Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、見積書や契約書の作成を自動化し、手作業による転記ミスや作業負荷を軽減できます。
Gmail受信をトリガーにYoomがメール内容を抽出し、クラウドサインで素早く書類生成・送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで契約や見積依頼メールを受信し、クラウドサインでの書類作成・送付が手間に感じている営業担当の方
・メール内容を人力でクラウドサインに転記し、転記ミスや作成遅れが発生しやすい総務・法務部門の方
・メール受信から契約書作成までの業務フローを効率化し、リソースをコア業務に集中させたいマネージャー・経営層の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailとクラウドサインを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Gmailで受信した依頼メールを元に、クラウドサインで契約書を作成しているけど、毎回手作業で情報を転記するのが本当に大変…」
このように、Gmailとクラウドサイン間での手作業による情報連携に、時間と手間を感じていませんか？
日々の業務でこれらのSaaSツールを活用していても、データ入力や確認作業に追われ、集中すべき業務に手が回らないという悩みは少なくありません。
もし、Gmailで受信したメールの内容に基づいてクラウドサインで自動的に書類を作成したり、クラウドサインでの契約締結状況をGmailに自動通知する仕組みがあれば、こうした作業の負担から解放され、入力ミスや対応漏れのリスクも軽減できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に手間も時間もかかりません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、見積書や契約書の作成を自動化し、手作業による転記ミスや作業負荷を軽減できます。
Gmail受信をトリガーにYoomがメール内容を抽出し、クラウドサインで素早く書類生成・送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで契約や見積依頼メールを受信し、クラウドサインでの書類作成・送付が手間に感じている営業担当の方
・メール内容を人力でクラウドサインに転記し、転記ミスや作成遅れが発生しやすい総務・法務部門の方
・メール受信から契約書作成までの業務フローを効率化し、リソースをコア業務に集中させたいマネージャー・経営層の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailとクラウドサイン を連携してできること
GmailとクラウドサインのAPIを連携すれば、Gmailのデータをクラウドサインに自動で送信したり、クラウドサインの情報をGmailに通知したりできます。これにより、従来の手作業によるデータ入力や確認にかかっていた時間と手間を減らし、業務の正確性向上につながるでしょう。
以下では、具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
Gmailで特定の条件を満たすメール（件名に「契約依頼」と含まれるメールや、特定の顧客からのメールなど）を受信した際に、そのメール本文や添付ファイルから必要な情報を抽出し、クラウドサインで自動的に契約書類を作成し、送信準備を整えることができます。
この連携によって、手動での書類作成プロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れを防ぎ、契約業務の迅速化を実現します。
この自動化は、受信メールの内容に応じて処理を分岐させたり、必要な情報を抽出してクラウドサインに渡すといった柔軟な設定が可能です。
Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
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■概要
「Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、見積書や契約書の作成を自動化し、手作業による転記ミスや作業負荷を軽減できます。
Gmail受信をトリガーにYoomがメール内容を抽出し、クラウドサインで素早く書類生成・送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで契約や見積依頼メールを受信し、クラウドサインでの書類作成・送付が手間に感じている営業担当の方
・メール内容を人力でクラウドサインに転記し、転記ミスや作成遅れが発生しやすい総務・法務部門の方
・メール受信から契約書作成までの業務フローを効率化し、リソースをコア業務に集中させたいマネージャー・経営層の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
この連携では、Gmailで受信するメールの中から、あらかじめ設定した特定の条件（特定のキーワードを含むメール、特定の送信者からのメール、特定のラベルが付いたメールなど）に合致するメールだけをトリガーとして、クラウドサインで書類を自動作成します。
これにより、対応が必要なメールだけを効率的に処理し、不要な書類作成を防ぐことで、契約業務の精度とスピードをさらに向上させることができます。
特定の条件に基づいて処理を自動化するため、よりきめ細やかな業務フローの構築が可能です。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
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■概要
「Gmailで特定条件のメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」ワークフローは、取引先からの契約依頼メールをトリガーに、契約内容を自動でクラウドサインに登録。
承認から送付までを迅速かつ正確に進め、Gmailとクラウドサインの連携で手入力ミスを軽減します。社内承認の待ち時間を減らして、契約業務のスピードアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで届く契約依頼を手作業で処理していて、入力ミスや抜け漏れが心配な方
・クラウドサインとGmailを連携し、一度の設定で契約書作成から送付まで自動化したい方
・契約業務にかかる時間を短縮し、もっと重要な業務に注力したいチームリーダーや管理者の方
・クラウドサインとGmailの連携を活用して、社内プロセスを標準化したい経営者の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailとクラウドサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとクラウドサインの連携を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailとクラウドサインのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびクラウドサインのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、見積書や契約書の作成を自動化し、手作業による転記ミスや作業負荷を軽減できます。
Gmail受信をトリガーにYoomがメール内容を抽出し、クラウドサインで素早く書類生成・送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで契約や見積依頼メールを受信し、クラウドサインでの書類作成・送付が手間に感じている営業担当の方
・メール内容を人力でクラウドサインに転記し、転記ミスや作成遅れが発生しやすい総務・法務部門の方
・メール受信から契約書作成までの業務フローを効率化し、リソースをコア業務に集中させたいマネージャー・経営層の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:Gmailとクラウドサインのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
3.入力欄にGmailと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
クラウドサインのマイアプリ登録
5.次はクラウドサインをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からクラウドサインをクリックします。
以下の画面で、アカウント名と事前に取得したクライアントIDを入力して、「追加」をクリックします。
マイアプリ登録について、詳しくはこちらをご確認ください！
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する
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■概要
「Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、見積書や契約書の作成を自動化し、手作業による転記ミスや作業負荷を軽減できます。
Gmail受信をトリガーにYoomがメール内容を抽出し、クラウドサインで素早く書類生成・送付します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで契約や見積依頼メールを受信し、クラウドサインでの書類作成・送付が手間に感じている営業担当の方
・メール内容を人力でクラウドサインに転記し、転記ミスや作成遅れが発生しやすい総務・法務部門の方
・メール受信から契約書作成までの業務フローを効率化し、リソースをコア業務に集中させたいマネージャー・経営層の方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Gmailのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので注意してください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.用途に合わせて任意の「キーワード」を入力します。
ここで指定したキーワードに一致したメールを受信した際にフローが起動するようになります。
5.Gmailの画面に移動し、実際にテスト用のメールを送信してください。
今回は以下のようなメールを作成しました。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ4:テキストからデータを抽出する設定
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.アクションを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
テキストを生成した本文から取得するため、アウトプットから「本文」を選択してください。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:クラウドサインで書類を作成する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「書類の作成」のまま「次へ」に進みます。
3.書類タイトルにはGmailの情報をアウトプットとして選択し、任意の内容と組み合わせることが可能です。
用途に合わせて入力しましょう！
4.その他の項目を任意で設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、クラウドサインで書類が作成できていることを確認しましょう！
5.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
クラウドサインのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しました。逆にクラウドサインからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、例えばクラウドサインで書類のステータスが変更された際にGmailで通知を受け取るなど、双方向の自動化によってさらに業務効率を高めることができます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Gmailに通知する
クラウドサインで先方との書類締結が完了したタイミングをトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動的に通知メールを送信することができます。
この連携により、契約締結の状況をリアルタイムに関係者へ共有でき、次のアクションへの移行をスムーズにし、確認漏れを防ぎます。
この自動化は、クラウドサインでのイベント発生をきっかけにGmailへ情報を送るシンプルな構成ですが、通知メールの件名や本文をカスタマイズすることで、より分かりやすい情報伝達が可能です。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Gmailで通知する
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■概要
「クラウドサインで書類の締結が完了したら、Gmailに通知する」ワークフローは、書類の締結情報をトリガーに自動でGmailでメールを送信します。
確認漏れや対応遅れを防ぎ、通知待ちのストレスを解消する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインの契約書締結を見落としがちな総務・法務担当者の方
・Gmailへの通知設定を手動で行っていて手間を感じている方
・報告フローをシンプルにしたいチームリーダーの方
・承認完了後すぐに関係者へメールを飛ばし、対応をスピーディに進めたい方
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したら、Gmailに通知する
クラウドサインで締結が完了した書類の中から、特定の条件（例えば、特定の契約種別、特定の取引先、一定金額以上の契約など）に合致する書類のみを対象として、Gmailで通知メールを自動送信します。
この連携を活用することで、特に重要な契約の進捗状況や完了報告を的確に把握し、関連部署や担当者に必要な情報だけを効率的に伝達できます。
条件分岐を設定することで、よりスマートで無駄のない通知フローを構築できます。
クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したら、Gmailで通知する
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■概要
「クラウドサインで特定条件の書類の締結が完了したら、Gmailに通知する」ワークフローは、契約書の締結を見逃さず、自動でGmailに通知する業務ワークフローです。
契約完了ごとにGmailへアラートを送るので、連絡漏れを防ぎ手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインで契約書を締結後、Gmailへの手動通知が面倒に感じる方
・締結完了を見逃してしまい、社内連絡が遅れがちな営業・法務担当者の方
・複数メンバーに締結情報を効率的に共有したい総務・管理部門の方
・RPAやAPIを活用して業務ワークフローを構築してみたいシステム企画担当の方
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailやクラウドサインを活用したその他の自動化テンプレート
Gmailやクラウドサインを活用すれば、メール処理や契約業務の手間を減らし、作業の抜け漏れを防ぐことができます。
日々のルーティンを自動化することで、チーム全体の生産性向上にもつながるはずです。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailで受け取った情報をもとに、他のツールへの連携や通知が自動で進むように設定できます。
フォーム連携やラベル付けをトリガーにすれば、整理整頓やタスク管理の負担もぐっと軽くなります。
Gmailで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する
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■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する」フローは、受信メールの内容を自動的にNotionに整理し、業務ワークフローをスムーズに進行させるものです。
メール管理にかかる時間や手間を軽減し、重要な情報を効率的に一元管理できます。
Yoomを活用することで、GmailとNotionの連携が簡単に実現し、業務の自動化がさらに進みます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Notionを活用して情報を整理したいが、手動での入力が負担に感じている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいチームリーダーの方
・メール内容を体系的に記録し、後で簡単に参照したいプロジェクト管理者の方
・Yoomを利用して業務ワークフローの効率化を図りたい企業の方
・情報の一元管理を目指し、Notionでのテンプレートページ作成を自動化したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
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Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する
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■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する」フローは、メール管理とデータ入力の手間を軽減する業務ワークフローです。
Gmailで指定したラベルが付いたメールを自動的にkintoneに転記することで、重要な情報を手作業で入力する必要がなくなります。
情報の一元管理が可能となり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、ラベルでメールを分類している方
・kintoneを活用して業務データを一元管理したいと考えているビジネスユーザー
・メールの内容をkintoneに自動的に記録し、情報整理を効率化したいチームリーダー
・手動でのデータ転記に時間を取られており、業務効率化を図りたいIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて使用しており、データ連携の自動化を目指している経営者
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する」ワークフローは、収集したデータを自動的にNotionに整理・保存する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた情報を手作業でNotionに入力する手間を省き、効率的にデータ管理を行いたい場合に役立ちます。
YoomのAPI連携機能を活用し、スムーズなデータ移行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをNotionで管理したい方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・業務ワークフローの自動化を通じて、効率化を図りたい企業担当者
・Notionを活用して情報整理を行うが、データ連携に課題を感じている方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クラウドサインを使った便利な自動化例
クラウドサインを使った契約書の送付や作成作業も、テンプレートを使えば効率よく進められます。
入力や送信の手間が減ることで、確認作業の時間を別の業務に充てやすくなるでしょう。
Yoomデータベースから書類を作成し、クラウドサインで送付
試してみる
Yoomのデータベースから書類を作成し、その書類をクラウドサインで送付します。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Googleドキュメントの雛形をもとに契約書を作成し、クラウドサインで契約書を送付します。
まとめ
この記事では、Gmailとクラウドサインを自動で連携し、契約関連業務の手間を減らす具体的な方法をご紹介しました。
メール内容をもとに契約書を自動生成したり、契約完了をGmailに通知したりする仕組みがあれば、これまでの情報転記や確認作業の負担をぐっと減らせます。
こうした自動化を取り入れることで、担当者は細かな作業から解放され、より重要な業務や顧客対応に集中できるようになります。
ノーコード自動化ツール「Yoom」なら、プログラミングの知識がなくてもすぐに始められます。
Gmailやクラウドサインをはじめ、さまざまなサービスと連携できるので、まずは気軽に無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体感してみてください！
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