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「Google DriveとGmailを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Google Driveにアップロードしたファイルを都度Gmailで送付する作業が手間で、たまに送り忘れてしまう…」
このように、日常的に利用するツール間の手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルがアップロードされた際に自動でGmailのメールを作成し、関係者に送付する仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。
ファイル共有の漏れや遅延といったミスを防ぎ、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGmailのAPIを連携させることで、手作業で行っていたファイル共有や通知のプロセスを自動化することが可能です。
これにより、ファイルのアップロードから関係者への通知までがシームレスに行われ、業務のスピードと正確性が向上するでしょう。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle DriveとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
特定のGoogle Driveフォルダにファイルがアップロードされるたびに手動でメールを作成して関係者に共有する作業は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴いますよね。
この連携では、ファイルのアップロードをトリガーとしてGmailから自動通知メールが送信されます。<span class="mark-yellow">共有の手間を削減し、迅速かつ確実な情報伝達を実現</span>しましょう。
請求書や申込書などの書類をGoogle Driveにアップロードした後、その内容を確認して手入力でメールを作成する作業は非効率的です。
この連携ではアップロードされたファイル内のテキストをOCR機能で自動的に読み取り、その情報をもとにメール本文を生成して送信します。<span class="mark-yellow">
データ入力の手間と入力ミスを削減し、請求処理や顧客対応などの業務を効率化</span>するのに役立つでしょう。
それでは早速、実際にGoogle DriveとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogle Driveを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。
同様にGmailを検索してください。Google Driveと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveの特定フォルダにファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「請求書」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
※以下のようにGoogle Driveの「ファイルID」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存します。
ファイルがダウンロードされ、「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたファイルをGmailで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Google Driveから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
添付ファイルの欄も、ダウンロードしたファイルが既に設定されています。
メール内容の設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したGmailアドレスから、Google Driveのファイルが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する方法でした！
今回はGoogle DriveからGmailへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGmailからGoogle Driveへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
取引先から日々送られてくる請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードしてGoogle Driveの指定フォルダに保存する作業は、手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクもありますよね。
この連携を活用すれば、特定の条件に合致するメールを受信した際に添付ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされます。<span class="mark-yellow">重要なファイルの保存漏れを防ぎ、書類の一元管理を効率化</span>できるでしょう。
メールで受信した添付ファイルを保存する際、後から検索しやすいように「取引先名_日付_書類名」といったルールで手動でファイル名を変更する作業は、地味ながらも時間がかかりがちです。
この連携を使えば、受信日や送信元などの情報にもとづいてファイル名を自動でリネームしてからGoogle Driveに保存できます。<span class="mark-yellow">命名規則を統一してファイル管理を標準化し、後の検索性を向上</span>させるのに役立ちます。
Yoomでは、Google DriveとGmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google DriveとGmailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Driveに格納されたPDFや画像ファイルをOCRで読み取り、YoomDBやGoogleスプレッドシートに追加できます。さらに、その旨をLINE WORKS、Slack、Google Chatなどに通知することで、情報共有を自動化できます。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら見積書を自動発行してGmailで送信したり、Zoomのミーティング終了後に議事録を作成して送信したりと、書類の作成・送信業務を自動化できます。
Google DriveとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの共有連絡や、受信した添付ファイルの保存作業といった定型業務をなくし、それに伴うヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はファイル管理に関する細かな作業から解放され、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められるようになりますね。
その結果、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローとして構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：特定のファイル名や拡張子で絞り込めますか？
A：以下の手順で可能です。
Q：OCRで読み取ったデータをメールに記載することもできますか？
A：チームプラン・サクセスプランで可能です(ご利用プランについてはこちら)。以下のように設定してください。
Q：チームで使う共有ドライブでも設定できますか？
A：可能です。普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
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