.avif)
・
「Boxにアップロードしたファイルを、関連するTrelloカードに手動で添付している…」
「ファイル共有はBox、タスク管理はTrelloと使い分けているけど、二つのツール間で情報が分断されていて非効率…」
このように、BoxとTrelloをそれぞれ利用する中で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxでのファイル操作をきっかけに、Trelloのカードを自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理とタスク管理をシームレスに連携させることで、プロジェクトの進捗管理をよりスムーズにし、本来集中すべきコア業務のための時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで手作業にかけていた時間や手間を削減し、業務の質を向上させることが可能です。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとTrelloを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとTrelloのAPIを連携すれば、Boxでのファイルアップロードなどのイベントをトリガーとして、Trelloのカード作成といったアクションを自動化できます。
これにより、ファイル管理とタスク管理の間で発生していた手作業を削減し、業務の抜け漏れを防ぎます。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされた際、その情報を基にTrelloに新しいカードを自動で作成します。
これまでファイルを追加した後に手動でタスクカードを作成していた手間が不要になり、<span class="mark-yellow">ファイル共有と同時にタスクが起票されるため、対応漏れや共有忘れを防ぎます。</span>
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルの内容をOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報（取引先名、金額、日付など）をTrelloカードのタイトルや説明欄に自動で登録します。
このOCR処理を含む連携により、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ転記が不要となり、入力ミスを削減しながら、書類の確認・承認フローを効率化</span>できます。
それでは、さっそく実際にBoxとTrelloを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト
Boxはこちら
Trelloはこちら
[Yoomとは]
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にBoxと入力し、表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックします。
連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
マイアプリにTrelloが表示されていれば連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Boxでファイルが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのコンテンツIDをBoxで確認し入力しましょう。
「テスト」をクリックしテストが成功しているかを確認します。
確認ができたら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので「テスト」をクリックします。
実際にファイルをアップロードし、「テスト」をクリックしましょう。以下の画面のように取得した値にBoxの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Trelloで新しいカードを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Boxで確認しボードIDを入力しましょう。
リストIDは以下のように表示される候補から選択します。
タイトルには今回、Boxの取得した値を用いて「ファイル名」を入力しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
カードを追加する際の追加位置を任意で設定しましょう。
その他の設定項目を設定しましょう。任意での設定のため、入力しなくても問題ないです。
説明には以下のようにBoxで取得した値を用いて「ファイル名」や、すぐにURLを確認できるように「コンテンツID」を設定しました。
以下を参考に設定してみましょう。
「テスト」をクリックし、実際にカードが作成できているかを確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はBoxからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Trelloで新しいプロジェクトやタスクのカードが作成されたタイミングで、そのカード名に対応するフォルダをBoxに自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク発生と同時にファイル保管場所が確保されるため、手動でのフォルダ作成の手間が省け、プロジェクトごとのファイル管理をスムーズに開始</span>できます。
Trelloのカードが「完了」や「承認済み」など特定のリストに移動されたことをトリガーに、そのカードに添付されているファイルをBoxの指定フォルダへ自動的に保存・バックアップします。
これにより、<span class="mark-yellow">タスク完了後の成果物や関連ファイルを確実に保管でき、手作業による保存漏れや整理の手間をなくす</span>ことが可能です。
Yoomでは、BoxとTrelloに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとTrelloでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに通知したり、AIで画像を要約してメールを送ったりできます。
また、Googleフォームで送信されたファイルをBoxに自動でアップロードしたり、Boxにファイルが追加されたら、Googleスプレッドシートに情報を記録したりすることも可能です。
Trelloに新しいカードが作成されたり、カードが更新されたりしたら、Microsoft TeamsやSlackに自動で通知できます。
また、Googleスプレッドシートにデータを連携したり、Notionに情報を追加したり、Googleカレンダーに予定を作成したりと、タスク管理と情報連携を効率化できます。
BoxとTrelloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理間の情報転記や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
ファイルがアップロードされれば即座に関連タスクが作成され、タスクのステータスが変わればファイルが自動で整理されるため、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づけますか？
A：連携がエラーになった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：この連携は無料プランでどこまで試せますか？
A：このフローで使用しているBoxとTrelloはどちらも無料プランで利用できるアプリです。Yoomのプランについて詳しくはこちらをご確認ください。
Q：特定のファイルだけを投稿対象にする方法はありますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で利用可能な「分岐」機能を使用することで、「Trello共有用」など特定のキーワードが入っている場合にのみこの自動化を起動することが可能です。分岐の機能について、詳しくはこちらをご確認ください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
