Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方 GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます ■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
「Googleのツールに保存しているデータを一件ずつ別アプリに手入力するのが大変…」
もし、Googleツールに追加したデータを自動で他ツールに転記・保存する仕組み を構築できれば、手作業による入力作業などを素早く終わらせることができ、さらにはヒューマンエラーも回避しやすくなります。
これにより、本来注力すべき顧客へのアプローチや分析といったコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleのAPIを使ってアプリやシステムと連携し業務フローを自動化できるテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方 GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます ■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
GoogleのAPIを使ってアプリやシステムと連携する方法
ここでは、Googleツールに追加したデータを自動で他ツールに転記・保存する仕組みを実現する、具体的なテンプレートでご紹介します。
なお、今回はより具体的な業務例を想定し、GoogleフォームとSalesforceをAPIで連携させるフローをご紹介します。記事の中でその他の業務具体例もテンプレートで紹介するので、ぜひご覧ください！
Googleフォームの回答をSalesforceに自動で記録する
Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をSalesforceのリード情報として自動で登録する ことが可能です。
さらにGoogle スプレッドシートにも自動で追加できるため、手作業によるデータ転記の手間と入力ミスをなくし、迅速なリード管理を実現できます！
Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する
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Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方 GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます ■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
GoogleのAPIを使ってアプリやシステムと連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をSalesforceにリード情報として自動で登録するフローを解説 していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム Salesforce Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとSalesforce、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とSalesforce、Google スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する
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Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方 GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます ■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとSalesforce、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ連携
1.検索して、表示されたGoogleフォームのアイコンをクリック
2.Googleにサインイン
アカウントの選択画面が出てくるので、使用するアカウントを選択します。
画像のように追加アクセスを求められるので続行をクリックします。
3.マイアプリに追加される
Salesforceのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する
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Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方 Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方 GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます ■注意事項
Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：「フォームに回答が送信されたら」の設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
1.「フォームに回答が送信されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
3.Googleフォームのテスト回答を送信
4.アプリトリガーのAPI接続設定
まずはトリガーの起動間隔を設定します。ご利用プラン
次に、フォームIDの入力です。注釈を確認しながら設定しましょう。
入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしてください。
テストが成功するとフォームで送信した回答内容がテスト成功画面と取得した値に表示されます。取得した値
なお、設定した設問や回答データが反映されていない場合は、手動で「取得した値」へ追加する必要があります。
ステップ4：「レコードを追加する」の設定
続いて、Googleフォームから取得したデータをSalesforceに追加する設定をしていきます。
1.「レコードを追加する」をクリック
2.データベースの連携
マイドメインURL・オブジェクトのAPI参照名：注釈を確認しながら、入力していきます
3.データベース操作の詳細設定
レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。 追加するレコードの値：連携したデータベースの各項目が表示されるため、それぞれの項目に取得した値を紐づけていきましょう。
設定方法は「フォームに回答が送信されたら」のプルダウンを開いて、クリックすることで入力可能です！
それぞれの入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとSalesforceのリードに情報が追加されます。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ5：「レコードを追加する」の設定
同様にGoogleスプレッドシートにもGoogleフォームの回答を追加していきます。
1.「レコードを追加する」をクリック
2.使用するGoogleスプレッドシートの準備
3.データベースの連携
スプレッドシートID：候補から先ほど準備したGoogleスプレッドシートを選択します
スプレッドシートのタブ名：候補から、使用するタブを選択します
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
4.データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値：「会社名」「姓」「名」「メールアドレス」など、フォームで回答があったものを紐づけていきます
設定方法も同じく、「フォームに回答がされたら」のプルダウンを開いて、それぞれを選択することで入力可能です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとGoogleスプレッドシートに情報が追加されます。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これで、設定は完了です。
GoogleのAPIを使った自動化例
Google APIによる自動化は、ドキュメント作成、スプレッドシート更新、カレンダー連携など、幅広い業務を一元的に処理できます。
Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Teamsを主に活用している企業
・顧客からの口コミをMicrosoft Teams上で共有して迅速な対応や情報共有を促進したい方
2.複数人で口コミ対応を行うチーム
・Microsoft Teamsで口コミを共有することによりチーム全体で情報共有して対応漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleビジネス プロフィールは、顧客との接点を増やしてビジネス情報を発信するツールです。
Google ビジネス プロフィールとMicrosoft Teamsを連携することで、口コミが投稿されると自動的にMicrosoft Teamsへ通知され、口コミを見逃すことなく直ぐに口コミ内容をチームで共有し対応策を検討することができます。
■注意事項
・ Google ビジネス プロフィール、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードし権限を「リンクを知っている全員」に変更する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った添付ファイルを一つひとつGoogle Driveに保存し、共有設定を変更する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるアップロード漏れや共有設定のミスは、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、共有設定まで完了させることが可能です。Google Drive関連業務の自動化によって、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した請求書などを、手作業でGoogle Driveへ保存している方 Google Driveでのファイル共有が多く、権限設定の手間を削減したい方 効率的なGoogle Driveの自動化でチームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルを自動でGoogle Driveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます ファイルのアップロード漏れや共有権限の設定ミスといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したファイルを指定のフォルダにアップロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定可能です Google Driveへのファイルアップロード設定では、ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定可能です
■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
Google Driveの特定のフォルダに名刺ファイルが作成されたら、OCRを行いGoogleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
交換した名刺の情報を手作業で入力するのは、手間がかかり入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダに名刺の画像ファイルを保存するだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、Googleコンタクトに連絡先として登録します。これにより、手作業によるGoogleコンタクトへの情報抽出と登録作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
名刺情報を手入力しており、Googleコンタクトへの登録に手間を感じている営業担当者の方 Google DriveとGoogleコンタクトを活用し、顧客情報管理の自動化を進めたい方 多忙な中で、名刺情報の抽出やデータ入力の時間を削減し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルを保存するだけで、一連の作業が自動で実行されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます。 OCRによる自動での情報抽出と登録によって、手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleコンタクトをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Googleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、名刺ファイルを保存する対象のフォルダを任意で指定してください。 ファイルをダウンロードするGoogle Driveのオペレーションでは、対象のファイルIDを固定値や前のステップで取得した情報から任意に設定することが可能です。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意でカスタマイズできます。 Googleコンタクトへの連絡先作成では、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCRで抽出したどの情報を割り当てるかを任意で設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーし、Slackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートを活用して日々データ管理を行っている方 データ入力時の検証作業を自動化したい担当者 チームメンバーとスムーズにデータ更新情報を共有したいリーダー Google Apps ScriptやSlackとの連携を活用して業務効率化を図りたい方 手作業でのデータ管理に時間を取られている経営者や管理職の方
データ検証の自動化で正確な情報管理が可能に Slack通知により、チーム全体でのスムーズな情報共有が実現 手作業の削減で業務効率が向上
Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、録画データをダウンロードし、内容を文字起こしして議事録を作成し、Dropboxへ格納する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーとして、AIによる音声の文字起こしから要約、議事録の自動作成、そしてDropboxへの格納までを自動化し、面倒な議事録作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を取られている方 会議の録画データからの文字起こしや要約を手作業で行い、非効率を感じている方 Dropboxを活用した情報共有を行っており、議事録の格納忘れなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
会議終了後の録画ダウンロードから議事録作成、格納までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。 AIが文字起こしと要約を行うため、議事録の品質が安定し、手作業による転記ミスやDropboxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定して、会議の録画データを特定します。 オペレーションで、Google Driveから該当の録画ファイルをダウンロードします。 AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 続いて、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストを議事録として要約します。 Google スプレッドシートで作成したテンプレートに要約内容を反映し、議事録ファイルを発行します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、指定のフォルダに完成した議事録を格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローに含まれるAIによる音声文字起こし機能は、チームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なオペレーションです。フリープラン・ミニプランで実行した場合はエラーとなりますのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルでお試しいただけます。トライアル期間中は、本ワークフローで設定されている全ての機能をご利用可能です。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してSlackに通知する
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■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたび、手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にSlackで通知する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Google Driveでのフォルダ作成とSlackへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceで新規ユーザーのオンボーディング業務を担当しているIT管理者の方 Google Driveでのフォルダ作成やSlackでの通知連絡を手作業で行っているチームの方 ユーザー追加に伴う定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザーが登録されると、Google Driveでのフォルダ作成やSlackへの通知が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業によるフォルダ作成の漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と迅速性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspace、Google Drive、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録を検知します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、新規ユーザー用のフォルダを自動で作成します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定することで、指定したチャンネルにフォルダ作成完了の通知を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダIDを指定し、作成するフォルダの名称を例えば「（ユーザー名）様 専用フォルダ」のように任意で設定してください。 Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDを指定し、メッセージ内容を「〇〇さんのGoogle Driveフォルダを作成しました。URLはこちらです。」のように自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google Workspace、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、Googleカレンダーの予定を自動で更新しGmailで通知する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているイベントやタスクの情報を、手作業でGoogleカレンダーに転記したり、関係者にメールで通知したりしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をトリガーにして、Googleカレンダーの予定更新とGmailでの通知を自動で実行し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている方 予定の変更が発生するたびに、手作業で関係者へメール連絡をしている方 手作業によるカレンダーの更新ミスや、関係者への連絡漏れをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの情報を更新するだけでカレンダーへの反映とメール通知が完了し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による情報の転記ミスや更新漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」のアクションを設定して、スプレッドシートの情報をもとにカレンダーの予定を更新します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定の更新を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのファイルやシートを任意のものに設定してください。 Gmailでの通知は、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、スプレッドシートから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、GmailとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答内容でGoogle 検索を行い、要約結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、一件一件手作業でリサーチを行い、その結果をまとめているという方も多いのではないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による転記ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用することで、フォームの回答内容をもとにGoogle 検索を行い、AIが結果を要約し、Google スプレッドシートに自動で追加できます。これにより、リサーチ業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答をもとに、手作業でリサーチ業務を行っている担当者の方 Google 検索の結果をコピー＆ペーストでスプレッドシートに転記している方 AIを活用して、情報収集から要約までのプロセスを効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答をきっかけに、検索から要約、記録までを自動化し、これまで手作業で行っていたリサーチ業務の時間を短縮します。 手作業での情報検索やコピー＆ペーストによる転記ミス、入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google 検索とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、検索したいキーワードを入力するためのフォームを設定します。 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、フォームで受け取った内容を検索クエリとして指定します。 続いて、オペレーションで「AI機能」の「要約する」アクションを設定し、前のステップで取得した検索結果を要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、検索キーワードを受け取る項目以外にも、担当者名など任意の項目を追加し、フォーム自体を自由にカスタムできます。 Google 検索のアクションでは、検索結果の件数や対象国、言語などを任意で設定することが可能です。 AI機能の要約アクションでは、文字数や「結論から先に記述してください」といった形式など、要約のルールをプロンプトで自由にカスタムできます。 Google スプレッドシートのアクションでは、追加先のファイルやシートを任意で指定でき、どの列に何の情報を入力するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Google検索、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
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■概要
お見積り依頼や資料請求フォームから得た情報をもとに、都度書類を作成してメールで送付する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報をトリガーとして、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートから複数の書類を自動で作成し、PDF化してGmailで送信する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で書類作成やメール送信を行っている方 書類作成時の転記ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシート、Gmailを使った定型業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると書類作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや複数書類の作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Googleドキュメント、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに書類を作成します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、同様に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類をPDFとして添付して自動でメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの書類を発行するアクションで、事前に作成した雛形となる書類を連携し、フォームの入力項目を反映させるための置換文字列を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの書類を発行するアクションでも同様に、雛形となる書類を連携し、フォーム情報を反映させるための置換文字列をカスタマイズします。必要に応じて、このアクションを複数追加し、様々な書類を一括で発行することも可能です。 Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスやCc、Bcc、件名、本文などを任意の内容にカスタマイズしてください。フォームで受け付けた情報を件名や本文に差し込むこともできます。 ■注意事項
毎日Google アナリティクスから前日のイベントレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
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■概要
Google アナリティクスでの日々のレポート確認やデータ転記作業は、重要な業務ですが手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、数値の入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle アナリティクスからレポートデータを自動で取得し、Google スプレッドシートに直接追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google アナリティクスでのサイト分析を担当し、日々のレポート作成に時間を要している方 Google アナリティクスとGoogle スプレッドシートを併用し、データの手動転記をなくしたい方 サイトのパフォーマンス分析を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいマーケティング担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日のレポート取得と転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや数値の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google アナリティクスとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、実行したい日時を指定します。 次に、オペレーションでGoogle アナリティクスを選択し、「ユーザーレポートを取得」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle アナリティクスの「イベントレポートを取得」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したレポートデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google アナリティクスでレポートを取得する際に、データ取得の対象となるプロパティIDを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、データを書き込む対象のシートIDを任意で設定してください。
まとめ
GoogleのAPIを活用した連携により業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業などを簡易化でき、ヒューマンエラーを防ぎながら定型業務をスムーズに終わらせることが可能になります。
これにより、データ入力の負担から解放され、本来注力すべき他のコア業務に集中できる環境が整うかもしれません！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Yoomで連携できるGoogleツールは他に何がありますか？
A：Google スプレッドシート、Google Drive、Googleフォームの他、様々なGoogleツールとの連携が可能です。
連携アプリ一覧
Q：回答内容に特定のデータが含まれている時だけ
A：はい、可能です。Yoomの分岐機能を活用することで実現できます。
分岐機能について詳しくは下記をご参照ください。
分岐について
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。ヘルプページ こちら
