Google Driveに追加されたファイルを自動でGmailで送信する方法

現代のビジネスシーンでは様々なツールを複数用いて仕事をするのは当たり前ですよね。
ということは、Google Driveにファイルをアップロードして、Gmailでメッセージを送信して…と、アプリ同士を行き来するシチュエーションも必然的に増えます。
ひとつずつは大きなタスクではないものの、これを何度も繰り返すと総時間数は膨大になるかも...。
となれば、Google DriveとGmailを連携して、少しでも業務フローを簡単にしてみましょう！
今回は、Google Driveに新規でファイルやフォルダ作成→自動でファイルダウンロード→承認を依頼→そのファイルをGmailで送信する、というフローを自動化します。
この業務フローが自動化できれば、経理や人事の「承認が必要な書類をやり取りする業務」に革命が起きるかも？

とにかく早く試したい方へ‍

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。

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Google DriveとGmailを連携してできること

Google DriveとGmailのAPIを連携させれば、手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！

Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。

Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。

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Google Driveの特定フォルダ内にファイルが追加されたら、Gmailで通知する

特定のプロジェクトフォルダや請求書保管フォルダなど、指定したGoogle Driveのフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、関係者へ自動で通知メールを送信するフローです。担当者が手動で通知する手間を省き、情報共有の漏れや遅延を未然に防ぐことができるため、チーム全体の連携がよりスムーズになるでしょう。

Google Driveの特定フォルダ内にファイルが追加されたら、Gmailで通知する

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■概要
Google Driveの特定のフォルダにファイルが追加されるたび、関係者に連絡するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手動での通知は、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、GmailとGoogle Driveを連携させ、ファイル追加を検知して自動で通知メールを送信します。これにより、関係者への迅速な情報共有が実現し、業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル共有が多く、関係者への連絡を自動化したい方
・Gmailを使った手動での通知作業に、時間や手間がかかっていると感じている方
・Google DriveとGmailの連携で、迅速な情報共有体制を構築したいチームの方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
通知から迅速にファイルを確認でき、業務の効率化を図ることができます。

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する

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Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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Google DriveとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail

[Yoomとは]

マイアプリ設定

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Google Driveの連携

検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。

「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！

Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！

YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。

Gmailの連携

以下の手順をご参照ください。

マイアプリ登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。次からフローボットの設定にはいります。

Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する

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Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。

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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！

Google Driveのトリガー設定

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック！
Google Driveアイコンの「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する」を押しましょう。

Google Driveのロゴの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択というページに移動します。
Yoomで作成しているテンプレートを使用しているため、必要な情報はあらかじめ入力されている状態なので、次へをクリックしましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。

• ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定が完了したら、テストをクリック！
青く「テスト成功」と表示されたら保存を押します。
Google Driveのトリガーの設定はこれにて完了です。次に参りましょう！

ファイルのダウンロード

Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック！

先ほどに同じく必要な項目は埋まっているので、次へを押します。

次のページに関しても既に必要な内容は入力済みです。
テンプレートを使用するとこんなに簡単にフローボットが作成できるので、本当に便利です…！
こちらも「テスト」を押してください。

青く「テスト成功」と表示されたら保存でOK。

承認を依頼する

続いて、親指でGoodマークをしているアイコンの「承認を依頼する」をクリック。

この設定に関しても既に入力してあります…！
認証内容の詳細に書かれている文章を変更したい場合は、任意のものに変更してOKです。
また、承認者を変更したい場合もチェンジしましょう。
詳細については以下ページをご確認ください。

• 「承認を依頼する」の設定方法

問題なければこのまま保存しましょう！サクサク進みますね！

Gmailの設定

最後にGmailの設定をしましょう。
Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。

メールの設定というページに移行したら、必須項目を埋めていきましょう。
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて適宜設定してください。

「件名」は、フローを活用する業務内容に合わせて自由に設定します。
「本文」は記入されていますが、先ほどと同じく任意の内容に変更してOKです！
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

メールのテスト画面が表示されるため、問題なければ「テスト」を押してください。
成功したらフローボットの作成は終了です。

トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。
最後に「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！

GmailのデータをGoogle Driveに連携したい場合

今回はGoogle DriveからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
Yoomでは、そうした逆方向の連携も簡単に自動化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する

Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類の情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でGoogle Driveに格納するため、こうした課題を円滑に解消します。

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。

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Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでの自動化を導入することで、見積書作成やCSV変換、フォルダ自動生成、外部サービスへのデータ追加など、日常業務の削減できます。
バックオフィスから現場部門まで、ファイル管理や情報連携を効率化したいチームに特に有効です！

Google Driveで新しくフォルダが作成されたら、Slackに通知する

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■概要
「Google Driveで新しくフォルダが作成されたら、Slackに通知する」ワークフローは、ファイル管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Google Driveで新しいフォルダが作成されるたびに、自動的にSlackに通知が届くため、チームメンバー全員が最新のフォルダ構成をスムーズに把握できます。
これにより、情報共有の遅れや認識のズレを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に利用し、フォルダ管理を効率化したい方
・チーム内での情報共有を円滑に進めたいプロジェクトリーダー
・Slackを活用しているが、通知の自動化を図りたいユーザー
・Yoomを使って業務ワークフローを最適化したいビジネスパーソン
・手動でのフォルダ通知に時間を取られている事務担当者
・フォルダ作成時の情報共有漏れを防ぎたい企業の管理者

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveにファイルが格納されたら、SPIRALに追加する

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、SPIRALに追加する」ワークフローは、日々の情報連携をサポートします。
指定フォルダにファイルが追加されると、手作業なしでSPIRALに自動登録されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して社内外のファイル管理を行っている方
・Google Driveにアップロードされたファイル情報を、スピーディにSPIRALに反映させたい方
・手動でファイルの情報を転記する作業に時間がかかっていると感じている方
・SPIRAL上での顧客情報や申請データの管理を効率化したい方
・日常的にSPIRALを利用し、多数のファイルデータ登録が発生している方

■注意事項
・Google Drive、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知する

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Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

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Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とユーザー登録のプロセスを自動化します。これにより、手間のかかるデータ入力作業を効率化し、正確な情報管理を実現します。Google Workspace ドライブと連携し、業務のスムーズな運営をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・新規ユーザーの登録作業を自動化して、管理業務を軽減したいIT担当者
・OCR技術を活用して、紙ベースのデータをデジタル化したいビジネスオーナー
・Google スプレッドシートを使用してデータを一元管理したいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化により、作業の正確性を向上させたい企業

■注意事項
・Google Drive、Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知

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■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、Google Driveへのファイルアップロードが自動で処理されます。
OCRで読み取った情報がGoogle Chatに通知され、情報共有が効率化されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・文書管理や情報共有をGoogle Driveで行っている方
・ファイルがアップロードされたタイミングで迅速に内容を確認したい方
・OCR（光学文字認識）技術を利用して画像やスキャンデータから文字情報を抜き出したい方
・Google Chatを社内コミュニケーションツールとして利用している方
・ファイルに関する情報をスピーディにチームメンバーと共有したいと考えている方
・手動で確認する手間を省きたいと感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Googleフォームで受け取ったCSVをBOM付きに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
「Googleフォームで受け取ったCSVをBOM付きに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、CSVファイルの文字コード変換作業を自動化できます。
手動でファイルを編集することなく、Google Driveへの保存まで完了します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートやデータ収集を行っている方
・収集した回答データをCSVで出力し、他のシステムやツールで活用したいと考えている方
・CSVファイルをMicrosoft Excelで正しく開くためにBOM付きの形式への変換が必要な方
・日々たくさんの回答データを扱っており、手動での変換や整理作業に手間を感じている方
・入力データの変換ミスや作業漏れを防いで、スピーディにデータ利用を進めたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する

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■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する」ワークフローは、見積書作成のプロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Googleフォームのデータを基に自動で見積書を作成します。作成された見積書はGoogle Driveに自動保存されるため、データ管理もスムーズに行えます。
これにより、手動での作業時間を削減し、ミスを防ぐことができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に時間がかかっている営業担当者の方
・GoogleフォームとGoogle Driveを活用して業務を管理している方
・手動での見積書作成にミスが多発しているチームリーダーの方
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率を向上させたい経営者の方
・見積書作成ツールを導入して、より迅速な対応を目指している企業の方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する

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■概要
「Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する」フローは、SalesforceとGoogle Driveの連携を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Salesforceにアップロードされたファイルを自動的にGoogle Driveに保存することで、手動での転送作業を削減し、ファイル管理の効率化を実現します。
これにより、データの一元管理が可能となり、業務の生産性向上に繋がります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogle Driveを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られている営業・マーケティング担当者の方
・データ管理を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイルのバックアップや共有を簡単に行いたいチームリーダーの方

■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Slackに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する

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■概要
「Slackに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルの整理と管理を効率化するための自動化プロセスです。
このワークフローを活用すれば、Slackに送信されたファイルが自動的にGoogle Driveにアップロードされ、管理用ドキュメントも自動で更新されます。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、チームの生産性を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Driveを日常的に使用しているチームリーダーの方
・ファイル管理に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・ドキュメントの自動更新を通じて情報共有をスムーズにしたい管理者の方
・手動でのファイル整理に煩わしさを感じているビジネスパーソン

■注意事項
・Slack、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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メールに添付されたファイルをGoogleDriveに格納

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特定条件のメールに添付されたファイルをGoogleDriveの指定のフォルダにアップロードします。

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受領書データをAIで自動で読み取りGoogleスプレッドシートにデータ転記・GoogleDriveにファイル格納

試してみる

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受領書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取り情報の確認依頼を経て、Googleスプレッドシートに格納、Slackに通知します。

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Gmailを活用した自動化例

Gmailでの自動化を導入することで、人事・総務まわりのオペレーションを自動化することで、フォーム回答から契約書作成・メール送付・スケジュール登録まで一連の業務をスムーズに進められます。

kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する

試してみる

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■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。

■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw

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メールに記載されたミーティング予約の内容から特定の文字列を抽出して、Googleスプレッドシートに追加後、Googleカレンダーに追加および入室URLを返信する

試してみる

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■概要
・会社指定のフォームなどから回答された内容がメールに届いたらそれを元にフローボットを起動させ、自動でカレンダー予約するフローです。
・メール内の特定の文字列をAIを用いて抽出して、Googleスプレッドシートへの情報追加および発行したURLの自動返信を一貫して実施できます。

■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

■実際に関数を設定しているスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1R3J9RioMYRQvRJEhyaYcUo4y5QKCOVC9C-O6Y5JYWnA/edit#gid=0

■実際にデータ蓄積用で使用しているスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1p65oZr-TzVflzyjfUbLxzhBAy31vAmC9fdfIvzDazqM/edit#gid=0

■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下のように設定します。
・受信用のメールアドレス：任意のアドレスを入れます。
・トリガー条件：任意のトリガー条件を設定します。
・実際のメール送付テスト：一度設定した受信用アドレスに対して、今回反映したい文面を再現したテストメールを送付します。
・受信確認：Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。
※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
※以下デモで作成した文面例(実際に受け取る内容に沿ったデモ文章を送ってください)
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中様

この度はサービス紹介ミーティングへのご予約ありがとうございます。
以下の内容で承りました。追ってミーティングルームの詳細を共有しますので、少々お待ちください。
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会社名：Yoom株式会社
お名前：田中
メールアドレス：tanaka@yoom.co.jp
ミーティング予定日：2024-04-05
ミーティング開始時間：15:00
質問内容：料金プランについて
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ーーーーーーーーーーーーーーー

②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換オペレーションを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①のメールトリガーで取得したメール本文を{{本文}}のようにアウトプット項目から埋め込みます。(アウトプットの埋め込み)
・抽出したい項目：①のメール本文内から抽出したい項目を項目名として羅列します。
　→例：会社名,お名前,メールアドレス,ミーティング予定日,ミーティング開始時間,質問内容
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※AIを使ったデータを抽出する操作の詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8680330

③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：セルに値を入力
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。
・値：②のデータ抽出で取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。
※後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。

④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：値を取得する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。
・方向：列方向を選択します。
※この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。

⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：予定を作成
・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）
・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。②のデータ抽出で取得した値を埋め込むことも可能です。
・予定の開始日：②のデータ抽出で取得したミーティング日の日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の開始時間：②のデータ抽出で取得した開始時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了日：②のデータ抽出で取得したミーティング日の日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了時間：④でスプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のように②のデータ抽出で取得した値を埋め込むことも可能です。
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質問内容▼
{{質問内容}}
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⑥＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサーバを選択して以下設定し、保存します。
・To：欄をクリックし、②のデータ抽出で取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のように①や④で取得した値を埋め込むことも可能です。
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{{お名前}}　様

お世話になっております。

先程はミーティングのご予約ありがとうございました。
改めて当日ご入室いただくミーティングURLをお送りいたします。

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・ミーティング日時：{{ミーティング予定日}} {{ミーティング開始時間}}
・当日のミーティングURL：{{Google MeetのURL}}
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当日はお話できることを楽しみにしております。
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■注意事項
・今回使用しているAI機能を使ったデータ抽出はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る

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■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
・フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。

■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/M-gZDyO5dp0

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Yoomデータベースのレコードが新たに作成されたらGmailでメールを送る

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レコードが新たに作成されたら、そのレコード情報を用いてGmail経由でメールを送信します。

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フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、メールを送付する

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プロセス概要

■概要
・フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDF発行しメールを送付します。
・雛形に手入力することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。

■実際にフローボットを起動させたときの動き
https://youtu.be/PHwWyHopLmk

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決まった日時に起動して、特定のアドレスに自動でメールを送る

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■概要
・決まった日時に起動し、チームのメーリングリスト宛など特定のアドレスに自動で固定のメールを送ります。

■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

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フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する

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■概要
・フォームに回答された内容を用いて、予め用意したエクセルの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
・見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。

■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。

■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

■実際に起動させたフローボットのイメージ動画
・https://youtu.be/Ux3-vSwuSro

■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544

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受信メールの内容をYoomデータベースに登録

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特定の条件のメールを受信したら、Yoomデータベースに情報を登録します。

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新入社員情報をフォーム送信したら雇用契約書を作成送付しオフィスステーションに登録

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まとめ

Googleアカウントがあれば誰でも利用できるGoogle DriveとGmailは業務に取り入れやすく、使用方法も直感的なので便利ですよね！
Google Driveは共有も簡単なため、ファイルのやり取りや保存には欠かせないツールと言えるでしょう。
今回紹介したフローは、Gmailで送信する前に「承認を依頼する」というワンアクションがはさんであるため、経理や人事、チームリーダーのGOサインを必要とするファイルの扱いにおいて大変実用価値が高いフローボットになっています。
ぜひ日々の業務にとりいれて、タスクを簡略化していきましょう！ 

よくあるご質問

Q：Gmailの件名や本文に、ファイル名を自動で挿入できますか？

A：

 はい、可能です。
「ファイル名」や「URL」といったGoogle Driveから取得した値は、引用することで変数として設定できます。
メールの内容は自由にカスタマイズ可能なので、ぜひ設定してみてください。