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「Googleフォームで受け付けた申し込み内容を、Googleドキュメントのテンプレートに手作業で転記して書類を作成している…」
「毎回同じような内容のコピー＆ペースト作業に時間がかかり、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、GoogleフォームとGoogleドキュメントを連携させる際の手作業に非効率さや課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Googleフォームに新しい回答が送信された際、その内容を自動でGoogleドキュメントに反映し、書類として生成する仕組み</span>があればこれらの定型業務から解放されますね。その結果、より創造的で重要な業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。日々の繰り返し作業を効率化し、業務の質を向上させたい方はぜひ参考にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとGoogleドキュメントのAPIを組み合わせると、フォームの回答データをもとに定型書類を自動作成できます。
手作業による転記を減らし、正確さとスピードを両立できるため、業務効率化や顧客対応の質向上に役立ちます。
ここでは具体的な自動化の例を紹介します。気になる内容があればチェックしてみてください。
Googleフォームに回答が届いた際、その内容をあらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートに差し込み、新しい書類を自動で作成・発行する流れです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申込書や契約書、報告書などの作成業務を自動化</span>できます。担当者の負担を減らしながら、必要な書類を正確に素早く作成できます。
Googleフォームの回答内容に応じて、特定の選択肢が選ばれた場合やキーワードが含まれていた場合のみ、Googleドキュメントで書類を生成する流れです。
この連携では、<span class="mark-yellow">特定の条件を満たす回答だけを抽出し、必要な書類作成プロセスを自動で開始</span>できます。不要な書類の作成を避けつつ、スムーズな業務進行を支援します。
それでは早速、実際にGoogleフォームとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームの回答内容でGoogleドキュメントで書類を発行するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、マイアプリ連携の流れを動画で確認しましょう。「始める」から吹き出しをクリックしてチェックできます。
ではさっそく、右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索しましょう。Googleフォームと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
今回は例として、セミナーの申込フォームから取得した情報をもとに、申込内容確認書を発行するという想定で進めていきます。
まずテスト用フォームを作成して自分で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。今回は「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目をアウトプットとして追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
Googleフォームの内容をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。先ほど用意したドキュメントのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定の文章や、Googleフォームから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにGoogleフォームから取得したアウトプットを選択すると、フォームの回答内容を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない」をご確認ください。
雛形に沿って、Googleフォームの回答内容を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogleドキュメント)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleフォームの回答内容でGoogleドキュメントで書類を発行する方法でした！
GoogleフォームやGoogleドキュメントを組み合わせると、日常業務の効率化に役立ちます。入力や通知、書類の作成まで自動で進められるので、作業時間を減らして情報整理もしやすくなります。
Googleフォームに入力された内容をほかのツールへ自動で送ることで、転記作業をなくし、ミスの防止にもつながります。さらに、通知やデータ保存を組み合わせれば、日々の定型業務をスムーズに管理できます。
Googleドキュメントを活用すれば、フォーム入力をもとに雇用契約書などの書類を自動生成できます。さらにSlackやTeamsなどのツールに連携することで、作成した書類をチームで共有しやすくなり、業務の流れを整理できます。
GoogleフォームとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は単純な繰り返し作業から解放され、顧客へのフォローアップや企画立案といった本来注力すべきコア業務に集中する理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：生成した書類を自動でメール送信できますか？
A：可能です。Googleドキュメントのアクション設定の下に普段お使いのメールツールの設定を追加し、メール内容の設定で「+ 添付ファイルを追加」から「発行した書類」を添付するよう指定してください。
Q：回答内容によって書類の雛形を変えられますか？
A：進行先の切り替え条件を追加することで可能です。例えばGoogleフォームで問い合わせ種別をラジオボタンで設定していた場合、その選択肢によって進行先を切り替えることができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形を指定してください。
Q：Googleフォームの質問項目を変更したら、設定の修正が必要ですか？
A：フォーム自体を別のものに差し替えた場合は、トリガー設定で新しいフォームIDに修正してください。既存のフォームの項目を変更する(フォームIDに変更がない)場合は修正不要です。
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