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「Google Driveにアップロードした議事録のテキストを、Confluenceの関連ページに手作業でコピー＆ペーストしている…」
「ファイルの内容を転記する作業が面倒だし、情報の更新漏れや入力ミスが発生して困っている…」
このように、Google DriveとConfluence間での手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取りConfluenceにページとして作成する仕組み</span>があれば、ヒューマンエラーを減らし、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとConfluenceのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたファイル内容の転記や情報共有のプロセスを自動化できます。
この連携により、手作業による手間やミスを削減し、チーム全体の生産性を向上させることが可能になるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに請求書や議事録などのファイルが格納されたタイミングで、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容を基にConfluenceに新しいページを作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業での面倒なテキスト抽出や転記作業が不要になり、情報のスピーディーな共有とドキュメント管理の効率化を実現</span>するでしょう。
ファイル名に「議事録」といった特定のキーワードが含まれるファイルがGoogle Driveに格納された場合のみ、OCRでテキストを抽出しConfluenceにページを作成する、といった条件分岐を含む自動化も可能です。
<span class="mark-yellow">必要な情報だけを対象に自動化を実行できるため、意図しないページの作成を防ぎ、より的確な情報共有を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとConfluenceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Confluence
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認し、「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
Confluenceのマイアプリ連携
下記ナビを確認しながら、Confluenceのマイアプリ連携をしてみましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まず事前準備として、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納してください。
今回は例として「テスト」フォルダを作成し、会議議事録のPDFファイルをアップロードしました。
このフォルダにファイルがアップロードされたら、トリガーが起動するよう設定していきます！
なお、アップロードした書類の内容は下記の通りです。
この後のステップでは、ここに記載された文字を読み取る設定を行います。
架空の情報で構いませんので、文字が記載された書類をアップロードするようにしてくださいね。
※YoomのOCR機能では、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
Google Driveの準備ができたらYoomの設定画面に戻り、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルは任意で分かりやすいものに変更してOKです。
また、連携するアカウント情報は、トリガーとしたいアカウントが設定されているか確認してください。
トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずはトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
続いて、「フォルダID」の入力欄をクリックして表示された候補から選択しましょう。
ここでは、先ほど作成した「テスト」フォルダにファイルが作成された時にフローボットが起動するように設定しました！
なお、この候補は前のページで選択したアカウント情報に紐づいて表示されます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、「取得した値」にGoogle Driveの情報が反映されます。
この値は次のステップで活用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、ページ最下部の「保存」を選択しましょう。
ここでは、先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
下記赤枠の「ファイルをダウンロード」をクリック。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下をチェックしてみましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、ファイルIDの設定をしましょう。
デフォルトでファイルIDが入力されているので、そのままで大丈夫です。
もし削除してしまった場合は、入力欄をクリックして表示される「取得した値」よりファイルIDを選択してくださいね。
設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、下記のようなダウンロードボタンが表示されるので、こちらからファイルの内容を確認してみましょう。
前のステップでアップロードした書類がダウンロードできていればOKです！
最後に、「保存」を押して進みましょう。
続いて、先ほどダウンロードしたファイルから、テキストを抽出する設定をします。
赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
下記ヘルプページも併せてご参照ください。
下記のような画面になるので、まずはタイトルを任意で変更してください。
続いて、アクションはプルダウンから変更することができます。
アップロードした書類の文字数と、ご利用いただいているプランを考慮しながら、選択してください。
※記載されたタスク数だけタスクが消費されます。ご利用プランによって使用できるタスク数が異なりますので注意しましょう。
YoomのOCR機能では、アクションに記載された規定文字数を超えるデータは正しく読み取れない場合があります。文字数には余裕を持ってご利用ください。
設定したら、「次へ」をクリック。
続いて、詳細設定に入ります。
「ファイルの添付方法」はあらかじめ設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」もデフォルトで設定されていますが、アップロードした書類に合わせて編集・追加してください。
任意で「使用するAI」を変更しましょう。
各AIの違いについては下記リンクをご覧ください。
最後に、「言語」を選択しましょう。
アップロードした書類の言語に合わせて選んでください。
設定が完了したら、「テスト」をしましょう。
アップロードしたファイルから、指示した項目通りテキストが抽出できていればOKです！
ページ下部の「保存」をクリックするのを忘れないでくださいね。
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Confluenceでページを新しく作成する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
このように、取得した値を活用することで、Google Driveにファイルがアップロードされるたびに、異なるフォルダ名をConfluenceに動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、同じ名前のフォルダが常に作成されてしまうので、その点にはご注意ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので確認してください。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はGoogle DriveからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Confluenceで新しいプロジェクトページなどが作成されたタイミングをトリガーとして、関連資料を保管するためのGoogle Driveフォルダを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成の手間を省き、プロジェクト開始時のセットアップを迅速化</span>し、情報の格納場所を統一することで管理を効率化できるでしょう。
Confluenceで「重要」や「新規プロジェクト」といった特定のラベルが付いたページが作成された場合のみ、Google Driveにフォルダを自動作成することも可能です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを自動で生成し、Google Drive内が乱雑になるのを防ぎながら、効率的なファイル管理を実現</span>できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやConfluenceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイル・フォルダが作成されたら、OCRでテキスト抽出し、ノーコードDBへデータ連携やチャットツールへ通知します。
また、外部システムのイベントをトリガーにストレージへ契約書ファイルやフォルダを自動作成。Web会議録画から議事録を生成AIで作成し保存も可能。
手動でのファイル操作がなくなり、業務効率が向上します。
ページが作成されたら、チャットツールに通知したりタスクを自動作成します。
また、従業員情報システムでの登録をトリガーに自動招待。
さらに、他ツールからの情報をトリガーにページを自動作成します。
手動での転記がなくなり、チーム間の情報連携とナレッジ蓄積の効率が向上します。
Google DriveとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイル内容の転記や情報共有にかかる時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべき創造的なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取れるファイル形式や条件は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるために、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見えるファイルを使用しましょう。
Q：既存のConfluenceページを更新できますか？
A：はい、できます。
Confluenceのアクションを「ページを更新」に変更することで可能です。
アクションの設定について確認したい場合は、下記リンクをご確認ください。
その他のConfluenceで利用できるアクションは、こちらをチェックしてみてくださいね。
Q：この連携で消費するタスク数と料金の目安は？
A：Google DriveとConfluenceはフリープランから利用できるアプリです。
この連携の場合、1回の起動で
の計7タスクを消費します。
つまり、フリープランであれば最大で14回までページを作成することができます。
もし、それ以上のページ作成が見込まれる場合は、有料プランのご利用を検討いただくのがおすすめです。
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