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「Geminiで生成したテキストや要約を、毎回手作業でコピーしてBoxに保存している…」
「大量の情報を処理する際に、GeminiとBoxの間で何度も行き来するのが面倒…」
このようにGeminiとBoxを併用する中で、非効率な手作業に時間を取られていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Geminiでの処理結果を自動でBoxの指定フォルダに保存する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、情報の整理や活用といった、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
手作業によるコピー＆ペーストのミスもなくなるため業務の正確性が向上し、チーム全体の生産性を高めることもできるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行える方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GeminiとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
GeminiとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報整理やファイル保存のプロセスを自動化できます。
例えばメールで受け取った問い合わせ内容をGeminiで要約し、その結果をテキストファイルとしてBoxに自動保存する、といったフローをノーコードで構築することが可能です。これにより、情報管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定の条件を満たすメールを受信したことをトリガーとして、そのメール本文や添付ファイルの内容をGeminiが自動で解析・要約し、生成されたテキストをBoxの指定フォルダにファイルとして保存するフローです。
<span class="mark-yellow">問い合わせ管理や情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すことなく整理・蓄積</span>するのに役立つでしょう。この連携は、Gmailなどの外部アプリを起点としたパターンです。
Outlookで特定のメールを受信した際にその内容をGeminiが自動で解析し、結果をBoxにテキストファイルとして保存するフローです。
日常的にOutlookを利用している方が、<span class="mark-yellow">メールベースの業務報告や議事録などを手間なくBoxに集約し、ナレッジ管理を効率化したい</span>場合に最適です。この連携もメール受信をトリガーとするため、手動での対応漏れを防ぎます。
それでは早速、実際にGeminiとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GeminiとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGeminiを検索しましょう。
任意のアカウント名と、こちらから取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックすると連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「緊急」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したGmailのメール本文を、Geminiを使って要約します。
「コンテンツを生成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「コンテンツを生成」のまま「次へ」をクリック。
まずモデルを候補から選択しましょう。
今回は例としてgemini-1.5-flashにしましたが、他のモデルでも問題ありません。
※テストが成功しない場合は、選択したものと別のモデルに変更して再度お試しください。
次にプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使っているため文章および取得した値があらかじめ設定されていますが、実際の業務に合わせて文章を編集しましょう。
※以下のようにGmailの「本文」の取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
システムプロンプトもあらかじめ設定されていますが、必要に応じて編集してください。
システムプロンプトは上記のプロンプトとは異なり、AIの挙動や性格・ルールを内部的に指示するものです。
任意でStop Sequencesも入力できます。
ここで設定したStop Sequenceが出現すると、出力を停止するという設定です。
あとはテキストボックス下部の説明を参考に、各項目を任意で入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。GeminiがGmailのメール本文を要約してくれました！
Gmailの内容やGeminiによる要約結果をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
Gmailから取得した値や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにGmail・Geminiから取得した取得した値を選択すると、メールの内容や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない」をご確認ください。
雛形に沿って、Gmailの内容や要約結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
先ほど発行した書類をBoxにも格納します。
まず、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
今回は例として「情報システム部 資料保管用」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
ファイル名はあらかじめ取得した値にが設定されていますが、固定のテキストを追加するなど必要に応じて編集することも可能です。
テキストボックス下部の説明を参考に、格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
ファイルの添付方法・ファイルは設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ステップ5で発行した書類がBoxのフォルダにも格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する方法でした！
今回はGeminiからBoxへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にBoxからGeminiへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにアップロードされたファイルを起点に、Geminiで様々な情報処理を自動化することができます。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルの内容をGeminiが自動で読み取り、要約や翻訳・情報抽出などを行うフローです。
<span class="mark-yellow">契約書や報告書といった長文ドキュメントの内容を迅速に把握したり、内容を整形して別の場所に保存したりする作業を効率化</span>します。この連携は、AIによるデータ加工処理を含むパターンです。
Boxにアップロードされたファイルのうち、ファイル名や種類など特定の条件に一致するものだけを対象としてGeminiの解析処理を行うフローです。
例えば「報告書」というキーワードが含まれるファイルのみを要約するなど<span class="mark-yellow">処理対象を絞り込むことで、より精度の高い情報整理を自動化したい</span>場合に有効でしょう。条件分岐を含むことで、より柔軟なワークフローを実現します。
Yoomでは、GeminiとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GeminiとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Driveに画像がアップロードされたら、Geminiで内容を解析してSlackやGoogle Chatに通知できます。
また、YouTubeで新しい動画が公開された際にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿したり、GoogleフォームやJotformの回答をGeminiで分析・要約してNotionに追加したり通知したりできます。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxに自動でフォルダを作成できます。
また、Googleフォームから送信されたファイルをBoxにアップロードしたり、BoxにファイルがアップロードされたらGoogle Driveにも格納したりできます。
さらに、画像ファイルがアップロードされたらChatGPTで内容を要約してメールを送付したり、Google Chatに通知したりと、様々なファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
GeminiとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたテキストの生成・コピー・ファイル保存といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は、情報の整理や管理といった定型業務に時間を費やすことなく、分析や企画立案といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Geminiで要約以外の処理もできますか？
A：可能です。翻訳や特定の情報の抽出、感情分析などを行うこともできます。自社のルールや想定した意図に沿った回答になるよう、必要に応じてプロンプトを編集してください。
Q：Gmailに添付されたPDFやWordファイルも解析対象にできますか？
A：YoomのAIオペレーションであるテキスト抽出またはOCR機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからGeminiの解析にかけましょう。詳しくは「テキストからデータを抽出する」の設定方法および「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：メールの差出人やキーワードに応じてBoxの保存先フォルダを変えるなど、もっと複雑な条件で処理を分岐できますか？
A：分岐や進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「FROMが特定のメールアドレスと等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形やフォルダを指定してください。
なお、分岐や進行先の切り替えオペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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