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「GitLabで新しいプロジェクトが始まるたびに、関連ファイルを保管するMicrosoft SharePointのフォルダを手作業で作成している…」
「プロジェクト名やIDをコピー＆ペーストしてフォルダ名にしているけど、たまに間違えたり、そもそも作成を忘れたりすることがある…」
このように、GitLabとMicrosoft SharePointを併用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">GitLabでプロジェクトが作成されたタイミングを検知して、自動的にMicrosoft SharePointに指定のフォルダを作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されますよね。
そして、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な開発やプロジェクト管理業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GitLabとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GitLabとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ登録を自動化できます。
例えば、GitLabでのアクションに応じてMicrosoft SharePointにフォルダを作成したり、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行したりと、業務フローに合わせて柔軟な自動化が可能です。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
GitLabで新しいプロジェクトが作成されるたびに、手動でMicrosoft SharePointにドキュメント保管用のフォルダを作成する手間を削減する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防止</span>できます。
この連携は、GitLabのプロジェクト作成をトリガーとしてMicrosoft SharePointに直接フォルダを作成するシンプルな構成のため設定も簡単です。
GitLabで作成される全てのプロジェクトではなく、<span class="mark-yellow">特定の名称が含まれるプロジェクトなどが作成された場合のみ、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成</span>したい場合におすすめです。
フローの途中に分岐処理を挟むことで、不要なフォルダ作成を防げるので、より実用的な自動化を実現し、フォルダの管理負担を軽減できるはずです。
それでは、実際にGitLabとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って設定を進めていくので、プログラミングの知識は一切不要です。
誰でも簡単に設定できるので、ぜひ一緒に試してみてください。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GitLab／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は「GitLabでプロジェクトが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するためのマイアプリ登録を行います。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それでは、今回のフローで使用するGitLabとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法について解説していきます。
GitLabのマイアプリ登録方法
アプリ一覧でGitLabを検索すると、以下の画面が表示されます。
連携したアカウントにサインインしてください。
Yoomにアクセスを許可する画面が表示されるので、内容を確認して、「Authorize Yoom」を選択すると登録完了です。
Microsoft SharePointのマイアプリ登録方法
アプリ一覧画面で、Microsoft SharePointを選択すると、以下の画面が表示されます。
連携するアカウントでサインインすると登録が完了です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yoomでは、簡単に設定できるようにテンプレートが用意されています。
今回は、テンプレートに沿って設定を進めていきますね。
Yoomにログインしたら、下記バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に保存されるので、こちらからいつでも設定が行えます。
ここからフローボットの作成を行います。
まずは、GitLabにプロジェクトが作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
上側の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、テンプレートを利用することで、あらかじめ設定されているため次へ進みましょう。
ここでGitLabに移り、新規のプロジェクトをテスト用に作成してください。
テスト用なので、任意の名前で大丈夫です。
今回は、下記のプロジェクトを作成しました。
プロジェクトを作成したらYoomに戻り、トリガーの起動間隔をプルダウンから設定してください。
設定した時間間隔ごとに1度、GitLabでプロジェクトが作成されたかを確認します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なりますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
設定したら、テストを行いましょう。
テストでは、直近で登録したプロジェクトの情報が取得されます。
また、取得した値にGitLabに作成したプロジェクトの情報が表示されます。
内容を確認してから設定を保存してください。
※取得した値は、フローボットが起動するたびにGitLabに作成したプロジェクトの情報に更新されます。
詳細は、以下をご確認ください。
取得した値（アウトプット）について
GitLabから取得した値を利用して、Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定を行います。
下側の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面は、あらかじめ設定されているので、次へ進みます。
フォルダを作成するための設定を行います。
まず、サイトIDとドライブIDを、上から順に候補から設定してください。
候補には、マイアプリ登録したMicrosoftアカウントで管理するサイトとドライブが表示されます。
親フォルダ名に、プロジェクト用フォルダの作成先の名称を入力します。
その後、親フォルダのアイテムIDが候補に表示されるので選択してください。
候補が表示されない場合は、親フォルダ名を一部のみ入力することで、表示されることがあります。
今回は、以下のフォルダ内にプロジェクト用フォルダを作成します。
最後に、フォルダ名を設定してください。
以下のように取得した値を利用することで、プロジェクトが作成されるたびに、その情報をフォルダ名へ反映できます。
直接入力した値は、固定値となり毎回フォルダ名に反映されるのでご注意ください。
取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
ここまでの設定が完了したら、テストを行いましょう。
テストが成功すると、Microsoft SharePointにフォルダが作成されます。
以下のように、指定した親フォルダ内に、今回作成したプロジェクト名のフォルダが作成されました！
フォルダの作成を確認したら、Yoomに戻り設定を保存してください。
Microsoft SharePointの設定を保存すると、以下の画面が表示されます。
フローボットを今すぐ起動する場合は、「トリガーをON」をクリックしてください。
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面から設定できます。
今回はGitLabからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆方向の連携も自動化できます。
例えば、Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたことをトリガーにGitLabにイシューを作成するといった連携も実現できます。
気になる方は、下記のテンプレートもぜひ活用してみてください。
Microsoft SharePointの特定のフォルダにファイルがアップロードされた際に、<span class="mark-yellow">GitLabにイシューを自動で作成</span>する連携です。
これにより、ファイルのアップロードからタスク起票までの一連の流れがシームレスに繋がり、起票漏れや対応の遅れを防ぐことで、プロジェクトの進行をスムーズにします。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や発注書などの画像やPDFをOCRで読み取り、<span class="mark-yellow">テキスト化された情報をGitLabのイシューに自動で転記</span>する連携です。
手作業によるデータ入力の手間と入力ミスを削減し、バックオフィス業務と開発チーム間の連携を強化できるはずです。
Yoomでは、GitLabとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GitLabとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleスプレッドシートに行が追加されたり、Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したりしたら、GitLabに課題を自動作成できます。また、GitLabのIssueをGitHubに同期したり、Trelloにカードを作成したり、Outlookに通知したりと、開発プロセスや情報共有を効率化できます。
kintoneにレコードが登録されたり、DocuSignでの書類締結が完了したりしたら、Microsoft SharePointに自動でフォルダやファイルを格納できます。また、メールで届いたファイルをSharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知したり、SharePointのファイルをSlackやBoxに同期したりと、ファイル管理と情報連携を効率化できます。
GitLabとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクトフォルダの作成や、ファイル共有に伴うタスク起票といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、開発者は本来注力すべきコア業務に集中できる時間が増え、チーム全体の生産性が向上するはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：プロジェクト作成以外のGitLabのアクションを起点にできますか？
A：はい、できます。
プロジェクトの作成以外にも、イシューの作成などを起点にすることができます。
GitLabで利用できるアクションは、以下をご確認ください。
Q：フォルダ作成後、SlackやMicrosoft Teamsに通知を送ることはできますか？
A：はい、できます。
「+」マークからオペレーションを追加し、通知を送りたいチャットツールの設定をしてください。
例えば、Slackへ通知する場合は、以下の構成になります。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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