【簡単設定】BoxのデータをTogglに自動的に連携する方法

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
・TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
・OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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「Boxにアップロードした名刺の情報をTogglに手作業で入力している」
「クライアント情報を転記する際に、入力ミスや漏れが発生してしまうこともある…」
このように、クラウドストレージのBoxと時間管理ツールのTogglを併用する中で、手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？

もし、Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容を自動的に読み取りTogglにクライアント情報として登録できるようになるとしたら、煩雑な手動作業が一気に減ると思いませんか？Yoomの自動化フローボットは、そんな願望を実現に導けるはずです！

自動で進むプロセスによって、入力ミスを心配することなく、データの正確性を保ったまま情報を同期できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行えるため、手間や時間をかけずに業務の正確性とスピードの向上が期待できます。
ぜひこの機会に、業務自動化によって作業をもっと楽にしていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBoxとTogglを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
・TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
・OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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BoxとTogglを連携してできること

BoxとTogglのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Boxに保存した名刺の情報を基にTogglのクライアントリストを自動で作成するなど、様々な業務を効率化することが可能です。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

Boxの指定フォルダに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が会社名や担当者名などの情報を自動で読み取り、その内容を基にTogglへ新しいクライアントとして自動で登録します。

面倒なクライアント情報の登録作業を省略することで、入力ミスなく迅速に情報をTogglに反映させられるようになるはずです。

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
・TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
・OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxにアップロードされた名刺をOCRして、特定の条件時にTogglでClientを作成する

上記と同様にBoxにアップロードされた名刺情報をTogglに連携するフローに加えて、「特定のファイル名を含む場合のみ」といった条件分岐を設定できます。

例えば、優先度の高いクライアントの名刺だけを自動でTogglに登録するなど、実際の業務運用に合わせた柔軟な自動化を実現できるでしょう。

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、特定の条件時にTogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺情報を、手作業でTogglに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるだけで、OCRが情報を自動で読み取り、TogglにClientとして登録する一連の流れを自動化できます。
TogglとBoxを連携させることで、手作業による手間やミスをなくし、効率的な顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している名刺情報をTogglへ手作業で登録している方
・TogglとBoxの連携を自動化し、Clientの登録業務を効率化したいと考えている方
・OCR技術を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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BoxとTogglの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にBoxとTogglを連携したフローを作成する手順をご紹介します。今回は、ノーコード業務自動化ツールであるYoomを使用します。
プログラミングの知識は一切不要なので、誰でも簡単に設定を進めることが可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Toggl

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• BoxとTogglをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびTogglのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:BoxとTogglをマイアプリ連携

まずはYoomとフローボットで使用するアプリを接続していきましょう。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からアプリを検索してください。

＜Boxの登録方法＞

Boxのマイアプリ連携についてはナビをご確認ください。
なお、アプリの検索方法などは同様のため、Togglのマイアプリ連携の際も参考にしてみてくださいね。

これでBoxの登録が完了！

＜Togglの登録方法＞

アプリを検索してアイコンをクリックすると、以下の画面が表示されます。「アカウント名」は、任意の管理者名を入力してください。
API Tokenの取得方法はこちらの記事を確認して、該当する情報を入力しましょう。設定後、[追加]を押します。

2つ目のTogglの登録も完了です！

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインしましょう。
その後、以下バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
・TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
・OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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コピーが完了すると、以下のように表示されます。

コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されるので、こちらも確認してみてくださいね。

ステップ3:Boxのトリガーアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する」をクリックしてください。（すぐに作成に着手する方は、コピー後の画面から始めましょう！）

以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガー（フローボットの起点となるアクション）の「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

移行後の画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。

注釈に沿って、「フォルダのコンテンツID」を入力してください。入力後、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功したら以下のように表示されるので、内容を確認し「次へ」をクリックします。

次に、注釈に沿ってトリガーとなるアクション（今回はフォルダへの新規ファイルのアップロード）を行います。
Togglに自動追加したい文字をOCRで抽出したいファイルをアップロードし、テストボタンをクリックしましょう。

※ YoomのOCR機能では、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、アップロードしたファイルのデータが確認できます。
「保存する」をクリックして完了です！取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用していきます。

ステップ4:ファイルをダウンロードする設定

次に、2つ目の「ファイルをダウンロード」をクリックします。
ここではBoxにアップロードしたファイルをYoomのフロー上で活用するためダウンロードします。

連携するアカウントが入力されていることを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「コンテンツID」には、前ステップで取得した値を引用してください。設定後、[テスト]をクリックします。

テストが成功したら、『保存する』をクリックしてください。
なお、取得したファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、【ダウンロード】を行うことで、中身を確認することができます。

※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。

ステップ5:画像・PDFから文字を読み取る設定

続いて、3つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
OCRアクションの設定については、こちらのページにも記載されています。

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

このフローで使用するアクションは4タスクを消費します。利用できるタスク数はプランにより異なるためご確認ください。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

ファイルの添付方法は、「取得した値を使用：ダウンロードしたファイル」を選択します。
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで読み取る「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」以外の項目を入力してください。

「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「Claude」「Claude_v2」「ChatGPT」から選択しましょう。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。「言語」も運用に沿ったものをプルダウンから選択してください。

設定後、[テスト]をクリックしましょう。
テストに成功し、読み取りたい項目が取得できたら、保存してください。

ステップ6:TogglでClientを作成する設定

最後に、4つ目の「Create Client」をクリックしましょう。

連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押してください。

次の画面で設定する「Workspace Id」は、『候補』から選択しましょう。

「Client Name」や「Client Notes」には、以下の画像のように、前ステップで取得した値を設定します。
このように取得した値を変数として引用することで、フローボット起動毎に異なる値が反映されます。
固定値を入れたまま設定してしまうと、毎回同じ値が登録されるのでご注意ください。

設定が完了したら、[テスト]を行いましょう。
以下のようにテストに成功すると、実際にTogglでClientが作成されます。

設定した内容が反映されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。

これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面がポップアップ表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
・TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
・OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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TogglのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxからTogglへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にTogglからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クライアント管理からドキュメント管理まで、一連の業務フローをシームレスに自動化することが可能です。

Togglで新規Clientが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Togglで新しいクライアントが作成されたタイミングをトリガーとして、そのクライアント名のフォルダをBoxに自動で作成します。

クライアントごとの資料を保管するフォルダを手動で準備する手間が減り、スピーディーに案件管理の体制を整えることができそうです。

Togglで新規Clientが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Togglで新しいクライアントを追加するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
この作業は単純ですが、クライアント数が増えると管理が煩雑になり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Togglにクライアントが新規作成されるとBoxに専用フォルダが自動で作成されるため、TogglとBoxを連携させた効率的な管理体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとBoxを利用しており、クライアントごとの情報管理を手作業で行っている方
・Togglへのクライアント登録からBoxへのフォルダ作成までの二度手間をなくしたい方
・クライアント管理業務の抜け漏れを防ぎ、業務の標準化を進めたいと考えている方

■注意事項
・Toggl、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

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Togglで特定の新規Clientが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

Togglで新規クライアントが作成された際に、「特定のタグが付いている場合のみ」といった条件を設定し、合致した場合にのみBoxに専用フォルダを自動作成します。

重要なクライアントや特定のプロジェクトに関連するクライアントのフォルダだけを自動で生成できるので、より効率的なファイル管理が実現するでしょう。

Togglで特定の新規Clientが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Togglで新しいクライアントが追加されるたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業に時間を取られていませんか。
このワークフローを活用すれば、Togglへのクライアント登録をトリガーとして、Box内に対応するフォルダを自動で作成できます。
TogglとBox間の連携を自動化することで、手作業による手間やフォルダの作成漏れといった課題を解消し、クライアント管理をよりスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとBoxを利用してクライアント管理を行っているプロジェクトマネージャーの方
・手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、業務の効率化を目指している方
・TogglとBoxのデータ連携における入力ミスや設定漏れなどの人的ミスをなくしたい方

■注意事項
・Toggl、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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BoxやTogglのAPIを使ったその他の自動化例

BoxやTogglのAPIを活用することで、ファイル管理や作業時間の記録業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！

Boxを使った自動化例

Boxを活用した自動化では、ファイルの保存・共有・整理といった業務を効率化できます。
たとえば、他アプリで発生したイベントをトリガーに自動でフォルダ作成やファイル保存を行うことで、煩雑なファイル管理を削減できます。
さらに、OCR処理を組み合わせることで、アップロードしたファイルの内容を自動的にデータ化し、他のシステムへ連携することも可能です！

Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Bubbleに追加する

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■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Bubbleに追加する」フローは、Boxに保存されたドキュメントからテキスト情報を自動的に抽出し、Bubbleに統合する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携やOCR機能を活用することで、手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的かつ正確なデータ処理を実現します。
データ管理やアプリ開発のスピードアップが期待でき、業務全体の生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存された書類から自動的にデータを抽出したい方
・Bubbleを利用してウェブアプリケーションを構築している開発者
・データ入力作業を自動化し、業務効率を向上させたいビジネス担当者
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化したいユーザー
・Yoomを活用してさまざまなアプリケーション間の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

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BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Dropboxへ転送する

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■概要
BoxとDropboxを併用する中で、手作業でのファイル転送に手間を感じたり、転送漏れが発生したりすることはないでしょうか。
特に、部署間や取引先との連携で両方のストレージサービスを利用する場合、ファイル管理は煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したDropboxのフォルダへ自動でファイルが転送されます。
これにより、手作業によるファイル管理の非効率を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとDropboxを併用しており、手動でのファイル転送作業を効率化したいと考えている方
・ファイル共有の遅延や転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方
・複数のクラウドストレージにまたがるファイルのバックアップや同期プロセスを自動化したい方

■注意事項
・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Discordでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する

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■概要
Discordでのコミュニケーション内容をもとに、Boxで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Boxへ自動でフォルダを作成することが可能になります。DiscordとBox間の手作業をなくし、ファイル管理の効率化と迅速化を実現することで、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでのやり取りとBoxでのファイル管理を連携させたいと考えている方
・Discordでの連絡をもとにBoxで手動でフォルダを作成しており、その手間を削減したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、管理体制を整えたいチームの担当者の方

■注意事項
・Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GitHubで新しいIssueが作成されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
GitHubでのIssue管理と、それに紐づくファイル管理のためにBoxを利用しているものの、Issueが作成されるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一は、プロジェクト管理の非効率化に繋がります。
このワークフローを活用すれば、GitHubとBoxの連携が自動化され、新しいIssueの作成をトリガーにBoxへフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務の負担を軽減し、よりスムーズな開発進行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubのIssueと連携して、Boxでのフォルダ作成を自動化し、開発業務を効率化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったミスを防ぎたいプロジェクト管理者の方
・開発プロジェクトにおけるファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えている方

■注意事項
・GitHub、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する

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■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理の手間を削減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受け取る中で、添付ファイルを一つずつ手動で保存するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にBoxに保存され、効率的なファイル管理が実現できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの添付ファイルを受信し、手動での管理に時間を取られている方
・Boxを利用してファイルを一元管理しているが、Gmailからのファイル保存を自動化したい方
・日常的に大量のメールと添付ファイルを扱うビジネスプロフェッショナルの方
・チーム内でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする

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Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。

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HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxにフォルダを作成する

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HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。

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Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存する

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Salesforceでステータスが変更されたらファイルをBoxに保存するフローです。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Togglを使った自動化例

Togglを活用することで、作業時間の記録やタスクの進捗管理を効率化できます。
他のツールと連携すれば、作業内容を自動でログ化したり、タスク登録や通知を自動化することも可能です。チームの稼働状況を正確に把握し、業務全体の生産性を高められるかもしれません！

 

Airtableでレコードが登録されたら、Togglで新規Projectを作成する

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■概要
プロジェクト管理にAirtable、時間管理にTogglを活用しているものの、二つのツール間で情報を手入力していませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローは、Airtableへのレコード登録をトリガーに、Togglへプロジェクトを自動で作成するため、AirtableとToggl間の連携をスムーズに実現し、二重入力の手間を省き、より正確なプロジェクト管理と工数把握を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとTogglを併用し、プロジェクト管理や工数管理を手作業で行っている方
・AirtableとToggl間のデータ連携を自動化し、入力の手間やミスをなくしたい方
・複数のSaaSをノーコードで連携させ、日々の定型業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Airtable、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、TogglにもTaskを作成する

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■概要
プロジェクト管理ツールAsanaと時間管理ツールTogglを併用する中で、タスク情報をそれぞれに手動で入力する作業に手間を感じていませんか。
この二重入力は、作業時間を圧迫するだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、AsanaとTogglを連携させ、Asanaで新しいタスクが追加されると自動でTogglにもTaskを作成します。
これにより、タスク登録に関する手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク作成後、Togglへの手動登録に手間を感じている方
・TogglとAsanaを連携させ、プロジェクトの時間管理を効率化したいマネージャーの方
・タスク登録の二度手間をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方

■注意事項
・Asana、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailの内容からTogglでTaskを作成する

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■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン

■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、Togglにタスクを作成する

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■概要
Microsoft Teamsのカレンダーでスケジュールを管理し、Togglでタスクの時間を計測しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、両方のツールに予定を手作業で入力するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でTogglにタスクを作成します。Toggl Microsoft Teamsでのタスク管理を効率化し、手入力の手間やミスをなくすことで、より正確な時間管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとTogglを併用し、二重入力に手間を感じている方
・Toggl Microsoft Teamsでの工数管理をより正確かつ簡単に行いたいプロジェクトマネージャー
・チーム全体のタスク登録漏れを防ぎ、業務の標準化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Notionで追加されたレコードをもとに、ToggleでClientを作成する

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■概要
日々の業務でTogglとNotionを活用する中で、クライアント情報やプロジェクト情報をそれぞれのツールに手作業で入力し、二度手間に感じていませんか。
このワークフローは、そうした課題を解決するために作成されました。
Notionのデータベースに新しいページが追加されると、その情報を基にTogglにクライアントが自動で作成されます。
TogglとNotion間の面倒な転記作業をなくし、データ管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでクライアント管理を行い、Togglで工数管理をしている方
・TogglとNotionへの二重入力の手間をなくし、業務を効率化したい方
・手作業によるクライアント情報の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方

■注意事項
・Notion、ToggleのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する

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■概要
「TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する」フローは、時間管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Togglで作業時間を記録すると、自動的にTrelloに関連するカードが追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省き、効率的な業務運営を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・作業時間の記録とタスクの整理を一元化して効率化したい方
・業務フローの自動化を検討している中小企業の経営者の方

■注意事項
・TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。

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Togglで新規Clientが作成されたら、Harvestにも新規Clientを作成する

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■概要
工数管理のためにTogglとHarvestを併用している場合、クライアント情報をそれぞれ手作業で登録する手間が発生していませんか。
このワークフローを活用すれば、Togglで新規クライアントを作成するだけで、Harvestへも自動でクライアント情報が作成されるため、toggl harvest間の面倒な転記作業をなくすことができます。
手作業による入力の手間やミスを減らし、スムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとHarvestを併用し、クライアント情報の手入力に手間を感じている方
・TogglとHarvest間のデータ連携を自動化し、入力ミスを防ぎたいプロジェクト管理者の方
・複数のツールにまたがる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方

■注意事項
・Toggl、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。

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Togglで新規タスクが作成されたら、Todoistにもタスクとして登録する

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■概要
「Togglで新規タスクが作成されたら、Todoistにもタスクとして登録する」ワークフローは、Yoomを活用した効率的な業務ワークフローです。
Togglで新しいタスクを追加すると、自動的にTodoistにも同じタスクが登録されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとTodoistを併用しているが、タスク登録に手間を感じている方
・時間管理とタスク管理を効率化したいビジネスパーソン
・アプリ間の連携を自動化して業務改善を図りたいチームリーダー
・日常的に多くのタスクを管理しており、管理の煩雑さを軽減したい方
・Yoomを活用して既存の業務ワークフローを強化したい企業のIT担当者

■注意事項
・Toggl、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。

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Togglで時間が入力されたらMicrosoft Excelに追加する

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■概要
「Togglで時間が入力されたらMicrosoft Excelに追加する」フローは、時間管理の手間を軽減する業務ワークフローです。Togglで記録した作業時間が自動的にMicrosoft Excelに転送されるため、データの手動入力や管理が不要になります。これにより、時間追跡とデータ整理がスムーズに行え、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglを使用しているが、時間データの管理に手間を感じている方
・Microsoft Excelでのデータ整理を自動化したいビジネスユーザー
・時間追跡データをレポートとして活用したいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Toggl、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Togglに新しいTime Entryが作成されたら、Slackに通知する

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■概要
Togglで記録した作業時間を、都度Slackに報告するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特にチームでプロジェクトを進めている場合、手作業での報告は漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、TogglとSlackを連携し、新しいTime Entryが作成されると自動で通知できるため、こうした報告の手間をなくし、チーム内の情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで記録した作業内容を、手作業でSlackに共有しており、手間を感じている方
・TogglとSlackを連携させて、チーム全体の作業状況の可視化を自動で実現したい方
・プロジェクトメンバーの稼働状況をリアルタイムで把握し、管理を効率化したいマネージャーの方

■注意事項
・Toggl、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

BoxとTogglの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた名刺情報の転記作業やクライアントごとのフォルダ作成といった定型業務の手間を減らせて、かつスタッフの作業負担も低減しそうですね。
その他の業務にリソースを充てられるようになるので、キャンペーン施策やクライアントへのアプローチ戦略といった別業務に集中する時間を増やすことができるかもしれません！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！

よくあるご質問

Q：OCRで読み取れるファイル形式や精度は？        

A：OCR機能では名刺や画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。

精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
※詳しくはこちらをご確認ください。

Q：Toggl側で必要な事前準備はありますか？

A：連携設定時に「Workspace Id」が必須なため、Togglの管理画面で事前に作成しておく必要があります。
ワークスペースの作成方法については、公式サイトのヘルプページを参照ください。

Q：Togglのどの項目にどんな情報を登録できますか？

A：OCR機能で読み取った情報をそのまま反映できます。
例えば、「Client Name」に会社名や担当者名を反映したり、「Client Notes」に会社の所在地やメールアドレス、電話番号といった詳細情報を登録することができます。