Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
試してみる
「Geminiで生成したテキストや要約を、毎回手作業でコピーしてBoxに保存している…」
このようにGeminiとBoxを併用する中で、非効率な手作業に時間を取られていませんか？
もしGeminiでの処理結果を自動でBoxの指定フォルダに保存する仕組み があれば、こうした定型業務から解放され、情報の整理や活用といった、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
手作業によるコピー＆ペーストのミスもなくなるため業務の正確性が向上し、チーム全体の生産性を高めることもできるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行える方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGeminiとBoxを連携するためのテンプレート が用意されています。
Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
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GeminiとBoxを連携してできること GeminiとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報整理やファイル保存のプロセスを自動化できます。
例えばメールで受け取った問い合わせ内容をGeminiで要約し、その結果をテキストファイルとしてBoxに自動保存する、といったフローをノーコードで構築することが可能です。これにより、情報管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する Gmailで特定の条件を満たすメールを受信したことをトリガーとして、そのメール本文や添付ファイルの内容をGeminiが自動で解析・要約し、生成されたテキストをBoxの指定フォルダにファイルとして保存するフローです。
問い合わせ管理や情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すことなく整理・蓄積 するのに役立つでしょう。この連携は、Gmailなどの外部アプリを起点としたパターンです。
Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
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Outlookでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する Outlookで特定のメールを受信した際にその内容をGeminiが自動で解析し、結果をBoxにテキストファイルとして保存するフローです。
日常的にOutlookを利用している方が、メールベースの業務報告や議事録などを手間なくBoxに集約し、ナレッジ管理を効率化したい 場合に最適です。この連携もメール受信をトリガーとするため、手動での対応漏れを防ぎます。
Outlookでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
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GeminiとBoxの連携フローを作ってみよう それでは早速、実際にGeminiとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gemini ／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回はGmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する フローを作成していきます！
Gmail、Google スプレッドシート、Box、Geminiのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定、Geminiのアクション設定、Boxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
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ステップ1：Gmail、Google スプレッドシート、Box、Geminiのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GeminiとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGeminiを検索しましょう。
任意のアカウント名と、こちら から取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックすると連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する
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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定 「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値 とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Geminiのアクション設定 先ほど取得したGmailのメール本文を、Geminiを使って要約します。
ステップ3と同様、アクションは「コンテンツを生成」のまま「次へ」をクリック。
まずモデルを候補から選択しましょう。
※テストが成功しない場合は、選択したものと別のモデルに変更して再度お試しください。
次にプロンプトを設定します。
※以下のようにGmailの「本文」の取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
システムプロンプトもあらかじめ設定されていますが、必要に応じて編集してください。
任意でStop Sequencesも入力できます。
あとはテキストボックス下部の説明を参考に、各項目を任意で入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。GeminiがGmailのメール本文を要約してくれました！
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定 Gmailの内容やGeminiによる要約結果をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
※「書類を発行する」の設定方法 も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない 」をご確認ください。
雛形に沿って、Gmailの内容や要約結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Boxのアクション設定 先ほど発行した書類をBoxにも格納します。
まず、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
ファイル名はあらかじめ取得した値にが設定されていますが、固定のテキストを追加するなど必要に応じて編集することも可能です。
テキストボックス下部の説明を参考に、格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
ファイルの添付方法・ファイルは設定されている通りでOKなので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ステップ5で発行した書類がBoxのフォルダにも格納されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、Gmailでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する方法 でした！
BoxのデータをGeminiに連携したい場合 今回はGeminiからBoxへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にBoxからGeminiへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルの内容をGeminiが自動で読み取り、要約や翻訳・情報抽出などを行うフローです。
契約書や報告書といった長文ドキュメントの内容を迅速に把握したり、内容を整形して別の場所に保存したりする作業を効率化 します。この連携は、AIによるデータ加工処理を含むパターンです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する
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Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する Boxにアップロードされたファイルのうち、ファイル名や種類など特定の条件に一致するものだけを対象としてGeminiの解析処理を行うフローです。
例えば「報告書」というキーワードが含まれるファイルのみを要約するなど処理対象を絞り込むことで、より精度の高い情報整理を自動化したい 場合に有効でしょう。条件分岐を含むことで、より柔軟なワークフローを実現します。
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する
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GeminiとBoxを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、GeminiとBoxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GeminiとBoxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Geminiを使った便利な自動化例 Google Driveに画像がアップロードされたら、Geminiで内容を解析してSlackやGoogle Chatに通知できます。
また、YouTubeで新しい動画が公開された際にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿したり、GoogleフォームやJotformの回答をGeminiで分析・要約してNotionに追加したり通知したりできます。
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGoogle Chatに通知する
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Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する
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Jotformで回答した内容を、Geminiで要約して通知する
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Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する
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YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿する
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Boxを使った便利な自動化例 JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxに自動でフォルダを作成できます。
また、Googleフォームから送信されたファイルをBoxにアップロードしたり、BoxにファイルがアップロードされたらGoogle Driveにも格納したりできます。
さらに、画像ファイルがアップロードされたらChatGPTで内容を要約してメールを送付したり、Google Chatに通知したりと、様々なファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
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Boxに特定のファイルが追加されたら、Google Driveにも格納する
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JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
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Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
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まとめ GeminiとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたテキストの生成・コピー・ファイル保存といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は、情報の整理や管理といった定型業務に時間を費やすことなく、分析や企画立案といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問 Q：Geminiで要約以外の処理もできますか？
A：可能です。翻訳や特定の情報の抽出、感情分析などを行うこともできます。自社のルールや想定した意図に沿った回答になるよう、必要に応じてプロンプトを編集してください。
Q：Gmailに添付されたPDFファイルも解析対象にできますか？
A：YoomのAIオペレーションであるOCR 機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからGeminiの解析にかけましょう。詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法 をご確認ください。
※ご利用プラン によって、利用できる機能や制限が異なります。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：メールの差出人やキーワードに応じてBoxの保存先フォルダを変えるなど、もっと複雑な条件で処理を分岐できますか？
A：分岐や進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「FROMが特定のメールアドレスと等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形やフォルダを指定してください。
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