活用した自動化では、ファイルの保存・共有・整理といった業務を効率化できます。
たとえば、他アプリで発生したイベントをトリガーに自動でフォルダ作成やファイル保存を行うことで、煩雑なファイル管理を削減できます。
さらに、OCR処理を組み合わせることで、アップロードしたファイルの内容を自動的にデータ化し、他のシステムへ連携することも可能です！
Togglを活用することで、作業時間の記録やタスクの進捗管理を効率化できます。
他のツールと連携すれば、作業内容を自動でログ化したり、タスク登録や通知を自動化することも可能です。チームの稼働状況を正確に把握し、業務全体の生産性を高められるかもしれません！
BoxとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた名刺情報の転記作業やクライアントごとのフォルダ作成といった定型業務の手間を減らせて、かつスタッフの作業負担も低減しそうですね。</span>
その他の業務にリソースを充てられるようになるので、キャンペーン施策やクライアントへのアプローチ戦略といった別業務に集中する時間を増やすことができるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：OCRで読み取れるファイル形式や精度は？
A：OCR機能では名刺や画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Q：Toggl側で必要な事前準備はありますか？
A：連携設定時に「Workspace Id」が必須なため、Togglの管理画面で事前に作成しておく必要があります。
ワークスペースの作成方法については、公式サイトのヘルプページを参照ください。
Q：Togglのどの項目にどんな情報を登録できますか？
A：OCR機能で読み取った情報をそのまま反映できます。
例えば、「Client Name」に会社名や担当者名を反映したり、「Client Notes」に会社の所在地やメールアドレス、電話番号といった詳細情報を登録することができます。
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