CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリード情報を獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、CloseとDropboxをスムーズに連携させることができ、リードが作成されたタイミングで自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとDropboxを併用し、リード情報や関連資料を手作業で管理している方
・リード獲得後のフォルダ作成業務を自動化し、営業活動に集中したいと考えている方
・Closeでのリード情報を基に、Dropboxのフォルダ構成を標準化したい方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
「CloseとDropboxを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Closeに新しいリード情報が登録されるたびに、Dropboxに手動でフォルダを作成しており、手間がかかっている...」
このように手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
Closeは強力なCRMツールであり、Dropboxはファイル管理に欠かせないツールです。
しかし、両者を連携させずに手動で操作していると時間的なロスだけでなく、フォルダの命名ミス・作成漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、Closeに新しいリードが作成されたタイミングで、関連ファイルを保管するためのフォルダがDropboxに自動で作成される仕組みがあればどうでしょう？
このような悩みから解放され、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法です。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCloseとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリード情報を獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、CloseとDropboxをスムーズに連携させることができ、リードが作成されたタイミングで自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとDropboxを併用し、リード情報や関連資料を手作業で管理している方
・リード獲得後のフォルダ作成業務を自動化し、営業活動に集中したいと考えている方
・Closeでのリード情報を基に、Dropboxのフォルダ構成を標準化したい方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
CloseとDropboxを連携してできること
CloseとDropboxのAPIを連携すれば、Closeでのアクションをトリガーにして、Dropbox上でフォルダを作成するといった操作を自動化することが可能になります。
これまで手作業で行っていたデータ連携やファイル管理の手間を大幅に削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにCloseとDropboxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Closeに新しいリードが作成されるたびに、そのリード名でDropboxに新しいフォルダを自動で作成することが可能です。
この連携により、リード情報の登録と同時に関連資料を格納するフォルダが即座に用意されるため、手動でのフォルダ作成の手間や作成漏れ、命名規則のミスなどを防ぐことができます。
その結果、スムーズに資料管理を開始できるだけでなくリード情報と関連ファイルが一元的に整理されるため、大幅な業務効率化が図れます！
CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリード情報を獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、CloseとDropboxをスムーズに連携させることができ、リードが作成されたタイミングで自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとDropboxを併用し、リード情報や関連資料を手作業で管理している方
・リード獲得後のフォルダ作成業務を自動化し、営業活動に集中したいと考えている方
・Closeでのリード情報を基に、Dropboxのフォルダ構成を標準化したい方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Closeで特定条件のLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Closeで特定の条件（例えば、特定のステータスになった、特定の担当者が割り当てられたなど）を満たすリードが作成された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成できます。
この分岐処理を含む連携によって、重要なリードや特定のフェーズに進んだリードのみを対象にフォルダを自動生成できるため、不要なフォルダの作成を防ぎ、Dropbox内をすっきりと整理された状態に保つことが可能です。
優先度の高い案件に集中しやすくなるなど、より戦略的なファイル管理ができるようになります。
Closeで特定条件のLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリードを獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応の遅れや作成ミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Closeで特定の条件を満たすリードが作成された際に、Dropboxへ自動でフォルダを作成するフローを構築でき、手作業による手間やミスの削減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Closeでのリード管理とDropboxでの資料管理を手作業で行っている営業担当者の方
・CloseとDropbox間の連携を自動化し、顧客管理の効率を高めたいと考えているチームリーダーの方
・定型的なフォルダ作成業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
CloseとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にCloseとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- CloseとDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Closeのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリード情報を獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、CloseとDropboxをスムーズに連携させることができ、リードが作成されたタイミングで自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとDropboxを併用し、リード情報や関連資料を手作業で管理している方
・リード獲得後のフォルダ作成業務を自動化し、営業活動に集中したいと考えている方
・Closeでのリード情報を基に、Dropboxのフォルダ構成を標準化したい方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：CloseとDropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
CloseとYoomの連携方法
Closeを検索すると、新規登録画面が表示されるので「アカウント名」と「APIキー」を入力して「追加」ボタンをクリックしたら連携完了です！
「APIキー」は赤枠部分を確認しながらClose画面にアクセスしてください。
Close画面に移動したら「New API Key」をクリックするとAPIキーを発行できます！
DropboxとYoomの連携方法
Dropboxを検索すると、ログインが求められます。
アドレスを入力すると「続行」をクリックしてください。
パスワードを入力して「ログイン」をクリックします。
最後に承認コードの入力を求められるため、メールアドレスに届いた承認コードを入力したら「続行」をクリックします。
これで連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Closeで新しいリード情報を獲得した際、関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、CloseとDropboxをスムーズに連携させることができ、リードが作成されたタイミングで自動でフォルダが作成されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとDropboxを併用し、リード情報や関連資料を手作業で管理している方
・リード獲得後のフォルダ作成業務を自動化し、営業活動に集中したいと考えている方
・Closeでのリード情報を基に、Dropboxのフォルダ構成を標準化したい方
■注意事項
・Close、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Closeのトリガー設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開しましょう！）
- アプリトリガー（Close）を開く
「New Lead」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Closeと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「New Lead」が選択されているので、そのままでOKです！
- アプリトリガーのAPI接続設定をする
API接続設定をするためにまずは「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「次へ」をクリックします。
次のページに移動したら、テスト用にClose画面でLeadを作成します。
（※赤枠部分は今回作成したものです！）
CloseでLeadを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「取得した値」の欄にCloseに登録したLeadに関するデータがアウトプットされます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：Dropboxのアクション設定
- Dropboxを開く
「フォルダを作成する」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同じ要領で修正・確認を行います。
- APIの接続設定をする
フォルダ名と作成場所を「フォルダのパス」で設定します。
今回はCloseで作成したLeadと同じ名称のフォルダを作成したいので、ステップ3で取得した値を埋め込みます！
取得した値を埋め込むことで、Closeのデータが自動的に反映されるので、フォルダ名の入力ミスやフォルダ名の重複を防ぐことにもつながります。
今回のようにフォルダ内にフォルダを作成したい場合は手入力で「/フォルダ/」という形式で入力してください！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「New Lead」をクリック
③「Lead Name」を選択
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功して「取得した値」にDropboxのデータがアウトプットされたら「保存する」をクリックします。
Dropboxの画面でもフォルダが作成されていることを確認してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、CloseでLeadが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する連携手順になります。
CloseとDropboxを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、CloseとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
CloseとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Closeを使った便利な自動化例
Googleスプレッドシートの行追加や更新をトリガーに、Closeにタスクを作成したりリード情報を更新したりできます。
また、Googleフォームの回答を自動でリードとして登録したり、新しいリードが登録された際にSlackやOutlookに通知したりすることで、顧客管理と情報共有を効率化できます。
CloseでNew Contactが登録されたらOutlookに通知する
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■概要
「CloseでNew Contactが登録されたらOutlookに通知する」フローは、Close CRMとOutlookを連携させる業務ワークフローです。新しいコンタクトがCloseに追加されるたびに、自動的にOutlookに通知が送られ、チーム全体が最新の情報を即座に共有できます。これにより、営業活動の効率化や迅速なフォローアップが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Close CRMを日常的に使用している営業担当者の方
・新規コンタクトの管理とフォローアップを効率化したいチームリーダー
・CloseとOutlookを連携させて情報共有をスムーズに行いたいIT担当者
・営業プロセスの自動化で時間を節約したい経営者
■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する」フローは、営業チームの情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。Close CRMに新たなリードが追加されるたびに、自動でSlackに通知が飛ぶため、チーム全体がリアルタイムで営業活動を把握できます。これにより、チャンスの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Close CRMを利用して営業活動を行っている営業担当者の方
・チーム内でリアルタイムに情報共有を強化したい管理職の方
・営業リードの管理と通知を自動化して効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・Slackを既に活用しており、他のツールとの連携を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Close、SlackのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する」ワークフローを利用すると、顧客管理の効率化に寄与します。
自動でリード情報を登録できるため、追加漏れのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申込フォームを収集している方
・Googleフォームの回答をもとに顧客管理を行っているが、手動での入力に時間がかかっている方
・顧客情報をスピーディに営業ツールに反映させたい方
・営業管理ツールとしてCloseを利用している方
・Closeを日常的に使っていて、Googleフォームからのリードを迅速に取り込みたい方
■注意事項
・GoogleフォームとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeのリードを更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeのリードを更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにタスクを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにタスクを作成するフローです。
Dropboxを使った便利な自動化例
Docusignで書類が締結したら自動でDropboxに格納したり、SalesforceやHubSpotに情報が登録された際にフォルダを作成したりと、ファイル管理を自動化できます。
また、Gmailで受信したファイルを直接アップロードしたり、Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取ってGoogleスプレッドシートに追加したりすることも可能です。
Dropboxにアップロードされた領収書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートへ追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにアップロードされた領収書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートへ追加する」ワークフローは、AIとOCRで領収書を自動データ化しスピーディーに集計します。
■このテンプレートをおすすめする方
・経費精算の手作業を減らし、入力ミスを防ぎたい経理担当者の方
・領収書のデータ化にAIやOCRを導入して効率化したい総務担当の方
・DropboxとGoogle スプレッドシートでの管理をすでに行っているチームリーダーの方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
CloseとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた、新しいリードに対応するフォルダを作成するという手間を削減しつつ、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、リード情報の登録後すぐにファイル管理に着手でき、命名規則の統一も図れるため、チーム全体の業務がよりスムーズに進行し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでもご興味のある方は、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダ名をより複雑なルールで命名できる？
A：はい、可能です。
本記事ではCloseの「Lead Name」をフォルダ名にしましたが「Lead Name＋Lead ID」など取得した値を複数組み合わせることもできます。
さらに固定値（手入力）を加えるなど、自由にカスタマイズが可能です。
Q：Dropboxでの操作をきっかけにCloseを更新できる？
A：はい、可能です。
「Dropbox→Close」といった自動化も業務に合わせて自由にフローボットを作成できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
Q：フォルダ作成以外にどんなDropbox操作が可能？
A：Yoomにはフォルダ作成以外にも、さまざまな連携テンプレートが用意されています。
例えば「ファイルの自動アップロード」や「Dropboxに保存されたファイルを別ツールへ転送」など、幅広い業務シーンで活用できるテンプレートが豊富です。
Dropboxの自動化テンプレートはこちらをご確認ください。
