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「Freshdeskのチケットが更新された際に、すぐに関係者にGmailで通知したい！」
「問い合わせ対応の状況を共有するために、毎回手動でメールを作成していて手間がかかるし、通知漏れも心配…」
このように、FreshdeskとGmailを日常的に併用する中で、手作業による情報共有に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskでチケットが更新されるたびに、その内容をGmailで関係者に自動通知する仕組み</span>があれば、これらの手間から解放され、情報共有のスピードと正確性が向上するかもしれません。
これにより、顧客対応の質を高め、より重要な課題解決に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報共有業務を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにFreshdeskとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Freshdeskでチケットのステータス更新やコメント追加が行われた際に、その内容をGmailで自動的に通知します。
<span class="mark-yellow">迅速かつ正確な情報共有が可能になり、対応漏れを防ぎより効率的に顧客対応に集中</span>できます。
すべてのチケット更新を通知するのではなく、「緊急度が高い」や「特定の顧客からの問い合わせ」といった特定の条件に合致するチケットが作成された場合にのみ、その内容をGmailで自動的に通知します。
<span class="mark-yellow">不要な通知を削減することで優先度が明確になり、重要な問い合わせへの対応漏れを防ぐ</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にFreshdeskとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでFreshdeskとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Freshdesk／Gmail
[Yoomとは]
今回は、Freshdeskでチケットが更新されたら、Gmailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
1.Freshdeskのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、FreshdeskとYoomを連携してみましょう！
2.GmailとYoomのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してみましょう！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「チケットが更新されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報の項目にはステップ1でマイアプリ連携したFreshdeskのアカウント情報が自動で表示されます。
トリガーアクションは「チケットが更新されたら」のままで次に進みましょう！
まずは事前準備として、Freshdeskで作成済みのチケットを更新しましょう！
更新の内容は、ステータスの変更やメモの追加です。
今回は、テスト用に作成済みのチケットにメモを追加しました！
チケットを更新したら、Yoomの操作画面に戻ります。
Freshdeskでチケットが更新されたあと、トリガーを何分後に起動させるか設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
赤枠内の説明を参考にして、ドメイン名を入力しテストを実行します。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、先ほどFreshdeskで更新したチケットの情報（アウトプット）が表示されます。
「保存する」をクリックして完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ3で更新したチケットの詳細情報を取得する設定を行います。
「チケットを取得」をクリックしてください。
アクションは、「チケットを取得」のまま次へ進みましょう！
ステップ3と同様に、赤枠の説明を参考にしてドメイン名を入力します。
チケットIDは、テンプレートであらかじめ設定されています。
デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を引用してください」のテキストを削除して、テストを実行します。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
最後に、Freshdeskでチケットが更新されたことをGmailで通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
Freshdesk同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailのアカウント情報が自動で表示されます。
赤枠内の説明を参考に、下記を任意で入力します。
Toは複数のアドレスを設定することが可能です！
まずはテスト用に自分のアドレスを入力することをおすすめします！
続いて下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です。
必要な情報を入力し、内容を調整しましょう！
編集欄をクリックし、「「チケットが更新されたら」または「チケットを取得」からFreshdeskで更新したチケットの情報を変数として引用できます！
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
【Tips】
テキストを直接入力した部分は固定値として扱われます。
そのため、毎回変動が必要な情報（件名・チケットIDなど）は取得した値を活用しましょう！
これにより、毎回変動する情報は手動で入力する必要がなく、効率的に連携できます！
Gmailに送信するメッセージの内容が表示されます。
変数が正しく反映されていることを確認し、テストを実行します。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして終了です！
指定したメールアドレスに通知が届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Freshdeskでチケットを更新して、Gmailから通知が届くか確認してみてくださいね！
今回は、FreshdeskからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからFreshdeskへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
特定の条件（件名・本文・送信元アドレスなど）に合致するGmailのみを対象に、その内容に基づいてFreshdeskでチケットを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">重要な案件のチケット起票漏れを防ぎ、不要な情報を省くことで、より迅速で効果的な顧客対応を実現</span>します。
受信したメールの署名などから会社名や担当者名、連絡先などの情報を自動で抽出し、Freshdeskのコンタクトとして新規登録します。
<span class="mark-yellow">顧客情報の管理にかかる手間を大幅に削減し、常に正確なデータベースを維持</span>できるようになります。
今回ご紹介した連携以外でも、FreshdeskやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
チケットが作成・更新された際に、別のカスタマーサポートツールにチケットを作成したり、データベースに行を追加したり、チャットツールに通知したりできます。
また、フォームやメールに登録された情報をトリガーに、コンタクトやチケットを自動で作成・同期することも可能です。
これにより、複数のツールにまたがる顧客対応業務を効率化し、対応漏れや情報共有の遅れを防ぎます。
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、データベースに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
FreshdeskとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット更新の通知や、問い合わせメールからのチケット起票といった業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有やデータ入力といった作業から解放され、顧客対応に集中できる環境が整い、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：Gmail通知の本文はどこまで自由に作れる？
A：Freshdeskで更新されたチケットのID・タイトル・内容・ステータスなど動的な情報を、通知の本文に差し込むことができます！
また、固定テキストを入力することも可能です。
運用イメージに合わせて、通知内容を調整してみてくださいね！
Q：Slackなど他のツールとも組み合わせられる？
A：はい、可能です！
下記のようにフローボットのステップを追加できるため、Gmailだけでなく連携したいアプリに追加・変更することができます！
不要なプロセスを削除したい場合↓
Q：連携が失敗した場合に気づく仕組みはある？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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