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「eSignatures.ioで契約書を送付したら、関連書類をGoogle Driveに手動で保存している」
「契約ごとにフォルダを作成して管理するのが面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、電子契約サービスとクラウドストレージ間の手作業による連携に、手間や非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">eSignatures.ioで契約書を送付したタイミングで、自動的にGoogle Driveに必要なフォルダを作成する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、書類管理の抜け漏れを防ぎ、より重要な契約内容の確認や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに導入して、日々の業務をぐっと楽にすることが可能です！
Yoomには<span class="mark-yellow">eSignatures.ioとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
eSignatures.ioとGoogle DriveのAPIを連携させれば、契約書の送付といったアクションをきっかけに、Google Drive上でフォルダを作成するなどの操作を自動化できます。
これにより、契約管理に関連する手作業を大幅に削減し、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理体制を構築することが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例を参考に、あなたの業務に活かせるものがないか、ぜひチェックしてみてください！
eSignatures.ioで契約書を送付するたびに、手動でGoogle Driveにクライアント名や契約書名のフォルダを作成する手間を自動化できるため、<span class="mark-yellow">契約書送付後のファイル管理業務を効率化し、フォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎます。
</span>この連携は、eSignatures.ioのアクションをトリガーとして、直接Google Driveの操作を自動実行するシンプルな構成です。
全ての契約書送付ではなく、「特定の契約テンプレート」が使用された場合や「特定のクライアント」への送付時のみフォルダを作成したい、といったより細かいニーズにも対応し、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを整理して管理することで、よりスマートなファイル管理体制を構築できます。</span>
この連携では、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する分岐処理を組み込むことで、より実務に即した柔軟な自動化を実現します。
それでは、さっそく実際にeSignatures.ioとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでeSignatures.ioとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[eSignatures.io]／[Google Drive]
[Yoomとは]
今回は「eSignatures.ioでContract Sendを検知したら、Google Driveでフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスからeSignatures.ioを検索し、アプリをクリックします。
画面の案内に従って、アカウント名とSecret Tokenを入力します。
次にGoogle Driveの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「Contract Send」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
画面の案内に沿って、eSignatures.ioの管理画面で以下のWebhookURLを入力し、Webhookの設定をおこないます。
設定できたら、そのままeSignatures.ioでテストに使用するためにContract Sendをしておきましょう。
すべて完了したらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、「取得した値」が表示されます。
これでトリガー設定は完了なので、設定を保存し次へ進みましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、eSignatures.ioのContract Sendの情報からGoogle Driveにフォルダを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「フォルダを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「フォルダ名」は、Google Driveに作成するフォルダのフォルダ名を設定します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、先ほどのテストで取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「作成先のフォルダID」は新しくフォルダを作成したいフォルダのIDを指定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、作成先のフォルダを選択しましょう。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、以下のように指定したフォルダ内に新しくフォルダが作成されています。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はeSignatures.ioからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからeSignatures.ioへのデータ連携も自動化することが可能です。
例えば、スキャンした契約書PDFをGoogle Driveにアップロードするだけで、契約書作成プロセスを自動化したい場合などは、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveの特定フォルダにスキャンした契約書PDFなどをアップロードするだけで、OCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容を基にeSignatures.ioで契約書を作成するため、<span class="mark-yellow">紙媒体やPDFからの面倒な文字起こしや転記作業が不要になり、契約作成にかかる時間を大幅に短縮します。</span>
特定のフォルダ全体ではなく、「特定の命名規則を持つファイル」が作成された場合など、より細かい条件でトリガーを設定し、OCRによる読み取りとeSignatures.ioでの契約書作成を実行できるため、<span class="mark-yellow">意図しないファイルのアップロードによる誤作動を防ぎ、より正確で信頼性の高い自動化フローを構築できます。</span>
Yoomでは、eSigunatures.ioとGoogle Driveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
eSigunatures.ioとGoogle Driveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
HubSpotで新しい取引が作成されたり、コンタクトが特定の値に更新されたりしたら、eSignatures.ioで契約書を自動作成できます。また、契約書が送信されたらSlackに通知したり、契約が締結されたらGmailに通知をするなど、契約業務と情報共有のプロセスを効率化できます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、YoomDBへ格納できます。
また、OCRで読み取ったPDFデータの内容確認後にYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知することでドキュメントのデータ化と情報共有を効率化できます。
eSignatures.ioとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約書送付後のフォルダ作成やファイル管理といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、契約内容の精査や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：作成するフォルダ名は自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
手動入力と組み合わせることで、幅広くカスタマイズできます。
例えば、「氏名：（←手動入力）○○（←取得値）」と設定することで「氏名：○○」というフォルダが作成されます。
Q：連携処理がエラーになった場合、どうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
Q：契約書「送付時」ではなく「締結完了時」に実行できますか？
A：はい、可能です。
トリガーアクションを「Contract Send」ではなく「Contract Signed」に設定することで締結完了をトリガーにすることができます。
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