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「Closeに新しいコンタクトを追加するたびに、関連情報をGoogle ドキュメントに手作業で転記している…」
「顧客ごとの議事録や提案書のテンプレートを作成するのが面倒で、入力ミスも発生しがち…」
このように、CloseとGoogle ドキュメントを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Closeに新しいコンタクトが登録されたタイミングで、必要な情報が記載されたGoogle ドキュメントが自動的に作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、営業活動や顧客とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できる時間を創れるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CloseとGoogle ドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CloseとGoogle ドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。例えば、Closeに新しいコンタ-クトが追加された際に、その情報を基にGoogle ドキュメントを自動で作成したり、特定のドキュメントに情報を追記したりすることが可能になります。
これにより、手作業による時間のロスや入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Closeに新しいコンタクト情報が追加されるたびに、その顧客名や企業名といった情報をGoogle ドキュメントに自動で追記する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動で顧客リストを作成したり、議事録のテンプレートを用意したりする手間を完全に省くことができ</span>、営業担当者は登録後すぐに次のアクションへ移ることが可能になります。
Closeに追加されたコンタクト情報の中から、「特定のタグが付いている」「リードのステータスが"Hot"である」といった条件に合致するものだけを抽出し、Google ドキュメントに情報を追記する、より高度な連携です。
例えば、重要顧客リストを自動で作成したり、特定の顧客向けの提案書テンプレートを自動生成したりできるため、<span class="mark-yellow">優先度の高いリードに対して迅速かつ的確なアプローチが可能となり、機会損失を防ぎます。</span>
それでは、さっそく実際にCloseとGoogle ドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとGoogle ドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Close／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は「CloseにContactが追加されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスからCloseを検索し、アプリをクリックします。
画面の案内に沿って「アカウント名」と「APIキー」を入力し、追加をクリックします。
次にGoogle ドキュメントの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogle ドキュメントと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「New Contact」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定を確認するため、まずはテストを実行してみましょう。
テストが成功したら「次へ」をクリックして進みます。
この後、ドキュメントとの連携で使用するContactの情報を準備していない場合はこのタイミングで用意しておきましょう。
今回は以下のように追加してみました。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら、「取得した値」が表示されます。
問題なければ設定を保存し次へ進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、追加されたContactの情報をGoogle ドキュメントに追加するアクションの設定を進めていきます。
赤枠の「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
この後行うテストで、Closeで追加したContactの情報を追加するGoogle ドキュメントをまだ準備していない場合は、このタイミングで用意しましょう。
今回は以下のドキュメントを使用しました。
用意したGoogle ドキュメントのドキュメントIDを、候補の中から選択します。
候補は、入力欄をクリックすることで表示されます。
追加するテキストは、先ほどCloseのトリガー設定時に取得した値から選択しましょう。
「ID」などの項目名は固定値で設定して大丈夫です。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、以下のようにCloseのContact情報がGoogle ドキュメントに追加されます。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回ご紹介した連携以外でも、CloseやGoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新規リードが登録されたら、チャットツールへ自動通知したり、ドキュメントツールに追加したりできます。
また、オンラインフォームやデータベースに登録されたデータを、顧客管理ツールへ自動で連携することが可能です。
これにより、面倒な手動作業や入力ミスを防ぎ、営業活動を効率化します。
カスタマーサポートツールやカレンダーに追加された情報をトリガーに、ドキュメントの自動作成を実現。
さらに、チャットツールの内容をAIで要約して追加したり、受信した画像からテキストを抽出して記録したりすることも可能です。
これにより、手動での情報転記や議事録作成の手間を削減し、ナレッジの一元管理を促進できそうです。
CloseとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や、議事録・提案書テンプレートの作成といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべき営業戦略の立案や顧客との対話といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクト追加以外の操作をきっかけにできますか？
A：はい、できます。
その他のトリガーは、下記のページから確認してください。
Q：Closeで独自に設定した項目（カスタムフィールド）も連携できますか？
A：はい、可能です。
「文末にドキュメントを追加する」アクションで、追加するテキストの設定時に任意の項目を選んでください。
取得した値の中に追加したい項目がない場合、取得する値の追加をおこなうことで選択できるようになります。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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