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「クラウドサインで雇用契約が完了したけど、その情報をfreee人事労務に手入力するのが面倒…」
「従業員情報を転記する際に、名前や入社日を間違えてしまわないか心配…」
このように、クラウドサインとfreee人事労務を利用していると、二重入力の手間やヒューマンエラーのリスクに課題を感じることも多いのではないでしょうか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">クラウドサインで締結された契約情報を基に、freee人事労務の従業員情報が自動で登録される仕組み</span>です。
この仕組みを構築することで、これらの煩わしい手作業から解放され、より重要な採用戦略や労務管理といったコア業務に集中できる貴重な時間が増えます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でも気軽に実践できます。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートにしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">クラウドサインとfreee人事労務を連携し、様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
クラウドサインとfreee人事労務のAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新を自動化できます。これにより、<span class="mark-yellow">入社手続きの迅速化やデータ入力ミスの防止といった効果が期待でき、</span>人事労務担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
Yoomのアカウント登録後すぐにテンプレートを試せるので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
クラウドサインで雇用契約の締結が完了したタイミングで、契約情報に含まれる氏名や入社日などを自動で取得し、freee人事労務に従業員情報として登録することができます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">契約完了から従業員マスタへの登録までの一連の流れがシームレスにつながり、手作業によるタイムラグや入力ミスの削減</span>に役立ちますよ！
採用候補者が入力したフォーム情報をトリガーとして、クラウドサインで雇用契約書を自動作成・送付し、同時にfreee人事労務に従業員情報を仮登録することも可能です。
この連携により、<span class="mark-yellow">候補者情報の取得から契約、従業員登録までの一連の採用・入社プロセスを一気通貫で自動化</span>できるため、人事担当者の手作業を大幅に削減し、コア業務に集中できる環境整備をサポートします。
それでは、実際にクラウドサインとfreee人事労務を連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的な操作のみで業務自動化フローを構築できる、ノーコードツールYoomを使って連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にクラウドサインと入力し、表示される候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「追加」をクリックして連携完了です！
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください。
先ほど同様に検索窓にfreee人事労務と入力し、表示される候補からアプリを選択します。
「アプリ連携の開始」と表示されたら下までスクロールし、「許可する」を押したら連携完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
※クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否など、機能ごとの制限があるのでご注意ください。詳細は以下をご覧ください。https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
最初の設定です！
まずは、クラウドサインで書類の締結が完了した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであるかどうかを確認してください。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されています。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押しましょう。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら動作チェックのために、テストを行います。
クラウドサインで、テスト用書類の締結を完了させて「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、締結が完了した書類の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
（実際の設定では、下図の各項目に具体的な値が反映されています。）
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、分岐条件の設定を行います。
ここでは、締結完了となった書類が「雇用契約」である場合に、後続のアクションに進むように設定していきます！
締結完了となった書類が「雇用契約」以外の場合は、ここでフローが一旦終了になります。分岐条件の設定は自由にカスタマイズできるので、活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ここでの設定はテンプレートを使用しているためデフォルトで完了していますが、フローを使用する業務の内容に合わせ、分岐する条件として指定する値を自由に設定してください！
設定完了後は「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、クラウドサインで締結が完了された書類に、添付されているファイルのリストを取得する設定です。
タイトルは自由に変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
「書類ID」はステップ3で取得したアウトプットを使って、下図のように設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、書類の添付ファイルの情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後は「保存する」を押して、次のステップに進んでくださいね！
続いて、ステップ5で取得したファイルのリストから、ファイル情報の詳細を取得する設定を行います。
「書類の添付ファイルを取得」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3・5と同じアカウントであることを確認してくださいね！
アクションは変更せず、「次へ」を押します。
次に、API接続設定を下記のように行いましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、書類の添付ファイルが「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ6で取得したファイルから、OCRを使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】契約書（12,000文字以内）を読み取る（15タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ファイルからテキストデータが正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
最後に、freee人事労務に従業員情報を登録する設定を行います。
「従業員の作成」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであるかどうかを確認しましょう。アクションは「従業員の作成」のままにして、「次へ」を押します。
次に、API接続設定をしていきましょう！
「事業所ID」は、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、候補から該当のものを選択してください。
「姓」や「入社日」などの各項目は、ステップ7で取得した、締結済み書類から抽出したテキストデータを使って設定します。
下図のようにアウトプットを使って、それぞれに適切な値を設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にfreee人事労務に従業員が作成されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する」フローの作成手順でした！
今回はクラウドサインからfreee人事労務へデータを連携する方法をご紹介しました。
一方で、freee人事労務の情報を基にクラウドサインでアクションを起こしたい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
freee人事労務に新しい従業員情報が登録されたことをトリガーに、その情報を基にしてクラウドサインで雇用契約書などの書類を自動で作成し、対象者へ送付することができます。
これにより、<span class="mark-yellow">従業員マスタへの登録を起点として、必要な契約手続きを漏れなく迅速に開始できる</span>ため、手作業による書類作成・送付の手間や遅延を防ぎ、スムーズな入社手続きをサポートします。
freee人事労務に従業員が登録された際、その従業員の給与方式（月給制、時給制など）を自動で判定し、それぞれの方式に応じた適切な契約書テンプレートをクラウドサインで作成・送付することも可能です。
この条件分岐を含む自動化によって、<span class="mark-yellow">雇用形態ごとに異なる契約書を手動で準備・確認する手間が省け、コンプライアンスを遵守しながら契約業務の正確性と効率を向上</span>することができるでしょう。
多彩なアプリケーションとの連携も柔軟に構築可能。業務に合わせて幅広い組み合わせを取り入れることで、手作業から解放されて作業効率を大きく高められるはずです。
様々な分野や業種に向けた実践例をご用意しているので、新たな業務改善のヒントとして、ぜひ今回紹介する自動化プランをご活用ください。
各種データベースに保存されている情報から書類を作成して、メールアプリで送付するといったフローも実現できます。
特定のプラットフォームを情報源にすることで、入力ミスや二重管理も防げる設計に。日々のメールに埋もれがちな重要な連絡も拾い上げ、書類作成に繋げます。
人事・労務管理の現場では、従業員情報の追加や更新、給与明細データの記録など、手間のかかる作業も多いもの。
ここではデータベースと労務管理クラウドを連携させることで、<span class="mark-yellow">一方で登録した情報がもう一方へも漏れなく伝わる仕組みや、最新の従業員情報を常に反映できるようになる自動転送の活用例を紹介しています。</span>異なる労務管理クラウド間でのデータ移行もスムーズに。
いかがでしたか？クラウドサインとfreee人事労務の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約情報から従業員情報へのデータ転記作業をなくし、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に期待できます。</span>
これにより、人事労務担当者は煩雑な定型業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき採用計画の立案や従業員エンゲージメント向上施策といったコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がりますよ！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。まずは本記事を参考に、クラウドサインとfreee人事労務の連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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