Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、関連するタスクを手作業でTrelloに起票する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、カードの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、BoxとTrelloの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを併用しており、手作業による情報の転記に課題を感じている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・Boxへのファイルアップロードを起点に、後続タスクの抜け漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
「Boxにアップロードしたファイルを、関連するTrelloカードに手動で添付している…」
「ファイル共有はBox、タスク管理はTrelloと使い分けているけど、二つのツール間で情報が分断されていて非効率…」
このように、BoxとTrelloをそれぞれ利用する中で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、Boxでのファイル操作をきっかけに、Trelloのカードを自動で作成・更新する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理とタスク管理をシームレスに連携させることで、プロジェクトの進捗管理をよりスムーズにし、本来集中すべきコア業務のための時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで手作業にかけていた時間や手間を削減し、業務の質を向上させることが可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとTrelloを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、関連するタスクを手作業でTrelloに起票する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、カードの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、BoxとTrelloの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを併用しており、手作業による情報の転記に課題を感じている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・Boxへのファイルアップロードを起点に、後続タスクの抜け漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとTrelloを連携してできること
BoxとTrelloのAPIを連携すれば、Boxでのファイルアップロードなどのイベントをトリガーとして、Trelloのカード作成といったアクションを自動化できます。
これにより、ファイル管理とタスク管理の間で発生していた手作業を削減し、業務の抜け漏れを防ぎます。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
Boxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされた際、その情報を基にTrelloに新しいカードを自動で作成します。
これまでファイルを追加した後に手動でタスクカードを作成していた手間が不要になり、ファイル共有と同時にタスクが起票されるため、対応漏れや共有忘れを防ぎます。
Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、関連するタスクを手作業でTrelloに起票する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、カードの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、BoxとTrelloの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを併用しており、手作業による情報の転記に課題を感じている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・Boxへのファイルアップロードを起点に、後続タスクの抜け漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルの内容をOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報（取引先名、金額、日付など）をTrelloカードのタイトルや説明欄に自動で登録します。
このOCR処理を含む連携により、手作業でのデータ転記が不要となり、入力ミスを削減しながら、書類の確認・承認フローを効率化できます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や申込書などのファイルの内容を、都度Trelloに手入力で転記していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで内容を自動で読み取りTrelloへカードを作成するため、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードされた書類の内容を、Trelloへ手作業で転記している方
・書類情報を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
・OCRを活用して紙媒体やPDFの情報をデータ化し、業務効率化を進めたい方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとTrelloの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとTrelloを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト
Boxはこちら
Trelloはこちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとTrelloをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびTrelloのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、関連するタスクを手作業でTrelloに起票する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、カードの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、BoxとTrelloの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを併用しており、手作業による情報の転記に課題を感じている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・Boxへのファイルアップロードを起点に、後続タスクの抜け漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとTrelloをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Boxのマイアプリ連携
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にBoxと入力し、表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
2．Trelloのマイアプリ連携
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックします。
連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
マイアプリにTrelloが表示されていれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Boxでファイルがアップロードされたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、関連するタスクを手作業でTrelloに起票する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、カードの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、BoxとTrelloの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを併用しており、手作業による情報の転記に課題を感じている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・Boxへのファイルアップロードを起点に、後続タスクの抜け漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Box、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるBoxの設定
Boxでファイルが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのコンテンツIDをBoxで確認し入力しましょう。
「テスト」をクリックしテストが成功しているかを確認します。
確認ができたら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので「テスト」をクリックします。
実際にファイルをアップロードし、「テスト」をクリックしましょう。以下の画面のように取得した値にBoxの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Trelloでカードを作成する
Trelloで新しいカードを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Boxで確認しボードIDを入力しましょう。
リストIDは以下のように表示される候補から選択します。
タイトルには今回、Boxの取得した値を用いて「ファイル名」を入力しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
カードを追加する際の追加位置を任意で設定しましょう。
その他の設定項目を設定しましょう。任意での設定のため、入力しなくても問題ないです。
説明には以下のようにBoxで取得した値を用いて「ファイル名」や、すぐにURLを確認できるように「コンテンツID」を設定しました。
以下を参考に設定してみましょう。
「テスト」をクリックし、実際にカードが作成できているかを確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Trello のデータを Box に連携したい場合
今回はBoxからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Trelloでカードが作成されたら、Boxでフォルダを作成する
Trelloで新しいプロジェクトやタスクのカードが作成されたタイミングで、そのカード名に対応するフォルダをBoxに自動で作成します。
この連携により、タスク発生と同時にファイル保管場所が確保されるため、手動でのフォルダ作成の手間が省け、プロジェクトごとのファイル管理をスムーズに開始できます。
Trelloでカードが作成されたら、Boxでフォルダを作成する
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■概要
Trelloでタスク管理を行い、関連ファイルをBoxで保管しているものの、それぞれの連携は手作業で対応していませんか？新しいタスクが発生するたびに手動でフォルダを作成するのは、手間がかかるだけでなく、作成漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでBoxに連携するフォルダが自動で作成されるため、BoxとTrello間の面倒な手作業をなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとTrelloを連携させたファイル管理を手作業で行っている方
・TrelloのタスクごとにBoxのフォルダを作成する手間を削減したい方
・プロジェクト管理におけるファイル整理のルールを自動化で徹底したい方
■注意事項
・Trello、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら、添付ファイルをBoxへ保存する
Trelloのカードが「完了」や「承認済み」など特定のリストに移動されたことをトリガーに、そのカードに添付されているファイルをBoxの指定フォルダへ自動的に保存・バックアップします。
これにより、タスク完了後の成果物や関連ファイルを確実に保管でき、手作業による保存漏れや整理の手間をなくすことが可能です。
Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら、添付ファイルをBoxへ保存する
試してみる
■概要
TrelloとBoxを併用してプロジェクト管理やファイル共有を行っているものの、手作業でのファイル移動に手間を感じていませんか？カードに添付されたファイルを一つひとつ手作業でBoxへ保存するのは時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが特定のリストへ移動されるだけで、添付ファイルが自動でBoxに保存されます。BoxとTrelloの連携を自動化し、ファイル管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとBox間でのファイル移動を手作業で行い、非効率を感じている方
・Boxへのファイルの保存漏れや、Trelloからのダウンロード忘れを防ぎたいプロジェクト担当者の方
・日々の定型業務を自動化し、より重要なタスクに集中したいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Trello、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとTrelloを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、BoxとTrelloに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとTrelloでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
Boxにファイルがアップロードされたら、自動でSlackに通知したり、AIで画像を要約してメールを送ったりできます。
また、Googleフォームで送信されたファイルをBoxに自動でアップロードしたり、Boxにファイルが追加されたら、Googleスプレッドシートに情報を記録したりすることも可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する
試してみる
Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Trelloを使った便利な自動化例
Trelloに新しいカードが作成されたり、カードが更新されたりしたら、Microsoft TeamsやSlackに自動で通知できます。
また、Googleスプレッドシートにデータを連携したり、Notionに情報を追加したり、Googleカレンダーに予定を作成したりと、タスク管理と情報連携を効率化できます。
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
Trelloでカードが更新されたら、Slackに通知する
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■概要
Trelloでのタスク管理とSlackでのコミュニケーションを連携させる際、カードの更新を手作業で通知していませんか？
重要な更新の見逃しや、都度の連絡の手間は業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが更新された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送ることができ、チームの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとTrelloを日常的に利用し、手動での情報共有に非効率を感じている方
・タスクの進捗更新をチームで共有し、確認漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・SlackとTrelloの連携を自動化することで、コミュニケーションコストの削減を目指している方
■注意事項
・Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する
試してみる
Trelloでカードが登録されたらNotionに追加するフローです。
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Trelloにカードが作成されたら、Google スプレッドシートに自動でデータ連携する
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■概要
「Trelloにカードが作成されたら、Google スプレッドシートに自動でデータ連携する」ワークフローを利用すると、Trelloで管理している情報をGoogle スプレッドシートにも自動反映できます。
手動で転記する手間がなくなり、日々の管理がスムーズになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクトやタスク管理を行っている方
・Trello上のカード情報を他のメンバーとGoogle スプレッドシートで共有・管理したい方
・手動でカード情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業に負担やミスを感じている方
・TrelloとGoogle スプレッドシートの情報を一元管理し、業務効率を高めたい方
・情報共有や進捗管理をGoogle スプレッドシート中心で進めているチーム
■注意事項
・Trello、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
BoxとTrelloの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理間の情報転記や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
ファイルがアップロードされれば即座に関連タスクが作成され、タスクのステータスが変わればファイルが自動で整理されるため、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づけますか？
A：連携がエラーになった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：この連携は無料プランでどこまで試せますか？
A：今回ご紹介したフローは、無料の「フリープラン」で毎月100件まで利用することができます。
100件以上通知する場合は、有料プランの利用をおすすめします。料金プランの詳細はこちらをご確認ください。
Q：特定のファイルだけを投稿対象にする方法はありますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で利用可能な「分岐」機能を使用することで、「Trello共有用」など特定のキーワードが入っている場合にのみこの自動化を起動することが可能です。分岐の機能について、詳しくはこちらをご確認ください。
