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「Googleフォームで受け付けた問い合わせに、一件ずつOutlookで返信している…」
「フォームの回答内容をOutlookの予定表に手作業で登録しており、手間がかかっている…」
このように、GoogleフォームとOutlook間での手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じていませんか？定型的な作業でありながら、入力ミスや対応漏れが許されないため、常に神経を使う業務の一つです。
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、Outlookから自動返信したり、予定として登録する仕組み</span>があれば、手作業による悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の作業にかかる手間や時間を大きく削減することができます。
ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、日々の作業をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた様々な業務を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleフォーム とOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームが送信された瞬間に、回答者のメールアドレス宛にパーソナライズされた確認メールをOutlookから自動で送信します。
<span class="mark-yellow">対応漏れを防ぎつつ、迅速なコミュニケーションで顧客満足度を高める</span>ことができます。
フォームの回答内容を基にAIが最適な一次対応のメール文面を自動で生成し、Outlookから送信までを自動で行います。
<span class="mark-yellow">担当者は返信文作成の負担から解放され、より複雑な問い合わせ対応に集中</span>することができます。
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとOutlookの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
1.Googleフォームのマイアプリ連携
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるので「Googleフォーム」と検索してください。
Googleフォームを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックします。
これでGoogleフォームとYoomの連携完了です！
2.Outlookのマイアプリ連携
Gmailと同じ手順でOutlookを検索し、選択します。
以下の画面が表示されるので、Microsoftアカウントにログインします。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
すでにMicrosoftアカウントにログイン済みの場合は、下記の画面が表示されます。
これでOutlookとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、画像のようにYoom管理画面に表示されます。「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで次に進みましょう！
Googleフォームで回答を受け付けたあと、何分後にこのトリガーを起動させるか設定します。編集欄をクリックしトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択可能です。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
次に対象となるGoogleフォームのフォームIDを入力します。
まだGoogleフォームが準備できていない方は、このタイミングでフォームを作成し、テスト回答を送信しておきましょう！
今回は、セミナー参加希望が届いた際に、回答者にOutlookからメールを送信するという設定で、下記のように準備を整え、自分で回答を送信しました！
※後の動作確認で使用するため、メールアドレスは自分のものを入力することをおすすめします！
青枠の説明を参考に、対象のフォームIDを入力します。入力出来たら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると取得した値の横に、Googleフォームでの回答内容が表示されます。
Googleフォームで、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみなので、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックし、アウトプットを追加しましょう。
※詳しくはこちらとこちらをご参照ください。
valueと書かれている部分がテスト送信したGoogleフォームでの回答です。回答した項すべての「+」を選択し「追加」をクリックします。
追加した項目の「ペンマーク」をクリックします。
下記のように管理しやすい項目名に変更していきます。
今回は、赤枠内の4つの項目を追加し管理しやすい項目名に変更しました！変更が完了したら「保存する」をクリックしてください。
※デフォルトで「会社名」の項目がありますが、同じ名称は使用できないため、「会社名1」などに適宜変更してください。
※不要な項目は削除して問題ありません！
最後に、Outlookでメールを送信する設定を行います。「メールを送信する」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。Outlookと連携するアカウント情報を確認してください。
編集欄をクリックし、「問い合わせが届いたら」から「回答者メールアドレス」を選択します。
cc・Bccを任意で入力します。
件名と本文は自由にカスタマイズできます。
編集欄をクリックし、「問い合わせが届いたら」からGoogleフォームの回答内容を引用できますので、回答者に送信したい内容に合わせて、適宜編集してください。
今回はこのように編集してみました。赤枠内が、Googleフォームの回答内容から引用した箇所です！
参考にしてみてくださいね！編集が完了したら「次へ」をクリックします。
メールの送信内容が表示されます。青枠内がGoogleフォームの回答内容から引用した箇所です。
正しく反映されているか確認してください。問題がなければ、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「保存する」をクリックします。
メールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Googleフォームに回答を送信しOutlookで返信が届くか確認してみてくださいね！
Yoomでは、Googleフォームに対応した多彩な業務自動化をノーコードで簡単に構築できます。
たとえば、顧客から送信された情報をもとに営業資料を自動でOutlookから送付したり、音声ファイルを文字起こししてGoogle スプレッドシートに記録するなど、手間のかかる作業を効率化できます。
さらに、AIを活用してスケジュール調整や購買需要の予測を行うテンプレートもあり、フォームに入力された情報を最大限に活かせます。
情報の集約から活用までを自動化することで、対応のスピードと正確さを大きく向上させることができます。
GoogleフォームとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答の返信や予定登録などの手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は迅速かつ正確に情報を処理でき、対応漏れや入力ミスのリスクを気にすることなく、本来のコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしGoogleフォームやOutlookに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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