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「Googleのツールに保存しているデータを一件ずつ別アプリに手入力するのが大変…」
「業務で多くのGoogleアプリを使用しているけど、定型業務を削減するためにも他アプリとAPI連携をして自動化したい！…けど、難しそう」
このように業務で多くのGoogleツールを使用している場合、API連携を行いデータ連携をスムーズに行いたいと感じる方も多いはずです。
もし、<span class="mark-yellow">Googleツールに追加したデータを自動で他ツールに転記・保存する仕組み</span>を構築できれば、手作業による入力作業などを素早く終わらせることができ、さらにはヒューマンエラーも回避しやすくなります。
これにより、本来注力すべき顧客へのアプローチや分析といったコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定可能です。
Googleツールを業務で使用している方は、API連携による自動化で日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleのAPIを使ってアプリやシステムと連携し業務フローを自動化できるテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、Googleツールに追加したデータを自動で他ツールに転記・保存する仕組みを実現する、具体的なテンプレートでご紹介します。
この連携により、手作業でのデータ入力や保存作業が簡略化でき、入力ミスを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
なお、今回はより具体的な業務例を想定し、GoogleフォームとSalesforceをAPIで連携させるフローをご紹介します。
記事の中でその他の業務具体例もテンプレートで紹介するので、ぜひご覧ください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をSalesforceのリード情報として自動で登録する</span>ことが可能です。
さらにGoogle スプレッドシートにも自動で追加できるため、手作業によるデータ転記の手間と入力ミスをなくし、迅速なリード管理を実現できます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をSalesforceにリード情報として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.検索して、表示されたGoogleフォームのアイコンをクリック
2.Googleにサインイン
画像のようにサインインの確認画面が出てくるので、クリックします。
アカウントの選択画面が出てくるので、使用するアカウントを選択します。
画像のように追加アクセスを求められるので続行をクリックします。
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでAPI連携が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
始めに、Googleフォームに回答がされた時のトリガーを設定していきます。
1.「フォームに回答が送信されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「フォームに回答が送信されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Googleフォームのテスト回答を送信
今回は以下の画像のようなアンケートフォームを用意し、回答を送信しておきました。
なお、テスト用に仮のフォームで問題ありませんが、後の確認するためにも、できるだけ実際の運用に近い形式のフォームを使用して設定を進めることをおすすめします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
まずはトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フォームIDの入力です。注釈を確認しながら設定しましょう。
入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしてください。
テストが成功するとフォームで送信した回答内容がテスト成功画面と取得した値に表示されます。
この取得した値は、SalesforceやGoogleスプレッドシートに共有するデータとして使用します。
なお、設定した設問や回答データが反映されていない場合は、手動で「取得した値」へ追加する必要があります。
SalesforceやGoogle スプレッドシートに転記したいデータが反映されていない場合には、以下を確認して追加しましょう。
続いて、Googleフォームから取得したデータをSalesforceに追加する設定をしていきます。
1.「レコードを追加する」をクリック
2.データベースの連携
タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報が正しいかとアクションが「レコードを追加する」になっていることを確認します。
マイドメインURL・オブジェクトのAPI参照名：注釈を確認しながら、入力していきます
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3.データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値：連携したデータベースの各項目が表示されるため、それぞれの項目に取得した値を紐づけていきましょう。
今回は「姓」「名」「会社名」「メールアドレス」など、フォームで回答があったものを下記画像のように設定しています。
設定方法は「フォームに回答が送信されたら」のプルダウンを開いて、クリックすることで入力可能です！
それぞれの入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとSalesforceのリードに情報が追加されます。
指定した内容が反映されているか確認しておきましょう。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
同様にGoogleスプレッドシートにもGoogleフォームの回答を追加していきます。
1.「レコードを追加する」をクリック
2.使用するGoogleスプレッドシートの準備
今回は以下のようなGoogleスプレッドシートを用意しました。
項目がGoogleフォームの質問に当てはまるようにします。
3.データベースの連携
タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報が正しいかとアクションが「レコードを追加する」になっていることを確認します。
スプレッドシートID：候補から先ほど準備したGoogleスプレッドシートを選択します
スプレッドシートのタブ名：候補から、使用するタブを選択します
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
4.データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値：「会社名」「姓」「名」「メールアドレス」など、フォームで回答があったものを紐づけていきます
ここでも表示されている各項目はSalesforce同様、連携しGoogle スプレッドシートに依存しています。
設定方法も同じく、「フォームに回答がされたら」のプルダウンを開いて、それぞれを選択することで入力可能です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとGoogleスプレッドシートに情報が追加されます。
指定した内容が反映されているか、確認しておきましょう。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
Google APIによる自動化は、ドキュメント作成、スプレッドシート更新、カレンダー連携など、幅広い業務を一元的に処理できます。
例えば、フォーム入力内容をもとにPDF書類を自動生成して送信したり、スプレッドシートの変更に合わせて予定や通知を自動化することが可能です。さらに、OCR処理やアナリティクスレポートの定期取得など、データ活用を効率化できる点も魅力です。
GoogleのAPIを活用した連携により業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業などを簡易化でき、ヒューマンエラーを防ぎながら定型業務をスムーズに終わらせることが可能になります。</span>
これにより、データ入力の負担から解放され、本来注力すべき他のコア業務に集中できる環境が整うかもしれません！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Yoomで連携できるGoogleツールは他に何がありますか？
A：Google スプレッドシート、Google Drive、Googleフォームの他、様々なGoogleツールとの連携が可能です。
連携できるアプリについては下記をご参照ください。
Q：回答内容に特定のデータが含まれている時だけ
A：はい、可能です。Yoomの分岐機能を活用することで実現できます。
例えば以下の場合、回答された会社名に「株式会社」と含まれている場合のみSalesforceとGoogle スプレッドシートに連携されます。
分岐機能について詳しくは下記をご参照ください。
※分岐は有料プランのみで利用可能です。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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